Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan

2 2(5) Inledning Dokumenthanteringsplanen är upprättad för att hålla en god ordning och ge överblick över förvaltningens allmänna handlingar. Den talar om vilka handlingstyper som förekommer i respektive verksamhet och om de ska bevaras (sparas för alltid) eller gallras (förstöras). Dokumenthanteringsplanen avser att förbättra personalens och allmänhetens möjligheter att söka och återfinna information. Den ska alltid överensstämma med verkligheten på förvaltningen och uppdateras årligen. Saknas handlingsslag i dokumenthanteringsplanen är gallring ej tillåten. Handlingar gallras/förstörs efter angivet antal år utöver det år då handlingen har upprättats. Vid inaktualitet innebär att en handling kan gallras när den inte längre behövs i verksamheten. Anmälan om arbetsskada eller tillbud Anställningsinformation Anställningsinformation, feriearbete Ansökningshandlingar, anställd Ansökningshandlingar, ej anställd Ansökningshandlingar, vikarier Arbetsgivarintyg, kopia Arbetstidsschema/ tjänstgöringsschema Beslut från Försäkringskassan, se anm Digitala handlingar, i datasystemet Personec: Bevakningslistor Analyslistor Frånvarolistor Kontrollistor, se anm. Originalet till Försäkringskassan Ett original till den anställde, ett original i personakten Efter det att tjänsten tillsatts Från kommunen till personal, sparas digitalt Papper/Digitalt Angående sjukersättning och aktivitetsersättning

3 3(5) Ersättning för utlagda kostnader Ledighetsansökan Förvaras med reseräkning Papper/Digitalt (självservice i personalsystemet) Lista över pensionsgrundande lön Läkarintyg Löneavdragsintyg Lönebeslut Lönebidragsanställda, beslut och underlag Lönebidragsanställda, rekvisitioner Löneförhandlingsprotokoll Lönelistor Löneunderlag/tjänstgöringsrapporter (bevaras) Digitalt i personalsystemet i pappersform Se Rehabilitering. Ex. fackligt ledighetsintyg, tjänstledighet, ledighet för politiska uppdrag m.fl. I pärm i arkivet Papper/Digitalt i personalsystemet Papper/Digitalt (självservice i personalsystemet) Måltidskuponger, underlag Pensionsbrev Personalakter Personnummerordning - Dokumentskåp i arkiv

4 4(5) Protokoll (minnesanteckningar): Enhetsmöte APT Förhandlingar, MBL m m, inkl. register Kommuncentrala samverkansgruppen Rehabilitering Pärm i arkivet Pärm i arkivet Pärm i arkivet samt publicering på intranätet Handlingar från arbetsgivarens rehabiliteringsutredning bevaras väsentligen utan undantag i låst skåp hos personalsekreteraren med beaktande av sekretessen Reseräkning inkl. traktamente Semesteromställningslista Skatter (jämkning m.m) Sjukdom och vård av barn, anmälan Terminalglasögon, beslut/rekvisition Tjänstgöringsbetyg Tjänstgöringsintyg Tjänstgöringsrapport T 2 Tjänstgöringsrapport T 3 Underlag för utbetalning av arvode till familjehem, kontaktpersoner, gode män och särskilt förordnad vårdnadshavare Utmätning i lön, beslut Originalet till den anställde Originalet till den anställde Ses som anställningsbevis Låst skåp hos löneassistent

5 Hällefors kommun Besöksadress: Sikforsvägen 7 Postadress: Hällefors Telefon: (växel) Växelns öppettider: mån tors , fre , Telefax: E-post: kommun@hellefors.se