BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR SJUKRESEENHETEN

Transkript

1

2 BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR SJUKRESEENHETEN Detta dokument är en Bevarande- och gallringsplan för Sjukreseenheten. Från och med den 1 januari 2007 ingår Sjukresor i Färdtjänsten i Stockholms Läns Landsting. Från 2005 till och med den 31 december 2006 tillhörde Sjukresor Avdelningen för service och kommunikation inom Beställare Vård (BV). BV kallades tidigare Beställarkontor Vård (BKV), och bildades Före omorganisationen 2003 hörde enheten till Norra länets produktionsområde (NLPO). I och med Sjukreseenhetens övergång från Beställare Vård till Färdtjänsten räknas dess verksamhet och arkiv från och med den 1 januari 2007 till Färdtjänsten. Denna bevarande- och gallringsplan gäller retroaktivt från enhetens bildande 1992 till och med 31 december Under Sjukreseenhetens tid inom BV så administrerades personalhandlingar av LSF Personal och ekonomihandlingar av LSF Ekonomi. Driftavtal administrerades av LSF Service. Originalhandlingar av handlingstyper som ingår i dessa kategorier (personal, ekonomi och service) återfinns på respektive administrerande avdelning. Övriga antagna gallringsplaner och skrifter som hänvisas till är; o Gallringsplan för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse, dnr LA o Arkivhandbok för Stockholms läns landsting Motivering för bevarande och gallring Sjukreseenheten är som offentlig förvaltning inom Stockholms läns landsting underställd arkivlagen och landstingets arkivreglemente. Detta betyder att man måste ta hänsyn till följande tre punkter när det gäller bevarande och gallring: o o o Allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar. Sådana handlingar bevaras som i den löpande verksamheten under överskådlig tid måste vara tillgängliga för förvaltningsåtgärder, för juridiska/ekonomiska/rättsliga ställningstaganden och liknande. Forskningens behov av att få tillgång till handlingar från myndighetens arkiv. innebär att handlingen ska sparas för all framtid. Gallras innebär att handlingen kan förstöras efter ett visst antal år. För gallringsbara handlingar gäller olika tidsfrister t.ex. tio, fem, tre, två år alternativt gallring vid inaktualitet (). Gallringsfristen räknas från året efter det aktuella verksamhetsårets utgång. En handling som upprättas 2006 och som har en gallringsfrist på två år, kan gallras tidigast Gallras vid inaktualitet - innebär att den berörda handlingen kan gallras när den inte längre har någon betydelse för verksamheten, d.v.s. när den inte längre behövs för arbetets gång. Kopior, med undantag av arkivexemplar av utgående handlingar, rensas vid inaktualitet. Detta gäller under förutsättning att de inte innehåller anteckningar som har betydelse för ett ärende. Sådant som t.ex. skall rensas bort ur akter är utkast, post it-lappar, plastfickor, gem samt arbetspapper som inte tillför ärendet några sakuppgifter.

3 2 Planen innehåller handlingar för all verksamhet som avdelningen/enheten har bedrivit. Allmänna handlingar som inte finns upptagna i planen får gallras först efter att ett särskilt gallringsbeslut fattats. Denna bevarande- och gallringsplan är mediaoberoende. Detta innebär att den gäller såväl för pappershandlingar som för digitala handlingar. Det som styr huruvida en handling skall bevaras eller kan gallras är informationen, inte om handlingen är utskriven på papper eller finns på en dators hårddisk. Även sådana medier som videoupptagningar och fotografier omfattas av denna bevarande- och gallringsplan. I varje enskilt fall har också en värdering gjorts av handlingens potentiella betydelse för framtida forskning. De handlingar som satts upp för gallring är sådana som, med dagens sätt att se, bedöms sakna forskningsvärde. Bevarande- och gallringsplanen är resultatet av ett samarbete mellan avdelningens personal och arkivarie Lotta Windros i samråd med Landstingsarkivet. Ändringar och tillägg är gjorda av Daniel Åstrand, projektanställd arkivarie vid Färdtjänsten. På följande sidor redovisas samtliga handlingar som hanterats av Sjukreseenheten. Daniel Åstrand

4 3 Handlingstyp Gallras Anmärkning Akter till diariet Arkivlagda hos resp. NLPO, BKV och BV Analyslista, kopia inkommen för kännedom Anbud/offerter Antagna, kopior Antagna, original Original diarieförda. Anbudsförfrågan, kopior Original bevarade hos NLPO resp. LSF Upphandling. Anbudsprotokoll/öppningsprotokoll, Original bevarade hos NLPO resp. kopior LSF Ekonomi. Anbudssammanställning, kopior Original bevarade hos NLPO resp. LSF Ekonomi. Ansökan om reseersättning 3 år efter ärendet Arbetsplan med styrkort Diarieförda. Dokumentation av arbetssätt. Attestansvariga, förteckning över Kopia Original Avstämningslistor Avtal Varaktig betydelse Tillfällig betydelse Balans/resultaträkning Månadsvis Tertial Årsvis efter avtalets utgång. 5 år Original diarieförda. Original diarieförda. T.ex. leasing-, service-, konsultavtal Slutliga för året bevarade per 31/12 i dokumentation av årsbokslut. Begäran om intyg 3 år efter ärendet Skickas till resenär då ansökan om reseersättning är ofullständig Beslut, egna Beställningar Beställningar, av ringa betydelse Vad gäller t ex kontorsmaterial. Beställning av sjukresa 3 år efter ärendet Bokslut Månads- Tertial- 3 år 5 år Häri ingår balans/resultaträkning delårsvis. Helårs Eget underlag. Broschyrer och trycksaker, egen- Ett exemplar av varje version.

5 4 producerade Budget och underlag 3 år Databas SRS, Sjukresesystemet Statistik till underlag till årsredovisning Resenärers historik Övrig information av varaktig betydelse Information av ringa eller tillfällig betydelse Delegationsbeslut, kopia Original diarieförda. Delegationsordning, kopia Diarier Enkäter T ex till resenärer och vårdgivare. Underlag Sammanställning, slutrapport Fakturor, resenär 10 år NLPO resp. LSF Ekonomi ombesörjde utskick av fakturor på uppdrag av Sjukresor. Vid eventuella korrigeringar gjordes utskicket direkt från Sjukresor. Frikort Handlingar inkomna för kännedom T.ex. inbjudningar, protokollkopior, Handlingar som utgjort underlag för intern planering och verksamhetsredovisning Hemsida, Information av varaktig betydelse som enbart finns på webbsidan Information av varaktig betydelse som återfinns någon annanstans Av ringa eller tillfällig betydelse Första sida/layout reklam, kursmaterial m.m. T.ex. underlag till rapporter, förslag, beslut etc. Ingår i SLL-nätet. Administreras av Sjukresor och bevaras lokalt. En webbsidas utseendet/layout bevaras genom att spara den 31/12 eller vid större förändringar. Intyg från vårdgivare 3 år Intyg som ligger på bevakning i väntan på att kvitton inkommer. IT-supportrapporter T ex anmälan av datorfel Kallelser/föredragningslistor

6 5 Korrespondens T.ex. enhetschefens. Korrespondens tillhörande ett ärende diarieförs och läggs med i akten. Gäller även e- post, fax m.m. Korrespondens av ringa eller tillfällig betydelse, ej diarieförd Korrespondens gällande sjukreseersättning 3 år efter ärendet Brev till resenären vad gäller avslag/ komplettering sjukreseersättning Kursanmälningar Ledighetsansökan Leverantörsregister Uppdaterades kontinuerligt av NLPO resp. LSF Ekonomi Läkarintyg vid sjukfrånvaro, kopior Manualer original kopior Gäller t ex SRS, och andra eventuella egna system. Till system som förvaltas av LSF, t ex Raindance, Palett och Contempus Minnesanteckningar T ex avdelningsmöten/motsv, arbetsplatsträff (APT) mm. Periodisering av budget, månadsvis Protokoll Rapporter T.ex. projektrapporter och slutrapporter. Remisser, kopior 1 år Reseräkningar, kopior Original till NLPO resp. LSF Personal Rutinbeskrivning av arbetsuppgifter Utgick när ny kom Rutinpärm Statistik Utdrag från SRS årsvis. Antal resor med färdtjänst Kostnader Styrdokument Beslutade av Landstingsfullmäktige Systemdokumentation Beskrivningar Specifikationer Tabellutskrifter Ur ekonomisystem, gällde ej kontoplan Tillstånd för sjukvårdsresor 3 år efter ärendet Med menas att tillståndet upphört eller att ansökan avslagits Tjänsteutlåtanden Diarieförda Underlag till bokslut och budget 3 år Utredningar, egna Diarieförda Verksamhetsberättelse För den egna verksamheten Verksamhetsplan För den egna verksamheten

7 6