Rutin/Handling Media Original/Kopia Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för Anmärkning leverans till Kommunarkivet

Transkript

1 Danderyds kommun Dokumenthanteringsplan Myndighet: Produktionsstyrelsen Beslutsdatum: Enhet: PRODUKTIONSKONTORET IT-stöd: Schoolsoft Administrativt stödsystem som hanterar och lagrar utbildningsrelaterade uppgifter Stratsys System för löpande och uppföljande kvalitetsarbete i resultatenheter samt uppföljande kvalitetsarbete vid Produktionskontoret W3D3 System för registrering av allmänna handlingar samt ärendehantering Integrit System för PUL-administration Processer: Planering och utveckling, allmän administration, nämndadministration, personaladministration, ekonomiadministration Arkivformat: För samtliga handlingar som ska bevaras gäller bevarande i pappersform Rutin/Handling Media Original/Kopia Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för Anmärkning Allmän nämnds- och förvaltningsadministration Produktionsstyrelsens protokoll Papper/IT O Expedition, pärm Kronologisk ordning Bevaras 5 år Inbindning sker årsvis Protokoll MBL Papper/IT O Expedition, pärm Kronologisk ordning Bevaras 5 år Justeringsanslag Papper K Då tillkännagivandet av justeringen antecknas på

2 Rutin/Handling Media Original/Kopia Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för Anmärkning protokollet kan anslaget gallras när protokollet vunnit laga kraft. Kallelser Papper/IT O Expedition, pärm Kronologisk ordning 2 år Produktionsstyrelsen Underlag för utbetalning av sammanträdesarvoden Papper/IT K Expedition, pärm Kronologisk ordning 2 år Original förvaras på lönekontoret Delegationsbeslut Papper/IT O Expedition Kronologisk ordning Bevaras 5 år Diarieförs i gemensamt ärende/år Remisser och remissvar/yttranden Minnesanteckningar från REmöten, PK-möten etc Kopior av handlingar för kännedom, som i original förvaras på annat håll i kommunen Papper/IT O/K Expedition, arkivskåp Kronologisk ordning Bevaras Ingår ofta i diarieförda handlingar IT O S -katalog Kronologisk ordning Papper/IT K Expedition, respektive Kronologisk ordning inaktuallitet Diarieförda handlingar Papper/IT O/K Expedition, arkivskåp Diarienummerordning Bevaras 5 år Postlistor IT O S -katalog Kronologisk ordning Gallras om de inte innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten Upphandlingsärenden (beslut om upphandling, förfrågningsunderlag, anbudsöppningsprotokoll, Papper/IT O Expedition, arkivskåp Kronologisk ordning Bevaras 5 år Diarieförs, Tendsign

3 Rutin/Handling Media Original/Kopia Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för Anmärkning utvärderingsprotokoll och tilldelningsbeslut) Statsbidragsansökningar / Papper/IT O/K Expedition, arkivskåp Kronologisk ordning 10 år Diarieförs rekvisitioner Arkivering Dokumenthanteringsplaner Papper/IT O/K Expedition Kronologisk ordning Bevaras Diarieförs Leveransversal Papper O Expedition Bevaras Kvitto över handlingar levererade till kommunarkivet Korrespondens och informationsmaterial Informationsskrift, broschyr eller liknande som framställts inom den egna verksamheten Korrespondens (ej diarieförd), av vikt för verksamheten Inkommen/utgående e-post av tillfällig art. Handlingar inkomna för kännedom samt allmän information, meddelanden och frågor av kortvarig betydelse Papper/IT O Expedition Bok, häfte, IT, pärm etc Bevaras 1 år Ett exemplar sparas. Papper O/K Expedition, pärm Respektive IT O Kommunens server Registrator prod. Papper/IT K Expedition, Respektive Kronologisk ordning Kronologisk ordning, Bok, häfte, IT, pärm etc, Enklare förfrågningar per e- post IT Kommunens server Reklam o handlingar av ringa Papper/IT O/K Expedition Direkt betydelse Ekonomi och verksamhetsplanering/ uppföljning Budgetunderlag Papper/IT O Expedition, arkivskåp Bevaras 5 år Diarieförs, Stratsys Års- och flerårsbudget Papper/IT O Expedition, arkivskåp Bevaras 5 år Diarieförs, Stratsys

4 Rutin/Handling Media Original/Kopia Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för Anmärkning Verksamhetsberättelser Papper/IT O Expedition, arkivskåp Bevaras 5 år Diarieförs, Stratsys Kvalitetsredovisningar Papper/IT O Expedition, arkivskåp Bevaras 5 år Diarieförs, Stratsys Beslut om attestanter Papper/IT O Expedition, arkivskåp Bevaras 5 år Diarieförs Uppföljningar/prognoser Papper/IT O Expedition, arkivskåp Bevaras 5 år Diarieförs, Stratsys Intern kontroll Papper/IT O Expedition, arkivskåp Bevaras 5 år Diarieförs, Stratsys Kostnadsersättning/utlägg i Papper O Expedition, pärm 2 år tjänsten kvitton Personaladministration parkeringskvitton, reseräkningar, användarbehörighet, beställning av betalkort Enkäter (egna), sammanställningar av Enkäter (egna), svar och andra underlag Avtal Avtal tecknade av produktionskontoret/styrelsen Avtal tecknade av produktionens resultatenheter Personal Anställningsbevis/entledigan de Ledighetsansökan/semesteran Papper O/K Expedition, pärm Kvitton 2 år Övriga vid? Papper/IT O Expedition, arkivskåp Bevaras 5 år Diarieförs eller Stratsys Papper/IT O Hos Papper/IT O/K Expedition, arkivskåp Alfabetisk ordning Bevaras 5 år Samtliga avtal diarieförs Papper/IT K Expedition, original Avtal tecknade hos hos respektive enskild resultatenhet resultatenhet förvaras i original vid enheten. Papper K Expedition, pärm Alfabetisk ordning IT Självservice sökan Tjänstgöringsbetyg/intyg Papper/IT K Expedition, pärm Alfabetisk ordning Original förvaras hos personalavd. Kopia sparas hos personalavdelninge n (akten), original till berörd personal

5 Rutin/Handling Media Original/Kopia Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för PUL-administration Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet Papper/IT O/K PUL-ombud, pärm Anmärkning Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen Inrättande/Förordnande av PUL-ombud Registerförteckningar (PULombudets förteckning över personregister) Registerutdrag, begäran om samt svar Papper/IT K PUL-ombud, pärm Papper/IT O/K Expedition, pärm Bevaras Ingår i protokoll från PS Papper/IT Integrit Papper/IT O/K PUL-ombudet, pärm Alfabetisk ordning 1 år