Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan för Norrköping Vatten AB, Norrköpings stadsarkivs beteckning 58 Fastställd av styrelsen den 11 mars 2008, 7. Enligt arkivlagen ska alla kommunens myndigheter ha dokumenthanteringsplaner för sina verksamheter. Planerna arbetas fram i samråd mellan berörd verksamhet och stadsarkivet. Av dokumenthanteringsplanen framgår bland annat vilka handlingar som finns samt hur de ska ordnas och hanteras. Dessutom beskrivs om de ska bevaras, och i så fall när de ska överlämnas till stadsarkivet, eller om de ska gallras och efter hur lång tid det i så fall ska ske. Dokumenthanteringsplanerna fastställs av den myndighet som är ansvarig för verksamheten, efter förslag från arkivmyndigheten. STADSARKIVET

2 Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten AB NSA bet (18) Fastställd av styrelsen , 7, p.2. NSA=Norrköpings stadsarkiv Gia=Gallras vid inaktualitet Eia=Efter inaktualitet = Ingen gallring Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som enligt planen ska bevaras ska skrivas ut på åldrings eller arkivbeständigt Administrativa handlingar Protokoll Styrelse Original Pärm Kassaskåp, Arkiv Lindövägen VDassistent 5 Kopia i pärm i VDassistent tjänsterum GFGprotokoll Pärm Tjänsterum VDassistent 5 Ledningens Genomgång Mötesanteckningar ledn.gupp Digitalt Ldisk VDassistent 5 Mötesanteckningar samrådsmö Digitalt Ldisk Server kommunens IT VDassistent 5 te/uppföljningsmöte Förslagsverksamhet belönade förslag Förslagsverksamhet ej belönade förslag Utgående och inkommande handlingar, brev, offerter, anbud, avtal diarieförda registrerade ej diarieförda Digitalt Ldisk Papper i personalakt Digitalt Ldisk Ärendeakt Digitalt Ldisk Digitalt Ldisk enhet PAarkiv Lindövägen 5 Diarieskåp Arkiv Lindövägen Arkiv Lindövägen anbud/offerter ej antagna Pärm Personlig epost Digitalt Nyckelutlämningslistor Digitalt på VDassistentmapp Verksamhetssystemets dokument Digitalt Ldisk VDassistent VDassistent 5 VDassistent 5 VDassistent VDassistent Aktuell handläggare 5 5 Med personalakten Diarieförs och förvaras i personalakten Beställare 2 Personligt ansvar Gia Ebrev som tillför ärende sakuppgift ska skrivas ut, diarieföras och arkiveras i ärendeakten VDassistent Gia Efter kontroll och återlämnande 5 Placeras i befintlig ärendestruktur Dokumentägare 5 Gallringsfrist gäller när handlingen ersatts eller utgått

3 Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten AB NSA bet (18) Fastställd av styrelsen , 7, p.2. NSA=Norrköpings stadsarkiv Gia=Gallras vid inaktualitet Eia=Efter inaktualitet = Ingen gallring Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som enligt planen ska bevaras ska skrivas ut på åldrings eller arkivbeständigt Registrering Bolagsverket Ärendeakt Diarieskåp Arkiv Lindövägen Försäkringsbrev Egendom, Ansvar Ärendeakt Diarieskåp Arkiv Lindövägen och Rese Försäkringsbrev Styrelse och VD Diarie Diarieskåp Arkiv Lindövägen Upphandlingar som utförs av Digitalt Kommunens Eavrop, kommunens upphandlingsenhet databas (utom anbud/offerter som inte antas) Pärm Diarieskåp Arkiv Lindövägen Avtal Digitalt Kommunens avtalsdatabas Papperoriginal Diarieskåp Arkiv Lindövägen Planhandlingar, inkomna för yttrande Pärm, områdesvis, årsvis VDassistent 5 VDassistent Gallringsfrist efter försäkringens upphörande VDassistent Gallringsfrist efter försäkringens upphörande Kommunens Upphandlingsenhet Gallras enligt Förfrågningsunderlag, anbudshandrapport, regler Eavrop lingar, utvärderingsrapport, besluts beställning, kontrakt Projektledare 5 Kommunens Upphandlingsenhet Inköpsansvarig Norrköping Vatten Gia Med ärendeakten Diarieförd handling Arkiv Lindövägen Remisshandläggare Pärm med register Pärm för innevarande år förvaras hos remisshandläggare Remisser, inkomna för yttrande Pärm, årsvis Arkiv Lindövägen Remisshandläggare 2 Pärmar med register Pärmar för innevarande år förvaras hos remisshandläggare

4 Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten AB NSA bet (18) Fastställd av styrelsen , 7, p.2. NSA=Norrköpings stadsarkiv Gia=Gallras vid inaktualitet Eia=Efter inaktualitet = Ingen gallring Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som enligt planen ska bevaras ska skrivas ut på åldrings eller arkivbeständigt Administrativa handlingar, drift och anläggningar Driftinstruktioner, manualer och tekniska beskrivningar Pärm och digitalt Tjänsterum och diarieskåp Arkiv Lindöväg Driftansv./Projektansv Gia Inkl. manualer (SPU, VV etc samt typ Idus) Myndighetskontakter Pärm/ärendeakt Tjänsterum och diarieskåp Miljöingenjör Med ärendeak Anmälan, tillstånd etc Arkiv Lindöväg ten Periodiska besiktningsrapporter Pärm Tjänsterum miljöingenjör Miljöingenjör Kopia Referensbibliotek Miljörapporter, årsrapporter Pärm / ärendeakt Tjänsterum och diarieskåp Arkiv Lindöväg Miljöingenjör 5 Ska registreras i diariet. Kopia Referensbibliotek och Kvartalsrapporter rening Pärm / ärendeakt Tjänsterum och diarieskåp Miljöingenjör Kopia Referensbibliotek Arkiv Lindöväg Rapportering överskridna villkor Pärm / ärendeakt Tjänsterum och diarieskåp Miljöingenjör Arkiv Lindöväg Kontrollprogram Pärm / ärendeakt Tjänsterum och diarieskåp Miljöingenjör Gia Kopia Referensbibliotek Arkiv Lindöväg Slamrevisionöstgötaslam Pärm Tjänsterum miljöingenjör Miljöingenjör 5 Kopia Referensbibliotek (avser aktuell kopia) Industriärenden, utsläpp till avlopp Pärm / ärendeakt Tjänsterum och diarieskåp Miljöingenjör Gia Yttranden etc Arkiv Lindöväg Fettavskiljarärende Pärm / ärendeakt Tjänsterum och diarie Miljöingenjör Med ärendeak Krav på installation, dispenser Vattenskyddsområden inkl skyddsföreskrifter Interna och externa revisioner, ISO 17025, 9001, 14001, REVAQ Pärm / ärendeakt Digitalt Ldisk Papperoriginal skåp Arkiv Lindöväg Tjänsterum och diarieskåp Arkiv Lindöväg Diarieskåp Arkiv Lindövägen Driftstörningar/ akutinsatser Nät Vabas Duf ten Miljöingenjör Med ärendeakten Miljöingenjör 5 Miljöingenjör 5 Driftingenjör vanätet Gia Ansökningshandlingar, beslut, ärenden inom fastställda områden

5 Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten AB NSA bet (18) Fastställd av styrelsen , 7, p.2. NSA=Norrköpings stadsarkiv Gia=Gallras vid inaktualitet Eia=Efter inaktualitet = Ingen gallring Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som enligt planen ska bevaras ska skrivas ut på åldrings eller arkivbeständigt Protokoll från filmning av nät Vabas Duf Driftingenjör vanätet Gia Filmer från filmning av nät Ärendeakt Arkivskåp Driftingenjör vanätet Gia Checklistor reningsverk Pärm, kronologiskt Tjänsterum Driftingenjör 5 Visar vår skötsel av RV Administrativa handlingar, ritningar Konstruktionsritningar, vattenverk DTA Konstruktionsritningar, reningsverk DTA Konstruktionsritningar, pumpstationer/tryckstegringar DTA Konstruktionsritningar, nät DTA Relationsritningar, nät Vabas Karta Översiktskarta, nät Vabas Karta Kommunens tekniska arkiv Kommunens tekniska arkiv Kommunens tekniska arkiv Kommunens tekniska arkiv Gia Inskannade och säkerhetskopierade till 1 juli Projektledare ansvarar för att handlingen kommer till kommunens tekniska arkiv. Gia Inskannade och säkerhetskopierade till 1 juli Projektledare ansvarar för att handlingen kommer till kommunens tekniska arkiv. Gia Inskannade och säkerhetskopierade till 1 juli Projektledare ansvarar för att handlingen kommer till kommunens tekniska arkiv. Gia Inskannade och säkerhetskopierade till 1 juli Projektledare ansvarar för att handlingen kommer till kommunens tekniska arkiv. Kommunens GISenhet Gia Projektledare ansvarar för att handlingen kommer till kommunens GISenhet. Kommunens GISenhet Gia Pappersutskrift Stadsarkivet Driftingenjör vanät Direkt efter utskrift Utskrift vart 5:e år med början år 2008

6 Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten AB NSA bet (18) Fastställd av styrelsen , 7, p.2. NSA=Norrköpings stadsarkiv Gia=Gallras vid inaktualitet Eia=Efter inaktualitet = Ingen gallring Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som enligt planen ska bevaras ska skrivas ut på åldrings eller arkivbeständigt Administrativa handlingar, Projekt och löpande underhåll Förstudie Digitalt Ldisk Projekteringsmötesprotokoll Digitalt Ldisk Beslutsunderlag investering och Pärm/ärendeakt, Diarieskåp arkiv Lindövägen underhåll digitalt Ldisk, server kom Förfrågan Anbud antaget Pärm/ärendeakt, digitalt Ldisk Pärm/ärendeakt, digitalt Ldisk munens ITenhet Diarieskåp arkiv Lindövägen, server kommunens ITenhet Diarieskåp arkiv Lindövägen, server kommunens ITenhet Gallringsfristen räknas från året för slutbesiktning Projektakter som ska bevaras levereras 10 år efter slutbesiktning Beställare Projektledare Projektledare Beställare Beställare 10 Från gallringen ska undantas projektakter som innehåller arkitekttävling avser kulturhistoriskt värdefullt objekt samt av NoVa särskilt bedöms värda att bevara. ej antaget Antagande av entreprenör Beställning Pärm Pärm/ärendeakt, digitalt Ldisk Pärm/ärendeakt, digitalt Ldisk Arkiv Lindövägen Diarieskåp arkiv Lindövägen, server kommunens ITenhet Diarieskåp arkiv Lindövägen, server kommunens ITenhet Beställare 2 Anbud som inte antas ska förvaras åtskilda från det antagna Beställare Beställare

7 Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten AB NSA bet (18) Fastställd av styrelsen , 7, p.2. NSA=Norrköpings stadsarkiv Gia=Gallras vid inaktualitet Eia=Efter inaktualitet = Ingen gallring Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som enligt planen ska bevaras ska skrivas ut på åldrings eller arkivbeständigt Tackbrev till anbudsgivare som antagits Pärm/ärendeakt, digitalt Ldisk Diarieskåp arkiv Lindövägen, server kommunens ITenhet Byggmötesprotokoll Digitalt Ldisk Tidplaner Digitalt Ldisk Besiktningsprotokoll Digitalt Ldisk Digital projektinformation nät Digitalt Ldisk Projektpärmar Enligt märkning Kompaktarkiv arkiv Lindövägen projektpärmar i Economanummerordning Beställare Projektledare Projektledaqre Projektledare Projektledare nät Projektledare Byggmöten, korrespondens, utredningar/förstudier Ledningsrättsavtal Lantmäteriet Lantmäteriet Projektledare Inskrivet på fastighet. Levereras till NSA från Lantmäteriet enligt dokumenthanteringsplan. Avtal med fastighetsägare (gäller ej avtal om anslutning och brukning) Bygglovhandlingar Pärm/ärendeakt, digitalt Ldisk Pärm/ärendeakt, digitalt Ldisk Diarieskåp arkiv Lindövägen, server kommunens ITenhet Diarieskåp arkiv Lindövägen, server kommunens ITenhet Projektledare Avser avtal med giltighet endast under pågående projekt Projektledare Provningsprotokoll Projektpärm Arkiv Lindövägen Projektledare Brev till kund som innebär någon form av förbindelse NoVa/kund Digitalt Ldisk, pärm/ärendeakt, projektpärm Diarieskåp arkiv Lindövägen, server kommunens ITenhet Projektledare Avser förbindelser med giltighet endast under pågående projekt

8 Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten AB NSA bet (18) Fastställd av styrelsen , 7, p.2. NSA=Norrköpings stadsarkiv Gia=Gallras vid inaktualitet Eia=Efter inaktualitet = Ingen gallring Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som enligt planen ska bevaras ska skrivas ut på åldrings eller arkivbeständigt UHBeställning material och tjänster Kronologiskt i pärm s VV Resp. UHansvarig Avser uppdrag enligt gällande delegationsordning. Finns även i IDUS utan påskrift Digitalt Ldisk Driftingenjör vanät Avser uppdrag enligt gällande delegationsordning. Beställningar avseende ledningsnäten Tidrapport från entreprenörer Kronologiskt i pärm s VV Resp. UHansvarig 2 Administrativa handlingar, Lab dricksvatten Provtagningsprotokoll Pärm, kronologiskt Arkiv Kvalitetsansv, Lab Beställningsunderlag, följesedlar, Pärm, kronologiskt Arkiv Kvalitetsansvarig, Lab Gia Efter fakturakontroll fraktsedlar s lab Körlistor, Lab Pärm, kronologiskt Arkiv Kvalitetsansvarig, Lab Analysrapporter, fortlöpande och Pärm, kronologiskt Arkiv Kvalitetsansvarig, Lab 10 Analyser enligt myndighetskrav årssammanställning Mötesprotokoll LabDrift Pärm, kronologiskt Arkiv Kvalitetsansvarig, Lab 5 Kalibreringsbevis Pärm, kronologiskt Arkiv Kvalitetsansvarig, Lab Ventilationskontroll Pärm, kronologiskt Arkiv Kvalitetsansvarig, Lab 10 Analysmetoder Original Pärm, kronologiskt Arkiv Kvalitetsansvarig, Lab 10 Labspecifika analysmetoder Pärm, kronologiskt Arkiv Kvalitetsansvarig, Lab 10 Inventarieförteckning Pärm, kronologiskt Arkiv Kvalitetsansvarig, Lab 10

9 Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten AB NSA bet (18) Fastställd av styrelsen , 7, p.2. NSA=Norrköpings stadsarkiv Gia=Gallras vid inaktualitet Eia=Efter inaktualitet = Ingen gallring Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som enligt planen ska bevaras ska skrivas ut på åldrings eller arkivbeständigt Serviceprotokoll Pärm, kronologiskt Arkiv Kvalitetsansvarig, Lab Kalibreringspärm Turbiditet, färg, Pärm, kronologiskt Arkiv Kvalitetsansvarig, Lab konduktivitet Kalibreringsbevis Ackreditering Pärm, kronologiskt Arkiv Kvalitetsansvarig, Lab Kontrollpärm för pipetter, växelenheter Pärm, kronologiskt Arkiv Kvalitetsansvarig, Lab Kontrollpärm för termometrar Pärm, kronologiskt Arkiv Kvalitetsansvarig, Lab Kontrollblad Pärm, kronologiskt Arkiv Kvalitetsansvarig, Lab Provningsjämförelser Pärm, kronologiskt Arkiv Kvalitetsansvarig, Lab Historik, provningsjämförelser Digitalt Ldisk Kvalitetsansvarig, Lab Utvärdering av kontrollprov Pärm, kronologiskt Arkiv Kvalitetsansvarig, Lab Internrevision Lab Pärm samt digitalt L Arkiv samt server Kvalitetsansvarig, Lab disk kommunens ITenhet Bedömningsrapport från SWEDAC Digitalt L:disk Kvalitetsansvarig, Lab Papper original Diarieskåp Lindöväg 5B Kvalitetsansvarig, Lab Beslut från SWEDAC Papper original Diarieskåp Lindöväg 5B Kvalitetsansvarig, Lab Kopia pärm Arkiv Kvalitetsansvarig, Lab Gia Med ärendeakten Med ärendeakten

10 Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten AB NSA bet (18) Fastställd av styrelsen , 7, p.2. NSA=Norrköpings stadsarkiv Gia=Gallras vid inaktualitet Eia=Efter inaktualitet = Ingen gallring Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som enligt planen ska bevaras ska skrivas ut på åldrings eller arkivbeständigt Administrativa handlingar, Lab reningsverk Dokumentation om introduktion av personal Dokumentation om kompetensbevis för labpersonal Papper original i personalakten Kopia i pärm Papper original i personalakten Kopia i pärm PA arkiv Lindövägen 5B Labbet PAarkiv Lindövägen 5B Labbet Interna labbmöten, minnesanteckningar Pärm Labbet Provtagningsprotokoll Pärm Labbet /labbets närarkiv Beställningsunderlag, följesedlar, Pärm Labbet /labbets fraktsedlar Labb närarkiv Körlistor Labb Pärm Labbet /labbets närarkiv Analysrapporter Lab, Pärm Labbet /labbets fortlöpande och årssammanställning närarkiv Mötesanteckningar DriftLabb Pärm Labbet Kalibreringsbevis Pärm Labbet Ventilationsprotokoll Pärm Labbet Kalibreringsschema Pärm Labbet Med personalakten Med personalakten 5 Gia Efter fakturakontroll 10 Analyser enligt myndighetskrav 5 10 Eia 10 Eia

11 Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten AB NSA bet (18) Fastställd av styrelsen , 7, p.2. NSA=Norrköpings stadsarkiv Gia=Gallras vid inaktualitet Eia=Efter inaktualitet = Ingen gallring Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som enligt planen ska bevaras ska skrivas ut på åldrings eller arkivbeständigt Standardmetoder ej aktuella, del 1,2,3 SIS mm Pärm Labbet Labspecifika analysbeskrivningar Pärm, digitalt Ldisk Labbet, server kommunens ITenhet Aktuella analysmetoder från bl.a. Pärm Labbet SIS och Lange Rådata analyser Pärm Labbet Servicejournaler arkiv Pärm Labbet Provningsjämförelser Pärm Labbet /labbets närarkiv Instrument och utrustning i s Pärm Labbet Slottsha laboratorium gen/labbets närarkiv Kontrolldiagram för kontrollprov Pärm Labbet /labbets närarkiv Historik provningsjämförelser Digitalt Ldisk Pärm Labbet /labbets närarkiv Veckoprov Pärm Labbet /labbets närarkiv Rapporter ytterverk Pärm Labbet /labbets närarkiv Interna driftrapporter utanför ordi Pärm Labbet Slottsha narie kontrollprogram Uppföljning av rapportering och ytterverk Pärm gen/labbets närarkiv Labbet /labbets närarkiv 10 Eia 10 Eia Avklarade servicekontroller gällande labinstrument 10 Eia Manualer och kalibreringsprotokoll 10 10

12 Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten AB NSA bet (18) Fastställd av styrelsen , 7, p.2. NSA=Norrköpings stadsarkiv Gia=Gallras vid inaktualitet Eia=Efter inaktualitet = Ingen gallring Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som enligt planen ska bevaras ska skrivas ut på åldrings eller arkivbeständigt Externa tjänster och lathundar del Pärm 1 o 2 Externa tjänster Rapporter efter Pärm uppdragsgivare del 1 o 2 Bedömningsrapport från SWEDAC Digitalt L:disk Papper original Beslut från SWEDAC Papper original Kopia pärm Labbet /labbets närarkiv Labbet /labbets närarkiv Diarieskåp Lindöväg 5B Diarieskåp Lindöväg 5B Labbet /labbets närarkiv Kvalitetsansvarig, Lab Kvalitetsansvarig, Lab Kvalitetsansvarig, Lab Kvalitetsansvarig, Lab Med ärendeakten Med ärendeakten Administrativa handlingar, ekonomi Enligt dokumenthanteringsplan NSA bet 04. Avvikelser finns och redovisas nedan. Redovisningen som följer är främst till för att specificera arkivläggning/placering, förvaringsplats samt ansvarig. Fakturor original ( ) Pärm Arkiv Lindövägen Ekonom Fakturor original (2006 Kommunens ITenhet Ekonom på kommunens ITenhet Fakturor original Pärm Arkiv Lindövägen Ekonom Fakturor som ej skannas Fakturor och verifikationer, original Pärm Tjänsterum, arkiv Lindövägen Verifikationer Pärm Tjänsterum, arkiv Lindövägen VDassistent Verifikationer som attesteras av ordförande enlig delegationsordning. Tjänsterum år 1 därefter arkiv. Ekonom Bokföringsorder med bilagor, rättelseverifikat. Tjänsterum år 1 därefter arkiv.

13 Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten AB NSA bet (18) Fastställd av styrelsen , 7, p.2. NSA=Norrköpings stadsarkiv Gia=Gallras vid inaktualitet Eia=Efter inaktualitet = Ingen gallring Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som enligt planen ska bevaras ska skrivas ut på åldrings eller arkivbeständigt Leveransbevis fakturor Ärendeakt och digitalt på Ldisk Diarieskåp Lindöväg 5B och server kommunens ITenhet VDassistent Mottagningsbevis från NSA Attestförteckning Pärm Dokumentskåp, Arkiv Ekonom Lindövägen Slamsedlar, underlag till fakturor Pärm Arkiv Lindövägen VDassistent Beställningar, följesedlar för kontorsmateriavägen Pärm Tjänsterum, arkiv Lindö VDassistent Gia Efter fakturakontroll Beställningar, följesedlar för tågresor, hotell som inte blir verifikationsbilagor. Pärm Tjänsterum VDassistent Gia Normalt efter fakturakontroll Beställningar, följesedlar av mobiltelefoner som inte blir verifikationsbilagor. Pärm Tjänsterum VDassistent Gia Normalt efter fakturakontroll Kvittenslistor registreringar Pärm Arkiv Lindövägen Ekonom Skattedeklaration, arbetsmaterial Pärm Tjänsterum, arkiv Lindövägen Ekonom 5 Tjänsterum år 1 därefter arkiv. Fskattsedel, registreringsbevis samt övrig korrespondens med Skatteverket Pärm Tjänsterum, arkiv Lindövägen Ekonom 5 Tjänsterum år 1 därefter arkiv. Årsbokslut med bilagor Pärm Arkiv Lindövägen Ekonom 5 Årsredovisning Pärm Dokumentskåp, arkiv Controller 5 Lindövägen Bokslutsunderlag Pärm Arkiv Lindövägen Ekonom 5 Avstämningsrapport, Betalningsspecifikation Pärm Tjänsterum, arkiv Lindö Ekonom Tjänsterum år 1 därefter arkiv. BG vägen Beordrade betalningsuppdrag Pärm Tjänsterum, arkiv Lindövägen Ekonom Tjänsterum år 1 därefter arkiv.

14 Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten AB NSA bet (18) Fastställd av styrelsen , 7, p.2. NSA=Norrköpings stadsarkiv Gia=Gallras vid inaktualitet Eia=Efter inaktualitet = Ingen gallring Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som enligt planen ska bevaras ska skrivas ut på åldrings eller arkivbeständigt Kontoutdrag SEB, PG Pärm Tjänsterum, arkiv Lindövägen Ekonom Tjänsterum år 1 därefter arkiv. Projektansökningar Pärm Tjänsterum Ekonom Integrationsposter anläggningsreskontra Pärm Tjänsterum Ekonom 5 Avstämningslistor anläggningsreskontra Pärm Tjänsterum Ekonom 5 Fellista, anläggningsreskontra Pärm Tjänsterum Ekonom 5 Kontotabell Digitalt Ldisk, pärm, Ekonom arkiv Lindövägen Bokföringshistorik SAP ( CDskivor, digitalt L Dokumentskåp, server Controller disk kommunens ITenhet Underlag betalda löner Pärm Tjänsterum Controller För ekonomiavstämning Likviditetsprognoser Pärm Tjänsterum Ekonom Gia Rapport till kommunens internbank. Inbetalningar BG OCR Pärm, datumordning Arkiv, Lindövägen Kundreskontra Inbetalningar BG Manuella Pärm, datumordning Arkiv, Lindövägen Kundreskontra Listor BG Pärm, datumordning Arkiv, Lindövägen Kundreskontra Kontoutdrag PG Manuella Pärm, datumordning Arkiv, Lindövägen Kundreskontra Listor PG OCR Pärm, datumordning Arkiv, Lindövägen Kundreskontra Fakturaunderlag Pärm, datumordning Arkiv, Lindövägen Kundreskontra För externfakturering Fakturaregister Digitalt Server IT enhet Kundreskontra 3 Kundfakturor Administrativa handlingar, kundärenden Utförda arbetsorder för mätare Arkivkartonger Arkiv Lindövägen mätapparatur Kalibreringsbevis, mätare Arkivkartonger Arkiv Lindövägen mätapparatur

15 Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten AB NSA bet (18) Fastställd av styrelsen , 7, p.2. NSA=Norrköpings stadsarkiv Gia=Gallras vid inaktualitet Eia=Efter inaktualitet = Ingen gallring Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som enligt planen ska bevaras ska skrivas ut på åldrings eller arkivbeständigt Servisanmälan Pärm, kronologiskt Arkiv Lindövägen anslutning När de inte är aktiva i verksamheten Gröna kort Lösa, efter fastighet Arkiv Lindövägen skåp anslutning När de inte är aktiva i verksamheten Debiteringsunderlag Pärm, kronologiskt Arkiv Lindövägen anslutning När de inte är aktiva i verksamheten Journallista anslutning Mötesanteckningar Kundmöte /Team marknadsmöte Block och digitalt L:disk Digitalt L:disk Arkiv Lindövägen, server kommunens ITenhet anslutning När de inte är aktiva i verksamheten Marknadsansvarig 5 Beställning av ny vaanslutning Uppgifter om abonnentens servisanslutning Anläggningsavgift

16 Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten AB NSA bet (18) Fastställd av styrelsen , 7, p.2. NSA=Norrköpings stadsarkiv Gia=Gallras vid inaktualitet Eia=Efter inaktualitet = Ingen gallring Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som enligt planen ska bevaras ska skrivas ut på åldrings eller arkivbeständigt Administrativa handlingar, personal x) Gallras ur personalakten innan akten levereras till NSA Enligt dokumenthanteringsplan NSA bet 03. Redovisningen som följer är till för att specificera arkivlägning/placering, förvaringsplats samt ansvarig. Nyanställning Anställningsansökan från den som får tjänsten övriga Personalakt Ärendeakt PA arkiv Lindövägen Diariet Lindövägen Personalman Personalman 2 Med personalakten Ska diarieföras i rekryteringsärendet Återsändes eller gallras 2 år efter tillsättningsbeslutet Kopia till Löneenheten. Anställningsbevis Personalakt PA arkiv Lindövägen Personalman Med personalakten Skattsedel Löneenheten 2 Jämkningsbeslut Löneenheten 2 Fasta tillägg och avdrag Personalakt PA arkiv Lindövägen Personalman 2 Eia x) Kopia till Löneenheten. Fast fördelning Löneenheten 2 Eia Arbetstidsschema Palett VD Assistent Gia Finns kvar I Palett, ev kan ursprungsschemat sparas I PA arkivet Konsultkontrakt Konsultkontrakt original Ärendeakt Diarieskåp Lindöväg VD Assistent Pågående anställning Protokoll löneöversyn Pärm Tjänsterum Lindöväg Personalman Protokoll övrig löneförhandling Bilavtal egen bil i tjänsten Personalakt PA arkiv Lindövägen Personalman Med personalakten Ska diarieföras men arkiveras i personalakten. Kopia skickas till Löneenheten.

17 Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten AB NSA bet (18) Fastställd av styrelsen , 7, p.2. NSA=Norrköpings stadsarkiv Gia=Gallras vid inaktualitet Eia=Efter inaktualitet = Ingen gallring Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som enligt planen ska bevaras ska skrivas ut på åldrings eller arkivbeständigt Leasingbil/förmånsbil avtal Personalakt PA arkiv Lindövägen Personalman Med personalakten leasingavtal original Ärendeakt Diarieskåp Arkiv Lindövägen VD Assistent 10 Eia leasingavtal kopia Löneenheten Gia Individuellt pensionsavtal Personalakt PA arkiv Lindövägen Personalman Med personalakten Personalvårdshandlingar (t ex rehabilitering) ang. den anställde Personalakt PA arkiv Lindövägen Personalman Med personalakten Grundavtalet ska diareiföras Mellan betalande enhet och leasingföretaget. Ska diarieföras. Ska diarieföras men arkiveras i personalakten. Sekretess gäller enligt SL 7:11 Dokumenteras i anställningsbevis Förändring av anställning (förlängning, ändringar) Personalakt PA arkiv Lindövägen Personalman Med personalakten Komplettering av tid för minnesgåvakten Personalakt PA arkiv Lindövägen Personalman Med personal Korrigeras i Palett Underlag för personuppgifter Personalakt PA arkiv Lindövägen Personalman Gia x) Ex adressändring, telefon Tillägg/avdrag Tjänstgöringsrapport Tjänsterum Lindövägen Personalman 2 Gäller både månads och timavlönade Ledighetsansökan < 1,5 år Personalakt PA arkiv Lindövägen Personalman 2 x) Ledighetsansökan > 1,5 år Personalakt PA arkiv Lindövägen Personalman Med personalakten Sjukanmälan Palett Kommunens ITenhet Närmaste chef Muntlig anmälan. Sekretess gäller enligt SL 7:11 Friskanmälan Palett Kommunens ITenhet Närmaste chef Muntlig anmälan. Sekretess gäller enligt SL 7:11 Försäkran för sjuklön Personalakt PA arkiv Lindövägen Personalman 2 x) Sekretess gäller enligt SL 7:11 Läkarintyg Personalakt PA arkiv Lindövägen Personalman 2 x) Sekretess gäller enligt SL 7:11 Friskvårdersättning Löneenheten Avdrag för Pplats, telefon mm Löneenheten 2

18 Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten AB NSA bet (18) Fastställd av styrelsen , 7, p.2. NSA=Norrköpings stadsarkiv Gia=Gallras vid inaktualitet Eia=Efter inaktualitet = Ingen gallring Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som enligt planen ska bevaras ska skrivas ut på åldrings eller arkivbeständigt Redovisning av egna utlägg i Pärm Arkiv Lindövägen Ekonom 10 tjänsten Körjournal för hållande med egen Löneenheten Löneassistent bil i tjänsten Körjournal för hållande med förmånsbil Löneenheten Löneassistent i tjänsten Reseräkning inkl kvitton Löneenheten Underlag för löneavdrag Personalakt PA arkiv Lindövägen Personalman 2 x) strejk/lockout Avslutad anställning Egen uppsägning (avgångsanmälan) Personalakt PA arkiv Lindövägen Personalman Med personalakten Pensionsansökan Personalakt PA arkiv Lindövägen Personalman Med personalakten Beslut om uppsägning från arbetsgivareakten Personalakt PA arkiv Lindöväg Personalman Med personal LAS Personalakt PA arkiv Lindöväg Personalman Med personal Besked till anställd om att anställning för begränsad tid kommer att upphöra, med talong för anmälan om företrädesrätt Varsel till personalorganisation om att medlems anställning för begräsad tid kommer att upphöra. akten Personalakt PA arkiv Lindöväg Personalman Med personalakten Meddela pensionshandläggare på Personalkontoret Ska diarieföras men arkiveras i personalakten Ny blankett ersätter gammal. Den sista bevaras Återkommen anmälan om företrädes rätt gallras med 2 års frist Personalman Skickas till personalorganisationen Erbjudan om anställning Personalakt PA arkiv Lindöväg Personalman Med personalakten Sparas om svar nej Ansökan om avgångsvederlag Personalakt PA arkiv Lindöväg Personalman Med personalakten Ska diarieföras men arkiveras i personalakten Överenskommelse om avgångs Personalakt PA arkiv Lindöväg Personalman Med personal Ska diarieföras men arkiveras i perso

19 Dokumenthanteringsplan Norrköping Vatten AB NSA bet (18) Fastställd av styrelsen , 7, p.2. NSA=Norrköpings stadsarkiv Gia=Gallras vid inaktualitet Eia=Efter inaktualitet = Ingen gallring Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som enligt planen ska bevaras ska skrivas ut på åldrings eller arkivbeständigt vederlag, original akten nalakten Individuellt pensionsavtal Personalakt PA arkiv Lindöväg Personalman Med personalakten Utdata Utanordninsglista Pärm Tjänsterum Lindövägen Ska diarieföras men arkiveras i personalakten. Meddela pensionshandläggare på Personalkontoret Personalman 2 Ska attesteras på papper Grundlista, löner Pärm Tjänsterum Lindöväg Personalman 2 Ska attesteras på papper Utdata ur LASmodul Palett Personalkontoret Gia Ex minnesgåva, turordning, bevakning av vikariat Övriga löner Tjänstgöringsintyg, betyg, kopia Personalakt PA arkiv Lindöväg Personalman Med personalakten Arbetsgivarintyg, AMS kopia Personalakt PA arkiv Lindöväg Personalman Med personalakten Personalakt pågående anställning Personalakt PA arkiv Lindöväg Personalman x) Avställs vid upphörd anställning avslutad anställning Personalakt PA arkiv Lindöväg Personalman 2 x) Innan akten levereras till NSA ska alla handlingar som i denna plan markerats med x) utgallras ur akten. Arbetsinfo och infomaterial av tillfällig betydelse Personalakt PA arkiv Lindöväg Personalman Gia x) Använd gallringstider 2, 5, 10 år, vid inaktualitet samt efter inaktualitet. Med gallring menas att handlingen förstörs.