Arkivbeskrivning för kommunstyrelsen KS

Transkript

1 Arkivbeskrivning för kommunstyrelsen 26 KS

2 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Arkivbeskrivning för kommunstyrelsen (KS ) Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att anta arkivbeskrivning med arkivorganisation enligt förslaget. Ärendebeskrivning Enligt offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Beskrivningen ska ge en överblick gällande hanteringen av de allmänna handlingarna och hur myndigheten är organiserad. Detta för att den som söker information ska kunna göra sig en föreställning om vilka handlingar som produceras och förvaras hos myndigheten. I och med kommunstyrelsens organisationsförändring har arkivbeskrivningen reviderats. Enligt Vallentuna kommuns arkivreglemente (KF ) ska hos varje myndighet finnas en arkivansvarig och minst en arkivredogörare som har till uppgift att sköta den löpande arkivvården. I arkivbeskrivningen föreslås Kommunstyrelsens arkivorganisation. Yrkanden Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att anta arkivbeskrivning med arkivorganisation enligt förslaget. Beslutsgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse, Arkivbeskrivning för kommunstyrelsen Expedieras till Akten Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 14

3 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE DNR KS ALFHILD OENEMA SID 1/1 ARKIVARIE Tjänsteskrivelse Arkivbeskrivning för kommunstyrelsen Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att anta arkivbeskrivning med arkivorganisation enligt förslaget. Ärendet i korthet Enligt offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. Beskrivningen ska ge en överblick gällande hanteringen av de allmänna handlingarna och hur myndigheten är organiserad. Detta för att den som söker information ska kunna göra sig en föreställning om vilka handlingar som produceras och förvaras hos myndigheten. I och med kommunstyrelsens organisationsförändring har arkivbeskrivningen reviderats. Enligt Vallentuna kommuns arkivreglemente (KF ) ska hos varje myndighet finnas en arkivansvarig och minst en arkivredogörare som har till uppgift att sköta den löpande arkivvården. I arkivbeskrivningen föreslås Kommunstyrelsens arkivorganisation. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse, Victor Kilén Kommundirektör Mikael Carlgren Kanslichef Ska expedieras till Akten TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX ALFHILD.OENEMA@VALLENTUNA.SE 5

4 VALLENTUNA KOMMUN DNR KS SID 1/6 Arkivbeskrivning för kommunstyrelsen Enligt både offentlighets- och sekretesslagen (kap.4, 2) och arkivlagen (6 ) ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. I arkivlagen kallas denna arkivbeskrivning. Beskrivningen ska ge en överblick över hanteringen av de allmänna handlingarna och hur myndigheten är organiserad. Beskrivningen ska utgå från dess arbetsuppgifter och organisation och redovisa dessa så att den som söker information kan göra sig en föreställning om vilka handlingstyper som alstras. 1. Historik kommunstyrelsen fr o m Kommunstyrelsen bildades vid sammanslagningen av Össeby och Vallentuna kommuner Myndighet/ Tidigare Tillkom Upphörde arkivbildare Kommunstyrelsen Kommunsammanslagning För arkivbeskrivningar före 1971 hänvisas till arkivförteckning hos kommunarkivet. 2. Organisation och verksamhet Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan och har ansvar för hela kommunens utveckling och ekonomiska ställning. Kommunstyrelsen leder och samordnar planeringen och uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamheter. Kommunstyrelsen är arbetslöshetsnämnd (Lag 1944:475 om Arbetslöshetsnämnd) och arkivmyndighet. Kommunstyrelsen svarar för de uppgifter som åligger kommunen enligt lagen om Civilt försvar. Kommunstyrelsen är personuppgiftsansvarig för de register och andra behandlingar av personuppgifter som sker i myndighetens verksamheter. Kommunstyrelsens reglemente anger övriga uppdrag från kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen består av 11 ledamöter och 11 ersättare. Kommunstyrelsens arbetsutskott är det beredande organet till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen är i sin tur beredande organ till kommunfullmäktige. Under kommunstyrelsen finns även näringslivs- och planutskottet och teknik- och fastighetsutskottet. Kommunala funktionshinderrådet KFR samt kommunala pensionärsrådet KPR är rådgivande organ under kommunstyrelsen. 6

5 VALLENTUNA KOMMUN SID 2/6 3. Förvaltningskontor Kommunledningskontoret och samhällsbyggnadsförvaltningen administrerar kommunstyrelsens verksamhetsområden. Arkivmyndighetens arkivarier ansvarar för kommunarkivet och utför tillsyn över kommunens myndigheter enligt arkivlagen. 4. Förändringar i verksamhet Fr o m bildas en politisk planberedningsgrupp med uppgift att bereda planärenden inför beslut i kommunstyrelsen respektive fullmäktige. Denna ombildas till ett planutskott under kommunstyrelsen med befogenhet att besluta om planbeslut, enligt den nya plan- och bygglagen (PBL). I samband med en omorganisation då samhällsbyggnadsnämnden och myndighetsnämnden för teknik och miljö läggs ned och en miljö- och samhällsbyggnadsnämnd bildas, tar kommunstyrelsen över delar av SBN:s tidigare ansvarsområden för exploatering av mark och detaljplaner samt fastighetsförvaltning, se även reviderat reglemente för kommunstyrelsen. Planutskottet byter namn till näringslivs- och planutskottet och under kommunstyrelsen bildas även teknik- och fastighetsutskottet. Den 1 december 2010 blev Arbetsförmedlingen huvudansvarig och samordnande myndighet för alla nyanlända flyktingar. Det var då den nya Etableringslagen infördes och som ersatte den gamla Lagen om introduktion. Det kvarstående ansvaret för kommunerna i Sverige, var de flyktingar som efter omfattande utredningar bedömts som icke arbetsföra. I och med det beslutet ska ersättning i form av Försörjningsstöd betalas ut och därför övergick kvarvarande ansvar till socialförvaltningarna i landet. Socialnämnden tar, genom beslut i fullmäktige september 2012, över alla frågor runt integration, invandring och icke arbetsföra flyktingar. Fr o m 2016 läggs det övergripande strategiska ansvaret för integration och flyktingmottagandet tillbaka på Kommunstyrelsen. Kommunfullmäktige för 2013 över uppgiften vad som ankommer på en kommunal nämnd enligt lagen nämnder för vissa trafikfrågor, lokala trafikföreskrifter, undantag (dispens) från trafikföreskrifter från miljö- och stadsbyggnadsnämnden till kommunstyrelsen. Med denna revidering av reglementet förs samtliga trafikfrågor över till kommunstyrelsen. 7

6 VALLENTUNA KOMMUN SID 3/6 Myndighet/ arkivbildare Ändring i verksamhet/ organisation/ ansvarsområde Övergått till/ upphört Datum/ beslut Kommunstyrelsen Centrala frågor kring flyktingmottagande och integrations flyttas från Socialnämnden tillbaka till Kommunstyrelsen Från socialnämnden till kommunstyrelsen Revidering av reglemente, samtliga trafikfrågor förs över till kommunstyrelsen från miljöoch samhällsbyggnadsnämnden Socialnämnden övertar frågor runt integration, invandring och icke arbetsföra flyktingar. Från kommunstyrelsen till socialnämnden KF sept 2012 Kommunstyrelsen övertar i samband med omorganisation delar av SBN:s tidigare ansvarsområden för exploatering av mark och detaljplaner samt fastighetsförvaltning. Från samhällsbyggnadsnämnden till kommunstyrelsen Näringslivs- och planutskottet samt teknik- och fastighetsutskottet bildas i samband med omorganisation Gemensamt nämndkansli bildas på kommunledningskontoret i samband med omorganisation. Samtliga nämndsekreterare/ registratorer ingår i kommunstyrelsens kansli. Rollen som arkivhandläggar flyttar från förvaltningarna till kansliet Planutskott med befogenhet att besluta om planbesked, enligt den nya plan- och bygglagen Från tidigare politisk planberedningsgrupp till planutskott

7 VALLENTUNA KOMMUN SID 4/6 (PBL). Politisk planberedningsgrupp med uppgift att bereda planärenden inför beslut i kommunstyrelsen respektive fullmäktige. Kommunala funktionshinderrådet KFR och kommunala pensionärsrådet KPR övergår till kommunstyrelsen Från socialnämnden till kommunstyrelsen Sökingångar i arkivet I arkivförteckningen finns uppgifter om vilka handlingar som slutförvaras i kommunarkivet. Arkivförteckningen finns publicerad på kommunens hemsida. I hanteringsanvisningarna, förr kallad dokumenthanteringsplan, finns uppgifter om och när handlingar ska gallras eller bevaras, dvs överlämnas för slutförvaring till kommunarkivet. Registrator för kommunstyrelsen kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter. Handlingar som inte längre behövs i verksamheten och ska bevaras kan sökas hos kommunarkivet. 6. Sekretess Sekretess förekommer inom bl a personaladministration enl. 39 kap. OSL, upphandling enl. 19 kap. OSL, och vissa säkerhetsfrågor, arbetsmarknadsfrågor, m.m. 7. System för registrering Registrering sker i kommunens centrala dokument- och ärendehanteringssystem Platina samt i verksamhetsspecifika system. 8. Arkivorganisation kommunstyrelsen Arkivroll Befattning Placering/ enhet Anmärkning 9

8 VALLENTUNA KOMMUN SID 5/6 Arkivredogörare SBF Kommunregistrator Kommunregistrator Nämndsekreterare Kommuncontroller Redovisningsansvarig Redovisningsekonom/ handläggare stiftelser Upphandlingsansvarig Systemekonom Arbetsmarknadskonsult Kommunikationskoordinator Teknisk administratör Administratör Förvaltningsassistent Arkivmyndighet Kommunarkivarie Arkivansvarig Kommundirektören KLK Arkivansvarig SBF Samhällsbyggnadschefen Arkivhandläggare Kommunarkivarie Samordnar arkivredogörare Arkivredogörare KLK Kommundirektörssekreterare Vigselunderlag Kommunstyrelsens kansli Kommunstyrelsens kansli Kommunstyrelsens kansli Ekonomiavdelningen Ekonomiavdelningen Ekonomiavdelningen Ekonomiavdelningen HR-avdelningen Utvecklings- och näringslivsenheten Kommunikationsoch marknadsavdelning Mark- och exploateringsavde lning Gatu- och parkavdelning Fastighets- KF/KS/KSAU/NäPlu/ TeFau. Protokoll med bilagor samt diarium Personalakter HR Nämnder och utskott: SN, MSN, BUN, UN, FN, KN. Protokoll med bilagor samt diarium Budget, uppföljning Redovisning Stiftelser Upphandling AMA Intranät, hemsida, informationsmaterial, m.m. 10

9 VALLENTUNA KOMMUN SID 6/6 Teknisk administratör avdelning, förvaltningsenheten Planeringsavdelning Planbesked, detaljplaner, enkelt och normalt förfarande 11