GALLRINGSBESLUT FÖR AB FAMILJEBOSTÄDER

Transkript

1 STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHO LMS LÄN DNR /08 SID 1 (1) ARKIVMYNDIGHETENS BESLUT 2008:08 AB Familjebostäder GALLRINGSBESLUT FÖR AB FAMILJEBOSTÄDER Nämnd/bolag/stiftelse AB Familjebostäder Beslutets omfattning Arkivmyndigheten beslutar enligt 6 kap. 2 arkivregler för Stockholms stad (Kfs 2007:26) att nedanstående handlingar ska gallras med den gallringsfrist som anges för varje handlingstyp. Datum för beslut Stockholm den På Kulturnämndens vägnar Björn Jordell Stadsarkivarie

2 STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHO LMS LÄN DNR /08 SID 2 (1) ARKIVMYNDIGHETENS BESLUT 2008:08 NYTILLKOMNA HANDLINGSTYPER Process i dokumenthanteringsplan Handlingstyp Gallringsfrist Avtal, skötsel- och abonnemang mfl efter avtalstidens Drift- och skötselinstruktioner Kvalitetsbesiktningsprotokoll Låsscheman Minnesanteckningar från kvalitetsmöten Serviceavtal Delårsbokslut Fuktmätningsprotokoll 2 år Förhandsanmälan 2 år Arbetsmarknadsverket Förhandsanmälan Länsarbetsnämnden 2 år Försäkringsbevis och byggfelsförsäkring 2 år efter att anmälningstid för skada har löpt ut/skadan har slutreglerats Jouravtal efter avtalstidens Kontrollplan 2 år Nyckelkvittenser Evakueringsutredningar, erbjudanden, flyttersättningar, hyresgästkontakter Utbetalning av HLU-rabatter Informationsärenden Enkätsvar 5 år Inkassoärenden Kontraktsärenden-Bostäder och lokaler Korrespondens med hyresgäst, rutinfrågor Nyckelkvittenser

3 SID 3 (8) Kontraktsärenden-Lokaler Borgensförbindelser Myndigheter Farligt avfall, transportdokument 5 år Myndigheter Hyresnämndsärenden stambyte 2 år Myndigheter Samrådsprotokoll 2 år Projektekonomi Ansökan om statligt bostadsstöd 5 år Projektekonomi Beslut om statliga bostadsstöd 5 år Projektekonomi Bilagor till ansökan om statligt 5 år bostadsstöd Projektekonomi Underlag till ansökan om statligt 5 år bostadsstöd Projektstyrning Uppdragsbekräftelse 2 år Övergripande fastighets- och styrningsärenden Gravationsbevis REVIDERING AV SSA 1997:1 Process i Handlingstyp dokumenthanteringsplan Gallringsfrist Protokoll från områdesmöten, husvärdsmöten Rekvisitioner 2 år Försäkringsskadeärenden 2 år Inbetalningskort från post- eller bankgiro Indata till PROLÅN - från Bevaras kreditgivarna Redovisning, kassabehållning 2 år Tomträttsavgälder Betalningsplaner

4 SID 4 (8) Korrespondens med konsulter och entreprenörer Korrespondens rörande energi, underhåll Avstämningslista - autogiro 2 år Tillvalsakter efter avtalets upphörande Inkassoärenden Avskrivna hyresskulder, attesterade Inkassoärenden Avstämningslista - lagsökningskostnader Inkassoärenden Bouppteckningar Inkassoärenden Inkassoärenden Fakturakopior, transport- och andra 5 år kringkostnader Korrespondens med hyresgäst, av vikt 5 år Inkassoärenden Meddelande till socialnämnd om uppsägning 5 år Kontraktsärenden - garage Hyreskontrakt - garage 2 år efter att Kontraktsärenden - garage Kontraktsmapp 2 år efter att Kontraktsärenden - garage Uppsägningsdokumentation 2 år efter att Kontraktsärenden - p-plats Hyreskontrakt - p-plats 2 år efter att Kontraktsärenden - p-plats Kontraktsmapp 2 år efter att Kontraktsärenden - p-plats Uppsägningsdokumentation 2 år efter att

5 SID 5 (8) Kontraktsärenden-Bostäder Bostadsanpassningshandlingar Projektekonomi Kostnadsberäkningar och uppföljningar som är en del av ett investeringsbeslut Ritningar Projektledarpärmar efter HANDLINGAR MED SAMMA FRIST SOM I SSA 1997:1 Process i Handlingstyp dokumenthanteringsplan Beställningar Gallringsfrist Försäkringsskadeärenden Grannintyg inför ombyggnad av fastighet 2 år efter Hissbesiktningar, OVK mm periodiskt återkommande besiktningar Liggare över rekommenderade brev 2 år efter sista noteringen Minnesanteckningar från avdelnings- 2 år och enhetsmöten Missiv och följebrev Bokslutsunderlag 2 år Budget, delårs-, period 2 år Budgetuppföljningar 2 år Fakturakopior, kund Faktureringsunderlag och kreditnotor kund Fastighetsavskrivningar Internavstämningar från Stockholms Stadshus AB

6 SID 6 (8) Inventarielistor Bevaras Kontoutdrag 2 år Kvitton, kopior 2 år Kvitton, makulerade 2 år Levarantörsfakturor, scannade och digitalt lagrade Leverantörsfakturor, pappersoriginal Låneförteckningar Lånereskontra - lånesaldo månadssaldo Lånereskontra - lånesaldo årssaldo Lånereskontra - säkerhet, panter, lånesaldo Lånereskontra - överföring till redovisning Momsredovisning Momsregistrering av lokaler Postgirolista - bokförda betalningsuppdrag Redovisade och återkallade ärenden från kronofogden 2 år Stamkort för kvittensblock Transaktionssammandrag 2 år Verifikationer - bokföring Verifikationer - finans Verifikationer - kassan Övrig utadata från PROLÅN Bankgarantier Åter till garanten efter Besiktningsprotokoll och utlåtande efter Byggmötesprotokoll efter Dagboksblad efter

7 SID 7 (8) Handlingar rörande mindre ombyggnader efter Tidplaner 2 år Anmälan till autogiro Avstämningslistor, HLU-rabatter Bokföringsorder BURAB-ärenden Förteckning över nya / avslutade medlemmar 2 år Inbetalningskort - kopior från postgirot Kontoavstämningar OCR-redovisning från postgirot Skrivelser rörande hyresinbetalningar mm Svarskort, HLU Underlag till hyresreducering Uppgifter om hyresföränd-ringar, permanenta Inkassoärenden Bokföringsorder, kopior 5 år Inkassoärenden Inbetalningskort pg Inkassoärenden Inkassoakter 5 år efter att skulden reglerats Inkassoärenden Utslag från kronofogden 5 år Inkassoärenden Verifikationer - lagsökning Kontraktsärenden-Bostäder Andrahand-fullmakt Kontraktsärenden-Bostäder Andrahandsuthyrning-ansökan 2 år Kontraktsärenden-Bostäder Andrahandsuthyrning-dokumentation

8 SID 8 (8) Kontraktsärenden-Bostäder Andrahandsuthyrning-kopia på medgivande Kontraktsärenden-Bostäder HLU och tillvalshandlingar Projektekonomi Investeringsanalyser 5 år Projektekonomi Låneakter 5 år Projektstyrning Projekteringsmöten Störningsärenden Kontaktrapport 1 år Störningsärenden Kontraktsbild 1 år Störningsärenden Rapporter Störningar 1 år Störningsärenden Skrivelser rörande störningsärenden 1 år Störningsärenden Störningsakt 1 år efter senaste störning Störningsärenden Varningsbrev i störningsärenden 1 år Övergripande fastighets- och styrningsärenden Avtal om självkostnadsobjekt efter upphörande Övergripande fastighets- och styrningsärenden Fastighetsanmälningar - objektsförändringar 5 år