Gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit eller upprättats på papper 11 KS

Transkript

1 Gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit eller upprättats på papper 11 KS

2 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit eller upprättats på papper (KS ) Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen antar gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit/upprättats på papper. Ärendebeskrivning Kommunens anskaffning av e-arkiv med anslutning av dokument- och ärendehanteringssystemet Platina medger en övergång till en digital arkiveringsprocess för de handlingar som registreras centralt av kommunstyrelsens kansli. Av 3 och 10 arkivlagen (1990:782) medges gallring av en myndighets allmänna handlingar. Handlingar som i original inkommer eller har upprättats i pappersform kan, efter att ha scannats och registrerats i Platina, med stöd av denna föreskrift gallras. Undantaget är de handlingstyper som på grund av lagkrav eller andra verksamhetsmässiga skäl förutsätter ett bevarande i pappersform. Undantagen finns sammanställda i kommunstyrelsens kanslis arkiveringsrutin för digitala akter. Yrkanden Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen antar gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit/upprättats på papper. Beslutsgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse, Gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit eller upprättats på papper 2. Gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit eller upprättats på papper 3. Rapport, införande av digitala akter Expedieras till Akten Kommunstyrelsens kansli Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 14

3 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 25

4 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS KAROLIN STAAF SID 1/2 KOMMUNARKIVARIE KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit eller upprättats på papper Förslag till beslut Kommunstyrelsen antar gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit/upprättats på papper. Ärendet i korthet Kommunens anskaffning av e-arkiv med anslutning av dokument- och ärendehanteringssystemet Platina medger en övergång till en digital arkiveringsprocess för de handlingar som registreras centralt av kommunstyrelsens kansli. Av 3 och 10 arkivlagen (1990:782) medges gallring av en myndighets allmänna handlingar. Handlingar som i original inkommer eller har upprättats i pappersform kan, efter att ha scannats och registrerats i Platina, med stöd av denna föreskrift gallras. Undantaget är de handlingstyper som på grund av lagkrav eller andra verksamhetsmässiga skäl förutsätter ett bevarande i pappersform. Undantagen finns sammanställda i kommunstyrelsens kanslis arkiveringsrutin för digitala akter. Bakgrund Vallentuna kommun har sedan juli 2016 ett system för långsiktigt bevarande i drift, ett så kallat e-arkiv som möjliggör digital arkivering. Till e-arkivet har kommunens centrala dokument- och ärendehanteringsystem Platina anslutits, vilket gör det möjligt att övergå till en helt digital hantering för diarieförda handlingar som hanteras centralt av kommunstyrelsens kansli. Förfarandet att efter scanning slänga/förstöra pappershandlingar i original utgör gallring enligt Riksarkivets definitioner. Gallring av allmänna handlingar är tillåtet med stöd av arkivlagen, men förutsätter att myndigheten fattar beslut om det. Vissa handlingstyper måste dock fortsatt arkiveras i pappersform då lagkrav eller andra skäl förutsätter det. Det gäller handlingar som: KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KOMMUN@VALLENTUNA.SE 6

5 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 2/2 Enligt lag kräver ett egenhändigt undertecknande eller underskrift för att vara giltiga. Exempelvis köpehandlingar, begäran om registerutdrag enligt personuppgiftslagen och skriftliga avtal. På grund av andra verksamhets- och/eller hanteringsmässiga skäl har bedömts fortsatt ska bevaras i pappersform. Kommunarkivet har genomfört en utredning där ovanstående handlingstyper har sammanställts som stöd för den nya digitala hanteringen. Handlingar Victor Kilén Kommundirektör Mikael Carlgren Kanslichef Ska expedieras till Akten Kommunstyrelsens kansli 7

6 VERSION 1 DIARIENUMMER KS RAPPORT VALLENTUNA KOMMUN 2016 Införande av digitala akter för centraliserade registraturen Karolin L. Staaf, kommunarkivarie 8

7 Innehåll 1. Bakgrund Avgränsningar Utredningens genomförande Handlingar som ska bevaras i pappersform Handlingar med krav på egenhändigt undertecknande eller underskrift Handlingar som av andra skäl bör bevaras på papper Gallring av originalhandlingar i pappersform Rutin för arkivering Sammanställning över handlingar som efter fortsatt ska bevaras i pappersform...6 VALLENTUNA KOMMUN KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN:

8 1. Bakgrund Ursprungsprincipen är att allmänna handlingar ska bevaras i sitt ursprungliga skick, det vill säga att handlingarna bevaras i det format som de upprättats i eller inkommit till en myndighet. Denna princip har dock hitintills inte varit förenlig med kravet på beständighet av allmänna bevarandehandlingar. Även om dagens dokument- och ärendehanteringssystem möjliggör en digital hantering av handlingar uppfyller de inte kraven på ett system för långsiktigt bevarande. Därför har man, för att garantera handlingarnas beständighet fört en pappersakt av ärendet vid sidan av den digitala akten i systemet. I och med att Vallentuna kommun har upphandlat e-arkiv som driftsattes , med en tillhörande modul för Platina som möjliggör digital arkivering kan den centrala registreringen av diarieförda handlingar övergå till en helt digital hantering. Undantaget är de handlingar som enligt lag kräver ett egenhändigt undertecknande (i dag finns inte fullvärdiga digitala signaturer att tillgå) eller handlingar som av andra skäl inte ska bevaras enbart i digitalt format. Denna rapport är en redogörelse för vilka handlingar som på grund av lagkrav eller andra skäl fortsatt ska bevaras på papper. Rapporten ska även förtydliga hur arkiveringsrutinen för kommunens myndighetsdiarium ska se ut. 1.1 Avgränsningar Utredningen och arkivrutinen som följer av den omfattar endast de diarier med tillhörande handlingstyper som kommunens centrala registratur (kommunstyrelsens kansli) ansvarar för, dvs: - Kommunstyrelsens diarium - Avtalsdiarium - Barn- och ungdomsnämndens diarium - Utbildningsnämndens diarium - Socialnämndens diarium - Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens diarium - Fritidsnämndens diarium - Kulturnämndens diarium - Valnämndens diarium Denna utredning berör endast handlingstyper som generellt sett diarieförs (eller skulle kunna komma att diarieföras) centralt, den omfattar inte andra handlingar i kommunens verksamhet. 3 10

9 1.2 Utredningens genomförande Utredningen har genomförts genom att dels gå igenom och sammanställa andra kommuners/organisationers utredningar av samma slag. Lagrummen har kontrollerats. En genomgång har genomförts med alla förvaltningar för att avgöra om handlingar av andra skäl borde bevaras i papperform. En rutin för den praktiska hanteringen och övergången till digital akthantering har skapats i samråd med registraturen. Den nya hanteringen kräver att ett gallringsbeslut fattas av respektive nämnd. 2. Handlingar som ska bevaras i pappersform För de handlingstyper där det uttryckligen enligt lag eller annan förordning krävs en egenhändig namnteckning kan i dagsläget inte hanteras helt digitalt då det i dagläget inte finns någon ur arkiveringssynpunkt godkänd kvalificerad elektronisk signatur. Detta innebär att de handlingstyperna framöver fortsatt måste bevaras i pappersform. Det kan även finnas andra skäl för att handlingar ska bevaras på papper, exempelvis sådana handlingar som har ett bevisvärde eller är nödvändig för identifiering. Det kan också röra sig om handlingar där ett elektroniskt format i alla lägen inte är lämpligt för bevarande, exempelvis kartor. Kommunen kan även själv bestämma att exempelvis en viss typ av ansökan ska vara egenhändigt undertecknad. 2.1 Handlingar med krav på egenhändigt undertecknande eller underskrift Detta är exempel på handlingar, som är relevanta för kommunal verksamhet, som enligt lag eller annan förordning, uttryckligen kräver en egenhändig namnteckning eller underskrift för att handlingen ska anses giltig. Initiativ till kommunal folkomröstning (5 kap. 23 och 34 kommunallagen) Köp av fast egendom (4 kap. 1 jordabalken) Begäran om registerutdrag (26 personuppgiftslagen) Telegram eller annat meddelande som inte är underskrivet ska bekräftas av avsändaren genom en egenhändigt undertecknad handling om myndigheten begär det (10 förvaltningslagen) Testamente (10 kap. 1 ärvdabalken) Skriftliga avtal (2 kap. 10 lagen om offentlig upphandling) Konkursansökan (2 kap. 1 konkurslagen) Justering av protokoll förutsätts vara skriftligt och egenhändigt undertecknat ( 5 kap. 61 kommunallagen) 4 11

10 Ansökan om fastighetsbildning (4 kap. 8 fastighetsbildningslagen) Stiftelseurkund med bolagsordning (2 kap. 3 aktiebolagslagen) 2.2 Handlingar som av andra skäl bör bevaras på papper Handlingar som kan styrka en bevissituation och/eller är nödvändig för identifiering. Handlingar som inte kan bevaras på ett fullgott sätt i elektroniskt format, exempelvis vissa typer avkartor. Se sammanställningen (4.1) nedan för vilka handlingar som har bedömts ska bevaras på papper av andra skäl än på grund av lagkrav. 3. Gallring av originalhandlingar i pappersform Förfarandet att efter scanning slänga/förstöra pappershandlingar i original utgör gallring enligt Riksarkivets definitioner. Gallring av allmänna handlingar är tillåtet med stöd av 3 och 10 arkivlagen (1990:782), men förutsätter att myndigheten fattar beslut om det. Därför har en gallringsföreskrift för ändamålet antagits av respektive nämnd. Se exempelvis KS XXX XXXx 4. Rutin för arkivering - De pappershandlingar som kommer in till kommunens centrala registratur kommer precis som tidigare tas om hand av registrator, scannas in och registreras i Platina. För ärenden upprättade före förs fortfarande en pappersakt, och levereras till kommunarkivet efter tre år enligt gällande hanteringsanvisningar. För ärenden upprättade efter förs endast en digital akt, och levereras till e-arkivet efter tre år enligt gällande hanteringsanvisningar. (Se Manual för leverans från Platina till LTA ) - Undantag: Inkomna och upprättade handlingar (efter årsskiftet 2016/2017) i form av nedanstående angivna handlingstyper i avsnitt 4.1 förvaras i arkivbox per diarium i kronologisk ordning med diarienummer tydligt uppmärkt och levereras till kommunarkivet efter tre år enligt rådande hanteringsanvisningar. - De handlingar som kommer in i elektroniskt format per e-post eller upprättas i digital form efter kommer, till skillnad mot tidigare, inte skrivas ut på papper för arkivering. 5 12

11 - De inkomna och upprättade pappershandlingar efter som tas om hand för registrering, som inte omfattas av nedan nämnda handlingstyper i avsnitt 4.1, förvaras per diarium i kronologisk ordning i en pärm/dokumentsamlare i kommunstyrelsens kanslis närarkiv till dess att de gallras efter en månad (i enlighet med gallringsföreskrift XXXXXX). 4.1 Sammanställning över handlingar som efter fortsatt ska bevaras i pappersform Nedan sammanställs handlingstyper som på grund av lagkrav eller andra skäl fortsatt (utöver den digitala versionen) ska bevaras i pappersform efter övergång till digital akthantering. EKONOMI Handling Lagstöd/annat skäl Kommentar Namnteckningsprov på attesträtt Bevisskäl Lista över attestanters namnteckningar Testamente 10 kap. 1 ärvdabalken Upprättas skriftligen med två vittnen, testator skriver under och vittnen bestyrker med sina namn. Skriftliga avtal Övriga skriftliga avtal 2 kap. 10 lagen om offentlig upphandling Bevisskäl Undertecknas av upphandlande myndighet och leverantör. Stiftelseurkund med bolagsordning 2 kap. 3 aktiebolagslagen Undertecknas av stiftarna Anbudsöppningsprotokoll 9 kap. 7 lagen om offentlig upphandling Anbuden skall föras upp i en förteckning, som skall bestyrkas av dem som deltar i förrättningen 6 13

12 HR Lokala kollektivavtal Bevisskäl Undertecknas av parterna Protokoll från samverkansförhandlingar med fackliga organisationer Protokoll avseende tvisteförhandlingar med fackliga organisationer SAMHÄLLSBYGGNAD Bevisskäl Bevisskäl Justeras av parterna Justeras av parterna Köpehandling vid köp av fast egendom 4 kap. 1 jordabalken Båda parter måste underteckna Överenskommelse om fastighetsreglering OMSORG OCH UTBILDNING Handlingar där båda vårdnadshavare ska underteckna POLITISK DOKUMENTATION Protokoll från kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, nämnder och utskott Initiativ till kommunal folkomröstning Motioner Interpellationer 5 kap. 18 plan- och bygglagen Bevisskäl 5 kap. 61 kommunallagen 5 kap. 23 och 34 kommunallagen Kommunfullmäktiges arbetsordning 33 Kommunfullmäktiges arbetsordning 35 Krav på skriftlighet Kan likställas med köpehandling enligt verksamheten. Justeras, förutsätts vara skriftligt och egenhändigt undertecknat Ska vara skriftligt och egenhändigt undertecknat Ska vara skriftlig och undertecknad av en eller flera ledamöter Ska vara skriftlig och undertecknad av en ledamot 7 14

13 Revisionshandlingar: Protokoll, skrivelser och revisionsberättelse ÖVRIGT/GENERELLT Reglemente för Vallentuna kommuns revisorer Ska justeras respektive undertecknas av ordföranden Begäran om registerutdrag 26 personuppgiftslagen Ska göras skriftligen och vara egenhändigt undertecknad av sökande Ett icke underskrivet meddelande ska, om myndigheten begär det, bekräftas av avsändaren genom en egenhändigt undertecknad handling 10 förvaltningslagen Fullmakter i original Där kommunen själva begär att en fullmakt ska upprättas i original. 8 15