Ansvarig/ Förvaring. Handläggare, STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator. STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator

Transkript

1 Godkännande enligt LOV Social- och äldrenämnden 2009 LOV = Lagen om valfrihetssystem Ansökan om godkännande Diarieförs av registrator därefter ansvarar handläggaren för att ärendet uppdateras i. rensat skick till Registratur för bevarande i Kommunarkivet. Beslut om godkännande Registreras av handläggare i samma ärende som ansökan, se ovan. Uppföljning av godkännande Diarieförs av registrator därefter ansvarar handläggaren för att ärendet uppdateras i. Innhehåller bla: kvalitetsuppföljning, begärda uppgifter från verksamheten och andra myndigheter, klagomål av större vikt, tillsynsrapporter, egna rapporter samt korrespondens. rensat skick till Registratur för bevarande i Kommunarkivet. Verksamhet 1(6)

2 Återkallande av godkännande, beslut Social- och äldrenämnden 2009 Diarieförs av registrator därefter ansvarar handläggaren för att ärendet uppdateras i. rensat skick till Registratur för bevarande i Kommunarkivet. Avtal och överenskommelser Avtal och överenskommelser av vikt (upphandlade och ej upphandlade) - Mellan kommunens verksamheter - Samverkansavtal - Hyresavtal m.fl. Registrator Avtal av vikt ska alltid diarieföras. Avtalet bevaras hos registrator och senare efter upphandling. Serviceavtal (i de fall de förekommer på enheten) Kronologiskt/ alfabetiskt Enhetschef 2 år efter avslutat avtal Gallras av enhetschef 2 år efter avslutat avtal. Uppföljning av: - avtal - ramavtal - överenskommelser Diarieförs under resp. avtalsärende. Innhehåller bla: kvalitetsuppföljning, begärda uppgifter från verksamheten och andra myndigheter, klagomål av större vikt, tillsynsrapporter, egna rapporter samt korrespondens. Verksamhet 2(6)

3 Klagomål, avvikelser och anmälningar Synpunkter och klagomål på myndighetsutövning av allmän karaktär Synpunkter och klagomål på myndighetsutövning av större vikt Sammanställning/ rapport av synpunkter och klagomål av allmän karaktär Social- och äldrenämnden 2009 Löpnummer 2 år En gång per år sammanförs alla synpunkter och klagomål i en rapport som diarieförs och anmäls i nämnden. Underlaget rensas av handläggare 2 år efter att sammanställning gjorts. Synpunkter och klagomål av större vikt ska diarieföras och anmälas i nämnden. Sammmanfattning av synpunkter och klagomål av allmän karaktär ska diarieföras och anmälas i nämnden. Verksamhet 3(6)

4 Avvikelse, hälso och sjukvård - avvikelserapporter - sammanställningar av avvikelser - Lex-Maria - årlig rapport till SÄN Anmälningar om allvarliga missförhållanden enligt 14 kap. 2 SoL (Lex- Sarah) och 24a LSS Social- och äldrenämnden 2009 Papper (original, kopia) Papper (original, kopia) Löpnummer/ 5 år PLUS enheten utreder avvikelser av större vikt. Lex-Maria ärenden och rapporter ska diarieföras, övriga ordnas efter löpnummer. Original förvaras i journal hos resp. anordnare. Anmäls till Social- och äldrenämnden. Sekretess råder vid personuppgifter. Gallras efter 5 år med undantag för de handlingar som blir del av diarieförda ärenden. Original diarieförs och lämnas tillsammans med handlingar till registrator. Anmäls till Social- och äldrenämnden. Sekretess råder vid personuppgifter. Kopior förvaras i journal och gallras 5 år efter sista anteckning. Undantaget är födda 5, 15, 25 vilka bevaras för forskningens behov. Upphandling Upphandling - protokoll - antaget anbud (ej antagna anbud gallras efter 2 år) - anbudshandlingar Med bl.a anbudshandlingar, antagna anbud mm. Upphandlingar ska alltid diarieföras. När ärendet har avslutats överlämnas akten i Verksamhet 4(6)

5 Ej antagna anbud Social- och äldrenämnden år Registreras fram till gallring i upphandlingsärendet. Ej antagna anbud gallras av handläggare 2 år efter avslutad upphandling. Avtal, efter upphandling Diarieförs med hänvisning till upphandlingsärendet. När avtalet har upphört överlämnas akten i rensat skick till registrator för bevarande i Brukarenkäter Övriga handlingar Protokoll och minnesanteckningar - Arbetsplatsträffar - Enhetsmöten - Planeringsdagar Förteckningar över institutioner och serviceinrättningar Digitalt, Digitalt (G:mapp) Papper (original, kopia) Digitalt Företag/ Registrator Enkät och enkätsvar förvaras hos ansvarigt företag. Sammanställning av enkätsvaren diarieförs och anmäls i Social- och äldrenämnden. Ev kopior av sammanställningen kan gallras vid inaktualitet. Kronologiskt Handläggare Lämnas till Kommunarkivet för bevarande en gång per år. Kronologiskt alt alfabetiskt Handläggare Utskrift på papper lämnas av handläggare till för bevarande. Verksamhet 5(6)

6 Enkäter, inkomna från andra myndigheter Social- och äldrenämnden 2009 Papper (kopia) Digitalt (E-post) Rutiner och riktlinjer för PLUS-enheten Digitalt (G:mapp) Inkomna enkäter med svar ska diarieföras. Kronologiskt Enhetschef Lämnas till Kommunarkivet för bevarande när ny rutin upprättas. Verksamhet 6(6)