Revisionsrapport Elektroniska arkiv Björn Johrén November 2014 Sollentuna kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Elektroniska arkiv Björn Johrén Sollentuna kommun

2 Innehållsförteckning Sammanfattning Inledning Bakgrund Uppdrag, revisionsfråga och revisionskriterier Metod och genomförande Iakttagelser Det finns en fastställd strategi för hur kommunen ska överföra arkivhandlingar i elektronisk form Är e-arkivet ändamålsenligt, tekniskt och ekonomiskt? Uppfyller strategin arkivlagens regelverk? Förekomst av styrande och stödjande dokument Bedömning Det finns en fastställd strategi för hur kommunen ska överföra arkivhandlingar i elektronisk form E-arkivet är ändamålsenligt, tekniskt och ekonomiskt Strategin uppfyller arkivlagens regelverk Förekomst av styrande och stödjande dokument Bilaga 1 - Dokument... 9 Sollentuna kommun

3 Sammanfattning På uppdrag av Sollentuna kommuns revisorer har granskat elektroniska arkiv, så kallade e-arkiv. Syftet med granskningen har varit att bedöma om det långsiktiga bevarandet av arkivet beaktas i kommunens utvecklingsarbete mot bakgrund av den snabba teknikutvecklingen inom IT-området. Efter genomförd granskning är vår bedömning att arkivenheten i stora delar har en ändamålsenlig plan som ger förutsättningar för att arkivlagens bestämmelser om arkivbeständighet kommer att uppnås i kommunens kommande e-arkiv. Den sammanfattande bedömningen grundar sig på bedömning av följande kontrollmål: Det finns en fastställd strategi för hur kommunen ska överföra arkivhandlingar i elektronisk form. Det finns ingen fastställd strategi gällande e-arkiv. Kommunstyrelsen har dock förutsättningar att skapa en strategi med utgångspunkt i resultaten från de förstudier som genomförts. Strategin är ändamålsenlig tekniskt och ekonomiskt. Under förutsättning att förstudiernas resultat beaktas finns det förutsättningar för att strategin blir både tekniskt och ekonomiskt ändamålsenlig. Strategin uppfyller arkivlagens regelverk. Under förutsättning att en strategi skapas och fastställs är vår bedömning att förutsättningar skapats för att den skulle följa arkivlagens regelverk. Sollentuna kommun 1 av 9

4 1. Inledning På uppdrag av Sollentuna kommuns revisorer har fått i uppdrag att granska elektroniskt arkiv, så kallat e-arkiv. Syftet med granskningen har varit att bedöma om det långsiktiga bevarandet av arkivet beaktas i kommunens utvecklingsarbete mot bakgrund av den snabba teknikutvecklingen inom IT-området Bakgrund I arkivlagens 5 framgår bland annat följande: Som grund för arkivvården ska myndigheterna använda materiel och metoder som är lämpliga med hänsyn till behovet av arkivbeständighet Det innebär att myndigheterna är skyldiga att hantera och bevara sina arkivhandlingar på ett sätt som säkerställer dess beständighet över tid. Arkivlagen är i sig teknikoberoende vilket innebär att man inte har fastställt på vilket medium arkivhandlingar ska bevaras. Den snabba teknikutvecklingen inom IT- området innebär att det idag finns olika tekniska lösningar för bevarande av arkivhandlingar i elektronisk form. Det är viktigt att det finns en plan som säkerställer ett långsiktigt bevarande av arkivhandlingar i enlighet med arkivlagens bestämmelser. Vidare är det viktigt att den tekniklösning man väljer är ekonomiskt och praktiskt acceptabel. I Sollentuna kommun pågår ett utvecklingsarbete i syfte att bevara arkivhandlingar elektroniskt Uppdrag, revisionsfråga och revisionskriterier Revisionsfrågan som ska besvaras är följande: Hur säkerställer arkivmyndigheten/kommunstyrelsen att arkivlagens bestämmelser om arkivbeständighet uppnås i kommunens utvecklingsarbete mot bakgrund av den snabba teknikutvecklingen inom IT-området? Granskningsobjektet är kommunstyrelsen. Kontrollmålen har varit följande: Det finns en fastställd strategi för hur kommunen ska överföra arkivhandlingar i elektronisk form. Strategin är ändamålsenlig, såväl tekniskt och ekonomiskt. Strategin uppfyller arkivlagens regelverk. Sollentuna kommun 2 av 9

5 1.3. Metod och genomförande Granskningen har skett via intervjuer med arkivarie Bo Johansson på arkivenheten. Vidare har styrande och stödjande dokument granskats (se bilaga 1). Sollentuna kommun 3 av 9

6 2. Iakttagelser Nedan följer de iakttagelser som har gjorts relaterat till granskningens kontrollmål. Arkivenheten konstaterade redan 2007 att Sollentuna kommun inte var digital avseende arkivering och att det fanns ett utvecklingsbehov. Kommunstyrelsen beslutade att genomföra en förstudie avseende e-arkiv i syfte att uppskatta behov och kostnader för implementering av ett e-arkiv som skulle kunna påbörjas Nedan redovisas viktiga slutsatser i förstudien från 2012 gällande e-arkiv. Vår slutsats är att Sollentuna kommun ska investera i ett e-arkiv utifrån den prioritering av informationsområden som intressentkartläggningen visar. För att det ska vara ekonomiskt försvarbart bör man samverka med andra kommuner för att få ner införandekostnader och förvaltningskostnader. Vår erfarenhet är dock att det är anslutningarna till e-arkivet som kostar mest. Dessa kommer Sollentuna kommun inte att komma ifrån även om man samverkar med andra kommuner. Ur ett ekonomiskt perspektiv kommer de ekonomiska nyttoeffekterna att jämnas ut mot kostnaderna men det kommer att ta tid. År 2013 genomfördes också en fördjupning av ovan nämnda förstudie för att identifiera vilka system som skulle vara aktuella för e-arkiv Det finns en fastställd strategi för hur kommunen ska överföra arkivhandlingar i elektronisk form Det framkom i intervju med arkivarien att det inte finns någon fastställd strategi avseende e-arkiv, till exempel vad gäller omfattning och inriktning på vad som faktiskt ska arkiveras i e-arkivet. Det finns emellertid en handlingsplan för hur överföring av arkivhandlingar till elektronisk form ska genomföras. Vidare arbetar arkivenheten med att ta fram en kravspecifikation för hur e-arkivsystemet ska utformas. Detta arbete var dock inte färdigställt vid tidpunkten för genomförandet av denna granskning. I intervjun framkom att arkivenhetens införandeplan för att överföra arkivhandlingar i elektronisk form innebär att genomförandet kommer att ske systematiskt enligt en viss tidplan. Man avser starta med de enheter som bedömts som lämpligast. Sammantaget har 19 IT-system inom kommunens förvaltningar identifierats som aktuella för leverans till e-arkiv. Sollentuna kommun 4 av 9

7 2.2. Är e-arkivet ändamålsenligt, tekniskt och ekonomiskt? Enligt förstudien från 2012 finns också en ambition att minimera kostnaderna för att införa e-arkiv. Detta ska ske genom samarbete med andra kommuner för att kunna dela på implementeringskostnaderna. Kostnader för integrationer mellan kommunens egna IT-system och e-arkivet kan man dock inte dela med andra kommuner men av förstudien framgår att ett e-arkiv kan påverka kommunens kostnadseffektivitet för arkivhantering i en positiv riktning. I förstudien från 2013 föreslås att Sollentuna kommun ska samarbeta med andra kommuner så mycket som möjligt, vilket också har skett genom framtagandet av kravspecifikationen för e-arkivsystemet. En jurist har fått i uppdrag att utreda och bedöma om det enligt lagen om offentlig upphandling är möjligt att genomföra en gemensam upphandling och därefter ha en gemensam drift av e-arkiv. I intervjun med arkivarien framkom det dessutom att det pågår ett arbete tillsammans med andra kommuner om en fördjupad kravspecifikation för den tekniska lösningen. Enligt arkivarien är systemet skalbart, vilket innebär att Sollentuna kommuns arkiv kan växa tekniskt i takt med behovet och implementeringstakten för e-arkiv. Detta betyder dessutom att Sollentuna kommun inte ska behöva betala för underutnyttjad IT-utrustning i e-arkiv. Arkivarien informerade också om att Sollentuna kommun vill skynda långsamt vilket i detta fall innebär att kommunen inte anser sig behöva vara först i implementeringen av e-arkiv. Syftet är att undvika kostsamma implementeringsfällor och att få möjlighet att lära sig av implementeringsprocesser i andra kommuner. Enligt införandeplanen för e-arkiv ska, i samband med upphandling och implementering, två pilotprojekt användas. Pilotprojekten förutsätts skapa bättre möjlighet att identifiera tekniska buggar i flera miljöer. Enligt planen sker implementering tidigast årsskiftet 2016/2017. Det framkom också att man ännu inte diskuterat implementeringen med kommunens IT-driftpartner. En dialog ska dock ske. Vid intervjun diskuterades också några tekniska förutsättningar, exempelvis säkerhet för åtkomst, tillgänglighet och riktighet. Det framkom att åtkomstkontroll läggs på objektnivå (exempelvis enskild handling eller grupp av handlingar), vilket innebär att en användare endast har rätt att läsa de objekt som användaren har behörighet till. E-arkivet ska dessutom kontinuerligt säkerhetskopieras för att kunna återskapas vid eventuellt uppkomna skador eller manipulation. Utgångspunkten är att arkivet ska vara utformat och strukturerat som idag, men i elektronisk form. Det innebär att om ett dokument/objekt är sekretessbelagt idag så förblir det så också i elektronisk form. E-arkivet ska också utgöra ett slutarkiv och därmed uppfylla kraven på arkivbeständighet. Detta innebär att det måste finnas en process som säkerställer dokumentens kompatibilitet, det vill säga att kommunen har möjlighet att föra över information till nya arkiveringsformat, exempelvis i samband med införandet av ny teknik. Det är av stor vikt att denna förutsättning beaktas när e-arkivet upphandlas. Det är Sollentuna kommun 5 av 9

8 dessutom av stor vikt att det finns en plan och en ansvarig som säkerställer att kompatibilitetsarbetet faktiskt genomförs på avsett sätt Uppfyller strategin arkivlagens regelverk? Som tidigare nämnts finns det inte en fastställd strategi kring e-arkiv. Arkivlagen har dock varit en påverkande faktor i de förstudier som genomförts och i den kravspecifikation som tagits fram i samverkan med andra kommuner. Sollentuna kommun har som tidigare nämnts ett pågående arbete gällande en införandeplan för e-arkiv och en gallringsplan. Dessutom finns det en dokumentationshanteringsplan en lista över allmänna handlingar med en hanteringsanvisning. Den är dock anpassad till en traditionell arkivering på papper varför en ny dokumentationshanteringsplan behöver införas Förekomst av styrande och stödjande dokument Som tidigare nämnts saknas i dagsläget en kommunövergripande strategi kring e-arkiv. Inom kommunen har dock ett antal insatser genomförts som kan användas i en framtida strategi. Det finns exempelvis: Intressentkartläggning Nytto- och kostnadsanalys Rutiner för arkivering Dokumentation kring påverkande lagkrav Kravspecifikation (pågående arbete) Handlingsplan för överföring till e-arkiv En kartläggning av den styrande dokumentationen inom arkivbehandling har genomförts och slutsatsen är att dokumentationen behöver uppdateras för att spegla en elektronisk arkivering. Sollentuna kommun 6 av 9

9 3. Bedömning Nedan följer en bedömning utifrån kontrollmålen Det finns en fastställd strategi för hur kommunen ska överföra arkivhandlingar i elektronisk form Nej, det finns ingen sådan. Arkivenheten har dock förutsättningar för att skapa en strategi med utgångspunkt i resultaten från de förstudier som genomförts tillsammans med den kompetens och erfarenhet som redan finns inom enheten. Vi konstaterar att: Arkivenheten har en handlingsplan för hur överföring av arkivhandlingar ska gå till. Det finns en införandeplan för att överföra arkivhandlingar i elektronisk form som kommer att genomföras systematiskt enligt tidplan. Man avser starta med de enheter som bedömts som lämpligast och sammantaget har 19 IT-system inom kommunens förvaltningar identifierats som aktuella för leverans till e-arkiv E-arkivet är ändamålsenligt, tekniskt och ekonomiskt Under förutsättning att förstudiernas resultat beaktas finns det förutsättningar för att strategin blir både tekniskt och ekonomiskt ändamålsenlig. Vi konstatera att: Sollentuna kommuns satsning på e-arkiv har genomförts efter förstudier där nytto- och kostnadskalkyl finns med i bedömningen. Systemet enligt uppgift är skalbart, vilket innebär att arkivet kan växa tekniskt i takt med behovet och implementeringstakten för e-arkiv. Två pilotprojekt är planerade som skapar bättre möjlighet att identifiera tekniska buggar i flera miljöer. En tidplan bör säkerställas för genomförande med IT-driftpartner. E-arkivet också ska utgöra ett slutarkiv med arkivbeständighet. Detta innebär att det måste finnas en process som säkerställer dokumentens kompatibilitet med arkivbeständighet som krav. Sollentuna kommun 7 av 9

10 3.3. Strategin uppfyller arkivlagens regelverk Under förutsättning att en strategi skapas och fastställs är vår bedömning att det finns förutsättningar för att den ska följa arkivlagens regelverk. Vi konstaterar att: Kommunen har genomfört flera förstudier med arkivlagen som en av utgångspunkterna. Att arbetet med utveckling av e-arkiv och anpassning av detta till arkivlagens krav för närvarande är personberoende, vilket utgör en icke oväsentlig verksamhetsrisk Förekomst av styrande och stödjande dokument Det finns ingen fastställd strategi, men vi konstaterar att: Det finns en antagen e-policy och en handlingsplan för att föra över handlingar till e-arkiv. En införandeplan för e-arkiv håller på att tas fram. Det finns styrande dokument avseende IT-verksamheten Björn Johrén Projektledare Anders Haglund Uppdragsansvarig Sollentuna kommun 8 av 9

11 4. Bilaga 1 - Dokument Slutrapport Egenhändigt undertecknande Rutiner för hantering akter Kravspec produkt Kravspec tjänst Vägledning kraven i ramavtalet Bilaga 1 - Redovisning av genomförda workshops Bilaga 2 Kostnadsanalys e-arkiv Bilaga 3 Inventerade IT-system Bilaga 4 Handlings--aktivitetsplan från 2014 Sollentuna_kommun_slutrapport_earkiv_ _Slutversion Bilaga_1_Begreppsmodell_Sollentuna_kommun_ Bilaga_2a_Intressentkarta_Sollentuna_kommun_ Bilaga_2b_Intressentkarta_Sollentuna_kommun_ Bilaga_3_Nyttovärdering_Sollentuna_kommun_ Sollentuna kommun 9 av 9