Kommunstyrelsens arbetsutskott

Transkript

1 Plats och tid Bällstarummet kl 09:00-10:30 ande närvarande Parisa Liljestrand (M) (ordförande), Nicklas Steorn (MP), Jaana Tilles (S), Ylva Mozis (L), Sofia Segergren (C) Ej tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Victor Kilén (Kommundirektör), Anna Holm (Samhällsbyggnadschef), Annika Hellberg (Ekonomichef), Johanna Harling (Kommunsekreterare), Magnus Sjögren (Tf Stabschef), Siv Lantz (Upphandlare) Charlotte Muntzing (Kostchef) Paragrafer Justerande Jaana Tilles Plats och tid för justering Underskrifter Sekreterare Johanna Harling Ordförande Parisa Liljestrand Justerande Jaana Tilles

2 ÄRENDELISTA 198 Val av justerare 199 Fastställande av dagordning 200 Kommundirektören informerar 201 Upphandling Livsmedel färskt kött, färsk fågel och färska charkprodukter 202 Upphandling Livsmedel Djupfryst, kolonial och övriga kylvaror 203 Information nyanlända 204 Nämndernas verksamhetsplaner Revidering av policy för insyn i kommunala bolag 206 Revisionens förstudie av Vallentuna kommuns långsiktiga planering 207 Revisionens kartläggning rutiner för återsökning av statsbidrag för flyktingmottagandet 208 Utvärdering av sommarjobb Revisionsrapport offentlighetsprincipen 210 Gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit eller upprättats på papper 211 Revidering av fullmäktiges arbetsordning

3 198 Val av justerare Att justera protokollet jämte ordförande valdes Jaana Tilles (S).

4 199 Fastställande av dagordning Ordförande, Parisa Liljestrand (M) lyfter ärendet "Införande av Landsbygdsråd i Vallentuna kommun (KS )" ur dagordningen och flyttar ärendet till arbetsutskottets sammanträde den 2:a februari Samt lägger till punkten " 203 Infomation om nyanlända". I övrigt i enlighet med utskick.

5 200 Kommundirektören informerar Ingen information.

6 201 Upphandling Livsmedel färskt kött, färsk fågel och färska charkprodukter (KS ) Kommunstyrelsens arbetsutskott godkänner förfrågningsunderlaget Livsmedel färskt kött och färsk fågel samt färska charkprodukter. Reservationer Jaana Tilles (S) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget tilläggsyrkande. Vallentuna kommun har tagit fram ett underlag till livsmedelsupphandling av färskt kött och färsk fågel samt färska charkprodukter. Vallentuna kommuns avtal löper ut Kommunen kommer i upphandlingen att fråga efter en leverantör i område färskt kött och färsk fågel samt färska charkprodukter. Skillnad från förra gången kommunen gjorde en livsmedelsupphandling i område färskt kött och färsk fågel samt färska charkprodukter är att kommunen nu har ställt miljökrav på produkterna i enligt med Upphandlingsmyndighetens baskrav. Jaana Tilles (S) yrkar att yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott godkänner förfrågningsunderlaget Livsmedel färskt kött och färsk fågel samt färska charkprodukter, med tilläggsyrkandet att leverantören samt dess underleverantörer ska ha villkor som minst motsvarar de lägsta nivåer som följer av ett centralt kollektivavtal som tillämpas i hela Sverige på motsvarande arbetstagare i den aktuella branschen. Villkoren ska dock alltid minst motsvara de nivåer som följer av lag sgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M) meddelar att hon först kommer ställa proposition på Jaana tilles (S) yrkande om att godkänna förfrågningsunderlaget. Därefter kommer hon ställa proposition på Jaana Tilles (S) tilläggsyrkande. Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på Jaana Tilles (S) yrkande och finner att Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på Jaana Tilles (S) tilläggsyrkande och finner att det avslås. sunderlag 1. Tjänsteskrivelse, , Livsmedel färskt kött och färsk fågel samt färska charkprodukter

7 Akten Upphandlingssamordnare, Kostchef

8 202 Upphandling Livsmedel Djupfryst, kolonial och övriga kylvaror (KS ) Kommunstyrelsens arbetsutskott noterar informationen. Stockholm Nordost samt TioHundra i Norrtälje och Sollentuna kommun har tagit fram ett underlag till gemensam ny livsmedelsupphandling. Norrtälje kommun är samordnande kommun. Nuvarande avtal med leverantörerna löper ut Upphandlingen av livsmedel gäller områdena djupfryst, kolonial och övriga kylvaror. Kommunerna kommer i upphandlingen att fråga efter en leverantör gemensamt till alla kommuner. Skillnad från förra gången kommunerna gjorde en livsmedelsupphandling är att kommunerna nu har ställt miljökrav på produkterna i enligt med Upphandlingsmyndighetens baskrav. Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott noterar informationen. sgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att sunderlag 2. Tjänsteskrivelse , Livsmedel Djupfryst, kolonial och övriga kylvaror Akten, upphandlingssamordnare, kostchef

9 203 Information nyanlända Magnus Sjögren, Tf Stabschef informerar om arbetet med ensamkommande och nyanlända. Integrationsarbetet sker i samverkan mellan förvaltningar och avdelningar i kommunen.

10 204 Nämndernas verksamhetsplaner (KS ) Kommunstyrelsens arbetsutskott lämnar ärendet utan eget ställningstagande eftersom att beslutsunderlaget inte är fullständigt. Med den av kommunfullmäktige beslutade kommunplan som grund har nämnderna beslutat om verksamhetsplaner (VP) för perioden. Enligt den kommunala författningssamlingen ska nämndernas verksamhetsplaner innehålla: de kommungemensamma mål som berör nämnden nämndspecifika mål en övergripande fördelning av nämndens driftsbudget på avdelning/ verksamhetsblock eller dylikt en övergripande fördelning av nämndens investeringsbudget på projekt Nämndernas planer bifogas. Kommunledningskontorets synpunkter: Samtliga verksamhetsplaner uppvisar överlag en god kvalitet och följer de mål och den budget som beslutats i kommunplan Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott lämnar ärendet utan eget ställningstagande eftersom att beslutsunderlaget inte är fullständigt. sgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att sunderlag 3. Tjänsteskrivelse, nämndernas verksamhetsplaner Protokollsutdrag, kommunstyrelsen, 197/2016, 5. Verksamhetsplan , kommunstyrelsen 6. Verksamhetsplan , barn- och ungdomsnämnden 7. Protokollsutdrag 143/2016, socialnämnden samt Verksamhetsplan , Socialnämnden 8. Protokollsutdrag, kulturnämnden 54 / Verksamhetsplan , Kulturnämnden 10. Protokollsutdrag, miljö- och samhällsbyggnadsnämnden, 141/ Verksamhetsplan , miljö- och samhällsbyggnadsnämnden 12. Verksamhetsplan , utbildningsnämnden, beslutad av nämnd Barn- och ungdomsnämndens Verksamhetsplan Utbildningsnämndens Verksamhetsplan Akten, samtliga nämnder

11 205 Revidering av policy för insyn i kommunala bolag (KS ) Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår fullmäktige att besluta om revidering av policy för insyn i kommunala bolag enligt bilaga 1. Vallentuna kommuns policy för insyn i kommunala bolag fastställdes av fullmäktige samt reviderades då rubriker förändrades. I samband med kommunstyrelsens svar på revisionsrapport granskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt i samägda bolag utan betydande inflytande (KS ), 149, , beslutades att anta föreslaget yttrande samt överlämna det till fullmäktige. I antaget yttrande står bland annat att Policy för insyn i kommunala bolag behöver revideras så att det tydligt framgår vad som gäller för kommunala helägda respektive delägda bolag. Kommunledningskontoret lämnar förslag till reviderad policy för insyn i kommunala bolag där det framgår vad som gäller för helägda respektive delägda kommunala bolag. Språket har också anpassats till ett mer modernt språkbruk. Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår fullmäktige att besluta om revidering av policy för insyn i kommunala bolag enligt bilaga 1. sgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att sunderlag 15. Tjänsteskrivelse, revidering av policy för insyn av kommunala bolag 16. Förslag till reviderad policy för insyn i kommunala bolag 17. Policy för insyn i kommunala bolag (KFS ) 18. Protokollsutdrag, kommunfullmäktige, 124/ Svar på revisionsrapport granskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt i samägda bolag utan betydande inflytande, Akten

12 206 Revisionens förstudie av Vallentuna kommuns långsiktiga planering (KS ) Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen noterar informationen. Revisorerna har genomfört en förstudie av kommunens långsiktiga planering. Syftet med förstudien har varit att ge en bild av förekomsten av långsiktiga analyser, kalkyler och långsiktig planering. Revisorerna konstaterar att den långsiktiga planeringen förefaller vara god i Vallentuna kommun och skickar förstudien för kännedom till kommunstyrelsen. Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen noterar informationen. sgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att sunderlag 20. Revisionens förstudie av Vallentuna kommuns långsiktiga planering 21. Missiv och Förstudie av kommunens långsiktiga planering Akten Revisorerna

13 207 Revisionens kartläggning rutiner för återsökning av statsbidrag för flyktingmottagandet (KS ) Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen noterar informationen. På uppdrag av Vallentunas förtroendevalda revisorer har PwC genomfört en kartläggning av rutiner för återsökning av statsbidrag för flyktingmottagande. Syftet med kartläggningen är att ta ställning till behovet av ytterligare granskning. Revisorerna gör utifrån kartläggningen bedömningen att ingen ytterligare granskning är nödvändig. Kartläggningen överlämnas till kommunstyrelsen för kännedom. Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen noterar informationen. sgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att sunderlag 22. Revisionens kartläggning, rutiner för återsökning av statsbidrag för flyktingmottagandet 23. Missiv och kartläggning, Rutiner för återsökning av statsbidrag för flyktingmottagandet Akten

14 208 Utvärdering av sommarjobb 2016 (KS ) Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar - Att varje ungdom under den aktuella perioden mellan år garanteras arbete inom kommunorganisationen en gång, av tre möjliga, och i övrigt garanteras erbjudande om sommarjobb inom enterprenörskap. - Att 380 platser sätts som tak i den kommunala organisationen. - Att arbetsmarknadsavdelningen utvecklar ansökningsförfarandet så att det mer ska efterlikna det vid vanliga anställningar. Exempelvis genom krav på inskickat CV, personligt brev samt närvaro vid minst en av vårens informationsträffar. Arbetsmarknadsavdelningen tillhandahåller en enklare utbildning i framtagande av CV och personligt brev. - Kommunstyrelsen uppdrar åt kommundirektören att se till att dialog förs med näringslivsrådet om möjligheten att skapa fler platser för sommarjobb inom privat sektor. Anteckning Jaana Tilles (S) deltar ej i beslutet. Målsättningen inför kommande år är att vidareutveckla sommarjobben i kommunen och således utveckla konceptet med ett anställningsförfarande. Sommarjobbet för ungdomar kan vara det första mötet med arbetslivet och genom ett anställningsförfarande blir ansökningsprocessen inför sommarjobbet ett sätt för ungdomar att förbereda sig inför kommande arbetsintervjuer och ansökningsförfarande inom den reguljära arbetsmarknaden. Förslaget är: - att ändra ansökningsförfarandet så att det mer liknar det vid en vanlig anställning, med CV och personligt brev. - att ungdomarna ska delta på minst en av vårens informationsträffar anordnade av arbetsmarknadsavdelningen inför kommande sommarjobb och i samband med dessa träffar utbildar i CV och personligt brev. Vallentuna kommun fick under 2016 totalt 588 ansökningar, 579 fick erbjudande om sommarjobb. Under sommaren har 469 ungdomar sommarjobbat i kommunen. Arbetet med att sammanställa antalet platser, ta emot ansökningar och fördela platserna görs av kommunens arbetsmarknadsavdelning. Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att

15 kommunstyrelsen beslutar - Att varje ungdom under den aktuella perioden mellan år garanteras arbete inom kommunorganisationen en gång, av tre möjliga, och i övrigt garanteras erbjudande om sommarjobb inom entreprenörskap. - Att 380 platser sätts som tak i den kommunala organisationen. - Att arbetsmarknadsavdelningen utvecklar ansökningsförfarandet så att det mer ska efterlikna det vid vanliga anställningar. Exempelvis genom krav på inskickat CV, personligt brev samt närvaro vid minst en av vårens informationsträffar. Arbetsmarknadsavdelningen tillhandahåller en enklare utbildning i framtagande av CV och personligt brev. - Kommunstyrelsen uppdrar åt kommundirektören att se till att dialog förs med näringslivsrådet om möjligheten att skapa fler platser för sommarjobb inom privat sektor. sgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att sunderlag 24. Utvärdering av sommarjobb Enkätsvar - Tackat Nej 26. Enkätsvar - Ungdomar 27. Enkätsvar - AG Externa 28. Enkätsvar - AG kommun 29. Enkätsvar Utdrag - RS Akten AMA

16 209 Revisionsrapport offentlighetsprincipen (KS ) Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen noterar informationen. PwC har på uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vallentuna kommun genomfört en granskning av offentlighetsprincipen. Granskningen syftar till att bedöma om de granskade nämnderna lever upp till bestämmelserna i Offentlighets- och sekretesslagen avseende följande aspekter: 1. Kommunikation av offentlighetsprincipen; riktat till anställda inom nämndens förvaltning samt till medborgare. 2. Registrering av allmänna handlingar. 3. Förvaring av allmän handling. 4. Utlämnande av allmän handling. 5. Hantering av sekretessbelagda handlingar. Efter genomförd granskning bedömer PwC att kommunstyrelsen och övriga nämnder delvis lever upp till bestämmelserna i Offentlighets- och sekretesslagen och att vissa åtgärder bör vidtas för att ge bättre förutsättningar att efterleva lagstiftningen. Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen noterar informationen. sgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att sunderlag 30. Revisionsrapport offentlighetsprincipen 31. Revisionsrapport och missiv, offentlighetsprincipen Akten

17 210 Gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit eller upprättats på papper (KS ) Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen antar gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit/upprättats på papper. Kommunens anskaffning av e-arkiv med anslutning av dokument- och ärendehanteringssystemet Platina medger en övergång till en digital arkiveringsprocess för de handlingar som registreras centralt av kommunstyrelsens kansli. Av 3 och 10 arkivlagen (1990:782) medges gallring av en myndighets allmänna handlingar. Handlingar som i original inkommer eller har upprättats i pappersform kan, efter att ha scannats och registrerats i Platina, med stöd av denna föreskrift gallras. Undantaget är de handlingstyper som på grund av lagkrav eller andra verksamhetsmässiga skäl förutsätter ett bevarande i pappersform. Undantagen finns sammanställda i kommunstyrelsens kanslis arkiveringsrutin för digitala akter. Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen antar gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit/upprättats på papper. sgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att sunderlag 32. Tjänsteskrivelse, Gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit eller upprättats på papper 33. Gallringsföreskrift för centralt diarieförda handlingar som har inkommit eller upprättats på papper 34. Rapport, införande av digitala akter Akten Kommunstyrelsens kansli

18 211 Revidering av fullmäktiges arbetsordning (KS ) Kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår fullmäktige att anta den reviderade arbetsordningen. Kommunfullmäktiges arbetsordning reglerar fullmäktiges arbetsförhållanden. Nu förslås ändringar i den befintliga arbetsordningen, fastställd av kommunfullmäktige , reviderad Följande stycke föreslås ändras den befintliga arbetsordningen: 40 ( ) Valberedningen består av fem (5) ledamöter och lika många ersättare Och ersätts med: Kommunfullmäktige beslutar om antalet ledamöter och ersättare. Följande stycke föreslås strykas i den befintliga arbetsordningen: 43 ( ) Ordföranden undertecknar och sekreteraren kontrasignerar fullmäktiges skrivelser och de andra handlingar som upprättas i fullmäktiges namn, om inte fullmäktige beslutar annat. (Se bilaga 1 revidering av kommunfullmäktige arbetsordning). Ordförande, Parisa Liljestrand (M) yrkar, med bifall från Jaana Tilles (S), att kommunstyrelsens arbetsutskott föreslår att kommunstyrelsen föreslår fullmäktige att anta den reviderade arbetsordningen. sgång Ordförande, Parisa Liljestrand (M) ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att sunderlag 35. Reviderad arbetsordning för fullmäktige 36. bilaga 1 revidering av kommunfullmäktige arbetsordning Akten Kommunal författningssamling