Ansökan om samverkan inom överförmyndarverksamhet med Sollentuna, Sigtuna och Upplands Väsby KS

Transkript

1 Ansökan om samverkan inom överförmyndarverksamhet med Sollentuna, Sigtuna och Upplands Väsby 25 KS

2 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Ansökan om samverkan inom överförmyndarverksamhet med Sollentuna, Sigtuna och Upplands Väsby (KS ) Beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att ansöka om att ingå i samverkan med Sollentuna, Sigtuna och Upplands Väsby inom överförmyndarverksamheten med tjänstemannaavdelning och gemensam nämnd. Ärendebeskrivning Kommunledningskontoret har utrett förutsättningar för att ingå i samverkan med kommunerna Sollentuna, Sigtuna och Upplands Väsby inom överförmyndarverksamhet. Inom samverkan finns en gemensam överförmyndarnämnd och en överförmyndaravdelning, verksamheten bedrivs i Sollentuna kommun. Kommunledningskontoret föreslår att Vallentuna ansöker om att ingå i både gemensam nämnd och överförmyndaravdelning. Detta för att samla verksamheten inom samma organisation, med en gemensam nämnd och tjänstemannaavdelning som även hanterar ekonomisk uppföljning till skillnad mot överförmyndarkansliet i Täby. Prognostiserad kostnad är dessutom något lägre än prognostiserad kostnad för nuvarande samverkan med Täby. Överförmyndaravdelningen i Sollentuna har också utrett förutsättningar för samverkan, tjänsteutlåtandet biläggs tjänsteskrivelsen, och konstaterar att inga större hinder finns för ett samgående under förutsättning att Vallentuna kommuns verksamhet accepterar det arbetssätt som den gemensamma nämnden för Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby arbetar efter. Yrkanden Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att ansöka om att ingå i samverkan med Sollentuna, Sigtuna och Upplands Väsby inom överförmyndarverksamheten med tjänstemannaavdelning och gemensam nämnd. Beslutsgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Ansökan om samverkan inom överförmyndarverksamhet med Sollentuna, Sigtuna och Upplands Väsby 2. Tjänsteutlåtande överförmyndaravdelningen i Sollentuna gällande förutsättningar för samverkan Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 14

3 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Kommunstyrelsens arbetsutskott Expedieras till Akten Överförmyndarnämnden i Sollentuna Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 25

4 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS MIKAEL CARLGREN SID 1/2 KANSLICHEF KOMMUNSTYRELSEN Tjänsteskrivelse Ansökan om samverkan inom överförmyndarverksamhet med Sollentuna, Sigtuna och Upplands Väsby Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar att ansöka om att ingå i samverkan med Sollentuna, Sigtuna och Upplands Väsby inom överförmyndarverksamheten med tjänstemannaavdelning och gemensam nämnd. Ärendet i korthet Kommunledningskontoret har utrett förutsättningar för att ingå i samverkan med kommunerna Sollentuna, Sigtuna och Upplands Väsby inom överförmyndarverksamhet. Inom samverkan finns en gemensam överförmyndarnämnd och en överförmyndaravdelning, verksamheten bedrivs i Sollentuna kommun. Kommunledningskontoret föreslår att Vallentuna ansöker om att ingå i både gemensam nämnd och överförmyndaravdelning. Detta för att samla verksamheten inom samma organisation, med en gemensam nämnd och tjänstemannaavdelning. Prognostiserad kostnad är något lägre än prognostiserad kostnad för nuvarande samverkan med Täby. Överförmyndaravdelningen i Sollentuna har också utrett förutsättningar för samverkan, tjänsteutlåtandet biläggs tjänsteskrivelsen, och konstaterar att inga större hinder finns för ett samgående under förutsättning att Vallentuna kommuns verksamhet accepterar det arbetssätt som den gemensamma nämnden för Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby arbetar efter. Handlingar 1. Ansökan om samverkan inom överförmyndarverksamhet med Sollentuna, Sigtuna och Upplands Väsby Victor Kilén Kommundirektör Mikael Carlgren Kanslichef KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KOMMUN@VALLENTUNA.SE 6

5 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR KS SID 2/2 Ska expedieras till Akten Överförmyndarnämnden i Sollentuna 7

6 Datum Akt nr 0 Dnr «Diarienr» Överförmyndaravdelningen Handläggare «Underskrift» Tjänsteutlåtande Förutsättningar för samverkan Bakgrund Fråga har väckts ang möjligheter för att låta Vallentuna kommun ingå i samverkan inom överförmyndarverksamheten. Kommunens storlek är i dag ca innevånare. Kommunen har en god tillväxt med flera stora bostadsprojekt och räknar med att fram till 2025 ligga närmare invånare. I Storstockholmsområdet beräknas mellan 1-2 procent av en befolkningsmängd också vara ett ärende hos överförmyndaren. Enligt uppgift har Vallentuna kommun i dag 346 aktuella ärenden samt ca 70 ärenden för ensamkommande barn. En uppskattning av antal ärenden där kommunen får stå för arvodet kan göras med ca 20 % för övriga ärenden och 20 % av arvodet för gode män till ensamkommande barn som fått uppehållstillstånd. Arvode för ensamkommande barn under asylutredning kan än så länge återsökas från Migrationsverket. En genomsnittlig ärendemängd per handläggare i riket ligger runt 200 ärenden per handläggare vilket anses rimligt för att uppnå kvalitet. Även andra arbetsuppgifter bör beaktas då verksamheten i regel innebär mer än ren ärendehantering. Arbetssätt Överförmyndarnämnden för Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby enades tillsammans med överförmyndaravdelningen om ett gemensamt arbetssätt inför samgående 1 januari Gränssnitt politik- tjänstemän Det finns en tydlig gränsdragning mellan nämndens övergripande arbete och avdelningens. Nämnden sätter övergripande mål, arbetar med kommungemensamma frågor och återkopplar till respektiver fullmäktige. Nämnden ansvarar för de ekonomiska ramarna och ansvarar för resurstilldelning hos sina respektive fullmäktige. En viktig del i arbetet är kommunernas revisorer som tar del av nämndens protokoll. Revisorerna har vid olika tillfällen följt upp verksamheten. Nämnden rapporterar och följer Sollentuna kommuns rapporteringssystem Stratsys för uppföljning av ekonomin och rapporterar till resp kommuns ekonomichef. Mottagning efter överenskommelse Postadress Besöksadress Telefon Fax Internet Turebergshuset Turebergshuset Turebergstorg 1 E-post: overformyndarnamnden@sollentuna.se Sollentuna Sollentuna C 8 1 (4)

7 Datum Akt nr 0 Dnr «Diarienr» Tjänsteutlåtande Överförmyndaravdelningen Handläggare «Underskrift» Befintlig personalstyrka Det löpande arbetet sköts av chefen för överförmyndaravdelningen vilken är direkt underställt kommundirektören i Sollentuna kommun. Överförmyndaravdelningen är en självständig avdelning inom Kommunledningskontoret i Sollentuna och personalen är anställd av Sollentuna kommun. Totalt arbetar i dag 12 anställda på överförmyndaravdelningen, varav 10 är fast anställda och 2 projektanställda för arbete med ensamkommande barn. Avdelningen arbetar efter ett transformerande ledarskap vilket är den ledarskapsmetod som Sollentuna kommun använder sig av. Det innebär ett sammanhållet arbetssätt där varje handläggare ansvarar för ett antal dagar utifrån ärendets födelsedatum ex dag 1-5. Arbetsmetoden innebär att handläggaren är experten på ärendet och det sammanhållna arbetssättet medför en trygghet för berörda parter. Arbetssättet ställer stora krav på ansvarig handläggare att hålla sig regelbundet uppdaterad i ärendet, förändringar i lagstiftning och arbete hos samarbetande myndigheter som socialtjänst och/eller vårdboenden. Avdelningen har två administratörer till förfogande. De arbetar bl.a. med postöppning, registratur, arkiv och IT-ansvar. De har även ansvar för enklare ekonomisk granskning av personärenden. Nämnden har ett tydligt mål rörande granskning av årsräkningar vilket också uppfyllts de senaste fyra åren. Varje handläggare har förutom handläggning av ärenden också ansvar för en eller flera andra arbetsområden. I urval; - Ekonomisk uppföljning och rapportering - Nämndarbete - Rekrytering av gode män - Information till samarbetande myndigheter som socialnämnder, vård- och omsorgsnämnder, vårdboenden, anhörigföreningar mfl externa intressenter. - Information och utbildning av gode män - Utvecklande och underhåll av Hemsida - Förberedelse och utvecklande av E-tjänster - Blankett och textvård - Översättningar av information till andra språk - Rättsfalls och juridisk uppföljning - Brukarenkäter en gång per år. Länsstyrelsen har vid sina senaste granskningstillfällen av verksamheten inte funnit något att anmärka på vilket visar att arbetsmetoden fungerar som helhet. Preliminär bedömning av ett samgående Lokaler Överförmyndarnämndens lokaler på plan 8 i Sollentuna kommunhus är ändamålsenliga. Genom förtätning av tre större rum kan tre arbetsplatser skapas Mottagning efter överenskommelse Postadress Besöksadress Telefon Fax Internet Turebergshuset Turebergshuset Turebergstorg 1 E-post: overformyndarnamnden@sollentuna.se Sollentuna Sollentuna C 9 2 (4)

8 Datum Akt nr 0 Dnr «Diarienr» Tjänsteutlåtande Överförmyndaravdelningen Handläggare «Underskrift» med två arbetsplatser per rum. Utrymme finns för ytterligare expansion. Köksoch pausutrymme, toaletter samt vilrum finns på avdelningen och beräknas räcka. Arkiv och IT Arkivrum finns på avdelningen och genom inköp av en ny arkivhylla kan utrymme skapas för ytterligare ärenden tillräckligt för berörd kommuns ärendemängd. Ytterligare en skrivare kan behövas och utrymme för den har redan diskuterats med IT utifrån överförmyndaravdelningens nuvarande behov. Ärendehanteringssystemet Wärna behöver ses över via leverantör Explicit. Under en övergångstid kan Vallentunas ärenden ligga i en egen ikon men ett gemensamt system som det som den gemensamma nämnden använder i dag är att föredra. ITavd och Explicit behöver därför kontaktas. Personal Sollentuna kommun är värdkommun för den gemensamma nämnden och all personal på överförmyndaravdelningen är anställd av Sollentuna. Överförmyndarnämnden har varit noga med hög kompetensnivå och ställer stora krav på kvalitet och självständighet. Det är därför lämpligt att det antal tjänster man bestämmer sig för inför ett utvidgat samgående lyses ut på sedvanligt sätt. Den personal som anställs följer Sollentunas kravspecifikationer och blir anställda hos Sollentuna kommun. Personal hos överförmyndaravdelningen i Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsbys nämnd är positiva till ett samgående. Konsekvensanalys och MBLförhandlingar ska ändå ske för befintlig personal. Gemensamma administrativa kostnader Överförmyndarnämnden arbetar i dag efter en budget där samarbetskommunerna bidrar i förhållande till befolkningsmängd. Huvudsakliga kostnader är administration, arvoden till gode män där kommunen står för arvodet och arvoden som kan återsökas av Migrationsverket. Ekonomisk beräkningsmodell och samarbetsavtal. Det finns olika beräkningsmodeller för kostnader för samgåenden. Nuvarande samarbetsmodell utgår i från befolkningsantalet vid fördelning av kostnader. En annan modell som bl.a. används av Södertörns Gemensamma överförmyndarnämnd är att beräkna kostnaderna efter antalet ärenden. Ett samarbetsavtal bör även omfatta frågor om talerätt, skadestånd, avrapporteringstillfällen ang ekonomi m.m. Tidplan för samgående. Enligt Föräldrabalkens 19 kap med hänvisning till kommunallagen kan förändring av en nämnd ske i samband med ny mandatperiod. En förändring av vem som ansvarar för administrationen kan dock ske under mandatperioden. Mottagning efter överenskommelse Postadress Besöksadress Telefon Fax Internet Turebergshuset Turebergshuset Turebergstorg 1 E-post: overformyndarnamnden@sollentuna.se Sollentuna Sollentuna C 10 3 (4)

9 Datum Akt nr 0 Dnr «Diarienr» Överförmyndaravdelningen Handläggare «Underskrift» Tjänsteutlåtande Scenario 1. Verksamheten slås ihop avseende administration och handläggning relativt snabbt. Vallentuna behåller sin nämnd till 1 jan 2019 och får under tiden fram till 1 jan 2019 för det arbetet ca 5 % av en tjänst i nämndsekreterarstöd. Sammanträden kan hållas i Sollentuna kommuns lokaler. Möjligheter finns att arbeta efter Vallentuna delegationsordning men eftersom en delegationsordning är nämndens eget arbetsverktyg så finns inget hinder att Vallentuna nämnd antar den delegationsordning som används av den gemensamma nämnden för Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner. Fördel med ett tidigare samgående är att verksamheten hinner anpassa sig till det nya arbetssättet och samordna och jämka eventuella olikheter i god tid till den politiska förändringen. Ang beräkningsmodell kan nämnden för Sollentuna, Sigtuna och Upplands Väsby användas under tiden men bör under denna tid ses över för eventuella ändringar. Scenario 2. Verksamheten tas över i sin helhet till 1 januari Fram till den 1 jan 2019 sköts verksamheten inom ramen för Vallentunas nuvarande samarbete via Täby kommun. Vallentuna nämnd upphör att gälla och ett bestämt antal ledamöter ingår i en Gemensam nämnd för fyra kommuner. Samtliga samarbetsavtal omarbetas och korrigeras och antas av resp fullmäktige under 2018 för att börja gälla till 1 jan Sammanfattning Överförmyndaravdelningen kan konstatera att inga större hinder finns för ett samgående under förutsättning att Vallentuna kommuns verksamhet accepterar det arbetssätt som den gemensamma nämnden för Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby arbetar efter. Verksamheten kan relativt snabbt tas över så fort alla praktiska frågor är lösta. Ann-Charlotte Zetterberg Chef för överförmyndaravdelningen Mottagning efter överenskommelse Postadress Besöksadress Telefon Fax Internet Turebergshuset Turebergshuset Turebergstorg 1 E-post: overformyndarnamnden@sollentuna.se Sollentuna Sollentuna C 11 4 (4)