Förslag till samverkansavtal kring kommungemensamt e-arkiv

Transkript

1 Kommunkontoret Tjänsteskrivelse 1 (5) Administrativa avdelningen Jesper Jacobsson Jesper.jacobsson@lund.se Kommunstyrelsen Förslag till samverkansavtal kring kommungemensamt e-arkiv Sammanfning Frågan kring hur Lunds kommun ska lösa e-arkivfrågan, antingen på egen hand eller i samverkan med andra kommuner, har tidigare utretts av kommunkontoret och varit uppe för beslut i kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen beslutade den 4 april 2018 återremittera ärendet med uppdrag till kommunkontoret kontakta övriga kommuner inom Scan-arkiv med uppdraget försöka nå en mer prisvärd lösning för gemensamt e-arkiv. Kommunkontoret har genom styrgruppen i Projekt ScanArkiv utrett samverkan genom ett så kallat samverkansavtal. Kommunkontoret föreslår därför Lunds kommun genom samverkansavtal inleder ett tekniskt samarbete kring e-arkiv där Lund blir värdkommun. Denna form av samverkan ger också möjligheter i framtiden fördjupa samarbetet i andra former. Beslutsunderlag Kommunkontorets tjänsteskrivelse den 12 juli 2018 dnr KS 2016/0108 Samverkansavtal kommungemensamt e-arkiv, den 21 juni 2018 Kommunstyrelsens beslut den 4 april 2018, 81 dnr KS 2016/0108. Barnets bästa Ett e-arkiv möjliggör bevarande av allmänna handlingar och information i digital form med bibehållna sök och bearbetningsmöjligheter. Detta ökar möjligheterna för ett långsiktigt och säkert bevarande av informationen för framtiden, vilket gagnar barn och unga. Ärendet Bakgrund Sedan slutet av 2016 har 15 skånska kommuner genomfört en gemensam förstudie med avsikt skapa en organisation som kan tillhandahålla ett gemensamt e-arkiv (Projekt ScanArkiv). Genom e-arkivet kan kommunerna uppfylla lagstiftningens krav på tillgodose bevarandet av Postadress Besöksadress Telefon växel Fax E-post Webbadress Porfyrvägen 20 Porfyrvägen kommunkontoret@lund.se Lund

2 Tjänsteskrivelse 2 (5) allmänna handlingar för framtiden. Kommunerna skapar därtill en rättssäker hantering av handlingar i hela informationskedjan. Projekt ScanArkiv har utrett olika samverkansformer och rekommenderat bildandet av ett kommunalförbund med gemensam förvaltning och politiskt styrande församling. Därefter har deltagande kommuner under viss betänketid fått inkomma med svar till en avsiktsförklaring för gå vidare med projektet. Lund har emellertid inte skrivit på någon avsiktsförklaring utan istället utrett frågan om kommunen - utifrån den föreslagna medlemsavgiften på ca 3.2 miljoner kr - kan införskaffa ett eget e-arkiv och den specialistkompetens som behövs. Kommunkontoret ansåg ett eget e- arkiv skulle kunna införskaffas till samma kostnad som den föreslagna medlemsavgiften och detta skulle bli en effektivare och bättre lösning från kommunen. Kommunkontorets förslag återremitterades efter beslut i kommunstyrelsen den 7 februari och 4 april 2018 med uppdrag till kommunkontoret kontakta övriga kommuner inom Scan-arkiv med uppdraget försöka nå en mer prisvärd lösning för gemensamt e-arkiv. Kommunkontoret har därefter fört fortsa diskussioner inom styrgruppen för projekt ScanArkiv. Samarbete genom samverkansavtal Då flera deltagande kommuner varit tveksamma till det föreslagna kommunalförbundet har projektets styrgrupp försökt hitta en mindre omfande samverkansform. Vid tre tillfällen under våren 2018 har styrgruppen diskuterat idén om samarbeta kring ett e-arkiv genom intresserade kommuner tecknar samverkansavtal. Det förslag som tagits fram bygger på kommunerna samverkar och delar på kostnaderna kring ett gemensamt upphandlat e-arkiv med tillhörande organisation. Lunds kommun får, som största kommun, funktionen som värdkommun och anställer de kompetenser som behövs för den gemensamma förvaltningen, d.v.s. informationsutredningar och inleveranser till det gemensamma e-arkivet. Organisationen arbetar strategiskt med hjälp av en styrgrupp och ett samverkansråd med representanter från de ingående kommunerna. Den föreslagna samarbetsformen är framsprungen ur de behov som intressentkommunerna gett utryck för i en gemensam målbild. En samverkan med ett kommungemensamt e-arkiv som uppfyller lagstiftningens krav och har en hållbar finansieringsmodell. Liknande samverkansformer sker redan idag på flera andra ställen i Sverige, bl.a. i Jönköpings län som har en liknande gemensam organisation kring ett e- Arkiv.

3 Tjänsteskrivelse 3 (5) Samverkansavtalet innebär kommunen forts är arkivmyndighet och ägare av sin information och behåller eventuell befintlig arkivpersonal. Samverkan renodlas till vara kring e-arkivet, men innebär indirekt en förstärkning av det strategiska arkivarbetet t.ex. kring styrdokument, då den gemensamma förvaltningen kommer arbeta med dessa frågor. Den gemensamma förvaltningen kommer vidare bistå kommunerna med stöd, råd och utbildningar kring informationshantering och förberedelser inför och under en leverans av information/system till e-arkivet. Genom eventuell befintlig arkivpersonal involveras i detta arbete skapas ett ändamålsenligt nätverk mellan kommunernas arkiv som stärker denna funktion. Avtalssamverkan ger goda möjligheter i framtiden fördjupa samarbetet i andra former t.ex. i ett kommunalförbund. Genom de lagändringar som bl.a. gjorts i kommunallagen efter prop. 2017/18:151 - En generell rätt till kommunal avtalssamverkan, finns också utökade möjligheter fördjupa samarbetet inom ramen för avtalssamverkan. Finansieringsmodell Den beräknade budgeten för det gemensamma e-arkivet är framräknad till en årlig kostnad på drygt 7,3 mkr och avser det gemensamma e- Arkivet i full drift och samtliga 15 kommuner inräknade. Förslaget till samverkansavtal innehåller en finansieringsmodell som fördelar de gemensamma förvaltningskostnaderna mellan kommunerna baserat på kommunernas storlek (invånarantal). Leveranskostnader, som inte är storleksberoende, fördelas däremot lika mellan kommunerna. Det ska understrykas budgeten innehåller en stor osäkerhetsfaktor med avseende på kostnaden för själva systemet. Det är först vid den faktiska upphandlingen av e-arkivet och de anbud som inkommer som det går få mer konkreta siffror. De jämförelser som gjorts med andra kommuner och samverkansorganisationer visar på stora skillnader i systemkostnaden, varför det är svårt bedöma denna. Vidare påverkar även det slutliga antalet deltagande kommuner budgeten. Även om samtliga 15 deltagande kommuner har visat intresse för samverkan kan det bli färre kommuner som tar beslut om gå in i den föreslagna samverkan. Detta kan påverka kostnaden för kvarvarande kommuner. Kommunkontoret bedömer kostnaden för Lunds kommun bör hamna på 1,9-2,5 mkr. Detta kan jämföras med den kostnad på 3,2 mkr som föreslogs i den tidigare lösningen med kommunalförbund. Styrgruppen i ScanArkiv har beslutat i första hand rikta sig till de 15 kommuner som deltagit i projektet. Det är dock möjligt fler kommuner kan komma anslutas senare, vilket sannolikt kan sänka kostnaderna något i framtiden. Det bör dock understrykas en senare anslutning kommer medföra en tilläggskostnad för dessa kommuner.

4 Tjänsteskrivelse 4 (5) Varför e-arkiv? Myndigheter har en skyldighet arkivera sin information, oberoende på vilket format de allmänna handlingarna är upprättade eller inkomna. Tryckfrihetsförordningen (TF), arkivlagen och offentlighets- och sekretesslagen (OSL) kan sägas utgöra hörnstenarna i det stora regelverk som omgärdar myndigheternas informationshantering. Med e-arkivet kan kommunerna uppfylla lagstiftningens krav och säkerställa hanteringen i hela informationskedjan. Genom EU:s nya dataskyddsförordning, vilken trädde i kraft den 25 maj i år, ställs striktare krav på hantering av personuppgifter, både i strukturerad och ostrukturerad form. Kravet på uppgifter inte får finnas kvar längre än nödvändigt i våra verksamhetssystem eller på andra lagringsytor blir betydligt hårdare än tidigare. Överträdelser mot detta kan komma leda till sanktionsavgifter. Behovet av ett e-arkiv blir därför ännu mer angeläget, i synnerhet för det möjliggör för de kommunala myndigheterna följa dataskyddslagens och arkivlagens huvudsakliga syften. Detta skapar i sin tur en god offentlighetsstruktur bland myndigheternas handlingar vilket underlättar servicen till och skyldigheten gentemot våra medborgare. Sammanfning Kommunkontoret anser den föreslagna lösningen med samverkansavtal kring ett gemensamt e-arkiv är en lösning som både ger de vissa av fördelar som finns med ett eget e-arkiv och den kostnadseffektivitet som samverkan medför. Vidare är samverkansformen mindre komplicerad än ett kommunalförbund och kan snabbare komma till stånd. Som nämnts ovan finns osäkerheter kring den slutliga budgeten för det gemensamma e-arkivet, dels på grund av systemkostnaden, dels på grund av det slutliga antalet kommuner som väljer delta. Det är därför svårt exakt beräkna den slutliga kostnaden för Lunds kommun. Kommunkontoret bedömer kostnaden bör hamna på 1,9-2,5 mkr. Kommunkontoret förslår därför kommunstyrelsen godkänner samverkansavtalet under förutsättning Lunds kommuns kostnader inte överstiger tkr. För varje av de 14 övriga deltagande kommunerna kommer ett separat samverkansavtal tecknas mellan Lunds kommun, som värdkommun, och den deltagande kommunen. Kommunkontoret föreslår kommunstyrelsen delegerar till kommundirektören underteckna dessa avtal. Kommunkontorets förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta godkänna samverkansavtal om ett kommungemensamt e-arkiv tecknas mellan Lunds kommun och vardera av de

5 Tjänsteskrivelse 5 (5) 14 deltagande kommunerna enligt kommunkontorets förslag, delegera till kommundirektören underteckna samverkansavtal mellan Lunds kommun och de deltagande kommunerna, Lunds kommuns kostnader i samverkan inte får överstiga tkr, den årliga kostnaden för e-arkivet, tkr, beaktas när beslut tas om slutligt EVP Carin Hillåker Tf. Kommundirektör Jesper Jacobsson Administrativ chef/chefsjurist Beslut expedieras till: Kommunkontoret, ekonomiavdelningen Stadsarkivet Akten