DOKUMENTATIONS- SKYLDIGHET

Transkript

1 DOKUMENTATIONS- SKYLDIGHET -VARFÖR DOKUMENTERAR NI? -VAD HAR DOKUMENTATIONEN FÖR RÄTTSLIG STATUS?

2 SKÄLTILL DOKUMENTATION RÄTTSSÄKERHETSSYNPUNKT BEVISA NÄR? VAR? HUR? VEM? INGÅR I PROFESSIONEN

3 INGEN SAMMANFATTANDE LAG FÖRVALTNINGSLAGEN SKOLLAGEN OFFENTLIGHETS- O. SEKRETESS- LAGEN TRYCKFRIHETSFÖRORDNINGEN KOMMUNALLAGEN ARKIVLAGEN

4 ÄRENDEHANDLÄGGNING Procedur som börjar med att ett ärende inleds och som slutar med att ärendet avgörs genom ett beslut Bestämmer om förmån, rättighet, förpliktelse, disciplinär påföljd, avskedande, o.s.v.

5 TYP AV DOKUMENT Protokoll i elevvårdsärenden Särskilda åtgärdsprogram Individuella handlingsplaner Utredningar Handlingar inom elevvårdsverksamheten

6 OBSERVERA! SKOLKURATORN SKA DOKUMEN- TERA SIN VERKSAMHET I DEN DEL SOM GÄLLER ÄRENDEHAND- LÄGGNING HANDLINGARNA ÄR ALLMÄNNA HANDLINGARNA SKA REGISTRERAS

7 FÖRVALTNINGSLAGEN 15 Anteckningsskyldighet för muntliga uppgifter och observationer: Skyldighet anteckna alla uppgifter som har betydelse för utgången i ett ärende om myndighetsutövning som skolan får på annat sätt än genom en skriftlig handling

8 FÖRVALTNINGSLAGEN 16 Krav på rättssäkerhet: En sökande, klagande eller annan part har rätt att ta del av det som tillförts ärendet om detta avser myndighetsutövning

9 FÖRVALTNINGSLAGEN 17 Skyldighet att kommunicera : Ett ärende får inte avgöras utan att den sökande, klagande eller annan part har fått möjlighet att yttra sig över alla uppgifter i ärendet

10 FAKTISKT HANDLANDE ÅTGÄRDER SOM INTE ÄR RÄTTSHANDLINGAR ÅTGÄRDER INNAN ETT ÄRENDE INLETTS ÅTGÄRDER DÄR ETT ÄRENDE ALDRIG KOMMER ATT INLEDAS

11 TYP AV DOKUMENT ARBETSANTECKNINGAR Bestämmelser om dokumentation i FörvL är inte tillämpliga. Anteckningar kan bli allmän handling enligt OSL och TF.

12 GRÅZON FLYTANDE GRÄNS MELLAN ÄRENDE OCH FAKTISKT HANDLANDE EX: SAMTAL MED ELEV SOM RETAS (faktiskt handlande ) ÖVERGÅR I MOBBINGÄRENDE (ärendehandläggning)

13 VILKEN RÄTTSLIG STATUS HAR DOKUMENTATION VID FAKTISKT HANDLANDE? ALLMÄN HANDLING? OFFENTLIG? UNDER SEKRETESS?

14 HANDLING FRAMSTÄLLNING I TEXT ELLER BILD, SAMT UPPTAGNING SOM KAN LÄSAS, AVLYSSNAS ELLER UPPFATTAS MED TEKNISKA HJÄLPMEDEL

15 ALLMÄN HANDLING HANDLING ÄR ALLMÄN OM DEN FÖRVARAS HOS MYNDIGHET OCH ÄR ATT ANSE SOM INKOMMEN ELLER UPPRÄTTAD FÖRVARAS = TILLGÄNGLIG FÖR

16 PRIVAT HANDLING BREV SOM ÄR STÄLLT PERSONLIGEN TILL DEN SOM INNEHAR VISS BEFATTNING ÄR ALLMÄN HANDLING OM HANDLINGEN GÄLLER ÄRENDE ELLER ANNAN FRÅGA SOM ANKOMMER PÅ MYNDIGHETEN

17 UPPRÄTTAD HANDLING HANDLING SOM ÄR FÄRDIGSTÄLLD HAR EXPEDIERATS/SKICKATS TILL UTOMSTÅENDE HANDLINGEN HAR SLUT- BEHANDLATS HANDLINGEN HAR SATTS IN I PÄRM, ARKIVERATS

18 MINNESANTECKNING ENLIGT OFFENTLIGHETSPRINCIPEN Anteckningar för ärendets föredragning eller beredning och ej till den del som tillför ärendet sakuppgift

19 ARBETSANTECKNING T. EX. ANTECKNINGAR VID ELEVSAMTAL (SOM INTE ÄR ÄRENDEHANDLÄGGNING) OCH SOM ÄNNU INTE ÄR FÄRDIGSTÄLLDA

20 ELEV-AKT -- JOURNAL Journalföringsplikt för kurator finns inte Om skola infört elevakter/journaler genom lokala regler blir anteckning i sådan elevakt allmän handling så snart de skrivs in i journalen

21 SLUTSATS ÄRENDEHANDLÄGGNING DOKUMENT ANSES UPPRÄTTADE OCH DÄRMED ALLMÄN HANDLING NÄR DE HAR EXPEDIERATS (SKICKATS TILL ANNAN MYNDIGHET GENOM POST, E-POST ELLER FAX) ELLER NÄR ÄRENDET AVSLUTATS

22 SLUTSATS FAKTISKT HANDLANDE DOKUMENT ANSES UPPRÄTTADE OCH DÄRMED ALLMÄN HANDLING NÄR DE HAR EXPEDIERATS ELLER JUSTERATS ELLER HAR FÅTT SIN SLUTLIGA UTFORMNING

23 SKOLSEKRETESS OFFENTLIGHETS- O. SEKRETESSLAGEN 23 KAP 2 Stark sekretess gäller uppgift om enskilds personliga förhållanden hos kurator om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde lider men.

24 Sekretess, forts. Svag sekretess: uppgift om enskildes personliga förhållanden i skolans elevvårdande verksamhet i övrigt, dock endast om det kan antas att den enskilde lider men om uppgiften röjs

25 SKYDD FÖR ELEVEN ELEVEN OCH DENNES FÖRÄLDRAR HAR RÄTT ATT LÄSA HANDLINGARNA ARBETSANTECKNINGAR BÖR SKRIVAS SÅ ATT DE KAN UPPVISAS FÖR ELEVEN OCH FÖRÄLDRARNA

26 REGISTRERING DIARIE- FÖRING OFFENTLIGHETS- OCH SEKRETESSLAGEN 5 KAP Huvudregel att allmänna handlingar ska registreras omgående. Undantag för handlingar som inte omfattas av sekretess. Dessa får hållas ordnade på annat sätt.

27 PERSONUPPGIFTSLAGEN SYFTE ATT SKYDDA PERSONLIG INTEGRITET GÄLLER ALL BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER SAMTYCKE ELLER STÖD I LAGEN (EX. ATT ARBETUPPGIFT AV ALLMÄNT INTRESSE SKA KUNNA UTFÖRAS)

28 ARKIVLAGEN ALLMÄNNA HANDLINGAR FÅR INTA KASTAS FRITT, UTAN KOMMUNENS BESTÄMMELSER OM GALLRING GÄLLER KÄNSLIGA HANDLINGAR MED SEKRETESSBELAGDA UPPGIFTER SKA FÖRVARAS SÅ ATT INGEN OBEHÖRIG KAN TA DEL AV DEM