Arkivbeskrivning för bildningsförvaltningen

Transkript

1 Arkivbeskrivning för bildningsförvaltningen Inledning Denna arkivbeskrivning har upprättas med avsikt att beskriva hanteringen av allmänna handlingar enligt 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och 6 Arkivreglemente för Trelleborgs kommun fastställd av kommunfullmäktige Arkivbeskrivningen ska fungera som ett sökhjälpmedel och ge en överblick av dels myndighetens organisation och verksamhet, dels ge en överblick i de allmänna handlingar som myndigheten har tillgång till. I och med detta ska beskrivningen ge allmänheten och personal en mer heltäckande bild av organisation och verksamhet än till exempel tillgängliga diarier. Datum Blanketten ifylld av (namn) Nämndsekreterare Myndighet/förvaltning Bildningsförvaltningen Beskrivning av arkivorganisation Kontaktuppgifter för att få upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter Arkivansvarig Arkivredogörare Nämndsekreterare Administratörer förskola och grundskola Administratörer - gymnasieoch vuxenutbildning Administrativ chef Calle Karlsson Ansvarsområde Administration Administration Administration 1 (6)

2 Arbetsuppgifter för arkivansvarig: Känna till bestämmelser och anvisningar som rör arkivvård. Bevaka arkivlagens och kommunens arkivreglers tillämpning. Bevaka arkivfrågorna i budgetarbete och övrig planering. Bevaka arkivfrågorna vid organisationsförändringar och liknande. Utarbeta gallringsanvisningar i samråd med arkivmyndigheten. Informera berörd personal om arkiv. Samråda med kommunens arkivarie och arkivredogörare. Arbetsuppgifter för arkivredogörare: Känna till bestämmelser och anvisningar som rör myndighetens arkivvård. Vårda myndighetens/förvaltningens handlingar. Hålla handlingarna tillgängliga enligt offentlighetslagstiftningen. Biträda när gallringsanvisningar (gallringsfrister) ska utarbetas. Verkställa beslutad gallring. Se till att arkivbildningen sker enligt dokumenthanterings - och gallringsplanen. Förbereda avlämning av handlingar till kommunarkivet. Samråda med den arkivansvariga och kommunens arkivarie i arkivfrågor. Beskrivning av organisationens arbetsuppgifter och hur de har förändrats Historik och utveckling (tillkomst och upphörande) Under mandatperioderna och ansvarade skolnämnden för verksamheten för barn från 0-16 år, d.v.s. förskoleverksamhet, skolbarnsomsorg, förskoleklass, grundskola och obligatorisk särskola. Under samma perioder ansvarade gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden för gymnasieskola, gymnasiesärskola och vuxenutbildning. Ny politisk organisation från 2011 Kommunfullmäktige beslutade den 6 december 2010, 24, att fastställa en ny politisk organisation för Trelleborgs kommun fr.o.m. den 1 januari Bildningsnämnden övertog ansvaret för all den verksamhet som de två tidigare nämnderna, skolnämnden och gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden, ansvarade för d.v.s. förskoleverksamhet, skolbarnsomsorg, förskoleklass, grundskola och grundsärskola samt för gymnasieskola, gymnasiesärskola, kommunal vuxenutbildning, särskild 2 (6)

3 utbildning för vuxna och utbildning i svenska för invandrare. Verksamhet Bildningsnämnden ansvarar för och fullgör kommunens uppgifter inom det offentliga skolväsendet vilket avser förskola, fritidshem, pedagogisk omsorg, öppen förskola, förskoleklass, grundskola, grundsärskola, gymnasieskola, gymnasiesärskola och vuxenutbildning Organisationsförändringar Bildningsförvaltningen bildades och ersatte de två tidigare verksamheterna skolförvaltningen och gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen som upphörde Mer information om organisationsförändringar finns under rubriken Historia och utveckling. Nuvarande organisation Bildningsförvaltningen leds av en förvaltningschef. Verksamheten är uppdelad i olika skol- och förskoleområden. Förskoleverksamheten leds av en verksamhetschef för förskolan och varje förskoleområde leds av en förskolechef. Grundskoleverksamheten leds av en verksamhetschef för grundskolan och varje skolområde leds av en rektor. Gymnasie- och vuxenutbildningen leds av en verksamhetschef. Verksamheten är uppdelad i fem rektorsområden, tre områden för gymnasieprogrammen på Söderslättsgymnasiet, ett rektorsområde för vuxenutbildningen och ett område för gymnasiesärskolan. Varje rektorsområde leds av en rektor. Bildningsförvaltningen består även av en central enhet med en avdelning för administration, ekonomi, system och personal. Bilagor: (organisationsschema) Bildningsförvaltningens organisationsschema Här kan du hitta handlingar Register, förteckningar eller andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar. Diarium Trelleborgs kommun använder sig av W3D3 som är ett ärende- och dokumenthanteringssystem för registrering av allmänna handlingar, 3 (6)

4 handläggning av ärenden och administration av sammanträden. Nämndssekreteraren administrerar sammanträden och skapar kallelser och protokoll utifrån arbetsdokument och tjänsteskrivelser som anmälts till sammanträden. Registratorn lägger upp nya ärenden och flödar dem till ansvarig handläggare samt registrerar inkomna och upprättade handlingar. Beskrivning av information som förvaras i IT-system Elevadministrationen hanteras med ett administrativt IT-stöd/ verksamhetssystem, Extens. Genom webbtjänsten, Dexter, kan vårdnadshavare få ett konto med inloggning för att t.ex. ansöka om plats för sina barn i förskola, pedagogisk omsorg eller i fritidshem, få platserbjudande när det är aktuellt, lämna eller förändra inkomstuppgifter, säga upp plats. Genom Dexter kan elever i grundskolan och gymnasieskolan och deras vårdnadshavare få tillgång till klass- och grupplistor. De kan även få tillgång till det egna barnets resultat när det gäller nationella prov och definitivsatta och låsta betyg. Vårdnadshavare till elever på 6-9/7-9-skolorna kan följa elevernas närvaro. Gymnasieelever får tillgång till sina studieplaner, betyg och grupplistor. Individuella utvecklingsplaner (förkortas IUP) hanteras med ett eget ITstöd/verksamhetssystem, Unikum. Vårdnadshavare får inloggning för att ta del av sina barns IUP. Unikum används för förskolan, fritids och grundskolan. Gymnasiet använder ett frånvarosystem, Vklass. Lärarna använder detta bland annat för att registrera elevernas närvaro, lämna skriftliga omdömen och registrera frånvarohantering. Systemet synkroniseras med Extens och Time Edit nedan. Gymnasiet och vuxenutbildningen använder ett schemaprogram, TimeEdit, som är publikt. Grundskolan använder schemaprogram, Novachem. Skolhälsovården använder ett särskilt IT-stöd/verksamhetssystem för sin journalhantering, PMO 4 (6)

5 Bildningsnämndens verksamheter använder kommunens övergripande personaladministrativa system, ekonomiadministrativa system och fakturahanteringssystem samt incident- och skaderapporteringssystem, Flexite, för anmälan om risker, tillbud och skador. För personal som ingår i kommunens administrativa nätverk finns Microsoft Outlook för kommunikation via e-post. Personalen i bildningsförvaltningen har tillgång till ett särskilt intranät, First Class, med eget e-post- och konferenssystem, där information och handlingar läggs ut. Active directory, AD, är systemet som hanterar inloggning på skolnät, administrativa nätet och det trådlösa nätverket samt genererar hemkataloger till användarna. Arkivförvaring (närarkiv, dokumentskåp) Av bildningsnämndens dokumenthanterings - och gallringsplan framgår vilken handling som avses, om handlingen ska bevaras eller gallras, hur sortering ska ske, var förvaring ska ske och hur länge handlingen ska förvaras. Administrativ chef har ansvar för att handlingar överlämnas till förvaltningens arkiv i enlighet med upprättad dokumenthanterings - och gallringsplan. Samtliga handlingar förvaras i låsta arkivskåp. Sekretesshandlingar förvaras i bestämda arkivskåp. Det finns ett närarkiv för handlingar på central förvaltningsnivå på Johan Kocksgatan 4. Det finns även närarkiv på samtliga skolor. Vissa handlingar förvaras också på förskolorna. För slutförvaring överlämnas handlingar av arkivombud i enlighet med upprättad dokumenthanterings - och gallringsplan till det centrala kommunarkivet. Dokumenthanteringsplan Dokumenthanterings - och gallringsplan antas av bildningsnämnden och revideras vid behov. Dokumenthanteringsplanen är uppdelad efter verksamhetsområde. 1. Styrelse/nämnd för utbildning 2. Förskoleverksamhet 5 (6)

6 3. Grundskola 4. Särskola 5. Gymnasieskola 6. Gymnasial lärlingsutbildning 7. Det kommunala ansvaret för uppföljande studie- och yrkesorientering 8. Vuxenutbildning 9. Elevhälsa -särskilda insatser 10. Övriga skolrelaterade verksamheter Här kan du läsa handlingar och söka i databaser Tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar. Även webbtjänster som myndigheten använder (t ex sociala medier) På kommunens webbplats under flik/meny Barn och utbildning, finns mer information. Beskrivning av gallringsregler När gallring ska ske redovisas i dokumenthanteringsplanen. Sökingångar till arkivet och myndighetens handlingar. Dokument Beslut (datum) Dokumenthanteringsplan för bildningsförvaltningen Revidering pågår. Vilka bestämmelser om sekretess tillämpar myndigheten vanligen Vissa uppgifter i de handlingar som finns inom bildningsförvaltningens verksamheter omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Det kan till exempel vara handlingar med uppgifter om barn och elever, vissa personalhandlingar och handlingar i upphandlingsärenden. Personuppgiftslagen inskränker också publicering av olika personuppgifter. 6 (6)