Dokumenthantering/Gallring

Transkript

1 Dokumenthantering/Gallring Gallring innebär att handlingar och uppgifter förstörs. Allmänna handlingar får bara gallras om styrelsen beslutat om det och det finns beskrivet i dokumenthanteringsplanen. Vad är allmänna handlingar? En handling kan vara i princip allt som innehåller någon form av information. Det kan till exempel röra sig om pappershandlingar, digitala uppgifter, fotografier och filmer. När en handling har inkommit till eller upprättats av Falun Borlänge-regionen blir den en s.k. allmän handling, som allmänheten har rätt att ta del av (förutom uppgifter som omfattas av sekretess). För allmänna handlingar finns regler att följa, bl.a. avseende arkivering. Vad får gallras? Handlingar som får gallras står med en s.k. gallringsfrist i dokumenthanteringsplanen. Det betyder att de ska gallras efter en viss tid, t.ex. två år, fem år eller tio år. Exempel: En ansökningshandling som har en gallringsfrist på två år i dokumenthanteringsplanen inkom år Då får den gallras i januari Om det står "bevarande" ska handlingarna/uppgifterna sparas för all framtid.

2 Gallring av pappershandlingar Praktisk hantering: Gallring ska ske årligen. efter om de handlingar du vill gallra finns upptagna i dokumenthanteringsplanen och kontrollera gallringsfristerna. Finns de med så verkställ gallringen och gör en notering om vilka handlingar som har gallrats och vilket datum gallringen utförts. Detta dokument diarieförs och kommer därmed att bevaras. Gallring av digital information Observera att gallringen inte är kopplad till att själva handlingen förstörs, utan gäller även om vissa uppgifter i handlingen förstörs/raderas. Detta är viktigt att tänka på när allt fler uppgifter digitaliseras. Gallring kan också vara att föra över information till ett annat medium om detta innebär: förlust av information förlust av möjliga informationssammanställningar förlust av sökmöjligheter förlust av möjligheten att fastställa uppgifternas autenticitet äkthet. Som exempel på detta kan nämnas att digitala uppgifter skrivs ut på papper, samtidigt som de digitala uppgifterna gallras. Därigenom kan man inte längre göra de sammanställningar och sökningar på olika variabler som var möjliga i det digitala systemet. Dessutom kan man inte fastställa äktheten av underskriften som fanns på pappret om uppgifterna läggs in digitalt genom scanning. Varför är det viktigt att gallra? Det är viktigt att vi som jobbar vid Falun Borlänge-regionen urskiljer vad som ska bevaras och vad som kan gallras. Annars kan de handlingar och uppgifter som bevaras försvinna i mängden av information och sökbarheten begränsas.

3 Dokumenthanteringsplan för FBR Handlingsnamn Verksamhet / Anmärkning gallringsfrist Adresslistor/Kundregister Allmän administration 1 år AFA (AGS-KL, TFA-KL, avgiftsbefriad 1 år Original AFA försäkring), anmälan till Affischer, egenproducerade Allmän administration Aktieägaravtal Allmän administration Protokollsbilaga. Aktieägaravtalet ska godkännas av kommunfullmäktige i respektive ägarkommun. Album - bilddatabassystem Allmän administration Anläggningsregistret, inventarier Ekonomiadministration Anmälningslistor Allmän administration 1 år Annonsmanus (Platsjournalen) Allmän administration 1 år Anpassningsärenden, personalakter SEKRETESS. Anställningsbeslut/tjänstgöringsrapport - 1 år timavlönad Anställningsbevis övriga Ett original till den anställde samt ett till personalakt. Ansökningar om statsbidrag Ekonomiadministration 10 år Med tillhörande rekvisition. Ansökningar, donationsmedel och stiftelsemedel Allmän administration / gallring Kan gallras efter 5 år förutsatt att en sammanställning görs. Sammanställning över ansökningarna ska bevaras. Ansökningar, utbildning 1 år Ansökningshandlingar för sökande till ej Kan gallras när de ej behövs längre. utannonserad tjänst som inte anställs Ansökningshandlingar till tjänst, personer som ej fått arbetet 2 år Ansökningar ska registreras. Ansökningshandlingar för personer som ej fått arbetet får gallras 2 år efter att

4 Ansökningshandlingar till tjänst, personer som fått arbetet Anteckningar och protokoll från möten och träffar anställningsbeslutet vunnit laga kraft. Enligt lag kan man överklaga i 2 år. Sammanställning av samtliga sökande till en tjänst ska upprättas och registreras under samma ärendenummer som ansökningarna. På detta sätt samlas alla sökande till en tjänst i samma ärendeakt. Ansökningar ska registreras. Ansökningshandlingar för personer som fått arbetet bevaras och förvaras i Personalakten. Sammanställning av samtliga sökande till en tjänst ska upprättas och registreras under samma ärendenummer som ansökningarna. På detta sätt samlas alla sökande till en tjänst i samma ärendeakt. Allmän administration Gäller styrelse- och stämmoprotokoll. Anteckningar har samma status som protokoll. Finns minnesanteckningarna i digital form ska även dessa bevaras. Anteckningar från olika typer av träffar t.ex. arbetsgrupper, projektgrupper, arbetsplatsträffar, råd, team, konferenser, utvecklingsgrupper, styrgrupper, referensgrupper, ledningsgrupper och chefsgrupper. Arbetsmaterial Allmän administration T.ex. underlag för handläggning. Kan gallras när det ej längre behövs. Attestlistor för ekonomi Ekonomiadministration 7 år Avtal, förordnanden, anställningar Avtal förvaras i diariet. Förordnanden och anställningar ska förvaras i personalakt. Avtal, kontrakt, rutinmässiga Allmän administration 2 år T.ex. avtal rörande, telefon m.m. Gallras 2 år efter avtalet upphört att gälla. Bankfil. Huvudutbetalning, extrautbetalning, löner Beslut- och behörighetsattestanter Allmän administration

5 Beslut om sjukersättningar m.m. från Försäkringskassan kretess. Läggs i personalakt. Vid längre sjukskrivningar blir det en rehabutredning. Gäller pensionsgrundande inkomst. Beslut statsbidrag Ekonomiadministration 10 år Blankett om bisyssla Läggs i personalakt. Bokförda betalningsuppdrag Ekonomiadministration 2 år Bokförings- och ekonomifiler, löner 2 år Bokföringsorder, original Ekonomiadministration 7 år Bokslut inklusive bilagor Ekonomiadministration Bokslutsunderlag Ekonomiadministration Kan gallras efter avstämning eller när det inte längre behövs. Bolagsordning Allmän administration Protokollsbilaga. Kommunfullmäktige i respektive ägarkommun ska fastställa bolagsordningen. Budget, slutlig Ekonomiadministration Slutlig budget fastställs av styrelsen. Budgetuppföljningar Ekonomiadministration Ska finnas i styrelsens handlingar. Diarieförda handlingar Allmän administration Ska arkivläggas i diarienummerordning. EMIL - e-postsystem Allmän administration E-post som utgör allmän handling ska tas ut på papper och diarieföras. Allmänna handlingar i e-postsystemet (inkorg, sänt) får raderas först efter en vecka, förutsatt att de diarieförts. I den mån e-postmeddelandet ej är att anse som allmän handling får det raderas omgående. E-postsystemet bevaras ej i digital form. EU-projektdokumentation Allmän administration Faktura/Verifikation, digital Ekonomiadministration Alla leverantörsfakturor bevaras endast i digital form. Faktura/Verifikation, papper Ekonomiadministration Eventuella pappersorginal scannas in i digital form och hanteras sedan därefter. Fakturaunderlag, kundfakturor, original Ekonomiadministration 2 år Kan gallras efter 2 år om specifikation finns på fakturan. Annars gallras efter 7 år. Föredragningslista, dagordning sammanträden Allmän administration 1 år

6 Försäkringsbrev Allmän administration Kan gallras 10 år efter försäkringstidens utgång. Försäkringsärenden Allmän administration 2 år Handlings- och strategiplaner Allmän administration Information och trycksaker, egenproducerade Allmän administration T.ex. broschyrer, häften, informationsblad, bildspel med mera som speglar den egna verksamheten. Ska dateras. Nyhetsbrev i digital form ska bevaras. Digitala original, till exempel PDF-versioner, av trycksaker ska bevaras. Införsel på lön, beslut om 2 år Från Kronofogdemyndigheten Inventarieförteckning Ekonomiadministration Inventering av möbler, datorer, tavlor mm ägda av bolaget. Fotografier kan finnas bifogade. Kontaktuppgifter anhöriga, lista/blankett Allmän administration Blankett. Kan gallras när den inte längre behövs eller ny upprättats. Kontrakt av rutinmässig karaktär Allmän administration 2 år Gallras 2 år efter att kontraktet upphört att gälla. Kontrolluppgifter Gäller även ändrade kontrolluppgifter. Loggfiler, e-post Allmän administration 1 vecka Utgör handling av tillfällig eller ringa betydelse. E- postloggar får gallras under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som skall bevaras. Läkarintyg kretess. Gallras 2 år efter avslutad sjukskrivning. Gäller även Beslut om havandeskapspenning från Försäkringskassan. Lönerapporter (löneunderlag) 2 år Momsredovisningar Ekonomiadministration 7 år Ny/förändrad lön, beslut om

7 Olycksfall på arbetsplatsen, inventeringsblankett Personalakt Rehabiliteringsutredningar Remisser, externa Allmän administration Reseräkning, papper 1 år Blankett för riskinventering på arbetsplatsen för att förebygga olycksfall. Kan gallras när ny har upprättats. SEKRETESS. Underlag till lön. Reseräkning kan gallras efter 2 år. Om kvitton är bifogade är det verifikat som måste bevaras i 10 år. Revisionsberättelser Ekonomiadministration Ska bevaras som bilagor till årsredovisningar. mesterlistor Sjuk- och friskanmälningar 1 år Kan gallras när de inte längre behövs. Sjukintyg, första dagsintyg kretess. Gallras 2 år efter avslut. Ingår i personalakt. Vid upprepad korttidsfrånvaro har arbetsgivaren möjlighet att kräva uppvisande av sjukintyg från första sjukdagen. Skattsedel, kommunens och stiftelsers Ekonomiadministration 10 år Preliminär och slutlig. Stiftelser benämndes tidigare Slutliga sammanställningar av taxeringsuppgifter SMS, chatt, och andra skriftliga direktmeddelanden Allmän administration 10 år fonder. SMS, chattkonversationer och andra former av skriftliga direktmeddelanden som initierar ett ärende eller tillför ett ärende sakuppgift ska tillsammans med datum ordagrant kopieras eller skrivas av och därefter registreras eller tillföras akt. Direktmeddelanden får raderas först efter en vecka, förutsatt att de registrerats eller tillförts akt.

8 Styrdokument, reglemente, stadgar, policydokument, riktlinjer, programdokument Tillbudsrapporter, hot, våld, trakasserier mot personal Allmän administration Ska finnas som bilagor till protokoll. Tillbudsrapporter gäller våld, hot, trakasserier och tillbud på arbetsplatsen. Sammanställning över tillbud i diarieakten, tillhörande handlingar i respektive personalakt. Kan gallras efter avstämning eller när det inte längre behövs. Underlag till årsredovisning Ekonomiadministration Uppsägningar Utgående skrivelser Allmän administration Ska diarieföras och bevaras bland diarieförda handlingar. Utredningar, egenproducerade Allmän administration Utredningar, inkommande Allmän administration 1 år Gallras under förutsättning att det inte rör den egna verksamheten. Verksamhetsberättelse Allmän administration Verksamhetsplan Allmän administration Årsredovisning Ekonomiadministration Ägardirektiv Allmän administration Protokollsbilaga.