Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan Stödprocesser i Torsby kommun 2.3 HR PA Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, Revidering: datum och paragraf Revideringen avser Version

2 Verksamhetsområde 2.3 HR Processgrupp PA Beskrivning I processgruppen PA ing processerna: Beräkna och betala ut lön Hantera personalförsäkring Hantera övriga frågor Processen beräkna och betala ut lön Analoga dokument Digitala dokument Aktivitet Handlingstyp Format Förvaring Format Förvaring Bevaras/Gallras Format vid arkivering Anmärkning Hantera löneunderlag för anställda Tjänstgöringsrapport/ anställningsbevis Personec P Bevaras Tjänstgöringsrapporter för deltidsbrandmän förvaras hos räddningstjänsten Tjänstgöringsrapport socialförvaltningen Gäller ex korttidsvistelse i familjehem. Gallras efter 2 om lönesystemet, annars 10. Schema Gallras efter 2 om lönesystemet, annars 10. Beslut om ersättning för beredskap och Gallras efter 2 om lönesystemet, annars 10.

3 extra beredskap som inte är schemalagd Avdrag för utförd ordinarie beredskap/ ersättning för byte av beredskap Gallras efter 2 om lönesystemet, annars 10. Tillägg vid extra beredskap samt ersättning vid lätthelg Gallras efter 2 om lönesystemet, annars 10. Fast ersättning vid beredskap Gallras efter 2 om lönesystemet, annars 10. Tillägg vid förskjuten arbetstid och schemabyten Gallras efter 2 om lönesystemet, annars 10. Arvodesbeslut Gallras efter 2 om lönesystemet, annars 10. Ledighetsansökan Gallras efter 2 om lönesystemet, annars 10. Läkarintyg Gallras efter 2 om

4 lönesystemet, annars 10. Reseräkningar Gallras efter 2 om lönesystemet, annars 10. Listor på kostavdrag m.m. Gallras efter 2 om lönesystemet, annars 10. Kvitton på personliga utlägg (ersättningar) Gallras efter 2 om lönesystemet, annars 10. Facklig tid, rapporter och sammanställningar Gallras efter 2 om lönesystemet, annars 10. Månadsrapportering för särskilda ersättningar och avdrag Gallras efter 2 om lönesystemet, annars 10. Tilläggsrapportering Gallras efter 2 om lönesystemet, annars 10. Uppdragstagare Blankett som fylls i och lämnas in av ex föreläsare. Gallras efter 2 om

5 lönesystemet, annars 10 Korttidspool, sammanställning Gallras efter 2 om lönesystemet, annars 10. Lönestyrande meddelande i personalärende Personaldossie Personec P Bevaras Meddelanden som inte är lönestyrande kan gallras vid inaktualitet. Hantera löneunderlag för förtroendevalda Tjänstgöringsrapport Intyg om förlorad arbetsinkomst Personec P Gallras efter 3 Personec P Gallras efter 3 Samtliga nämnder rapporterar till HRavdelningen. Deltagande i sammanträde och ev förmöte Personec P Gallras efter 3 Justeringsblankett Personec P Gallras efter 3 Deltagande i resor/ övriga förtroendeuppdrag Personec P Gallras efter 3 Protokollsutdrag nya/avslutade förtroende Gallras vid inaktualitet Gallras när uppgifterna lagts in i systemet,

6 Hantera frånvaro vid sjukdom, skada, vd av barn och övrig frånvaro valda samt ändringar Anmälan om sjukfrånvaro från timanställd Frånvaroanmälan/ rapportering Server Gallras efter 2 Server Bevaras Digital Görs av den anställde i lönesystemet och tillstyrks/beviljas av chef. Underrättelse till arbetsgivare, beslut om högre sjuklön särskilt högriskskydd Bevaras Ansökan om försäkringsersättning för sjuklönekostnader särskilt högriskskydd Gallras vid inaktualitet Original skickas till Försäkringskassan. Handlingar rörande sjukskrivning ex läkarintyg Gallras efter 2

7 Sjukanmälningar, sjukskrivningar Gallras efter 2 Den sjuke anmäler via papper eller AFAs kundwebb. HRavdelningen bekräftar anställningen genom att sända papperet till AFA eller via AFAs kundwebb. Handlingar kring arbetsskada Bevaras Ex läkarintyg, utredningsdokumentation, ansökan och beslut om skadeersättning m.m. Avisering till Försäkringskassan Gallras efter 2 Tas ut ur lönesystemet 2 ggr/vecka och sänds in via Försäkringskassans webb. Kopia av anmälan till avtalsgruppförsäkring för anställda hos kommuner och landsting AGS KL Bevaras Original till AFA. Gäller vid långtidssjukdom från sjukdag

8 Kopia av medicinskt underlag/ läkarintyg som följer AGSKL Bevaras Original till AFA. Beslut om sjukbidrag Bevaras Inkommer från Försäkringskassan. Beräkning och beslut om livränta Bevaras Kvittens på information om preliminära uppgifter Gallras efter 2 Skickas in via webb och kvittens skrivs ut. Slutlig uppgift avtalsförsäkringar/ tjänstegruppliv med tillhörande handlingar Gallras efter 2 Skickas in via webb och kvittens skrivs ut. Förfrågan om den anställdes inkomst och tjänstgöringstid Gallras vid inaktualitet Originalet fylls i och skickas tillbaka till Försäkringskassan. Kopian sätts ihop med de uppgifter som utgör svaret.

9 Processen hantera personalförsäkring Analoga dokument Digitala dokument Aktivitet Handlingstyp Format Förvaring Format Förvaring Bevaras/Gallras Format vid arkivering Anmärkning Hantera försäkring Försäkring, avtal om försäkring Diarieförda handlingar PDF Ärendehanteringssystem Bevaras / digital Processen hantera övriga frågor Analoga dokument Digitala dokument Aktivitet Handlingstyp Format Förvaring Format Förvaring Bevaras/Gallras Format vid arkivering Anmärkning Hantera utmätning Underrättelse om beslut Personec P Gallras efter 10 Inkommer från Kronofogdemyndigheten. Fullmakt för löneavdrag till soc Personec P Gallras efter 10 Gäller både bistånd och förmedlingsmedel. Hantera övriga löne och arbetstidsrelaterade Lönelistor Personec P Bevaras Lämnas svis till arkivet. Är viktig att bevara för de fall inget annat underlag för lön finns ex inför

10 handlingar inrapportering av pension. Lönespecifikationer Personec P Bevaras Digital Endast arbettagaren f papper. Intresseanmälan om löneväxling till pension Personec P Bevaras Ev kopior och register gallras vid inaktualitet. Bilförmån Personec P Gallras 10 efter upphörd förmån Inkommer via leasingbilsföretaget. Skatter, se Gallras efter 10 Gäller ex jämkningar, beslut om preliminär skatt och beslut om särskild inkomstskatt från utomlandsbosatta. Kontrolluppgifter Server Bevaras Digital Rättelse av kontrolluppgifter HRavdelningens närarkiv Gallras efter 10, se Bevaras om matrikelkort inte tas ut. Sammandrag av kontrolluppgifter Server Gallras efter 10 Uppgifterna hämtas ur Personec P. Redovisning av arbetsgivaravgift HRavdelningens närarkiv Gallras efter 10

11 Matrikelkort Bevaras Dras ut ur lönesystem när personen blir 70. Löneskulder Gallras efter 2 Räkning förs i lönesystem och lämnas över till ekonomiavdelningen. Flextidsrapporter Gallras efter 2 Tas ut månadsvis ur systemet. Förvaras hos chef eller personalredogörare. Hantera slönerapportering Begäran om slönerapporteringe Årslönerapportering Kvittens Server Server Bevaras Bevaras Rapporteringen hålls samlad svis med begäran och kvittens. Rapporteringen sköts via den begärande myndighetens hemsida. Server Bevaras