Vid inaktualitet tillfällig betydelse E-post - som blir eller tillförs ett ärende (diarieförd akt)

Transkript

1 E-post - som vidarebefordras till annan förvaltning Server Vid inaktualitet Gallras efter vidarebefordran E-post - övrigt Kanslisekr. Se anmärkning Gallras efter 5 år, plac. Med icke diarieförda handlingar Historyfiler/Globalfiler användarkatalog Vid inaktualitet Kanslienhetens dokumenthanteringsplan: Aktivitet Handling Förvaringsplats Till KA Gallras/bevaras Anmärkning Mediespecifika beslut om hantering, gäller hela kanslienhetens verksamhetsområde Cockiefiler användarkatalog Vid inaktualitet E-post - av ringa eller Server Vid inaktualitet tillfällig betydelse E-post - som blir eller tillförs ett ärende (diarieförd akt) Server 2 år Bevaras I ärendeakt, Skrivs ut på papper Röstbrevlådemeddelande - av ringa / tillfällig betydelse Röstbrevlådemeddelande - av vikt Telefon/växel Se anmärkning Gallras efter avlyssning Telefon/växel Se anmärkning Gallras efter utskrift 1/11

2 Verksamhetsstöd och Ekonomiadministration Fakturor - bokföringsorder Ekonomienheten Se anmärkning Se ekonomienhetens dokumenthanteringsplan Ekonomiadministration Fakturor - externa/leverantörsfakturor Se anm. Se anmärkning Skannas till fakturaportal, förvaras externt hos Recall Ekonomiadministration Fakturor - interna Se anm. Se anmärkning Skannas till fakturaportal, förvaras externt hos Recall Anhörigregister Närarkiv Se anmärkning Uppdateras vid förändringar Anteckningar från Arbetsplatsträffar Server Bevaras 1 år Skrivs ut årligen. Gallras efter utskrift Arbetsmiljö/internkontrollpärm Kanslisekr. Se anmärkning Uppdateras löpande Kopior av anställningsbeslut, körjournaler Kommunchefens sekr. 2 år Original av anställningsbeslut till arbetsgivarenheten Kurser/konferenser Kanslisekr. Vid inaktualitet Personalhandbok Kanslisekr. Se anmärkning Uppdateras löpande, upprättas av arbetsgivarenheten Planering och Kontorshandbok server Se anmärkning Se anm. Uppdateras löpande. Ett arkivex vid nyproduktion uppföljning Planering och SCB Aktuell statistik Utredningssekr. Bevaras 10 år uppföljning Planering och SCB Befolkningsstatistik, Befpak Utredningssekr. Bevaras 3 år uppföljning Vigsel och Protokoll från vigsel och registrering av partnerskap Kommunchefens Bevaras 1 år Tillhör arkivet för Borgerlig vigselförättaren partnerskap sekr. Vigsel och partnerskap Intyg om hindersprövning Kommunchefens sekr. Bevaras 2 år Bilaga till vigselprotokoll. Tillhör arkivet för Borgerlig vigselförättaren Kontorsservice Kopieringsliggare Kontorsservice Vid inaktualitet För redovisning av kopieringskassa 2/11

3 Nämndadministration och diarium Administration av Förtroendemannaregister, FMSWin Server Se anmärkning Uppdateras löpande förtroendevalda Information Informationsmaterial om Falkenberg (eget material), Informatör Bevaras Se anm. 1 exemplar lämnas till et trycksaker Nämndadministration Anteckningar från kf:s presidiums sammanträden Kanslichef Bevaras 1 år Nämndadministration Delegationsbeslut Kassaskåp Bevaras 5 år Inbindes Nämndadministration Digitala kopior av protokoll Ksau, KS, KF Server Bevaras Konverteras vid byte av mjukvara Nämndadministration Justeringskort/anslagskort Kassaskåp 2 år Nämndadministration Kallelser, föredragningslistor Kanslisekr. 5 år Avser ksau, ks o kf Nämndadministration Kommunfullmäktiges annonser/kungörelser Kanslisekr. 1 år 1 år Efter annonsering Nämndadministration Kommunfullmäktiges protokoll Kassaskåp Bevaras 2 år Inbindes med register Nämndadministration Kommunfullmäktiges valberedning, protokoll Kassaskåp Bevaras 10 år Inbindes Nämndadministration Kommunstyrelsens arbetsutskotts protokoll Kassaskåp Bevaras 1 år Inbindes Nämndadministration Kommunstyrelsens protokoll Kassaskåp Bevaras 1 år Inbindes Nämndadministration Kopior på handlingar tillhörande planärenden mfl. Kanslisekr. Vid inaktualitet Ärenden från stadsbyggnadskontoret Plåtskåp Nämndadministration Lista över beslutsexpediering Kanslisekr. Vid inaktualitet Ärendehantering och Avtal för verksamheten Kassaskåp Se anmärkning 2 år efter avtalets upphörande Ärendehantering och Diarieförda handlingar (akter) Kanslisekr/ Bevaras 2 år Till närarkiv efter avslut närarkiv Ärendehantering och Diarielistor/ärendelistor från EDP Server Bevaras 1år Inbindes och uttages på arkivpapper årligen Ärendehantering och Diarieplan Kanslisekr Bevaras Vid ändring Till vid förändringar. Ärendehantering och Diarium, EDP - Diarieföringssystem Server Bevaras Konverteras vid byte av system Ärendehantering och Falkenbergs kommuns Författningssamling, FFF Server Vid inaktualitet Uppdateras efter beslut Ärendehantering och Icke diarieförda handlingar postpärm Kanslisekr/ 5 år Gallras efter genomgång av kanslisekr Ärendehantering och Ärendehantering och Ärendehantering och Information, reklam o dyl. (ej eget material) närarkiv Kanslisekr/ kommunrådets sekr. Vid inaktualitet Kommunförbundets cirkulär Kanslisekr. 5 år Till närarkiv efter årets slut Postlista i ÄHS Server Bevaras 2 år Listan skrivs ut på papper - förvaras tillsammans med ks:s diarieförda ärenden i akt 3/11

4 Nämndadministration och diarium Aktivitet Handlingar Placering/förvaring Gallras / Bevaras Leverans till Ärendehantering och SOU Statens offentliga utredningar - som tillhör Närarkiv 2 år ett ärende Anmärkning 4/11

5 Säkerhetsarbete Utbildning Dokumentation från utbildningar, kurser och konferensäk.samordn. Vid inakualitet Regler och riktlinjer Riktlinjer teknikkrav Säk.samordn. Vid inakualitet Uppdateras löpande Regler och riktlinjer Riktlinjer för internt skydd Säk.samordn. Vid inakualitet Uppdateras löpande Projektdokumentation Handlingar rörande projekt Säk.samordn. Bevaras Relevant projektdokumentation bevaras efter avslut. Till vid inaktualitet. Diarieförda handlingar, Diarieförda handlingar Kanslienheten Se anm. Hanteras med diarieförda handlingar i från samtliga kanslienhetens nämndsadministration aktiviteter Krishantering El-avbrott Säk.samordn. Bevaras Krishantering FRG Säk.samordn. Bevaras Krishantering Fågelinfluensan Säk.samordn. Bevaras Krishantering Gudrun Säk.samordn. Bevaras Krishantering Höga flöden Säk.samordn. Bevaras Krishantering Krisledningsplan Säk.samordn. Bevaras Krishantering Oljeberedskap Säk.samordn. Bevaras Krishantering Pandemi Säk.samordn. Bevaras Krishantering Posom Säk.samordn. Bevaras Krishantering krisledning - arkiv Säk.samordn. Bevaras Bland annat: El-avbrott, FRG, fågelinfluensan, Gudrun, höga flöden, tsunami. 5/11

6 Upphandling Upphandling Anbud, antagna Inköp/registrator Bevaras 1 år Upphandling Anbud, icke antagna Inköp/registrator Se anmärkning 1 år Gallras 2 år efter anbudsöppningsår Upphandling Anbudsdiarier/protokoll Registrator/ Närarkiv Bevaras 2 år Till närarkiv efter avslut. Förvaras i akter (diarieförda handlingar) 6/11

7 Växel Växeladministration Beställningar/Felanmälan Växel Vid inaktualitet Växeladministration Kanslienhetens verksamhetsstöd och Växel Bevaras Se anm. Till et vid nyproduktion Växeladministration Information i digitalt växelsystem, Trio Present Server Vid inaktualitet Uppdateras löpande 7/11

8 Greenhouse Fbg - energirådg. Dokumentation av EU-pBroschyrer, flygblad, annonser, kopior av artiklar - EUenergirådgivningen Bevaras 2015 Concerto projektet Energy in Minds Dokumentation av EUprojekt Kopior av kontrakt, konsortialavtal etc. energirådgivningen Bevaras 2015 Concerto projektet Energy in Minds Energirådgivning Ifyllda "energikoll"-formulär energirådgivningen se anm gallras efter 2015 Energirådgivning Kopia av brev, resultat energikoll server se anm gallras efter 2015 Energirådgivning Minnesanteckning, telefonsamtal och besök energirådgivningen 3 år Handläggning lokalt Ansökningar, beslut om lokalt inom KLIMP energirådgivningen 2011 KLIMP = klimatinvesteringsprogram, statligt stöd (miljogodkänd vedeldning) Handläggning lokalt Ansökningar, beslut om lokalt, ombyggnad, inom Concerto energirådgivningen se anm Concerto projektet Energy in Minds. Kan gallras efter Handläggning lokalt Ansökningar, beslut om lokalt, pellets, inom Concerto energirådgivningen se anm Concerto projektet Energy in Minds. Kan gallras efter Handläggning lokalt Ansökningar, beslut om lokalt, solvärme, inom Concerto energirådgivningen se anm Concerto projektet Energy in Minds. Kan gallras efter Handläggning lokalt Sammanställning ansökningar och resultat av server Bevaras 2011 Utskrives på papper före leverans. till modern vedeldning (KLIMP) Handläggning lokalt Sammanställning ansökningar och resultat av lokala server Bevaras 2015 Utskrives på papper före leverans. inom Concerto Projektredovisning Ekonomisk rapport EU-projektet server Bevaras 2015 Concerto projektet Energy in Minds Utskrives på papper före leverans. Projektredovisning Kopior av revisionsrapporter och intyg, EU-projekt energirådgivningen 2015 Concerto projektet Energy in Minds Projektredovisning Kopior av verfikationer EU-projektet energirådgivningen 2015 Concerto projektet Energy in Minds Projektredovisning Underlag ekonomiskrapport EU-projektet server 2015 Concerto projektet Energy in Minds Projektredovisning Underlag till verksamhetsrapport EU-projekt server 2015 Concerto projektet Energy in Minds Projektredovisning Verksamhetsrapport EU-projektet server Bevaras 2015 Concerto projektet Energy in Minds Utskrives på papper före leverans. Statistik sammanställning Resultat av energikoll i databas server Bevaras 2015 Utskrives på papper före leverans. Sammanställning bevaras. 8/11

9 Kommunarkiv Förvara arkiv Beståndsliggare, digital Arkivarien, server Vid inaktualitet Accessdatabas. Uppdateras löpande Förvara arkiv Dokumentation av arkivlokaler, Arkivarien Vid inaktualitet fastighetshandlingar, incidentrapporter, m.m. Förvara arkiv Förteckningar, digitala, databas Arkivarien, server Vid inaktualitet Visual Arkiv. Uppdateras löpande, konverteras vid systembyte Förvara arkiv Förteckningar, papper Arkivarien Vid inaktualitet Uppdateras löpande, äldre exemplar bevaras vid större förändringar. Förvara arkiv Förteckningsliggare, papper Arkivarien Vid inaktualitet Uppdateras löpande Förvara arkiv Gallringsbeslut Arkivarien Bevaras 10 år Förvara arkiv Leveranskvitton/Gåvobrev Arkivarien Bevaras Förvara arkiv Leveransliggare, digital Arkivarien, server Bevaras Visual Arkiv Förvara arkiv Mätprotokoll, arkivklimat Arkivarien Bevaras Förvara arkiv Placeringsinformation Respektive Vid inaktualitet Uppdateras löpande från placeringsliggaren arkivdepå Förvara arkiv Placeringsliggare, digital Arkivarien, server Bevaras Accessdatabas, uppdateras löpande Förvara arkiv Register till referensbibliotek, digitalt Arkivarien, server Vid inaktualitet Accessdatabas med information om tryck, böcker, tidningsklipp och utredningar Tillhandahålla arkiv Korrespondens, förfrågningar Arkivarien Vid inaktualitet Se anm. Frågor och svar bevaras i ej rutinmässiga förfrågningar, kan insorteras i referensbibliotekets klippdel. Tillhandahålla arkiv Lånekvitton, utlånade handlingar Arkivarien Bevaras Sorteras på återlämnade och ej återlämnade Tillhandahålla arkiv Medgivande Diarieförd akt Se anmärkning Ingår i de diarieförda handlingarna i kommunstyrelsens serie på kanslienheten Tillhandahålla arkiv Sekretessprövning Diarieförd akt Se anmärkning Ingår i de diarieförda handlingarna i kommunstyrelsens serie på kanslienheten Tillhandahålla arkiv Släktskapsintyg Diarieförd akt Se anmärkning Ingår i de diarieförda handlingarna i kommunstyrelsens serie på kanslienheten Tillsyn och rådgivning Dokumenthanteringsplaner, databas Arkivarien, server Bevaras Uppdateras löpande, accessdatabas Tillsyn och rådgivning Dokumenthanteringsplaner, upphörda Arkivarien Se anmärkning Bevaras vid större förändringar Tillsyn och rådgivning Verksamhetsstöd och Verksamhetsstöd och Handlingar rörande tillsyn och rådgivning: korrespondens, tillsynsrapporter/inspektionsprotokoll, mötesanteckningar. Arkivarien, diarieförd akt Se anmärkning Om handlingarna ej tillhör diariefört ärende hålls de sorterade i pärmar efter myndighet. Uppdateras löpande. Arkivmyndighetens årsberättelse Arkivarien, diarieförd akt Bevaras Ingår i de diarieförda handlingarna i kommunstyrelsens serie på kanslienheten Korrespondens, ej tillsyn och rådgivning Arkivarien Bevaras 10 år Alfabetiskt efter institution/person, korrespondent. Samma serie som för korrespondens vid förfrågningar. 9/11

10 Kommunarkiv Verksamhetsstöd och Kurser, konferenser, utbildningar - dokumentation Arkivarien Se anmärkning Bevaras i relevant urval för verksamheten. Uppdateras löpande Verksamhetsstöd och Lathundar och mallar Arkivarien Vid inaktualitet Uppdateras löpande Verksamhetsstöd och Projekthandlingar. Tillgängliggörande, Arkivarien Bevaras Objektsvis verksamhetsutveckling, arkivens dag, m.m. Verksamhetsstöd och Protokoll, nätverksträffar Arkivarien Bevaras 10 år 10/11

11 IT-avdelning Upphandling Driftavtal Kassaskåp, Se anmärkning Gallras 2 år efter upphörande kanslienheten Upphandling Licenser se anmärkning Vid inaktualitet Uppdateras löpande, Hanteras av driftpartner, nuläget Kerfi AB Dokumentation Dokumentation se anmärkning Bevaras Uppdateras löpande, Ägs av kommunen men hanteras av driftpartner, i nuläget Kerfi AB 11/11