Revisionsrapport. Granskning av efterarbetes- och uppföljningsprocessen efter avslutad upphandling inom Båstad Kommun.

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av efterarbetes- och uppföljningsprocessen efter avslutad upphandling inom Båstad Kommun. Januari 2012 Fredrik Andrén, Jur. Kand.

2 Innehåll 1 Sammanfattning Inledning Bakgrund och syfte... 4 Revisionsfrågor Metod och avgränsning Iakttagelser och bedömning of 7

3 1 Sammanfattning PwC har på uppdrag av revisorerna i Båstad kommun granskat efterarbetet och uppföljningen efter avslutade upphandlingar inom Båstad kommun. Upphandling hos myndigheter, kommuner och landsting har visat en tendens till att bli mer och mer omfattande både värde och administrationsmässigt. Detta faktum ställer ökade krav på efterarbete och uppföljning. Förutom att god ordning skall gälla i detta arbete finns även värdefull information att hämta för framtida bruk vid en strukturerad process. Syftet med granskningen är att granska processen efter avslutad upphandlingen utifrån perspektiven ansvar, process samt styrande dokument. Granskningen har omfattat avslutade upphandlingar under 2011 Efter omorganisation av kommunen och anställning av ny upphandlare är det vår uppfattning att kommunen bedriver sitt efterarbete med en klar och tydlig ansvarsfördelning. Med förevisad åtgärdslista fullt ut implementerad bedömer vi att inte bara efterarbetet utan även upphandlingsarbetet kommer ha en tillfredställande ändamålsenlig process. Förbättringsarbetet på de båda områdena är en absolut nödvändighet då det tidigare varit starkt eftersatt. Det finns tydliga tecken på att inköp till större belopp har skett med brister i upphandlingsförfarandet inom ett flertal verksamheter. Vad beträffar kommunens upphandlingspolicy är den i stort utformad på ett tillfredställande och ändamålsenligt sätt. Emellertid är den i ett stort behov av uppdatering. Övriga styrdokument såsom riktlinjer, rutinbeskrivningar och anvisningar är under om- och utarbetande, varför en bedömning om deras ändamålsenlighet och tillfredställande utformning inte låter sig göras vid denna tidpunkt. Svaret på revisionsfrågan om dessa dokument har en tillfredställande utformning och ändamålsenlighet får därför bli ett nej. Utvärdering och uppföljning av resultatet från upphandlingsverksamheten har fram till nu skett i ytterst blygsam omfattning. Med föreslagna åtgärder helt implementerade torde en tillfredställande uppföljning och utvärdering finnas på plats. En uppföljande revision av upphandlingsverksamheten inom ett år eller två ser vi som lämplig. 3 of 7

4 2 Inledning 2.1 Bakgrund och syfte PwC har på uppdrag av revisorerna i Båstad kommun granskat efterarbetet och uppföljningen efter avslutade upphandlingar inom Båstad kommun. Upphandling hos myndigheter, kommuner och landsting har visat en tendens till att bli mer och mer omfattande både värde - och administrationsmässigt. Detta faktum ställer ökade krav på efterarbete och uppföljning. Förutom att god ordning skall gälla i detta arbete finns även värdefull information att hämta för framtida bruk vid en strukturerad process. Syftet med granskningen är att granska processen efter avslutad upphandlingen utifrån perspektiven ansvar, process samt styrande dokument. Revisionsfrågor Granskningen ska besvara följande revisionsfrågor: Bedriver kommunen sitt efterarbete med en klar och tydlig ansvarsfördelning? Har kommunen en ändamålsenlig process för efterarbetet Är de styrande dokumenten detta arbete utformade på ett tillfredställande och ändamålsenligt sätt? Kontrollmål/granskningsmål Vilka system och rutiner för upphandling finns? Är de styrande dokumenten för upphandlingen fullt uppdaterade? I vilken utsträckning sker uppföljning och utvärdering av resultat från upphandlingsverksamheten? 2.2 Metod och avgränsning Granskning av relevant dokumentation i anbuds- och upphandlingsförfarande, betalningsströmmar i samband med upphandling samt intervjuer. Granskningen avgränsas till de upphandlingar som gjorts av kommunen ej av kommunala bolag under 2011 Rapporten har varit föremål för sakgranskning. 4 of 7

5 3 Iakttagelser och bedömning För att få en strukturerad form på revisionsrapporten har vi valt att framföra våra iakttagelser och bedömningar under respektive revisionsfråga respektive kontroll- och granskningsmål enligt följande. Revisionsfrågor Bedriver kommunen sitt efterarbete med en klar och tydlig ansvarsfördelning? Iakttagelser År 2011 infördes en ny en ny politisk organisation som innebär att kommunen inte längre har några nämnder. Det finns en förvaltning med åtta olika verksamhetsområden och en förvaltningschef. Kommunstyrelsen ansvarar ytterst för samtliga verksamhetsområden. Under hösten 2011 anställdes en ny upphandlare då den tidigare gått i pension. Denna tjänsteman har en specificerad arbetsuppgift att säkerställa ett tillfredställande efterarbete vid upphandling. Bedömning Efter omorganisation av kommunen och anställning av ny upphandlare är det vår uppfattning att kommunen bedriver sitt efterarbete med en klar och tydlig ansvarsfördelning. Denna bedömning är baserad på uppgifter inhämtade från upphandlaren och hennes beskrivning av sina arbetsuppgifter och information från förvaltningsledningen. Har förvaltningarna en ändamålsenlig process för efterarbetet? Iakttagelser Tjänstemannen har efter sitt tillträde gjort en omfattande undersökning och analys av hur både upphandling och efterarbete gjorts vilken vi har tagit del av. Det kan konstateras att upphandlingsarbete tillika efterarbete tidigare varit starkt eftersatt. Det finns tydliga tecken på att inköp till större belopp har skett med brister i upphandlingsförfarandet inom ett flertal verksamheter. En omfattande översyn av båda områdena är nu påbörjad och i vissa delar implementerad. En diger åtgärdslista innehållande delar som utarbetning av rutiner och arkiveringsföreskrifter, uppdatering av styrdokument (upphandlingspolicy, anvisningar, riktlinjer), införskaffande av elektroniskt upphandlingsstöd, införlivande av existerande avtal till detta stödsystem m.m. utgör grundstommen i förändringsarbetet. Bedömning Med förevisad åtgärdslista fullt ut implementerad bedömer vi att inte bara efterarbetet utan även upphandlingsarbetet kommer ha en tillfredställande ändamålsenlig process. 5 of 7

6 Är de styrande dokumenten för upphandlingen utformade på ett tillfredställande och ändamålsenligt sätt? Iakttagelser I tjänstemannens åtgärdspaket ingår även översyn av kommunens inköpspolicy och framtagande av mer detaljerade riktlinjer och anvisningar. Med styrande dokument avser vi upphandlingspolicy, anvisningar och riktlinjer, rutinbeskrivningar och andra dokument relevanta i upphandlingsprocessens utförande. Bedömning Vad beträffar kommunens upphandlingspolicy är den i stort utformad på ett tillfredställande och ändamålsenligt sätt. Emellertid är den i ett stort behov av uppdatering. (se kontrollmål/granskningsmål nedan) I väntan på framtagandet av övriga styrdokument får svaret på frågan om tillfredställande utformning och ändamålsenlighet av dessa bli ett nej. Kontrollmål/granskningsmål Vilka system och rutiner för upphandling finns? Enligt de uppgifter vi erhållit har elektroniskt systemstöd för upphandling och för e-upphandling införskaffats under december månad Rutiner för dessa system och rutiner i övrigt är under utarbetande. Är de styrande dokumenten för upphandlingen fullt uppdaterade? Som tidigare nämnts pågår ett uppdateringsarbete av både process, rutiner samt styrande dokument redan i dagsläget. Det är vår uppfattning att detta arbete på god väg och kommer att färdigställas inom kort. Vad beträffar kommunens övergripande upphandlingspolicy är den senast reviderad Efter detta datum har stora förändringar skett inom upphandlingslagstiftningen (LOU). Upphandlingspolicyn har stora brister visavi ny lagstiftning speciellt vad gäller nya regler avseende beloppsgränser. I vilken utsträckning sker uppföljning och utvärdering av resultat från upphandlingsverksamheten? Utvärdering och uppföljning av resultatet från upphandlingsverksamheten har fram till nu skett i ytterst blygsam omfattning. I och med det pågående översynsarbetet är det vår uppfattning att nödvändiga förbättringsåtgärder, både på det juridiska såväl som det ekonomiska uppföljnings och utvärderingsområdet är väl på gång. Med föreslagna åtgärder helt implementerade torde en tillfredställande uppföljning och utvärdering finnas på plats. En uppföljande revision av upphandlingsverksamheten inom ett år eller två ser vi som lämplig. 6 of 7

7 Båstad januari 2012 Jean Odgaard Uppdragsledare Fredrik Andrén Projektledare 7 of 7