Granskning av upphandlingsverksamhet

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av upphandlingsverksamhet Yvonne Lundin Kristianstads Renhållnings AB, Kristianstads Biogas AB

2 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Bakgrund Syfte Metod och avgränsning 2 2 Iakttagelser Riktlinjer och reglementen Upphandlingspolicy för Kristianstads kommun Riktlinjer för upphandling i Kristianstad kommun Kristianstad Renhållnings (Renhållningen) inköps- och upphandlingspolicy Firmateckning och attestordning för Kristianstads Renhållnings AB och Kristianstads Biogas AB Granskning genomförda upphandlingar 5 3 Revisionell bedömning 6

3 1 Sammanfattning har på uppdrag av lekmannarevisorerna i Kristianstads Renhållnings AB och dess dotterbolag Kristianstads Biogas AB genomfört en uppföljning av Granskning av upphandlingsverksamheten som genomfördes under Granskningen fokuserade på om utvalda upphandlingar hade genomförts utifrån lagen om offentlig upphandling (LOU) och kommunens/de kommunala bolagens upphandlingspolicy. Uppföljningen visar att bolagen inte har uppdaterat sin upphandlingspolicy sedan Bolagen har påbörjat ett arbete med nya interna policys, som skall vara färdigställt under I detta arbete ingår även en uppdatering av inköpspolicy och riktlinjer för upphandling, som följer Kristianstads kommuns nya riktlinjer, fastställda av Kommunfullmäktige Även om riktlinjerna inte har uppdaterats är det vår bedömning att bolagen har väl utformade regler för upphandlingar, vilka är i överensstämmelser med LOU. Granskningen visar att upphandlingar genomförs enligt gällande upphandlingsreglemente och LOU. Viss direktupphandling över beloppsgränserna förekommer fortfarande. Den rekommendation vi lämnade vid granskningen 2008 att upphandlingspolicyn skulle kompletteras med förtydligande om dokumentationskrav samt regler för tilldelningsbeslut kvarstår. Bolagens ekonomichef är certifierad upphandlare, vilket säkerställer att upphandlingar sker enligt LOU. Investeringsbudget upprättas årligen och godkänns av styrelsen. Investeringsbudgeten omfattar en fyraårsperiod, samtliga investeringar även investeringar av mindre värden beslutas av styrelsen. I den årliga verksamhetsplanen framgår vilka upphandlingar som skall genomföras samt ansvarig för upphandlingen och under vilken period upphandlingen skall genomföras. Bolagens upphandlare strävar efter att vara med på de upphandlingar som kommunen gör, likaså har kommunen möjlighet att delta i de upphandlingar som bolagen initierar. Upphandlaren bedömer att samordningen minskat i jämförelse med Det är vår bedömning att bolagen till övervägande del följer Kristianstad kommuns upphandlingspolicy. 1.1 Bakgrund har på uppdrag av lekmannarevisorerna i Kristianstads Renhållnings AB genomfört en uppföljning av Granskning av upphandlingsverksamheten som genomfördes under Granskningen fokuserade på om utvalda upphandlingar ABK 1 av 7

4 hade genomförts utifrån lagen om offentlig upphandling (LOU) och kommunens/de kommunala bolagens upphandlingspolicy. I revisionsplanen för 2011 har lekmannarevisorerna beslutat att upphandlingsgranskningen från 2008 skall följas upp, samt att granskning av upphandlingar även skall omfatta Kristianstads Biogas AB. Detta bolag omfattades inte i den granskning som genomfördes Nedan beskrivna policys och granskning omfattar båda bolagen 1.2 Syfte Syftet med granskningen är att få svar på följande: - Har iakttagelser och påpekande från granskningen 2008 åtgärdats? - Sker upphandling och därmed sammanhängande uppföljning ändamålsenligt och korrekt? - Görs en samordning vid upphandling med Kristianstad kommun och de kommunala bolagen? Har samordningen ökat eller minskat i jämförelse med 2008? - Har implementeringen av kommunfullmäktiges/ ägarens nya upphandlingspolicy och riktlinjer påbörjats? 1.3 Metod och avgränsning Granskningen genomförs genom dokumentgranskning av styrdokument och intervjuer med ansvariga, granskning av senast genomförda upphandlingar samt genom större inköp från leverantörer genom uppföljning av inköpsstatistik. Granskningen avgränsas till stickprov av de senast genomförda upphandlingarna under Granskningsrapporten är faktagranskad av Johan Karlsvärd och Ann Sventorp på Kristianstads Renhållnings AB. 2 Iakttagelser I bilaga 1 beskrivs gällande regler i LOU och LUF, med kommentarer. Bolagen har under 2011 anställt en produktions- och utvecklingschef som även är ansvarig för upphandlingar tillsammans med ekonomichefen. Ekonomichefen är certifierad upphandlare. ABK 2 av 7

5 2.1 Riktlinjer och reglementen Nedan ges en kortfattad beskrivning av de riktlinjer och reglementen som gäller upphandling i Kristianstads Renhållnings AB och Kristianstads Biogas AB. Det har inte skett någon förändring av upphandlingsprocessen sedan föregående granskning, varför denna inte beskrivs i denna rapport Upphandlingspolicy för Kristianstads kommun Upphandlingspolicy för Kristianstads kommun har fastställts av Kommunfullmäktige Av upphandlingspolicyn framgår: Policyn gäller all upphandling av varor, tjänster och entreprenader inom Kristianstads kommun. Upphandling definieras som köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, tjänster och entreprenader. Kristianstads kommun är en upphandlande myndighet enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling och en upphandlande enhet enligt Lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster. För de kommunala bolagen gäller att det skall finnas av bolagens styrelse fastställd policy för bolagens upphandling med i princip samma innehåll och inriktning som gäller för kommunen. De kommunala bolagens upphandling skall inriktas på samverkan inom kommunkoncernen. Bolagen skall medverka i koncerngemensamma upphandlingar med samma förutsättningar som övriga deltagare. Inköp och avrop skall ske från koncerngemensamma avtal, som bolagen omfattas av. All upphandling skall ske enligt gällande lagar och bestämmelser och enligt kommunens och de kommunala bolagens krav. Upphandlingspolicyn är ett komplement till lagregleringen kring offentlig upphandling Riktlinjer för upphandling i Kristianstad kommun Riktlinjer för upphandling i Kristianstad kommun har fastställts av Kommunfullmäktige vid samma tillfälle som upphandlingspolicyn I dokumentet, som är mer omfattande än upphandlingspolicyn beskrivs själva förfarandet vid upphandling, samt de beloppsgränser som gäller inom kommunen. I lagstiftningen tillåten övre gräns för direktupphandlig av varor, tjänster och entreprenader är 15 procent av gällande tröskelvärden. ABK 3 av 7

6 2.1.3 Kristianstad Renhållnings (Renhållningen) inköps- och upphandlingspolicy Riktlinjerna för upphandling i Kristianstads Renhållnings AB har inte uppdaterats sedan förra granskningstillfället. Riktlinjerna kvarstår. Dessa riktlinjer omfattar även Kristianstads Biogas AB. Styrelsen för Kristianstads Renhållnings AB har i juli 2007 fastställt inköps- och upphandlingspolicy. Policyn har reviderats i oktober Nya riktlinjer är under utarbetande. De kommer att fastställas under Vi har tagit del av riktlinjerna. De är ännu ej beslutade av styrelsen. Riktlinjerna kommer att följa Kristianstad kommuns riktlinjer som antogs av Kommunfullmäktige, med anpassning till Kristianstads Renhållnings AB:s och Kristianstads Biogas AB:s specifika verksamhet. Gällande policy beskriver, enligt vår bedömning 2008, på ett utförligt sätt att bolagens mål och inriktningar är att inköp och upphandlingar skall hanteras på ett totalekonomiskt mest fördelaktigt sätt för bolagen, samt att hänsyn skall tas till kvalitets- och miljökrav. Policyn omfattar alla verksamheter och alla inköp och upphandlingar som genomförs utanför det som utförs i egen regi. Ansvaret att policyn följs åligger respektive avdelningschef. Ansvaret för samordning, uppföljning och utveckling av bolagens inköps- och upphandlingsverksamhet åligger enligt riktlinjerna bolagens ekonomichef. Ekonomichefen har även ansvar att bevaka förändringar i regelverk och rekommendationer från Konkurrensverket. Avdelningscheferna har var och en ansvaret att se till att inköp och upphandlingar är förenliga med lagen om offentlig upphandling och bolagens policy. Bolagens krav för att få genomföra upphandlingar är att man har genomgått kommunens interna utbildning som leder till Certifierad upphandlare. Ekonomichefen är certifierad upphandlare. Investeringsbudget upprättas årligen och godkänns av styrelsen. Investeringsbudgeten omfattar en fyraårsperiod, samtliga investeringar, även investeringar av mindre värden, beslutas av styrelsen. Nya Riktlinjer för upphandling omfattar bl.a. upphandlingspolicy, ansvarsfördelning, upphandlingssamverkan, miljöanpassad upphandling, sociala och etiska hänsynstaganden, affärsetik, ramavtal, direktkupphandling, samverkan vid upphandling av tjänster, uppföljning och utvärdering. Av dessa framgår att det är vd som leder, samordnar och utvecklar bolagens upphandlingsverksamhet, samt att upphandlaren ska styra, planera och utveckla bolagens upphandlingsverksamhet och dess organisation samt delta i upphandlingar. Inköpssamordnare ska ingå i en kommunövergripande organisation för inköpssamverkan. ABK 4 av 7

7 2.1.4 Firmateckning och attestordning för Kristianstads Renhållnings AB och Kristianstads Biogas AB Policyn har fastställts vid styrelsemöte i april Av policyn framgår att vd attesterar samtliga investeringsprojekt. Beloppsbegränsningar vid anskaffningsattest uppgår till 5 respektive 500 tkr beroende på vad inköpet avser. Dokumentet omfattar bl. a. attestregler för inköp och attestunderlag faktura. Namnteckningsprov finns som bilaga. 2.2 Granskning genomförda upphandlingar I den årliga verksamhetsplanen framgår vilka upphandlingar som skall genomföras samt ansvarig för upphandlingen och under vilken period upphandlingen skall genomföras. Samtliga stickprovsgranskade upphandlingar finns i verksamhetsplanen Investeringsbudget upprättas årligen och godkänns av styrelsen. Samtliga granskade upphandlingar gällande investeringar finns i dokumentet Investeringar Kontroll har gjorts mot Kristianstads Renhållnings AB:s inköpsstatistik för Per granskningsdatumet den 19 december 2011, uppgår totala inköp i bolagen till 63 mkr. Av dessa finns 16 externa leverantörer (exkl. bank och försäkring) där totala inköp gjorts för mer än 400 tkr under Inköpen från den leverantör man köpt mest från uppgår till 16,1 mkr vid granskningstillfället. Motsvarande kontroll av Kristianstads Biogas AB:s inköpsstatistik för 2011 visar att totala inköp uppgår till 37 mkr. Av dessa finns 10 externa leverantörer där totala inköp gjort för mer än 400 tkr under Inköpen från den leverantör man köpt mest från uppgår till 4,9 mkr. Stickprovsgranskning har genomförts på 4 större avtal, varav ett av avtalen har tecknats under 2010, med ny upphandling (avser sophämtningsfordon). Samtliga granskade upphandlingar följer riktlinjer och LOU. Genomgång av inköpsstatistik gällande större inköp från leverantörer visar att direktupphandlingar över gällande gränser för direktupphandlingar förekommer. Bolagen har inga egna tecknade ramavtal, men nyttjar de ramavtal Kristianstad kommun har tecknat. ABK 5 av 7

8 3 Revisionell bedömning Granskningens syfte är att besvara följande frågor: Har iakttagelser och påpekande från granskningen 2008 åtgärdats? Vår bedömning var att Kristianstads Renhållnings AB följde Lagen om offentlig upphandling (LOU), med några mindre undantag. Vi bedömde att upphandlingspolicyn i stort var tillfyllest för att säkerställa att ändamålsenlig och korrekt hantering, men rekommenderade att upphandlingspolicyn skulle kompletteras med förtydligande om dokumentationskrav samt regler för tilldelningsbeslut. Vi bedömde att upphandlingspolicyn inte följdes fullt ut eftersom direktupphandling över gällande belopp förekommer. Bolagen hade en medvetenhet om att man inte följde upphandlingspolicyn och hade för avsikt att i framtiden följa den framtagna inköpspolicyn. Vi bedömer att iakttagelser och påpekande från 2008 kvarstår. Sker upphandling och därmed sammanhängande uppföljning ändamålsenligt och korrekt? Genomgång av inköpsstatistik gällande större inköp från leverantörer visar att direktupphandlingar över gällande gränser för direktupphandlingar förekommer. Denna notering kvarstår sedan granskningen Stickprovsgranskningen av upphandlade avtal visar att bolagen följer riktlinjer för upphandling, LOU och Kristianstad kommuns upphandlingsregler. Vi bedömer att upphandlingar och uppföljning av större upphandlingar sker ändamålsenligt och korrekt, medan påpekandet gällande direktupphandlingar kvarstår från Görs en samordning vid upphandling med Kristianstad kommun och de kommunala bolagen? Har samordningen ökat eller minskat i jämförelse med 2008? Vi bedömde vid granskningen 2008 att det fanns en samordning av upphandlingar med Kristianstad kommun och bolagen. Liksom vid granskningen 2008 kan vi konstatera att man strävar efter att vara med på de upphandlingar som kommunen gör, likaså har kommunen möjlighet att delta i de upphandlingar som bolagen initierar. Upphandlarens bedömning är att samordningen har minskat i jämförelse med ABK 6 av 7

9 Samordning med kommunen har skett vid centrala inköp av bl.a. post- och banktjänster, revision, bevakning, telefoni, samt kontorsmaterial. Har implementeringen av kommunfullmäktiges/ ägarens nya upphandlingspolicy och riktlinjer påbörjats? Bolagens dokument gällande upphandlingar har ännu inte uppdaterats efter Kristianstads kommuns omskrivna riktlinjer och upphandlingspolicy Bolagen har påbörjat ett arbete med nya interna policys, som skall vara färdigställt under I detta arbete ingår även en uppdatering av inköpspolicy och riktlinjer för upphandling. Vi har tagit del av utkastet, som visar att det följer Kristianstads kommuns upphandlingspolicy och riktlinjer. Kristianstad Yvonne Lundin Auktoriserad revisor och Certifierad kommunal revisor ABK 7 av 7