DOKUMENTHANTERINGSPLAN Ekonomiavdelningen Antagen att gälla från och Dnr: 16/13. Gallras (=förstöres) efter antal år

Transkript

1 Antagen att gälla från och Dnr: 16/13 Analyslistor Ansökan, e-faktura Anvisningar för bokslut, budget, flerårsplan, årsredovisning Attestförteckning Avstämningar under året Avstämningslistor Avtal (Se även: Allmän administration) Betalningspåminnelser / Betalningskrav / Betalningsförelägganden Bokföringsorder Bokslut/tryckt årsredovisning, inklusive motiveringar och tryckta Ingår i kommunstyrelsens Ingår bland 1 10 Förteckningen uppdateras kontinuerligt, men attestblanketterna som ligger till grund för förteckningen sparas i 10 år år att avtalet upphört år betalning eller avskriven fordran 10 Arkivutrymme

2 Antagen att gälla från och Dnr: 16/13 /tryckta bokslutsbilagor (ej arbetsmaterial som ligger till grund för bokslutsarbetet ) Bokslut från kommunala bolag Bokslutsspecifikationer Bokslutsunderlag Borgensförbindelser, Borgensförbindelser, meddelande om att borgensförbindelse upphört Ingår i kommunstyrelsens Miljö- och Byggförvaltningen år att lånet är slutreglerat 10 Budgetförslag Budget, inklusive motiveringar och tryckta (ej arbetsmaterial som ligger till grund för budgetarbetet) förvaltning Ingår i respektive nämnds och kommunstyrelsens

3 Antagen att gälla från och Dnr: 16/13 Budgetrapporter Ekonom Budgetunderlag Ekonom Checkar, noteringshäfte Ekonomi- Checkkopia från IFO Mals när kontot är avstämt Dagjournaler Tas ej ut på papper, kan handsrekonstrueras i minst år Dagrapporter 10 Arkivutrymme Debiteringslistor 10 Arkivutrymme Debiteringsunderlag Andra gallringstider för IFO Debiteringsunderlag, makulering/ändring av Biläggs avstämningslista Deklaration, Ale kommun Ekonomi- 10 Delårsbokslut Fakturor, Se: Leverantörsfakturor / Kundfakturor samt Kopior Fellistor Ingår bland

4 Antagen att gälla från och Dnr: 16/13 Fonder, sammanställningar över, ansökningar om utdelning, med beslut Fonder, ändamålsföreskrifter/urkunder Fondmedel, ansökan om, med bilagor Fraktsedlar Följesedlar (som bifogas leverantörsfakturorna där inte specifikation finns på fakturan) Följesedlar som ej bifogas fakturan Förbindelse, First Card Handkassa, avtal Ansvarig Ansvarig förvaltning / 5 Se leverantörsfakturor år avslutad förbindelse år avtalets upphörande samt återredovisad handkassa Se: Leverantörsfakturor Kopia finns hos ekonomen tills avslutning Handkassa, redovisning Huvudbokssammandrag Ekonomi- Inbetalningslistor Ekonomi-

5 Antagen att gälla från och Dnr: 16/13 Inbetalningstalonger/OCR listor Inkassoärenden, avslutade Inkassoärenden, redovisning av Inteckningar, dödade Internräkningar Kassarapporter Kassaverifikationer ( Ekonomisk redovisning), original Koncernredovisning (från bank) Kontoutdrag; bank, postgiro och skattekonto Kundfakturor (Bokförs på debiteringslistor, se detta ord) Kvittenskopior Leverantörsfakturor, original 10 Arkivutrymme 10 Arkivutrymme 6 Arkivutrymme 10 Arkivutrymme 10 Arkivutrymme

6 Antagen att gälla från och Dnr: 16/13 Likviditetsplanering Moms. Skattedeklaration samt underlag Moms. Ansökan till särskilda skattekontoret Obligationslån, bankens redovisningar Ordererkännanden Pantbrev, ej utnyttjade Pantbrev, som visar överlämnande av pantbrev till fastighetsägare Reklamationer Rekvisitioner Restlängder Ekonomi-/Per 6 6 Bevaras Bevaras i arkivutrymme ekonomienheten - år garantitidens utgång Se: Leverantörsfakturor år betalning eller avskriven fordran

7 Antagen att gälla från och Dnr: 16/13 Reversal, redovisning av Revisionsberättelser Skannade fakturor, konterade och attesterade Skattsedlar (kommunens) Skuldebrev Statsbidragsansökningar Statsbidragsansökningar, underlag till Surtefonden, protokoll, verksamhetsberättelser och reglementen Surtefonden, övriga Ekonomi- Ingår i kommunstyrelsens IT/Economa 10 Ekonomi Arkivutrymme ekonomi Arkivutrymme ekonomi 10 år upphörd giltighet 10 år, under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats Bevaras 10 Vid inaktualitet

8 Antagen att gälla från och Dnr: 16/13 Systemdokumentation Säkerhets- och värde, inaktuella, vilka inte längre äger rättslig betydelse Tertialrapport och prognos Transaktionslistor Underlag löneavdrag Utanordning Utbetalningslista Utdata för skatteredovisning, kommunen Verifikationer, mikrofilmade brukskopior (Upphörd rutin) Verifikationer, mikrofilmade säkerhetsexemplar /arkivexemplar (leverantörsfakturor, bokföringsorder, Arkivutrymme ekonomi Ingår bland år sedan de upphört att gälla Se: Kassaverifikationer/ leverantörsfakturor Ekonomi- 6 Arkivutrymme Bevaras 10 ekonomi Kommunarkivet Bevaras -

9 Antagen att gälla från och Dnr: 16/13 ekonomisk redovisning). (Upphörd rutin) Verifikationer 10 Arkivutrymme Verifikationer till och med 1951 Kommunarkivet Bevaras Årsbesked ( från bank ) Ekonomi- Årsredovisning, fond / stiftelse