Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Transkript

1 KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad Hantera kompetensförsörjning Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med

2 Verksamhetsområde 2.Stödjande process Beskrivning Process Hantera kompetensförsörjning Aktivitet Handlingstyp Gallring Medium Sökväg Anmärkning Seriesignum Rekrytera och introducera personal Platsannons 2 år Offentliga jobb Offentliga Jobb I det fall en rekryteringskonsultkonsult anlitas öppnas ett ärende i diariet (Platina) och annonsen bevaras med övriga handlingar. Ansökningshandlingar, antagen *Bevaras/ 2 år Offentliga jobb/ Offentliga Jobb Ansökningar inkluderar handlingar som CV, personligt brev mm. *När rekryteringen är avslutad skriver handläggare ut en sammanställning av den aktuella personens ansökan. Denna bevaras i personalakten med undantag av det personliga brevet (Gallras efter 2 år). sansökningar scannas in till Offentliga jobb. I det fall en rekryteringskonsult anlitas sparas även en sammanställning av de sökande i det diarieförda ärendet. Ansökningshandlingar, ej antagna 2 år Offentliga jobb / Offentliga Jobb Ansökningar inkluderar handlingar som CV,

3 Meddelanden som skickas till sökande, t.ex. om avbruten ansökningsprocess. 2 år Offentliga jobb / personligt brev mm. I det fall en rekryteringskonsult anlitas bevaras även en sammanställning av de sökande i det diarieförda ärendet. Offentliga Jobb I det fall en rekryteringskonsult anlitas bevaras meddelandet i det diarieförda ärendet. Inkluderar meddelande om att det inkommit ansökan, ansökningsprocess avbruten, att sökanden inte fått tjänsten eller kallelse till intervju. Betygskopior 2 år efter ålderpension/vid Personalakt Betygskopior begärs in på de som kallas på intervju. Scannas inte in i Offentliga jobb. Betygskopior från ej antagna sökanden gallras. Spontanansökningar, arbete och sommarjobb Vid Offentliga jobb /Digitalt Handläggare / Offentliga jobb Betygskopior från för tjänsten relevanta betyg läggs i personalakt (t.ex. lärarlegitimation) Spontanansökningar, examensarbete och praktikplatser Vid /Digitalt Handläggare Handlingar som inkommit på papper och scannats in till Offentliga jobb Efter det att handläggare Offentliga Jobb Förstör pappershandling i en dokumentförstörare

4 kontrollerat att den digitala kopian är en fullgod ersättning för pappersoriginalet Delegeringsbeslut, anställning Bevaras Hos nämndsekretera re i kronologisk ordning (dokumentförstörare bör vara av säkerhetsklass 4 minst). I det fall en rekryteringskonsult anlitas registreras delegeringsbeslut även i det diarieförda ärendet. Anställningsavtal Bevaras Personalakt Personalakt (Innehåll se bilaga 3) Bevaras I personnummer ordning Vikariat mindre än 6 månader är verkställighet och kräver inget delegerings-beslut. *Gallring av äldre handlingstyper i personal-akten sker i enlighet med bilaga 2. Utdrag belastningsregister över timavlönade Gallras vid Hos löneadministrat ör Handlingen visas endast upp för ansvarig rekryterare, löneadministratör registrerar i Personec/Timecare Pool att det visats upp. Utdrag som ändå inkommit eller förvaras hos kommunen kan gallras vid. Utdrag belastningsregister över tillsvidareanställda Gallras vid Hos löneadministrat ör Handlingen visas endast upp för ansvarig rekryterare, löneadministratör registrerar i Personec att det visats upp. Utdrag som ändå inkommit eller förvaras hos kommunen kan gallras vid. Utdrag ur belastningsregister över Gallras vid Hos Utdraget visas för ansvarig

5 tillsvidareanställda inom grundskolan, förskolan och skolbarnomsorgon löneadministrat ör rekryterare, kopia på utdraget sparas och skickas till löneadministratör för registrering i Personec Utdrag ur belastningsregister över timavlönade inom grundskolan, förskolan och skolbarnomsorgon Gallras vid Hos löneadministrat ör Utdraget visas för ansvarig rekryterare, kopia på utdraget sparas och skickas till löneadministratör för registrering i Personec Utdrag ur belastningsregister för personal som arbetar med uppgifter beslutade enligt 9 LSS 2 år Hos enhetschef Utdraget visas för ansvarig rekryterare, kopia på utdraget sparas Kvittenser för nycklar och passerkort, behörigheter till ITsystem Gallras vid Hos handläggare Information om tystnadsplikt Vid ålderspension (d.v.s. 67 år) Personalakt Kan ingå i anställningsavtal. Delegering av arbetsmiljöansvar Vid ålderspension (d.v.s. 67 år) Personalakt Anmälan om bisyssla Information om hygienföreskrifter Information om närmast anhörig, kontaktuppgifter Vid ålderspension (d.v.s. 67 år) Personalakt Vid Personalakt Beroende på verksamhet ålderspension (d.v.s. 67 år) Vid uppdatering /Digitalt Närmaste chef Medarbetare registrerar uppgifterna i Självservice, chef skriver ut rapport som hålls tillgänglig för alla på enheten.

6 Introduktionsprogram för nyanställda Vid uppdatering /Digitalt Handläggare Hantera närvaro och frånvaro Anmälan, yttranden och beslut i AD, DO eller liknande instanser Bevaras Platina I det diarieförda ärendet Tidrapportering, underlag 2 år Löneadministratör Tidrapportering 2 år Digitalt PS Självservice Ledighetsansökan 2 år Digitalt PS Självservice Ledighetsansökan längre än 4 månader Sjukförsäkran/anmälan om vård av sjukt barn Bevaras Personalakt Gäller samtliga typer av ledighet t.ex. föräldraledighet, tjänstledighet etc 2 år Digitalt PS Självservice Läkarintyg Vid Handläggare* *Intyget ska endast visas upp för närmaste chef som meddelar löneadministratör att det visats upp. Löneadministratör registrerar detta i Personec. Semesterlistor Vid /Digitalt Närmaste chef Lista över personalens ledigheter över t.ex. sommaren. I regel lägger varje medarbetare in sin semester i Självservice, chef godkänner detta i samma system. Hantera rehabilitering och disciplinära åtgärder Rehabiliteringsutredning 2 år efter ålderpension 67 år Adato Adato Personalakt Inkomna pappershandlingar i rehabärenden scannas och kopplas till Adato. shandlingen kan

7 gallras efter skanning. Innan 2012 lades hela rehabutredningen i personalakten i särskilt kuvert. Efter 2012 hanteras allt i verksamhetssystemet Adato. Handlingar rörande disciplinärenden Bevaras Personalakt Skriftliga varningar Hantera arbetsskadeanmälan och tillbud Arbetsskadeanmälan Bevaras Lisa Lisa Handlingar rörande tillbudsoch arbetsskador; ex. fotografier, läkarintyg. Original till Försäkringskassan, kopia förvaras i LISA, sänds till AFA Försäkring. Digital arkivering sker i samråd med kommunarkivet. Tillbudsanmälan Bevaras Lisa Lisa Handlingar rörande tillbudsoch arbetsskador; ex. fotografier, läkarintyg. Original till Försäkringskassan, kopia förvaras i Lisa, sänds till AFA Försäkring. Digital arkivering sker i samråd med stadsarkivet. Kompetensutveckla personal Intyg över genomgången utbildning Bevaras/ 2 år efter ålderspension 67 år Personalakt Externa intyg gallras och intyg upprättade av Mölndal stad bevaras Handlingar rörande interna utbildningar Vid Handläggare

8 Handlingar rörande utbildningar med externa konsulter Utbildningsmaterial/ information till personalen av betydelse Vid Handläggare Upphandling av utbildningar hanteras enligt process 2.5. Avtal gallras två år efter avtalstidens utgång Bevaras Handläggare Egenproducerade trycksaker av betydelse bevaras (2 ex). Övriga handlingar kan gallras vid Förändra och avsluta anställning Bevis på förändrad anställning Bevaras Personalakt Underlag för förändrad anställning (underlag för anställning, blankett på intranätet) När det är inlagt i PS och avtal underskrivet kan underlaget gallras vid. Anmälan om uppsägning på egen begäran Bevaras Personalakt Avsluta anställning på egen begäran Uppsägningsbesked Bevaras Personalakt T ex p.g.a. arbetsbrist, avgångsskyldighet vid 67 års ålder. Protokoll/överläggningsprotokoll med anledning av arbetsbrist eller personliga skäl Handlingar rörande uppsägning av personliga skäl Bevaras Personalakt När det gäller enskilda individer. Bevaras Personalakt Överenskommelser/avtal, protokollsutdrag från MBLförhandling Meddelande om varsel enligt Lagen om anställningsskydd Bevaras Personalakt

9 Pensionsansökan Bevaras Personalakt Tjänstgöringsbetyg/ intyg Bevaras Personalakt Intyg som inte upprättats i Mölndal stad gallras 2 år efter ålderspension, 67 år. Ansökan och beslut om pension med matrikelutdrag (SPV) Bevaras Personalakt Dödsfallsintyg från Skatteverket 2 år efter ålderspension 67 år Personalakt Pensionsbrev om efterlevandepension Meddelande från KPA att pensionstagare avlidit Bouppteckningsintyg Arbetsgivarintyg Handlingar rörande uppsägning pga av personliga skäl Handlingar rörande avsked Bevaras Personalakt 2 år efter ålderspension 67 år Bevaras Personalakt 1 år Digital Filserver/Lönee nheten Bevaras Personalakt Bevaras Personalakt Intyg för arbetsförmedlingen Skapas i Personec och sparas ned i wordformat på filservern av löneadministratör. Skickas till arbetstagaren.