Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan Stödprocesser i Torsby kommun 2.3 HR Bemanning Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, Reering: datum och paragraf Reeringen avser Version

2 Verksamhetsområde 2.3 HR Processgrupp Bemanning Beskrivning I processgruppen bemanning ing processerna: jourtjänstgöring Jourtjänstgöring finns bland annat hos räddningstjänsten och tekniska avdelningen. schemaläggning Schemaläggning sker huvudsakligen helt digitalt i personalsystemet, men viss pappershantering kan förekomma. Semesterplanera Semesterplanering sker huvudsakligen helt digitalt i personalsystemet, men viss pappershantering kan förekomma. särskilda anställningsformer Gäller bland annat lönebidragsanställningar, allmänt och särskilt förstärkt anställningsstöd och offentligt skyddat arbete (OSA). övriga frågor Exempelvis personalstatistik och förteckningar Processen hantera jourtjänstgöring Analoga dokument Digitala dokument jourtjänstgöring Jourlistor - Server Gallras efter 2 - Processen hantera schemaläggning Analoga dokument Digitala dokument

3 Schemaläggning Schema - Personec P Gallras efter 2 - Information om tillgänglig vikarie Vikariebeställning Processen semesterplanera Timepool Gallras efter Timecare Gallras efter 2 - Arbetstagaren lägger själv in information i systemet om hen är tillgänglig för arbete - Artbetsledaren beställer vikarie. Analoga dokument Digitala dokument semester- och ledighetsansökan Ledighetsansökan - Personec P Gallras efter 2 - Ledighetsansökan kan göras direkt via systemet eller via blankett. Semesteransökan, omvandling av semesterdagar till timmar - Personec P Gallras efter 2 - Avtal om byte av semestertillägg mot extra semester - Personec P Gallras efter 2 -

4 Semesterlista per arbetsställe - Personec P Gallras - Tas ut för hela kommunen ur personalsystemet. Processen hantera särskilda anställningsformer Analoga dokument Digitala dokument rekvisitioner av olika bidrag, ex lönebidrag Ansökan om bidrag - - Bevaras Ansökan skrivs in i systemet, underlaget ska skrivas under av arbetsgivare, arbetstagare och fack och skickas sedan tillbaka Meddelande beslut /- underlag, samt ev. förlängning av bidrag - - Gallras efter 10 - Beslutsmeddelande inkommer i pappersform eller via Inloggning i systemet sker med e-leg. Kopia av anställningsbevis - Personec P Gallras - Originalet skickas till den anställde. Handlingen bevaras hos HRavdelningen, övriga kopior kan gallras. Förteckningar över lönebidrags- - Server Uppdateas löpande - Excelfil, uppdateras löpande. Eventuella kopior i pappersform gallras.

5 anställda Rekvirering av bidrag Information om att bidrag finns att rekvirera finns på och rekvirering sker via hemsidan eller blankett som skickas in. Transaktionslista - - Gallras - Jämförs med utbetalningar och gallras sedan. Ansökan om omprövning av bidrag - - Gallras - Kopia. inkommer från Arbetsförmedlingen, originalet fylls i och skickas tillbaka Utbetalningsavi - - Gallras efter 10 - Finns digitalt på shandlingar hanteras av ekonomiavdelningen och förvaras bland verifikationerna. Eventuella kopior gallras. Bokföringsorder - - Gallras efter 10 - s av ekonomiavdelningen och förvaras bland verifikationerna. Processen hantera övriga frågor

6 Analoga dokument Digitala dokument personalförteckningar Förteckning/ namnlistor över samtliga anställda Server Bevaras Digital Listan kan tas ut ur systemet Capella. Listan är en ögonblicksbild. personalstatistik Personalstatistik, svis och halvsvis - Server Bevaras Tas ut ur Personec P och förs in i kommunens sredovisning. Statistiken visar bl.a. antal anställda, sjukfrånvaro, könsfördelning och åldersstruktur. Personalstatistik, månadsvis - Server Gallras - Gäller återanställningar och konverteringslista (arbetstagare som håller på att bli fastanställda enligt LAS). Tas ut ur Winlas och skickas till respektive chef. Statistik som skickas till SCB ex: konjunktursstatistik, lönestatistik, syssel Server i Sunne Bevaras Digital Statistiken tas ut ur Personec P och laddas upp via SCB:s hemsida. Den överförda statistiken bevaras digitalt då den visar en bild av Torsby kommun som g förlorad i SCB:s statistik.

7 sättningsstatus, statistik över vakanser, kortperiodisk sysselsättning, sjuklönestatistik, arbetsställekod Novemberstatistik till SKL Server i Sunne Bevaras Digital Laddas upp till SKL via fil. Kvittens på lämnad statistik - - Gallras efter 2 - Gäller all statistik som begärs in av annan myndighet. Konjunkturstatistik över vakanser i offentlig sektor - - Bevaras Inkommer från Länsstyrelsen. Konjunkturstatistik över primärkommunal sektor - - Bevaras Inkommer från SCB. Statistik på sjukfrånvaro i Torsby kommun - - Gallras - Används som underlag i budgetarbetet.

8 Statistik över åldersfördelning på personal i Torsby kommun - - Bevaras Statistik över antal arbetstagare i Torsby kommun - - Bevaras Statistik som tas fram på begäran av organisationen - - Gallras - Statistiken gallras hos HRavdelningen efter att den överlämnats till den som begärt den. förteckningar/ journaler Förteckning över arbetsställenummer och arbetsställebenämning Server Bevaras Förvaras i mapp på U. Förteckningen tas ut på papper för varje förändring. Mertids-/ övertidsjournal Server Gallras efter 3 - Finns i Personec P utdata. I enlighet med Arbetsmiljöverket.