Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan Stödprocesser i Torsby kommun 2.3 HR Upphörande av anställning Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, Reering: datum och paragraf Reeringen avser Version

2 Verksamhetsområde 2.3 HR Processgrupp Upphörande av anställning Beskrivning I processgruppen upphörande av anställning ing processerna: egen uppsägning uppsägning från arbetsgivare pension rätt att fortsätta till 67 dödsfall övriga frågor Ex arbetsgivarintyg och avtackning Processen hantera egen uppsägning Aktivitet Handlingstyp Format Förvaring Format Förvaring Bevaras/Gallras Format uppsägning Överenskommelse uppsägning Diarieförda handlingar PDF Ärendehanteringssystem Bevaras / digital Uppsägning Diarieförda handlingar PDF Ärendehanteringssystem Bevaras / digital Uppsägningen diarieförs hos den nämnd det gäller. Kopia till HR-avdelningen med diarienummer. Processen hantera uppsägning från arbetsgivaren

3 Aktivitet Handlingstyp Format Förvaring Format Förvaring Bevaras/Gallras Format uppsägning Turordningslistor för uppsägning - Server Bevaras Ska bifogas till förhandlingsprotokollet och sparas tillsammans med det. Övriga kopior gallras. Diarieförda handlingar PDF Kopia av varsel om driftsinskränkningar Ärendehanteringssystem Bevaras / digital Kan ske organisationsförändringar. Originalet till den anställde, eventuella andra kopior gallras. Beslut om att anställningen upphör - - Bevaras Vid ex provanställning eller varsel om uppsägning Uppsägning Diarieförda handlingar PDF Ärendehanteringssystem Bevaras / digital Uppsägningen diarieförs hos den nämnd det gäller. Kopia till HR-avdelningen med diarienummer. Anmälan om företrädesrätt återanställning - - Bevaras Görs via blankett på intranätet. Blanketten skickas via mottagande chef till HR-avdelningen. Processen hantera pension

4 Aktivitet Handlingstyp Format Förvaring Format Förvaring Bevaras/Gallras Format pension Begäran om uttag av tjänstepension IPR - - Bevaras Beslut om utbetalning - - Bevaras Lista över pensionsavgångar - - Gallras - Tas ut ur Personec P behov. Pensionsredovisning KPA - - Excel Server Gallras efter 10 - Tas ut från KPA en gång/ av ekonomiavdelningen. Används som underlag för bokslut. Förfrågningar från KPA on anställdas pensionsgrundande lön och arbetad tid/tjänstgöring samt svar på förfrågan - - Gallras - Ex SPV 9. Handlingarna gallras hos KPA efter 10. Preliminär beräkning/ simulering av - - Gallras - Görs a KPA Pension direkt

5 pension Beslut/anmälan om kommunal personalpension från Torsby kommun, pensionsbrev med bilagor och delegationsbeslut - - Bevaras Pensionsbrev utgörs av handling utskriven från KPAs pensionssystem gokännande av pension. Utbetalningsuppdrag, engångsersättning enligt AGF-KL, avgångsförmån för anställda hos kommuner Verifikationer GIF Aditro Redovisning och Reskontra (ROR) Gallras efter 10 - Kommer till HR och arebefordras till ekonomiavdelningen. Överenskommelse om pensionsförstärkning - - Bevaras Skickas till KPA. Avtal om särskilda pensionslösningar - - Bevaras Kan innehålla sekretess enligt OSL kap Kvittens över premier - - Gallras efter 2 - Rapportering sker digitalt sedan 2012.

6 rapporterade till Pensionsvalet (PV) Kostnad för pensionsavgifter från PV - - Excel Server Gallras efter 10 - Förteckning över pensionstagare - - Gallras - Kommer från KPA en gång/. Förteckning över personer med låg pensionsavgift som betalas ut via lön Excel Server gallras, digital handling bevaras Digital Förteckningen köps via PV. Rapportering av arbetstagare registrerade hos KPA Kontoutdrag pensionsmedel från KPA Signallista från bearbetning av maskinell Server Gallras - - PDF Server Gallras efter Server Gallras - Års- och delsrapporter förs över från Personec P till KPA via fil - Redovisar in- och utbetalningar av pensionsmedel. Tas ut av ekonomiavdelningen från KPA. - Kommer från KPA, används rättning av felaktiga uppgifte i KPA

7 rapportering Direkt. Fakturor på premier och avgifter - - GIF Aditro Redovisning och Reskontra Gallras efter 10 - Processen hantera rätt att fortsätta till 67 Aktivitet Handlingstyp Format Förvaring Format Förvaring Bevaras/Gallras Format förfrågan Förfrågan och svar - - Bevaras Förfrågan om att fortsätta arbeta till 67 g ut till alla som arbetar 65 s ålder. Förfrågan och svar på samma blankett Processen hantera dödsfall Aktivitet Handlingstyp Format Förvaring Format Förvaring Bevaras/Gallras Format dödsfall Personintyg TGL-KL/ försäkran - - Bevaras Original till KPA.

8 avliden arbetstagare Meddelande om pensionstagare som avlidit - - Bevaras Information hämtas från ProCapita. Gäller det långtidssjukskriven person kan informationen komma från KPA. Tjänstgöringsbesked - - Bevaras Original till KPA. Dödsfallsintyg och släktutredning, arbetstagare och pensionär Bevaras Inkommer på begäran från Skatteverket och ska skickas are till KPA. Arbetsgivarintyg, anmälan om avliden arbetstagare och pensionär Bevaras Original till KPA. Försäkran, avliden arbetstagare Bevaras Original till KPA. Bouppteckningsintyg Bevaras Original till KPA.

9 Bouppteckningar Bevaras Processen hantera övriga frågor Aktivitet Handlingstyp Format Förvaring Format Förvaring Bevaras/Gallras Format intyg Arbetsgivarintyg till A- kassa - - Word Server Gallras efter 2 - Underlag hämtas från Capella och Personec P. Skrivs ut och skickas till arbetsledare. Tjänstgöringsintyg - - Word Server Bevaras, se anmärkning Digital Det senaste intyget bevaras, övriga gallras. Originalet skickas till den anställde. Tjänstgöringsintyg bevaras i mapp på U. avtackning Matriklar över personal som ska avtackas - - Gallras - Tas fram ur Capella och Personec P. Förvaras på anställande förvaltning. Lista över förtroendevalda som ska avtackas - - Gallras - Tas fram ur Troman. Fatta beslut på delegation Diarieförda handlingar PDF Redovisning av delegerings- Ärende- hanterings- Bevaras / digital Beslut på delegation fattade av HR-chefen ska

10 beslut system redovisas för ks.