Arkivbeskrivning för kommunstyrelsen KS-2016/222

Transkript

1 Handläggare Tjänsteskrivelse Diarienummer Lisbeth Rye-Danjelsen KS-2016/222 Kommunstyrelsen Arkivbeskrivning för kommunstyrelsen KS-2016/222 Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att anta Arkivbeskrivning för kommunstyrelsen. Sammanfattning Enligt arkivlagen bildas en myndighets arkiv av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering. Arkivet är en del av det nationella kulturarvet och skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser 1. rätten att ta del av allmänna handlingar, 2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och 3. forskningens behov. Varje myndighet skall svara för vården av sitt arkiv och ta vederbörlig hänsyn till dess betydelse för en ändamålsenlig arkivvård. I arkivvården ingår att myndigheten skall organisera arkivet på ett sådant sätt att rätten att ta del av allmänna handlingar underlättas. Myndigheten ska också bland annat upprätta en arkivbeskrivning som ger information om vilka slag av handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat. Lena Fransson Kommundirektör Åsa Franzén Kanslichef

2 Barnchecklista inför beslut 1. Påverkar beslutet barn? Ja Nej x Enligt FN är alla under 18 år att betrakta som barn Förklara oavsett svar. Förvaltningen anser att barn inte påverkas av beslutet. Om, ja fortsätt med frågorna. 2. Hur har barns bästa beaktats? 3. Beskriv eventuella intressekonflikter. 4. Har barn fått uttrycka sina åsikter? Ja Nej Förklara oavsett svar.

3 Förslag till Arkivbeskrivning Kommunstyrelsen KS-2016/222 Antagen av kommunstyrelsen 2016-??

4 Innehåll 1. Inledning Myndighetens namn... 3 Myndighetens tillkomst Kommunens organisation och historik... 3 Se respektive myndighets arkivbeskrivning för uppgifter om verksamhet och ansvarsområden Kommunstyrelsens verksamhet och ansvarsområden Administrativ organisation... 4 En gemensam administration Bestämmelser för myndighetens verksamhet Myndighetens huvudsakliga verksamhet och handlingar Förhållandet mellan arbetsuppgifterna och handlingar/ärenden hos... 5 myndigheten Planering och styrning av arkivbildningen... 5 Register, förteckningar, sökmedel och tekniska hjälpmedel... 5 Bevarande och gallring Inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess... 5 Sekretess Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra hur och när sker detta? Myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter Arkiv som myndigheten förvarar... 6 Förvaring av andra nämnders arkivmaterial... 6 Arkiv som överlämnats till arkivmyndigheten... 6 Arkivverksamhetens organisation och ansvar Vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar o myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter... 7

5 1. Inledning Denna arkivbeskrivning, upprättad enligt 6 arkivlagen har till uppgift att i första hand underlätta för allmänheten att ta del av allmänna handlingar. Arkivbeskrivningen uppfyller även kravet på beskrivning av myndighets allmänna handlingar enligt bestämmelserna i 4 kap. 2 offentlighets och sekretesslagen (2009:400). Arkivbeskrivningen ersätter tidigare arkivbeskrivning daterad 15 november Arkivbeskrivningen har upprättats av kommunstyrelsen. 2. Myndighetens namn Kommunstyrelsen Myndighetens tillkomst Kommunstyrelsen bildades den 1 januari 2003 då Knivsta blev egen kommun. I beskrivningen ingår också kommunfullmäktige. 3. Kommunens organisation och historik Se respektive myndighets arkivbeskrivning för uppgifter om verksamhet och ansvarsområden. Utöver kommunfullmäktige och kommunstyrelsen inrättas 2003 fyra nämnder Bygg- och miljönämnden, Skol-, kultur- och socialnämnden, Valnämnden och Överförmyndarnämnden. Den 1 januari 2007 övergår Skol-, kultur och socialnämnden i Socialnämnd och Utbildningsnämnd. Kommunstyrelsen inrättar ett Tekniskt utskott. Kommunstyrelsen är kommunens räddningsnämnd fram till årsskiftet 2008/2009. Den 1 januari 2011 inrättas Fritid- och kultur- tillika demokratinämnden. Nämnden avvecklas Kommunstyrelsen inrättar ett planutskott. Överförmyndarnämnden är sedan 1 januari 2011 gemensam med övriga kommuner i länet med Uppsala kommun som värdkommun. Den 1 januari 2012 inrättas en Lönenämnd tillsammans med Älvkarleby och Tierps kommuner, med Tierps kommun som värdkommun. Den 1 januari 2015 inrättas Samhällsutvecklingsnämnden. Den 1 juli 2015 inrättas en gemensam nämnd tillsammans med Heby Kommun, samverkansnämnden för IT-frågor, med Knivsta kommun som värdkommun. Från och med 28 april 2011 har kommunstyrelsen och nämnderna ett gemensamt reglemente, Knivsta kommuns styrdokument.

6 4. Kommunstyrelsens verksamhet och ansvarsområden Kommunstyrelsen har som styrelse det övergripande ansvaret för hela kommunens utveckling och ställning. Kommunstyrelsen ska arbeta utifrån ett koncernperspektiv, vilket innefattar kommunen själv och dess bolag. Kommunstyrelsens arbetsutskott består av kommunstyrelens presidium samt ordförande i utbildningsnämnd och socialnämnd och är kommunens krisledningsnämnd. I reglementet redovisas i detalj för kommunstyrelsens ansvarar mandatperioden Nedan finns de viktigaste verksamheterna redovisade. den ekonomiska och administrativa planeringen planuppdrag och planbesked internationella kontakter och EU-frågor säkerhetsarbetet kvalitetsarbete sysselsättnings- och näringslivsfrågor och åtgärder för att allmänt främja sysselsättningen och näringslivet i kommunen samt besöksnäring och närturism arbetet med att utveckla och effektivisera administrationen och den övriga organisationen gemensam administration ekonomiadministration personaladministration kommunens centrala informations- och IT-verksamhet informationsverksamheten handhavande av kommunens ägda fastigheter kommunens flyktingmottagande på övergripande nivå integration folkhälsa och hållbar utveckling drogförebyggande arbete kommunens uppgifter enligt tobakslagen (1993:581) samt lagen (2009:730) om handel med vissa receptfria läkemedel budget och skuldrådgivning konsumentvägledning räddningstjänsten kollektivtrafik krisberedskapsfrågor kommunens verksamhet med borgerliga förrättningar måltidsverksamhet allmänkulturell verksamhet, biblioteksverksamhet, fritidsanläggningar Kommunstyrelsen ska arbeta utifrån ett koncernperspektiv, vilket innefattar kommunen själv och dess bolag. Kommunstyrelsens arbetsutskott består av kommunstyrelens presidium samt ordförande i utbildningsnämnd och socialnämnd och är kommunens krisledningsnämnd. 5. Administrativ organisation En gemensam administration Knivsta kommun har en gemensam administration, anställd av kommunstyrelsen. Syftet är att minimera administrationens kostnader och skapa samordningseffekter.

7 6. Bestämmelser för myndighetens verksamhet Grundläggande regelverk för kommunstyrelsens verksamhet styrs i huvudsak av Kommunallagen, Förvaltningslagen, Personuppgiftslagen, kommunens gemensamma reglemente samt i övergripande styrdokument som Mål och budget. Kommunstyrelsens allmänna handlingar och arkiv sköts i enlighet med Tryckfrihetsförordningen, Offentlighets och sekretesslagen, Kommunallagen och Arkivlagen. 7. Myndighetens huvudsakliga verksamhet och handlingar Kommunstyrelsens handlingar består tex av upprättade dokument till beslut inför styrelse- och nämndssammanträden, protokoll från styrelse/nämnd, upprättade rapporter, inkommande handlingar tex remisser från andra myndigheter, allmänna dokument från allmänhet mm. Kommunstyrelsen hantererar också ekonomihandlingar och personalhandlingar. 8. Förhållandet mellan arbetsuppgifterna och handlingar/ärenden hos myndigheten Arbetsuppgift Övergripande ledning av verksamheten Handlingar/ärenden Nämndens protokoll, diarieförda ärenden ledningsgruppens minnesanteckningar 9. Planering och styrning av arkivbildningen Styrande dokument för arkivbildningen är kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan. Det finns också rutiner och anvisningar för hantering av allmänna handlingar. Register, förteckningar, sökmedel och tekniska hjälpmedel Arkivförteckning, diarium, dokumenthanteringsplan och nämndprotokoll utgör de viktigaste sökingångarna i myndighetens arkiv. Tekniska lösningar för myndigheten är; Public 360 för allmänna handlingar Agresso för ekonomiska handlingar Personec för personalhandlingar ByggR för planärenden Inga IT-lösningar finns för allmänheten att söka och ta del av myndighetens allmänna och offentliga handlingar. Bevarande och gallring Gallringsbeslut för kommunstyrelsen har tagits, gällande handlingar av tillfällig eller ringa betydelse som får gallras vid inaktualitet. 10. Inskränkningar i tillgängligheten genom sekretess Sekretess De oftast förekommande sekretessreglerna enligt Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) inom kommunstyrelsens verksamhetsområde redovisas nedan. Därutöver kan ytterligare inskränkningar i insynsrätten enl OSL förkomma:

8 Lagrum OSL Verksamhet 38 kap 7 Beredskaps- och krisplanering 19 kap Det allmännas ekonomiska förhållande vid t ex upphandling affärförbindelser, upplåning etc Enskilds ekonomiska förhållanden vid upphandling 31 kap 21 kap 7 Behandling av personuppgifter 39 kap Personalhandlingar Bibliotekssekretess 11. Uppgifter som myndigheten regelbundet hämtar från eller lämnar till andra hur och när sker detta? För arbetets behöriga gång hämtar kommunstyrelsen in de offentliga uppgifter från andra myndigheter som behövs för handläggningen, ibland även uppgifter som normalt sett är sekretessbelagda. Kommunstyrelsen lämnar på begäran från allmänheten ut allmänna handlingar efter sekretessprövning. 12. Myndighetens rätt till försäljning av personuppgifter Kommunstyrelsen har ingen rätt att sälja personuppgifter. 13. Arkiv som myndigheten förvarar Kommunstyrelsens arkiv förvaras från den 1 januari Kommunfullmäktiges handlingar och protokoll förvaras hos kommunstyrelsens arkiv från november Huvudarkivet finns på Knivsta kommunhus, Centralvägen Knivsta. Förvaring av andra nämnders arkivmaterial Hos kommunstyrelsen förvaras även Skol-, kultur- och socialnämndens avställda socialtjänstakter (personakter) av följande kategorier: A: akter som bevaras för framtida forskning (födda dag 5, 15 och 25). Dessa levereras till arkivmyndigheten 5 år efter det att senaste anteckning infördes i akten. B: akter som bevaras av rättssäkerhetsskäl (adoption, faderskap och placering). Dessa levereras till arkivmyndigheten året efter det att barnet fyllt 18 år. Thunmanskolans betyg (2003-) Långhundra, Lagga, Ängby och Thunmanskolans standardprov (2003-) Skolhälsovårdens journaler (2003-) Patientjournaler (2003-) Nämndernas minnesanteckningar och protokoll (2003-) Fritid och kulturnämndens arkiv och protokoll Arkiv som överlämnats till arkivmyndigheten Inga handlingar har ännu överlämnats till arkivmyndigheten.

9 Arkivverksamhetens organisation och ansvar Arkivansvar Arkivansvarig: Arkivhandläggare: Huvudarkivredogörare: Kanslichef Kommunsekreterare Kommunstyrelsens huvudregistrator 14. Vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter Närmare upplysningar om kommunstyrelsens allmänna handlingar lämnas av kommunens huvudregistrator.