Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan för konomiadministration, A Norrköpings stadsarkivs beteckning 04 Diarienummer KS 160/ Fastställd av kommunstyrelsen den 29 april 2003, 178. nligt arkivlagen ska alla kommunens myndigheter ha dokumenthanteringsplaner för sina verksamheter. Planerna arbetas fram i samråd mellan berörd verksamhet och stadsarkivet. Av dokumenthanteringsplanen framgår bland annat vilka handlingar som finns samt hur de ska ordnas och hanteras. Dessutom beskrivs om de ska bevaras, och i så fall när de ska överlämnas till stadsarkivet, eller om de ska gallras och efter hur lång tid det i så fall ska ske. Dokumenthanteringsplanerna fastställs av den myndighet som är ansvarig för verksamheten, efter förslag från arkivmyndigheten. STADSARKIVT

2 Stadsarkivariens delegationsbeslut om planändringar: , , DOKUMNTHANTRINGSPLAN för konomiadministration, A fastställd KS , 252 ändrad KS , 178 sid 1 (6) NSA bet. 04 Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. som enligt planen ska bevaras ska skrivas ut på åldrings eller arkivbeständigt papper och arkiveras på angivet sätt. som enligt planen ska gallras behöver inte överhuvudtaget skrivas ut på papper, om de i digital form kan fullt ut administreras enligt det offentligrättsliga regelverkets krav samt hållas såväl fysiskt som logiskt tillgängliga under gallringsfristen. Planen omfattar redovisningssystemets handlingar. na förutsätts i grunden ordnas årsvis. Systemdokumentation Använda förkortningar K = kommunstyrelsenkontor, = enheten, = internt företagsenhet, = reskontraenhet, = registreringsenhet, = enhet / förvaltning. Systemdokumentation, adb, utskrifter på papper Beskriver systemfunktioner och systemsamband. Gia, tidigast efter utskrift på papper. Till NSA efter. Kvittenser styrtabeller/kontotabeller,,, Användarinstruktioner,,, Gia fortlöpande. Attest och utanordningsförteckningar, Från det att den ersatts. Indata Inkommande leverantörsfakturor som skannas: pappersoriginal, digital version nligt Skatteverkets beslut Övriga verifikationer, med bilagor, Leverantörsfakturor som inte skannas, internfakturor, bok NKN2001 Utgåva

3 sid 2 NSA bet. 04 original, kopior föringsorder. Bilagor som fordras för att verifikationen ska kunna förstås, ska biläggas originalet. Får levereras till NSA efter. Gia, normalt efter, senast efter. Behöver inte samlas. Orderbekräftelser, följesedlar, o d, som inte blir verifikationsbilagor Gia, normalt efter fakturakontroll. Devis interndebitering, debiterings/ fakturaunderlag j avtal/kontrakt. Devis fakturering/kundreskontra, debiteringsunderlag extern debitering, original,utom närmast nedanstående, original hos Debiteringsgruppen avseende kunder i ÄoHomsorgen, aktuella kunder, avställda kunder kopior Personnr.ordning. Avställs vid inaktualitet efter ekonomiskt avslut. Årsvis i personnr. ordning. j avtal/kontrakt. Inaktualitet är avslutat bistånd. Gia, normalt efter, senast efter. Behöver inte samlas. Devis anläggningsreskontran, underlag för registrering (utom verifikationer), Investerings och kapitalkostnader. Avtal / kontrakt, gällande, upphörda Avställs när de upphör. Avtal/kontrakt mellan uppdragsgivande nämnd och utförare bevaras, när så ska ske, av nämnden. Räknat från året efter avställningsåret. Momsredovisning, inkl. särskilt bidrag, arbetsmaterial K,, Rekvisitioner och kvittenser, 1:a kopian, övriga kopior Gia, efter leverans och fakturakontroll Biljettstammar o. d.

4 sid 3 NSA bet. 04 Kontrollremsor från kassaregister Kvittenslistor och mottagningsbevis för uttag av rekvisitionsblock, biljetter, matkuponger m fl värdehandlingar fter att samtliga uttag har redovisats. Databasen Hårddisken Bokföringsårets filer Gallras genom fortlöpande uppdatering. Avställs enligt säkerhetskopieringsrutinen. Föregående bokföringsårets filer Utgallras efter årsregistervård med list, mikrofich och cduttag enligt denna plan. Säkerhetskopiorna Varje natt 14 dagar Rutinen, som är dokumenterad och utförs och kontrolleras i Älvsjö, ska vara känd av operativ systemägare och systemansvarig. Utdata Årsbokslut med bilagor och kontoplan, original, för kommunen, koncernen K K Till NSA efter. Till NSA efter. Årsbokslut, dito, kopior K, Gia, senast efter. Årsredovisning för Norrköpings kommun, original, kopior K K, Till NSA efter. Gia, senast efter. Delårsbokslut med handlingar K, Gia, senast efter. i den mån KS/KFanmälan sker. Bokslutsunderlag K, Gia, tidigast efter beviljad ansvarsfrihet, senast efter. Arbetsmaterial till bokslut K,,,,, Gia, senast efter.

5 sid 4 NSA bet. 04 Devis Redovisning Integrationsposter (0220) Fr o m 1995 endast på optisk disk i Älvsjö. Fellistor, externa /interna (0030) Felhantering, rättelsetrans (0222) till bokföring Felhantering, rättnings (0223) journal Anger ursprungligt och nytt verifikationsnummer. Kvittenser kontotabell (0100) konomirapporter, månadslistor papper, årslistor mikrofich, omgång 1, årslistor mikrofich, omgång 2 Kallas ofta bokföringslistor. Gia, senast efter. Behöver inte tas ut. Till NSA omedelbart. Ska vara på silverfilm. Devis Leverantörsreskontra Kvittens styrtabeller (1240) Kvittens leverantör (1290) Utbetalningslista, postgiro, (1110) bankgiro (1120) Bokföringsposter (1390) Funktion som integrationslista. Rensade fakturor (1350) Skrivs ut vid registervård ("avplock"). Leverantörsregister, åslista Med statistikuppgifter. Listor/handlingar som inkommer från postgiro och bankgiro: beordrade betalningsuppdrag kontoutdrag bevakade betalningsuppdrag revisionsrapport postgiro Betalningsverifikation. Utgallras omedelbart. Utgallras omedelbart.

6 sid 5 NSA bet. 04 Devis Bokföring Kvittens styrtabeller (1600) Bokföringsposter (1610) Devis Interndebitering Säljgruppskvittenser (1300) Objektskvittenser (1310) Bokföringsposter (1320) Funktion som integrationslista. Kvittens styrtabeller (1330) Kundkvittenser (1340) Devis Fakturering/Kundreskontra Kvittens styrtabeller (4402) Kundkvittenser (4401) Fakturajournal, (4200) papperslistor t o m 1996, papperslistor fr o m 1997, cdrom fr o m 1997,, Utställda fakturor. Gallras när cdrom framställts efter bokslutet, vanligen i april året efter verksamhetsåret. Annullerat (4300), Annullerade fakturor. Integrationsposter (4201/4301), Mot bokföringen. Inbetalningslista (4331) Reskontrajournal (4344) Alla händelser. Fr o m 1998 endast på optisk disk i Älvsjö. Signallista överbetalning (4341) Avstämning OCR (4342) Reskontra/restlista (4339) Gia. Utestående fordringar. Lista poster överförda till externt inkassosystem, ex. 1, ex. 2, ex. 3 Adm. stöd System Sniken hos Administrativt stöd. Gia, senast inom. Gia, senast inom.

7 sid 6 NSA bet. 04 Listor/handlingar som inkommer från postgiro och bankgiro: inbetalningskort, pg/bglistor, kontoutdrag Registervård: fakturaregister, (4550) kundreskontraregister, (4551) kundregister (4552) Kundfakturor. Devis Anläggningsreskontra Kvittens styrtabeller (3000) Kvittens grupperingsregister (3001) Kvittens objektsregister (3003) Integrations/bokföringsposter Reskontrakvittenser (3004) Investeringskvittenser (3005) Budgetunderlag (3050) Övriga redovisningshandlingar Redovisning av handkassor nligt särskild rutin. Register för ankomstregistrering av fakturor, databasen, papperslistor Gallras efter bokslut. Gia, normalt efter bokslutet. Behöver inte tas ut. Arbets och informationsmaterial av endast tillfällig betydelse K,,,,, Gia, senast efter.