Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden

Transkript

1 Myndighet Kultur- och fritidsnämnd Verksamhet Kultur- och fritidsförvaltning Antagen Kultur- och fritidsnämnd 75 1 (6) Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden Vad är syftet med en dokumenthanteringsplan? Dokumenthanteringsplan ska fungera som en förteckning över de handlingar som finnas att tillgå inom myndighetens (kultur- och fritidsnämndens) ansvarsområden. Den ska ge allmänheten information om vilka handlingar som finns att tillgå och på vilket sätt de förvaras, gallras eller arkiveras av myndigheten. Hur är planen uppbyggd? Myndighetens allmänna handlingar redovisas fördelade efter respektive verksamhetsområde; Administration, Allmänkulturell verksamhet och Fritidsverksamhet. Definition av allmänna handlingar I Tryckfrihetsförordningen (TF) definieras allmän handling på följande sätt: Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. Handling är allmän, om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. En allmän handling kan således vara såväl ett pappersdokument som en elektroniskt lagrad uppgift i ett datasystem. Tillexempel är brev, sms, e-post, videoupptagning eller ett fotografi som skickats till kultur- och fritidsförvaltningen allmän handling som alla medborgare har rätt att ta del av utan att uppge vad det heter eller varför de vill ta del av handlingen.

2 2 (6) En handling anses inkommen till myndighet, när den har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare till handa. En elektronisk handling anses inkommen till myndighet när någon utomstående gjort den tillgänglig för myndigheten. En handling anses vara upprättad när den expedieras utanför myndigheten eller när ärendet som den ingår i avslutas. En handling som inte ingår i något ärende anses vara upprättad när den fastställts eller registrerats i diarium, journal eller protokoll eller på annat sätt färdigställts. Allmänna handlingar kan avse både handlingar som i sin helhet är offentliga och handlingar som innehåller sekretesskyddade uppgifter. Registreringsskyldighet diarier Enligt Offentlighets- och sekretesslagen ska allmänna handlingar registreras så snart de kommit in eller upprättats i ett register som hålls tillgängligt för allmänheten. Med registrering avses att de diarieförs antingen i diariet (Evolution) eller något av verksamhetssystemen. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de i stället hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. Bevara gallra rensa Med gallring avses att kasta, förstöra eller radera handlingen så att det inte längre går att ta del av uppgifterna i den. Med rensning menas att före arkivläggningen ta bort handlingar som inte utgör allmän handling t.ex. arbetsmaterial, minnesanteckningar mm. För alla andra handlingar gäller att de ska bevaras om inte kultur- och fritidsnämnden beslutat att de får gallras.

3 3 (6) Administration Handlingar inkomna/upprättade Kultur- och fritidsnämndens protokoll Anläggnings- och bidragsutskottets protokoll Arkivläggning och avställning Förvaringsplats / elektronisk Överföring till Gallringsfrist Anmärkning/Anteckning Närarkiv Centralarkiv kronologisk arkivskåp 2 år 5 år bevaras Svenskt Arkiv 80. Bindas kronologisk arkivskåp 2 år 5 år bevaras Svenskt Arkiv 80. Bindas Kultur- och ungdomsutskottets protokoll kronologisk arkivskåp 2 år 5 år bevaras Svenskt Arkiv 80. Bindas Kallelser/dagordningar kronologisk evolution 2 år Enbart digitalt Kopia på protokollens kronologisk Handläggare 3 månader anslagsbevis Delegeringsbeslut ärendeakt/ diarienummerord. evolution/ arkivskåp 2 år 5 år bevaras Dokumenteras i ärendet (Evolution) Diarielistor kronologisk 2 år 5 år bevaras Mötes- och minnesanteckningar, från samverkan mellan kronologisk ansvarig chef bevaras arbetsgivare och arbetstagare, och/eller personalföreträdare Minnesanteckningar/protokoll från skyddsrond ansvarig chef bevaras

4 4 (6) Diarieakter gröningar diarienummerord. arkivskåp 2 år 5 år bevaras Ärenden pågår i högst 3 årefter 3 år görs hänvisning till nytt ärende Avtal av vikt diarieakt/ arkivskåp 2 år 5 år bevaras Diarieförs i Evolution diarienummerord. Röd mapp Avtal (hyres-, arrende-, 2 år Efter upphörd giltighet leasingavtal) Skötselavtal 2 år Efter upphörd giltighet Handlingar av ringa betydelse, reklam, information mm Korrespondens av tillfällig karaktär, t.ex. korta frågor Vid inaktualitet Vid inaktualitet

5 Allmänkulturell verksamhet Handlingar inkomna/upprättade Arkivläggning och avställning Förvaringsplats / elektronisk Överföring till Närarkiv Centralarkiv Gallringsfrist Anmärkning 5 (6) Affischer och programblad mm. som är framtagna av förvaltningen Levereras årligen 1 exemplar bevaras Despositions- gåvohandlingar 5 år bevaras Lämnas till förvaltningssekretaren löpande under året Gästböcker från Galleri Moment 5 år bevaras Ansökningshandlingar om kommunaltbidrag från Kulturella föreningar Studieförbund Hembygdsföreningar Bokningskontrakt vid arrangemang Kontakt mellan utställare och Galleri moment Tillstånd från andra myndigheter vid arrangemang arkivskåp 2 år 5 år bevaras Diarieförs i Evolution 2 år efter upphörd giltighet 2 år efter upphörd giltighet 2 år efter upphörd giltighet

6 6 (6) Fritidsverksamhet Handlingar inkomna/upprättade Beslut om tillstånd att anordna lotterier Ansökan om och tilldelning av platser för lotteriförsäljning Ansökan om registrering och tillstånd av lotterier inkl. bilagor Lotteriredovisningar inkl. bilagor Redovisningar till Lotterinspektionen Ansökan om lokalbidrag från föreningar Ansökan om aktivitetsstöd från föreningar Ansökningar om att hyra lokaler Kontrakt avseende uthyrning Arkivläggning och avställning Förvaringsplats /elektronisk Överföring till Gallrings-frist Anmärkning Närarkiv Centralarkiv 2 år 5 år bevaras Med / avses gruppen Upplev, göra, kommun och politik 2 år Efter sista giltighetsdatum 5 år Efter sista giltighetsdatum 5 år Efter sista giltighetsdatum Vid inaktualitet 5 år 5 år 2 år efter upphörd giltighet 2 år efter upphörd giltighet