För gallringsfrister för handlingar som inte tas upp i denna plan hänvisas till Landstingsarkivets generella bevarande- och gallringsplaner.

Transkript

1 Sidan 1 av 12 Inledning Bevarande- och gallringsplan för Användningsområde och omfattning Detta är en bevarande- och gallringsplan för handlingar hos Ambulanssjukvården i Storstockholm AB (). Bolaget bildades 1993 och ägs av Stockholms läns landsting. Företaget ingår som ett dotterbolag i koncernen Landstingshuset AB och bedriver ambulanssjukvård i konkurrens med andra leverantörer. Beställare av ambulanssjukvården är Hälso- och sjukvårdsnämndens förvaltning, Enheten för ambulanssjukvård. Bevarande- och gallringsplanen har utarbetats i samarbete mellan Landstingsarkivet och personalen hos. Till grund för planen ligger ett tidigare förslag på bevarande- och gallringsplan, som nu har omarbetats. För fastställande av gallringsfrister har följande generella bevarande- och gallringsplaner för verksamheter inom Stockholms läns landsting använts: Bevarande- och gallringsplan för decentraliserade ekonomisystem i Stockholms läns landsting (LA ) Bevarande- och gallringsplan för central upphandlingsverksamhet i Stockholms läns landsting (LA ) Bevarande- och gallringsplan för personalhandlingar (LA ) Bevarande- och gallringsplan för vårdrelaterade handlingar (LA ). För gallringsfrister för handlingar som inte tas upp i denna plan hänvisas till Landstingsarkivets generella bevarande- och gallringsplaner. Bevarande- och gallringsplanens uppläggning Vänsterkolumnen är en uppställning av handlingstyper i alfabetisk ordning. Vissa exempel på handlingar har grupperats under den handlingstyp som de hör till. Mittenkolumnen anger om handlingarna skall bevaras eller kan gallras efter en viss tidsperiod. : innebär att handlingen skall sparas för all framtid. Gallras: innebär att handlingen kan förstöras efter en viss tid. När handlingen kan gallras framgår av den gallringsfrist som angetts för den specifika handlingen. Om det står att handlingen kan gallras efter 3 år betyder det att 3 hela kalenderår skall ha förflutit. Om en handling t ex är daterad år 2001 betyder det att handlingen kan gallras tidigast den 1 januari En handling kan också kontinuerligt ha påförts uppgifter under flera år och kan då gallras 3 år efter det att den senaste uppgiften infördes. Gallras vid inaktualitet: innebär att handlingen kan gallras när den har blivit inaktuell för verksamheten, dvs. när verksamheten inte längre har behov av den. Det är här upp till verksamheten själv att avgöra när handlingen kan gallras.

2 2 (12) Högerkolumnen används för att förtydliga eller ge kompletterande förklaringar till uppgifterna i de övriga två kolumnerna. Allmänna handlingar En allmän handling är en handling som inkommit till eller upprättats hos myndigheten och som förvaras där. Allmänna handlingar får inte gallras utan att ett gallringsbeslut har fattats. Detta beslut skall fattas i samråd med Landstingsarkivet enligt Arkivreglemente för Stockholms läns landsting 6. Undantag Arbetsmaterial och utkast betraktas inte som allmänna handlingar om de inte tillför ett ärende unik information och kan därför rensas bort när ärendet är avslutat. Arbetsmaterial som tillkommit för att underlätta arbetet och har betydelse för återsökning av information skall dock bevaras. Kopior, avskrifter och dubbletter, som tillkommit för att underlätta arbetet, och som inte tillför ett ärende betydande information, kan förstöras när de inte längre behövs för det inre arbetet. Motiv till gallring Arkivbildning och gallring av allmänna handlingar regleras i arkivlagen (SFS 1990:782). Av ekonomiska skäl och inte minst av utrymmesskäl är det omöjligt att bevara alla handlingar som uppstår i en verksamhet. Därför har gallringsfristerna bedömts efter vissa kriterier. Ekonomiska handlingar har bedömts utifrån bestämmelserna i lagen om kommunal redovisning (SFS 1997:614) varför en gallringsfrist på ofta har satts. För handlingar som behövs som stöd i den löpande verksamheten har en gallringsfrist på satts. Handlingar som uteslutande har kommit till för att underlätta det inre arbetet och som inte tillför ett ärende sakuppgift kan gallras vid inaktualitet. Sammanfattningsvis kan sägas att de handlingar som bedömts vara gallringsbara är sådana som bedöms sakna forskningsvärde eller som inte är nödvändiga för verksamheten i ett längre perspektiv. Stockholm den Kurt Berntsson Vd och arkivansvarig för

3 3 (12) Handlingstyp /gallringsfrist Anmärkning Ambulansjournaler 3 år Anmälningar till Försäkringskassan Anställningsbevis/-avtal i personalakt. Anbud/offerter - antagna rörande: Se även Avtal, upphandlade och Förfrågningsunderlag - antagna - fordonsköp - hyresavtal - inköpsavtal - kvalitetsavtal efter avtalstidens efter avtalstidens - service-, leasing- och konsultavtal - övriga avtal av rutinmässig eller tillfällig karaktär efter avtalstidens Anbud/offerter - ej antagna Se även Förfrågningsunderlag - ej antagna Ansökningar/anmälningar om ledighet: - föräldraledighet - tjänstledighet etc. Ansökningshandlingar till utlysta tjänster: - för dem som har fått anställning i personalakt. - för dem som ej har fått anställning efter anställningsärendets avslutande Arbetsgivarbetyg i personalakt. Arbetsscheman Arbetsskadeanmälningar i personalakt.

4 4 (12) Handlingstyp /gallringsfrist Anmärkning Arbetsmaterial och utkast Under förutsättning att handlingarna är av tillfällig betydelse och inte innehåller väsentliga sakuppgifter. Däremot skall sådana handlingar som tillför ett ärende väsentlig sakuppgift BEVARAS. Avstämningsblad/-register/ motsvarande, t ex: - kassa - likvid - logglistor leverantör- /kundreskontra - post-/bankgiro - tertial Avtal, upphandlade: Se även Anbud/offerter - antagna och Förfrågningsunderlag vid upphandlingar antagna - fordonsköp - hyresavtal - inköpsavtal - kvalitetsavtal - service, leasing- och konsultavtal - övriga avtal av rutinmässig eller tillfällig karaktär Avtal, övriga: - kollektivavtal, lokalt - lönerevisionsavtal - pensions och försäkringsavtal, (PFA) - revisionsavtal efter avtalstidens efter avtalstidens efter avtalstidens efter avtalstidens

5 5 (12) Handlingstyp /gallringsfrist Anmärkning - övriga avtal av rutinmässig eller tillfällig karaktär Avvikelserapporteringar: - centrala sammanställningar - stationernas underlag, t ex Rödmarkering av bil. - klagomålsärenden Balans- och resultaträkningar: - ackumulerade för året - månatliga Beslut: - delegationsbeslut - av myndighetsspecifik karaktär, fackliga eller motsvarande - i tjänstetillsättningsärenden Beställningar, dokumentation av: - beställningsunderlag, som t ex ordersedlar - verifikationer Bokföringsorder/bokföringsunderlag Bokslut: - tertialbokslut/ månadsbokslut - årsbokslut och huvudbokssammandrag Under förutsättning att handlingen inte utgör underlag till faktura, annars. Se även Ordersedlar - årsredovisning och revisionsberättelser Bolagsgrundande handlingar: - bolagsbevis - registreringshandlingar från Bolagsverket Budget: - budgetunderlag

6 6 (12) Handlingstyp /gallringsfrist Anmärkning - prognoser - årsbudget Dagbesked Dagbok/stationsanteckningar Se även Loggbok över utförda uppdrag Diarier Diarieförda handlingar Egenvärderingar/utvärderingar Faktureringsunderlag: Material som bildar underlag - underlag till utomlänsuppdrag m.m till fakturor, men som ej bifogats dessa Fakturor: - kund- och leverantörsfakturor Fordon, dokumentation av: - bensinlistor/bränsleförbrukningsrapporter - bilpärmar: registreringsbevis, besiktning, service m.m. - checklistor för bilvård - fordonskvittenser - försäkringshandlingar - logglistor - signeringslistor för bilar Efter försäljning eller skrotning Se även Kvittenser Efter försäljning eller skrotning - skadeanmälningar för bil/sammanställningar Fotografier, egna Fullmakter efter ansvarets upphörande Underlag gallras vid inaktualitet. Följesedlar Under förutsättning att följesedeln inte utgör underlag till faktura, annars. Förfrågningsunderlag vid upphandlingar - antagna rörande: Se även Anbud/offerter antagna och Avtal, upphandlade - fordonsköp

7 7 (12) Handlingstyp /gallringsfrist Anmärkning - hyresavtal - inköpsavtal - kvalitetsavtal - service-, leasing- och konsultavtal - övriga avtal av rutinmässig eller tillfällig karaktär Förfrågningsunderlag vid upphandlingar - ej antagna Förvaltningsberättelser Grundböcker/verifikationslistor Handkassa, redovisningar Handlingar, inkomna och utgående: - som föranleder åtgärd eller tillför ärendet sakuppgift - som inte föranleder någon åtgärd eller tillför ärendet sakuppgift Hemsidor/webbsidor: - Dokument/information av varaktig betydelse som enbart finns på webbsidan - Dokument/information av varaktig betydelse men som även återfinns någon annanstans än på webbsidan - Dokument/information av ringa och tillfällig betydelse - Hemsidors/webbsidors förstasida/lay-out efter avtalstidens efter avtalstidens efter avtalstidens Se även Anbud/offerter ej antagna Se även Korrespondens Gallras under förutsättning att det BEVARAS hos den som har upprättat dokumentet. Dokument som har publicerats på webbsidan och som inte tillför någon väsentlig information. En webbsidas utseende/layout bevaras genom att den sparas en gång per kvartal eller vid större förändringar.

8 8 (12) Handlingstyp /gallringsfrist Anmärkning Övriga sidor gallras. Huvudbok Informationsmaterial, egenproducerat, Ett exemplar av varje version. t ex: - handböcker/ handledarpärm - manualer - månadsbrev - informationsblad - personaltidning Information och riktlinjer från ambulansläkarna, CAK eller motsvarande, t ex: Ett exemplar av varje version bevaras. Information som inkommit för - medicinska riktlinjer kännedom och som inte - körningsrutiner föranleder någon åtgärd kan gallras vid inaktualitet. Jour, listor rörande: - beredskaplistor, scheman och motsvarande Klagomålsärenden: Se även Avvikelserapportering. - inkomna skrivelser/brev Kontoplaner Kontoutdrag, samtliga Kontrolluppgifter slutsummor Korrespondens: - som tillför ärendet sakuppgift - av tillfällig och ringa betydelse, som inte tillför ärendet sakuppgift Kvalitetssamordning, sammanställningar/redovisningar Kvalitetsunderlag Kvittenser: - fordonskvittenser - nyckelkvittenser och övriga kvittenser rörande anställda Se även Fordon, dokumentation av - kvittenser rörande patienters värdesaker Ledighet/tjänstledighet, ansökan, Under förutsättning att

9 9 (12) Handlingstyp /gallringsfrist Anmärkning om/underlag uppgiften registrerats i personaladministrativt system, annars. Loggbok över utförda uppdrag Se även Dagbok/stationsanteckningar. Lönelistor, under förutsättning att de inte behövs för pensionsutredningar. Lönerevisioner/förhandlingar: - beslut - underlag Lönespecifikationer: - ackumulerade för året Lönebeslut bevaras i personalakt. - per månad Löneunderlag Se även Tidföringsunderlag. Medicinsk teknisk servicekontroll (MTA), protokoll rörande Offerter - Se Anbud/offerter Ordersedlar Under förutsättning att ordersedeln inte utgör underlag till faktura, annars. Se även Beställningar, dokumentation av. Pensionsärenden, t ex: i personalakt. - ansökan om pensionsrätt eller prövning av pensionsrätt - avgångsdokument - arbetsgivaruppgifter till pensionsanstalter - dödsfallsintyg - handlingar rörande inträde i pensionssystemen - pensionsavtal - pensionsbrev Personalakter Innehåller originalhandlingar såsom anställningsbevis/-avtal, ansöknings- och betygshandlingar, arbetsgivarbetyg för anställd, arbetsskadeanmälningar, beslut om lönerevision, sekretessförbindelser och pensionsärenden.

10 10 (12) Handlingstyp /gallringsfrist Anmärkning Övriga handlingar i akten som saknar varaktig betydelse kan gallras efter anställningens upphörande. Policyer, interna Se även Styrdokument, företagsspecifika. Polisanmälningar, målsägandens (:s) exemplar Pressklipp/tidningsartiklar Projekt, dokumentation av: - projektbeskrivning - projektplan - utvärdering Protokoll/minnesanteckningar: - arbetsplatsmöten/ personalmöten - Apotekets inspektionsprotokoll - besiktningsprotokoll, från bilbesiktning - besiktningsprotokoll, kopia, från fastighetsbesiktning och brandbesiktning av fastigheten - bolagsstämmoprotokoll - förhandlingsprotokoll - ledningsgruppens protokoll - MBL-protokoll - samverkansprotokoll - skyddsrondsprotokoll efter utförd åtgärd Vid nästa bilbesiktning Efter det att föreskrivna åtgärder vidtagits. - styrelseprotokoll, med bilagor Register, liggare och listor samt andra Under förutsättning att tillfälliga hjälpmedel som tillkommit handlingen inte behövs för att för att underlätta det inre arbetet återsöka information. Reskontrajournaler: - kundreskontrajournaler - leverantörsreskontrajournaler Revisionsberättelser Se även Årsredovisning Ritningar över lokaler

11 11 (12) Handlingstyp /gallringsfrist Anmärkning Sekretessförbindelser i personalakt. Semesterplanering: - semesterlistor/ sommarplanering - semesteransökningar Skattedokumentation - skattedeklaration - underlag för skattedokumentation - skattesedlar Statistik, egenproducerad, t ex: - personal: när- och frånvarouppgifter, arbetsskador - skadeanmälan för bil - syrgasförbrukning - utförda uppdrag Styrdokument, företagsspecifika: - policyer - målbeskrivningar - handlingsplaner - rutinbeskrivningar - slutrapporter etc. Telefonlistor Tillbudsrapporter Tidföringsunderlag: - referenslistor över när- och timfrånvarouppgifter - övertidsuppgifter - läkarkvitton - reseräkningar - tidrapporter - tidkort Utanordningslistor Utbildningar, interna, dokumentation av: - arbetsmaterial och underlag - elevomdömen - skrivningsfrågor/kunskapstest 7 år Under förutsättning att uppgiften registrerats i personaladministrativt system, annars. Slutlig statistik/sammanställningar bevaras. Underlag kan gallras vid inaktualitet. Ett exemplar av varje version. T ex. it-, drog- och personalpolicyer, arbetsmiljöpärm, ordningsregler för stationer, m.m.

12 12 (12) Handlingstyp /gallringsfrist Anmärkning - studieresor - tema- och utbildningsdagar, kurser Verksamhetsberättelser Verifikationer, samtliga Verifikationsunderlag Årsbokslut Årsredovisningar Med bl.a. revisionsberättelser.