Seminarium om allmänna handlingar

Transkript

1 Seminarium om allmänna handlingar

2 Upplägg 9.00 Juridiken kring allmänna handlingar Vad är ett ärende? Vad, när, hur och varför ska jag diarieföra? Hur ska handlingar förvaras och bevaras? Avslutning

3 Vad ska dessa uppgifter användas till? Nä, det där har jag inte tid med just nu Du kan få handlingarna om några veckor Vem är du? Var ringer du ifrån?

4 Handlingsoffentlighet Meddelarfrihet Offentlighetsprincipen Närvara vid rättegångar Närvara i riksdagens kammare, fullmäktige i kommun och landsting

5 Handlingsoffentlighet I princip har alla, svenska medborgare och utlänningar, rätt att läsa de handlingar som finns hos myndigheterna. Denna rätt begränsas dock på två sätt: Allmänheten har bara rätt att läsa sådana handlingar som betecknas som allmänna handlingar. En del allmänna handlingar är hemliga.

6 Vad är en allmän handling? 1. Det ska röra sig om en handling, 2. handlingen ska förvaras hos myndigheten och 3. handlingen ska vara antingen inkommen till eller upprättad hos myndigheten Allmän handling

7 1. Det ska röra sig om en handling Ett fysiskt medium som är bärare av viss information. Framställningar i skrift eller bild och upptagningar

8 2. Handlingen ska förvaras hos myndigheten Finns tillgängligt hos myndigheten vid tidpunkten för begäran. Även upptagningar (verksamhetssystem) Ska kunna tas fram med rutinbetonade åtgärder, ingen större arbetsinsats och kostnad. Samarbetsyta

9 3. Handlingen ska vara inkommen eller upprättad Inkommen a) Pappershandlingar när det anlänt till myndighet eller kommit behörig befattningshavare tillhanda Behöver inte ha diarieförts b) Digitala handlingar när annan gjort upptagningen tillgänglig för myndigheten

10 3. Handlingen ska vara inkommen eller upprättad Upprättad Då handlingen föreligger i sitt definitiva skick färdigställd. Exempelvis då handlingen expedieras eller vid ärendets slutbehandling

11 Särskilt om SMS När en befattningshavare får ett sms i tjänsten/uppdraget så är det en handling som inkommit till myndigheten och genast förvaras hos myndigheten. Oavsett möjlighet att lagra Gäller även om man får SMS till privat tel Privat SMS till jobbtelefon ej allmän handling Kammarrätten i Sundsvall , mål nr

12 Undantag.. Förtroendevald (pol eller facklig) Ej allmänna handlingar Privata brev Minnesanteckningar Utkast och koncept Dina egna som ej skickas vidare!!!!

13 Allmän handling kontra offentlig handling Handling? Offentlig Allmän 1. Förvarad 2. Inkommen eller upprättad Sekretessbelagd (enligt i offentlighetsoch sekretesslagen) Ej allmän - Privata brev - Minnesanteckningar - Utkast, arbetsmaterial -Handling som mottagare får i funktion av politisk eller facklig förtroendevald

14 E-post att tänka på E-postlogg är allmän handling Blanda inte privat och arbetsrelaterad e-post Intern e-post: Inom myndigheten - ej allmän handling Mellan myndigheter allmän handling Under semester: E-posten är inkommen även under semestern. Ska hanteras plus autosvar

15 Särskilt om sociala medier Andra lagar: PuL SoL Skollag Tänk på att en begäran om allmän handling är samma i sociala medier Inlägg som görs i tjänsten anses vara en upprättad handling

16 Är kalendern i outlook en allmän handling?

17 Allmän handling? Är det en handling? Är handlingen förvarad hos kommunen? Är handlingen inkommen eller upprättad? Högsta förvaltningsdomstolen, mål nr , meddelad

18 Sekretess

19 Vad innebär sekretess? Förbud mot att röja en uppgift, vare sig det sker muntligen, genom att lämna ut handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter eller på annat sätt.

20 Syftet med sekretessen? Till skydd för enskilds personliga och ekonomiska förhållanden. Till skydd för allmänna intressen. Sekretess om risk för skada (av ekonomisk art) eller men (kränkning av integritet). Sekretessbrytande bestämmelser exempelvis samtycke eller uppgiftsskyldighet

21 Övning Sekretess? En vårdnadshavare, vars barn är tvångsomhändertaget, är upprörd och kontaktar kommunen för att be om epostadress (arbetet) till den tjänsteman som har fattat beslut om att begränsa vårdnadshavarens umgänge med barnet. Omfattas uppgifterna av sekretess?

22 Lämna ut allmänna handlingar Vid begäran ska handlingen lämnas ut genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift Om kopior av allmän handling avgift enligt taxa Skyndsamt sekretessprövning medger extra tid Även uppgifter ur en allmän handling

23 Identifiera att det är fråga om en begäran om utlämnande Jag vill veta vilka bostadsrätter kommunen har köpt? Hur mycket tjänar stadsdirektören? Har min förening fått pengar?

24 Vem prövar om handlingen ska lämnas ut? Utgångspunkten är att det är den anställde som har tillgång till handlingen i sitt dagliga arbete som gör bedömningen om en handling kan lämnas ut eller inte.

25 Vem är ansvarig handläggare? En begäran kan omfatta handlingar som berör olika ärenden och därmed olika handläggare och enheter inom kommunen. Utifrån förvaltningslagen har kommunen en serviceskyldighet Säkerställ att begäran tas om hand hela vägen!

26 Skyndsam handläggning Innebär i princip samma dag som begäran gjorts. Ok med några dagars fördröjning om det är nödvändig för att myndigheten ska kunna ta ställning till om den efterfrågade handlingen är allmän eller offentlig. Hänsyn till omfattningen av begäran

27 Praktiska hanteringen vid utlämnande Begäran inkommer Handläggs direkt. Om du som ansvarig tjänsteman inte är på plats eller inte har möjlighet att hantera begäran behöver en chef eller kollega hjälpa till Tänk på att en begäran är inkommen även om man har frånvaromeddelande Är det en allmän handling? Om JA Omfattas den av sekretess?

28 Praktiska hanteringen vid utlämnande Om handlingen/uppgifter i handlingen omfattas av sekretess behöver prövning ske enligt tillämpliga bestämmelser i offentlighet- och sekretesslagen varje uppgift för sig Visar skadeprövningen att uppgifterna är att betrakta som sekretessbelagda? Om JA Finns någon sekretessbrytande bestämmelse, t.ex. samtycke?

29 Praktiska hanteringen vid utlämnande Om begäran avslås helt eller delvis Lämna upplysning Exempelvis Jag har gjort en sekretessprövning och lämnar ut följande handlingar som bifogas. Handlingar som inte har lämnats ut är XX (ange vilka) mot bakgrund av att jag bedömer att de omfattas av sekretess enligt XX kap. X offentlighetsoch sekretesslagen på grund av. ange tydliga skäl. Du har, om du så önskar, rätt att begära att XX-nämnden (ange rätt nämnd) fattar ett formellt beslut avseende din begäran att få ta del av handlingar som omfattas av sekretess. Ett sådant beslut krävs för att ett överklagande ska kunna ske.

30 Praktiska hanteringen vid utlämnande Om den som begär handlingarna önskar ett formellt avslagsbeslut så ska ett delegationsbeslut upprättas. Kolla i aktuell delegationsordningen vem som har delegation att fatta beslutet. Kommunjurist ska kontaktas vid upprättande av avslagsbeslut.

31

32 Ärenden och Diarieföring

33 Vad är ett ärende? En formellt avgränsad frågeställning som tas upp till behandling Något som kräver en åtgärd

34 Ärenden är t.ex. Processer Klagomål Remisser Frågor Projekt

35 Någon vill något Vad gör vi nu?

36 Ärenden ska dokumenteras Ärenden Akt Består av Bildar en Händelser Dokumenteras i Handlingar

37 Handlingar Handlingarna i ärendet ska spegla processen/organisationen som de finns i/handlar om. Handlingar som tillkommit under handläggning av ett ärende eller i ett annat processtadie ska kunna presenteras eller lämnas ut samlat.

38 Vad behöver vi veta? Information om själva ärendet (fylls i på ärendekortet) Ett komplett ärende ska ha - Diarienummer - Ärendemening/Rubrik - Beskrivning av ärendet - Uppgifter om motpart - Uppgifter om handläggare och enhet - Klassificering - Uppgifter om eventuell bevakning - Status - Uppgifter om eventuell sekretess eller PUL - Uppgifter om vem som registrerat ärendet och vilket datum

39 Ärendekortet Enhet Ärendemening Diarium Status PUL/Sekretess Datum Klassificering Beskrivning Motpartens diarienummer Motpart Handläggare Registrerat av Datum registrerat

40 Ärendekort Väldokumenterade ärendekort - Gör ärendet enkelt att eftersöka - Underlättar möjligheten till statistik - Hjälper allmänheten att förstå vad ett ärende innehåller. = Kvalitativ dokumenthantering

41 Förvaring av ärenden ja jag har högar som ligger i ett skåp någonstans Skåp Klassiska hanteringen med pärmar Handlingar i ett ärende ska finnas förda i ordnad form och ska enkelt kunna presenteras eller eftersökas. Fysisk förvaring av akter i aktskåp (enhet eller registraturen) Digitala akter, Platina, Infracontroll, Pulsen

42 Avsluta ett ärende Handläggare äger sitt ärende och ska: - Ha koll på när ärendet är att betrakta som klart - Ansvara för att ärendet är komplett, alla handlingar inscannade - Handläggare ansvarar för att ärenden är kvalitetssäkrade - Se till att akten är rensad innan avslut - Kontaktar registraturen om att ärendet ska avslutas (inte tvärtom). Registraturen - Går igenom fysiska akter för att se till att de matchar de digitala - Avslutar ärendet i ärendehanteringssystemet - Arkiverar det avslutade ärendet - Överför avslutade ärenden till kommunarkivet

43 Vad är diarieföring? Registrering av händelser i verksamheten Registrering av inkommande, upprättade och utgående handlingar i en följdsam ärendegång. Det är ett ledningssystem för att kunna hålla koll på verksamheten genom att hålla ordning på händelser i verksamheten.

44 VEM SÖKER VI?

45 Gustav Vasa Skapade diarierna i den mening vi ser dem idag. Han införde en ordnad hantering av de handlingar som rörde sig på hans hov. Gustav Vasa övertog det redan existerande rikskansliet och byggde vidare på dess funktion. Kansliets uppgift var dels att förbereda och expediera alla handlingar som inte var av ekonomisk art. Kansliet delades upp i ett svenskt och ett tyskt kansli

46 Vadstenadiariet Vadstenadiariet är det första diariet i Sverige. Det omfattar Vadstena klosters verksamhet under Det är ett diarium i dess ursprungliga betydelse, dvs en dagbok över det som inträffat i kronologisk ordning.

47 Varför ska vi diarieföra? Genom att diarieföra ärenden och handlingar så blir diariet ett verksamhetsstöd för chefer för att se hur verksamheten ser ut. Genom diariet kan vi ta fram statistik till enheterna hur deras ärendemängd ser ut, hur många de har öppna, avslutade m.m. Handläggarna kan hålla koll på sitt jobb genom samlad dokumentation. Möjligheten att se sitt arbetsflöde och planera vad som kan behövas göra? Allmänheten får möjlighet att ta del av de handlingar de har rätt till. Uppfylls alla punkter så kommer verksamheten att hålla hög kvalitét

48 Nackadiarierna I Nacka har vi 11 stycken aktiva diarier Alla handläggare kan diarieföra Vissa enheter har specifika registratorer för detta

49 Hur ska ett ärende diarieföras? Kommunen själv bestämmer hur ett ärende ska registreras och i vilket system det ska finnas. I nacka har vi valt att diarieföra ärenden och handlingar i Platina. Det är handläggarna själva som ansvarar för diarieföringen om ingen annan rutin gäller.

50 Så vad ska då diarieföras? Ska inte diarieföras Enkel hantering Annan fastställd rutin Reklam Felsända handlingar Obeskrivliga och menlösa skrivelser Fakturor Copyrightskyddat material Fordrar åtgärd Ska diarieföras Viktiga dokument för verksamheten som saknar bättre ordning Handlingar och händelser i redan diarieförda ärenden Framställningar från facket Klagomål och synpunkter från allmänheten, om det inte finns ett separat system för detta redan. Hemliga handlingar Övrigt av betydelse. Hellre safe then sorry

51 Och vad behöver vi inte diarieföra? Handlingar som är av ringa betydelse för verksamheten Synpunkter som redan finns inkomna i synpunktsportaler Dessa handlingar ska registreras enligt lagen, men de behöver inte diarieföras.

52 Tidskrav Diarieföringen ska ske samma dag en handling kommer in eller upprättas Allra senast nästa arbetsdag

53 Exempel från verkligheten

54

55

56

57

58

59

60

61 Stort tack för oss! Frågor eller funderingar? Specialanpassade utbildningar eller fördjupningar för din enhet? Hör av dig till juridik- och kanslienheten eller kontaktcenter. Dina synpunkter är viktiga. Utvärdering kommer!