Betalkort. Landstingets revisorer Revisionsrapport Februari 2013

Transkript

1 Betalkort Landstingets revisorer Revisionsrapport Februari 2013

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sid 1 BAKGRUND 1 2 UPPDRAG Syfte Avgränsningar Revisionskriterier Metod 2 3 LANDSTINGETS RIKTLINJE Betalkort 2 4 IAKTTAGELSER OCH BEDÖMNING Till vilken omfattning förekommer betalkort med central fakturering Är användningen av betalkorten ändamålsenlig? Är redovisningsunderlagen kompletta? Sammanfattande bedömning 4

3 Tjänsteställe, handläggare Datum Dnr Sida Revisionskontoret REV 1 Revisor Peter Lindholm 1 Bakgrund Landstingets revisorer genomförde 2011 en granskning av kontokort inom landstinget. Granskningsresultatet visade på en del brister inom området, bl.a. saknades stöd i formella riktlinjer för hantering och innehav av kontokort. Vidare framkom att landstingsdirektören, samt ordförande och vice ordförande för landstingsstyrelsen hade kontokort som direkt belastar landstinget trots att sådana kontokort inte var tillåtna enligt då gällande regelverk. Styrelsen har i sitt svar bl.a. uppgett att man ska göra en översyn och uppdatering av gällande riktlinjer för kontokort. 2 Uppdrag 2.1 Syfte Syftet är att granska och bedöma användningen av betalkort med central fakturering samt om gällande regelverk efterföljs. Revisionsfrågor: - Till vilken omfattning förekommer betalkort med central fakturering? - Är användningen av betalkorten ändamålsenlig? - Är redovisningsunderlagen kompletta? 2.2 Avgränsningar De kontroller som ingått i granskningen utgörs av stickprov vilket innebär att granskningsresultatet inte är uttömmande och därmed utgör en avgränsning i sig. 2.3 Revisionskriterier Med revisionskriterier avses de bedömningsgrunder som bildar underlag för revisionens analyser, slutsatser och bedömningar. Revisionskriterierna hämtas bl.a. från lagar, interna regelverk, policys och fullmäktigebeslut. Revisionskriterier hämtas i denna granskning främst från kommunallagen och landstingsinterna styrdokument. Postadress Besöksadress Telefon Internet E-post Landstinget Västernorrland Södra vägen 3-5, 2 tr, Härnösand revision@lvn.se HÄRNÖSAND

4 Datum Dnr Sida REV Metod Kontroll och analys av fakturor i landstingets leverantörsfakturasystem, IoF. 3 Landstingets riktlinje 3.1 Betalkort Landstingets riktlinjer för betalkort skiljer sig åt vad gäller företagsupphandlat privatkort med personligt betalningsansvar och betalkort med central fakturering. Denna granskning avser betalkort med central fakturering. Av de nya riktlinjerna för betalkort, vilka beslutades av landstingsstyrelsen , framgår att betalkort där faktura sänds direkt till landstinget (central fakturering) bara tilldelas i särskilda fall. Landstingsstyrelsens ordförande och vice ordförande samt landstingsdirektören får ha sådant kort. Landstingsstyrelsen kan besluta att annan medarbetare/förtroendevald ska tilldelas ett betalkort med central fakturering. Betalkort med centralfakturering får endast användas för utgifter i landstingets tjänst. De får alltså inte användas för privata köp/utgifter. Köp i tjänsten ska följa landstingets regelverk och när det är möjligt ska den normala kanalen för inköp användas, i andra hand ska betalkort användas. Kortinnehavaren är redovisningsskyldig för transaktioner som görs med betalkortet. Underlag för köp gjorda med betalkort ska bifogas fakturan innan betalning verkställs så det tydligt framgår vad fakturan avser, syftet med resa eller representation och så vidare. Kvitton i original ska bifogas, på varje kvitto ska det tydligt framgå vad som gjorts eller köpts. Kommentar Riktlinjerna är tydliga i så mån att det klart framgår hur redovisningen av inköpen ska ske. Det är dock inte helt tydligt vilka slag av inköp som korten är ämnade för, som exempel nämns i löpande text, resor och representation.

5 Datum Dnr Sida REV 3 4 Iakttagelser och bedömning 4.1 Till vilken omfattning förekommer betalkort med central fakturering? Uppgifter om omfattning har inhämtats från avdelningen ekonomi och administration. Av det svar som lämnats framgår att det inom Landstinget Västernorrland finns tre betalkort (Eurocard) med central fakturering utfärdade. Dessa betalkort innehas av: - Landstingsstyrelsens ordförande - Landstingsstyrelsens vice ordförande - Landstingsdirektören Kommentar Den granskning som gjorts har inte visat att det förekommer några ytterligare betalkort med central fakturering inom landstinget. 4.2 Är användningen av betalkorten ändamålsenlig? Granskningen omfattar ett urval som tidsmässigt sträcker sig från till Urvalet svarar mot bokförda samlingsfakturor 1 från Eurocard under ovan nämnda tidsperiod. Ett antal av dessa fakturor avser kostnad för årsavgift, dessa fakturor har exkluderats i granskningen. Sammanlagt ingår då 36 st. fakturor i granskningen. Under perioden har inköp gjorts med sammanlagt kr (inklusive mervärdesskatt och årsavgifter). Av bokförda fakturor framgår att de inköp som gjorts i huvudsak utgörs av resor varvid inköp av taxiresor står för den största delen. I övrigt har inköp gjorts av exempelvis, hotellogi, parkeringsavgifter, representationsmåltider samt mindre datortillbehör som Ipadväska, headset och laddare. Kommentar Vad gäller utgifter för representation så bör det nämnas att detta har förekommit i ringa omfattning vid enstaka tillfällen. Granskningen har inte visat att det gjorts inköp av alkohol vid sådan representation. 4.3 Är redovisningsunderlagen kompletta? Den granskning som gjorts visar att de granskade fakturorna har redovisningsunderlag i form av samlingsfakturor. Vid tidpunkten för granskningen var inte samtliga underliggande kvitton inlagda i leverantörsfakturasystemet. Ingående mervärdesskatt har redovisats med fel belopp i ett flertal fall. I stort sett samtliga granskade fakturor har genom en anteckning i IoF givits en beskrivning av inköpet. 1 Varje samlingsfaktura innehåller ett flertal inköp.

6 Datum Dnr Sida REV Sammanfattande bedömning När det gäller att bedöma om korten används på ett ändamålsenligt sätt är det, som ovan nämnts, inte helt tydligt klargjort vilka slag av inköp som betalkorten är ämnade för. Klart är att korten endast får användas till utgifter i tjänsten och inte till privata inköp. Vår granskning ger inte anledning till annan bedömning än att regelverket har följts i detta avseende. Granskningen indikerar att det finns brister i de administrativa rutinerna vad gäller tidsutdräkten när underliggande kvitton läggs in i leverantörsfakturasystemet. Om underliggande kvitton inte läggs in i systemet inom rimlig tid menar vi att möjligheten att granska och kontrollera gjorda inköp försvåras. Ingående mervärdesskatt har redovisats med för lågt belopp i ett flertal fall. Här skall nämnas att det rör sig om ringa belopp då det i de flesta fall avser en skattesats om 6 % för personbefordran. Anledningen till dessa felaktigheter bedömer vi vara resultatet av bristande bokföringsrutiner. Vi har noterat att betalkorten används till bl.a. inköp av hotellogi. Landstinget har i enlighet med Lagen om offentlig upphandling (LOU) upphandlat och tecknat avtal med leverantör av hotell- och resetjänster. Om inköp görs direkt med kontokort finns en risk att följsamheten till gällande avtal inte tillämpas fullt ut. Det ska dock nämnas att de inköp som ovan nämns förekommer i ringa omfattning. Granskningsresultatet kan sammanfattas med att vi, utöver vad som ovan nämnts, inte har funnit något särskilt att anmärka på eller något i övrigt att notera. Härnösand Peter Lindholm Revisor