Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad

Transkript

1 KFN 54/15 Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad 8.2 Stadsmuseum och kulturspecialister Antagen av kultur- och fritidsnämnden , 31 Gäller från och med

2 Verksamhetsområde 8. Kultur, fritid, turism Process 8.2. Stadsmuseum och kulturspecialister Beskrivning Museet samlar, registrerar, vårdar, visar samt levandegör kulturarvet. Avdelningen ansvarar även för kulturmiljövården genom uppföljning av kommunens kulturmiljövårdsprogram, yttranden över bygg- och rivningslov samt detaljplaneärenden och deltagande i namnberedningsgruppen. Avdelningen ansvarar även för kommunens konstinnehav samt deltar i planeringsarbetet med utsmyckning av offentliga platser. Vid avdelningen verkar också utvecklingsledare, kulturkonsulent, konstintendent och barnkultursekreterare. Handlingar rörande ekonomisk redovisning för muséet hanteras enligt process 2.4. Ekonomiadministration. Handlingar rörande information och marknadsföring hanteras enligt process 2.9. Information och marknadsföring Kultur och fritids arkiv består av de allmänna handlingarna, dvs. de handlingar som inkommit till och upprättats av kultur och fritid. De handlingar/samlingar som inkommit till museet uteslutande för förvaring, forskning eller studieändamål utgör inte allmänna handlingar och tas därmed inte upp i denna dokumenthanteringsplan. (Tryckt skrift, ljud- eller bildupptagning eller annan handling som ingår i bibliotek eller som från enskild har tillförts allmänt arkiv uteslutande för förvaring och vård eller forsknings- och studieändamål eller privata brev, skrifter eller upptagningar som eljest ha överlämnats till myndighet uteslutande för ändamål som nu angivits utgör ej allmän handling) (TF kap 2, 11, punkt 3). Aktivitet Handlingstyp Gallring Databärare Sökväg Anmärkning Seriesignum A8 Samverkan med andra institutioner i Mölndal Vårda och tillgängliggöra föremålssamlingar Vårda och tillgängliggöra fotosamlingar Mötesanteckningar från samverkansgrupp SAMM Mötesanteckningar från samverkansgruppen för Mölndals Kvarnby Kronologiskt/ antikvarie Kronologiskt/ antikvarie Tidigare Samarbetskommittén för hembygdsföreningarna Huvudliggare Primus Utgör register Avser museets hela föremålssamling Bilagor till kulturhistoriska föremål Systematiskt efter inventarienummer i närarkiv på museet. T ex mottagningshandling, följebrev, förteckningar, beskrivningar Huvudliggare Primus Utgör register Bilagor till fotosamling Systematiskt efter inventarienummer i närarkiv på museet. T ex mottagningshandling, följebrev, förteckningar, beskrivningar Arkeologiskt material Huvudliggare Systematiskt efter inventarienummer i närarkiv på A8

3 museet. Bedriva museiverksamhet Bokningsliggare Gallras efter 10 år Blå boken Sammanställning av statistik överförs till årsredovisning Egenproducerade trycksaker i urval Systematiskt i närarkiv på museet Trycksaker av betydelse bör bevaras. Det vill säga publikationer, program, affischer och dylikt. L1 Trycksaker som ej behöver bevaras kan vara exempelvis informationsblad med öppettider och kontaktuppgifter Arbetsrutiner Gallras vid uppdatering Dokumentation/Insamlings-plan F5 Övriga mötesanteckningar Gallras vid / Hos resp. inaktualitet digitalt handläggare Projektdokumentation med I det diarieförda F1 extern finansiering Projektdokumentation med Systematiskt T ex tillfälliga utställningar F1 intern finansiering närarkiv/ gemensam mapp Avtal I det diarieförda Bevara undertecknat F1 Handlingar rörande museifastighetens historik Handlingar rörande basutställningar Handlingar rörande pedagogisk verksamhet original Kronologisk ordning Fr o m 2014 hanteras fastighetsärenden av LFF Systematiskt/ närarkiv Systematiskt hos pedagog/närarkiv /gemensam mapp Handlingar rörande depositioner Gallras vid / Systematiskt hos T ex in- och utlån av

4 inaktualitet digitalt föremålsansvarig /gemensam mapp Utveckling av produkter Systematiskt hos produktutvecklare/ närarkiv gemensam mapp Ekonomisk redogörelse för butiken Gallras efter 10 år Blå boken/ Systematiskt kronologiskt Pressklipp Systematiskt efter ämne/närarkiv Tillgängliggörande av konst Konstregister /Uppdate ras löpande föremål Ett ex av produkten Avstämningar/utskrift ur Blå boken tas ut 2 ggr per år och skickas till förvaltningens ekonom. Oracledatabas Utgör register Hos konstintendent sutskrift för arkivering görs jämna år: En utskrift i placeringsordning och en utskrift reg. Nummer Ö1 D 1 Analoga bilder på konst registrerad i konstregistret Diabilder Reg. Nummerordning Digitala bilder på konst registrerad i konstregistret Konstdatabasen Sökbara via konstregistret Dokumentation kring samt Sökbart via konstnärlig utsmyckning Konstdatabasen konstdatabasen Pressklipp Kronologisk ordning i pärmar hos konstintendent. Projektdokumentation Förvaras hos konstintendent, kronologiskt Informationen är lagrad på extern server enl avtal Diabilder används inte i K 2 någon större utsträckning utan har ersatts av digitala bilder TIFF-bilder K 2 T ex avtal, skador skötselanvisningar D 1 Ö 1 T ex konstprojekt för skolan F 3 Vårda och tillgängliggöra Underlag till remissvar Gallras vid / Kronologiskt hos Remissvaret överförs till

5 kulturmiljö inaktualitet digitalt stadsantikvarien/ Förfrågningar; externa Gallras efter 3 år / Kronologiskt hos digitalt stadsantikvarien Kultur till barn och unga Protokoll från skolkulturrådet Hos nämndsekreteraren Ansökningar om regionalt stöd I det diarieförda (ej underlag) Beslut om regionalt stöd I det diarieförda Ansökningar om stöd hos I det diarieförda KULF/Skolkulturrådet Projekthandlingar I det diarieförda Anmälningsstatistik, underlag Anmälnings- och bekräftelseblanketter Förfrågningar; externa ( korrespondenspärm ) diariet Rutinmässiga förfrågningar från tex fastighetsägare Kronologisk ordning, A 6 Ansökningar till Västragötalandsregionen.) Hos handläggare Sammanställning ingår i VB Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet Gallras efter 3 år Kronologisk, gemensam pärm Rutinmässiga förfrågningar F 1 F 1 F 1 Kulturutveckling Programblad, affischer av vikt Kronologisk/Karto ng Ett exemplar levereras årligen till nämndens arkivansvarige Avtal av rutinmässig karaktär med artister och andra kulturutövare Dynamiskt stöd Kultur Ansökningshandlingar Projekt/Utredningar av betydelse Kulturnatt i Kvarnbyn Avtal/Kontrakt Gallras 2 år efter avtalet upphört Gallras efter 2 år från avtalet Platina Platina / digitalt Förvaras ämnesordnat hos barnkultursekretera ren. I det diarieförda ärendet I det diarieförda ärendet Förvaras ämnesordnat hos Tex hyresavtal, artister, konstnärer, kulturpedagoger Inkluderar även ekonomisk redovisning Övriga handlingar gallras vid inaktualitet L 1 F2F F1

6 Program/trycksaker av betydelse upphört / digitalt Kulturkonsulenten Kronologiskt/ Systematiskt i närarkiv L1