MISSIV 1 (1) Dnr Elin Adén. Till Landstingsstyrelsen

Transkript

1 Elin Adén MISSIV 1 (1) Dnr Till Landstingsstyrelsen Dokumenthanteringsplan för bevarande och gallring av ekonomihandlingar Dokumenthanteringsplanen är ett stöd och ger generella riktlinjer för hur ekonomihandlingar inom Landstinget i Kalmar län ska hanteras. Den ger anvisningar för hur handlingar ska hållas ordnade, sökbara samt tidsfrister för bevarande och gallring. Dokumenthanteringsplanen är förvaltningsövergripande och gäller för all verksamhet som hanterar ekonomiska handlingar. Råden gällande bevarande och gallring bygger på rekommendationer från Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor och Riksarkivet. I och med att den nya dokumenthanteringsplanen för ekonomihandlingar tas i bruk kommer den att ersätta den tidigare upprättade gallringsplanen som ingått i den centrala ekonomihandboken. Förslag till beslut Landstingsstyrelsen beslutar att anta dokumenthanteringsplan för bevarande och gallring av ekonomihandlingar och ersätter tidigare upprättad gallringsplan. Alf Jönsson Landstingsdirektör Landstinget i Kalmar län Elin Adén Kanslienheten Box 601 e-post elin.aden@ltkalmar.se KALMAR 13

2 Dokumenthanteringsplan Ekonomihandlingar Syfte Fastställa hur ekonomihandlingar ska hållas ordnade, sökbara samt tidsfrister för bevarande och gallring. Mål Ge råd och stöd gällande bevarande och gallring. Giltighet From Målgrupp Medarbetare inom landstinget. Ansvarig för dokumentet Ekonomidirektören, landstingsdirektörens stab. Revideras och följs upp Årligen Beslutsdatum Beslutat av Landstingsstyrelsen

3 Inledning Dokumenthanteringsplanen har tagits fram för att vara ett stöd och ge generella riktlinjer för hur ekonomihandlingar inom Landstinget i Kalmar län ska hanteras. Råden är förvaltningsövergripande och gäller för all verksamhet som hanterar ekonomiska handlingar. Planen ger anvisningar för hur handlingar ska hållas ordnade, sökbara samt tidsfrister för bevarande och gallring av handlingstyper. Dokumenthanteringsplanen ersätter tidigare upprättad gallringsplan som ingått i den centrala ekonomihandboken med ekonomidirektör som ansvarig. Vid framtagandet har det tagits hänsyn till: Allmänhetens insyn Rättsväsendets krav Verksamhetens krav Forskningen krav Dokumenthanteringsplanen bygger på rekommendationer från Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor och Riksarkivet. Användningsområde Dokumenthanteringsplanen omfattar: Handlingar som traditionellt förekommer i hantering av ekonomi, både på central och på lokal nivå. Handlingar som fungerar som underlag för inmatning i ekonomisystem. Handlingar som är utskrifter från ekonomisystem. Upplägg Handlingarna är indelade i olika avsnitt; redovisning, leverantör, kund, budget, donationer och stiftelser, övriga handlingar samt ekonomisystemets databas. I de olika kolumnerna anges vad det är för typ av handling, om den ska diarieföras, gallringsfrist samt hur och var den förvaras. Bevaras innebär att handlingen bevaras för all framtid Gallras innebär att handlingen kan förstöras efter en viss tid. Gallringsfrister När handlingen kan gallras framgår av den så kallad gallringsfrist som anges för just den handlingen:

4 Om det står att en handling kan gallras efter 10 år innebär det att tio hela kalenderår efter innevarande år måste ha förflutit innan handlingen får gallras. Om en handling t ex är daterad år 2003, så innebär det att handlingen kan gallras tidigast den 1 januari För vissa handlingstyper anges att de kan gallras Vid inaktualitet. Det innebär att handlingarna kan gallras när de inte längre är aktuella för verksamheten. Verksamheten avgör själv när den inte längre behöver dessa handlingar. Förekommande begrepp Alla redovisningshandlingar som finns registrerade alternativt skannade i ekonomisystemet ingår i bokföringsdatabasens grund- och huvudbokföring. I vissa fall ska även handlingarna sparas i pappersform under viss tid. BMS Business Management Series står för det gamla ekonomisystemet som gällde tom ekonomisystem som gäller from Qlikview systemstöd för omvandling av data till relevant information. Kontaktpersoner Vid frågor rörande dokumenthanteringsplanens innehåll kontakta: Britt-Marie Franzen, ekonomiassistent, Ekonomiservice tfn Agneta Merkel, ekonomiassistent, Ekonomiservice tfn Inger Gustafsson, redovisningschef, Ekonomienheten tfn

5 Redovisning Handling Diarieföra Gallringsfrist Medium Förvaring/ITsystem Sortering Anmärkning Bokföringsorder inkl. underlag tom 2010 From 2011 skannas underlagen in i 10 år 10 år Papper Närarkiv och, KLT i Högsby, sjukhusen i Kalmar, Oskarshamn och Västervik Samtliga relevanta underlag ska bifogas bokföringsordern Handkassor, redovisning 10 år Papper Närarkiv och, sjukhusen i Kalmar, Oskarshamn och Västervik

6 Kassarapporter 10 år Papper Sparas i respektive verksamhet Kvitton vid försäljning 10 år Papper Närarkiv och, sjukhusen i Kalmar, Oskarshamn och Västervik Kvitton från BABS-terminal 10 år Papper Sparas i respektive verksamhet Kontoutdrag 10 år Papper Kontorsrum, närarkiv och, sjukhusen i Kalmar, Oskarshamn och Västervik, KLT, Högsby. Avstämningar mellan bokföringsled 10 år Papper Kontorsrum, närarkiv och, KLT i

7 Avstämningar för betalningsvägar, balans- och resultatkonton Bilagor till inkomstverifikationer 2 år Högsby, sjukhusen i Kalmar, Oskarshamn och Västervik 2 år Papper Kontorsrum, närarkiv och Valfisken och Nödvändiga komplement till verifikationen skannas in i tillsammans med aktuell verifikation Leverantör Handling Diarieföra Gallringsfrist Medium Förvaring/ITsystem Sortering Anmärkning Leverantörsfakturor inkl. underlag 3 år Papper Närarkiv och, KLT i Högsby, sjukhusen i Kalmar, Oskarshamn, Västervik och journalarkivet, LSK, nummerord ning Generellt 10 år, men Skatteverket har beviljat 3 år

8 Egna upprättade utbetalningsorder inkl. underlag som inte skannas 10 år Papper Närarkiv och, sjukhusen i Kalmar, Oskarshamn och Västervik, nummerord ning Följesedlar, om fakturan är komplett 2 år Papper Respektive inköpsställe i verksamheten Hänvisning till fakturan Fraktsedlar 2 år Papper Respektive inköpsställe i verksamheten Hänvisning till fakturan Betalningspåminnelser där fakturan är betald 2 år Papper Kontorsrum på, Västervik Betalningspåminnelser där fakturan är obetald 3 år Papper Närarkiv och Valfisken och Skannas in i tillsammans med fakturakopia

9 Kravbrev där fakturan är betald 2 år Papper Kontorsrum på, Västervik Kravbrev där fakturan är obetald 3 år Papper Närarkiv och Valfisken och Skannas in i tillsammans med fakturakopia Inkassoärenden då fakturan är betald 2 år Papper Kontorsrum på, Västervik Inkassoärenden då fakturan är obetald 3 år Papper Närarkiv och Valfisken och Skannas in i tillsammans med fakturakopia Betalningsförslag 2 år Papper Närarkiv, Valfisken

10 Utbetalningsjournaler 10 år Papper Närarkiv och KLT i Högsby, och länssjukhuset Leverantörsbetalningar, girolista 10 år Papper och i Närarkiv, Valfisken Källararkiv på \\lkl347\in\bgc\old Beställningar 10 år Visma och Kund Handling Diarieföra Gallringsfrist Medium Förvaring/ITsystem Sortering Anmärkning Faktureringsunderlag om fakturan är komplett 2 år Papper Närarkiv och, KLT i Högsby, sjukhusen i Kalmar, Oskarshamn och Västervik Hänvisning till fakturan

11 Nedskrivning av kundfordran med beslut/specifikation 10 år Papper Närarkiv på Valfisken och Inkassoärenden, avslutade 2 år Papper Närarkiv, Valfisken Digitalt \\lkl347\in\inkas SO\old Återrapportering BGC, Svea Inkasso Underlag för makulering och nedskrivning av faktura OCR-listor, betalning av kundfakturor 10 år Digitalt \\lkl347\bgc\old 2 år Papper Närarkiv och, sjukhusen i Kalmar, Oskarshamn och Västervik 2 år Papper Närarkiv på Valfisken och

12 Inbetalningsjournal 10 år Papper Även i Närarkiv på Valfisken och, KLT i Högsby Återrapportering kundutbetalningar Papper Digitalt Närarkiv på Valfisken och \\lkl347\in\bgc\old Fakturastatistik 10 år Papper Närarkiv på Valfisken och EU-kort 10 år Digitalt Kovis Kundgruppen ansvarar för att det signaleras för gallring efter 10 år från inskanningsdatum. IT utför själva gallringen.

13 Budget Handling Diarieföra Gallringsfrist Medium Förvaring/ITsystem Sortering Anmärkning Fastställd budget Ja Bevaras Papper Diarieakt Diarienummerordning Övriga underlag till budget 2 år Papper i pärm Närarkiv, KLT i Högsby Korrespondens, underliggande beräkningar, kalkyler mm. Donationer och stiftelser Handling Diarieföra Gallringsfrist Medium Förvaring/ITsystem Sortering Anmärkning Stiftelseurkunder Ja Bevaras Papper Diarieakt Diarienummerordning Stiftelseansökningar Ja Bevaras Papper Diarieakt Diarienummerordning Stiftelseårsredovisning Ja Bevaras Papper Diarieakt Diarienummerordning

14 Övriga handlingar Handling Diarieföra Gallringsfrist Medium Förvaring/ITsystem Moms 10 år Papper Närarkiv, Valfisken Sortering Anmärkning Kopia av undertecknad blankett/kvitto elektronisk signatur Närarkiv, Underlag för momsredovisning Deklaration och kontrolluppgift. Underlag för skatteredovisning 10 år Papper Närarkiv,, KLT i Högsby Kopia av undertecknad blankett/kvitto elektronisk signatur Personalskatt och sociala avgifter 10 år Papper Närarkiv, Kopia av undertecknad blankett/kvitto elektronisk signatur Värdepapper, ex. årligt kontoutdrag, avräkningsnota 10 år Närarkiv, Ekonomisk statistik 10 år Närarkiv,

15 Behörighet till ekonomisystem Vid inaktualitet Papper Närarkiv, Aktuella behörigheter bevaras, inaktuella gallras två år efter anställningens upphörande Attestantbeslut 10 år efter slutdatum Papper Närarkiv, Valfisken Ekonomiska avtal Ja Bevaras Diarieakt Diarienummerordning Delårsrapport Ja Bevaras Diarieakt Diarienummerordning Delårsbokslut Bevaras Papper Närarkiv, Inkl bokslutbilagor Årsredovisning Ja Bevaras Diarieakt Diarienummerordning Årsbokslut Bevaras Papper Närarkiv, Inkl. bokslutsbilagor. Reskontra och anläggningsregister, se Ekonomisystemet Databas.

16 Bokslutsunderlag 2 år Närarkiv, Bokslutsunderlag exkl. reskontra och anläggningsregister Systemdokumentation/ behandlingshistorik Bevaras Word, Excel fil \\lkl\fs\group\ekon Chef\Arkiveras\5Ek onchefold\redovisn ing\ekenh\arkivma ppapförekhandbok ochekdokumentatio n Tidigare år PDF \\lkl\fs\group\ekon Chef\Arkiveras From 2011 Ekonomihandbok Bevaras Word, Excel fil \\lkl\fs\group\ekon Chef\Arkiveras\5Ek onchefold\redovisn ing\ekenh\arkivma ppapförekhandbok ochekdokumentatio n Tidigare år PDF \\lkl\fs\group\ekon Chef\Arkiveras From 2011

17 Räkenskapsmaterial från försystem till ekonomisystemet 10 år Varje systemägare ansvarar för arkivering av räkenskapsmaterial som finns i det aktuella systemet. Ekonomisystemet, databas Handling Diarieföra Gallringsfrist Medium Förvaring/ITsystem Sortering Anmärkning Bokföringsdatabas inkl. grund- och huvudbokföring Bevaras Qlikview Grunddata hämtad från ekonomisystemet BMS Bokföringsdatabas inkl. grund- och huvudbokföring Bevaras Kontoplaner med kodförteckningar, kodplaner Bevaras Qlikview BMS Grunddata hämtad från ekonomisystemet BMS

18 2011 Kontoplaner med kodförteckningar, kodplaner Bevaras Attestregister Bevaras Kundfakturajournal år Qlikview BMS Grunddata hämtad från ekonomisystemet BMS 10 år Kundfakturajournal Leverantörsfakturajournal år Qlikview Grunddata hämtad från ekonomisystemet BMS 10 år Leverantörsfakturajournal Anläggningsregister per bokslutsdatum Bevaras Register över anläggningar och inventarier per räkenskapsår 10 år

19 Kundfakturor inkl. bilagor år Qlikview Grunddata hämtad från ekonomisystemet BMS 10 år Kundfakturor inkl. bilagor Kundreskontrajournal per bokslutsdatum Bevaras Qlikview Grunddata hämtad från ekonomisystemet BMS 2011 Kundreskontrajournal per bokslutsdatum Bevaras Leverantörsfakturor inkl. bilagor år Qlikview Grunddata hämtad från ekonomisystemet BMS 10 år Leverantörsfakturor inkl. bilagor Leverantörsreskontrajournal per bokslutsdatum Bevaras Qlikview Grunddata hämtad från ekonomisystemet BMS

20 2011 Leverantörsreskontrajournal per bokslutsdatum Bevaras Balansräkning, årlig Bevaras Qlikview Grunddata hämtad från ekonomisystemet BMS 2011 Balansräkning, årlig Bevaras Resultaträkning, årlig Qlikview Grunddata hämtad från ekonomisystemet BMS 2011 Resultaträkning, årlig Textfiler från gamla ekonomisystemet, BMS Bevaras Bevaras \\lkl\fs\group\bms