Dokumenthantering i EU-projekt. Lagar och regler - Offentlighet och sekretess

Transkript

1

2 Dokumenthantering i EU-projekt Lagar och regler - Offentlighet och sekretess

3 OFFENTLIGHETSPRINCIPEN Forskning som bedrivs av myndigheter t.ex. statliga universitet och högskolor lyder under reglerna om allmänna handlingars offentlighet i 2 kap. TF.

4 ALLMÄN HANDLING När är en handling allmän? En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och antingen har inkommit till myndigheten eller är upprättad där.

5 ALLMÄN HANDLING Vad innebär det att en handling är allmän? En allmän handling skall på begäran lämnas ut genast. Ej efterfråga syfte eller identitet hos den som begär handlingen. Undantag för sekretesskyddade uppgifter.

6 ALLMÄN HANDLING En handling är dels sådant som kan läsas eller uppfattas med blotta ögat, dels sådant som kan uppfattas endast med hjälp av tekniskt hjälpmedel.

7 MYNDIGHET (här) Organ i statlig eller kommunal förvaltningsorganisation inkl. regeringen och domstolar. Riksdagen, landstingsoch kommunfullmäktige, samt vissa särskilda organ uppräknade i bilaga till offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Kommunala och landstingskommunala bolag och stiftelser enligt 2 kap. 3 OSL och 3 kap kommunallagen.

8 FÖRVARAD Handlingen finns i myndighetens lokaler (traditionella handlingar) Tillgänglig för myndigheten i uppfattbar form (upptagningar)

9 INKOMMEN HANDLING Handlingen har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare tillhanda (traditionella handlingar) Någon annan har gjort upptagningen tillgänglig (uppfattbar) för myndigheten (upptagningar)

10 UPPRÄTTAD HANDLING 1) När handlingen expedierats, dvs. när den har lämnats ut till en mottagare utanför myndigheten eller på annat sätt offentliggjorts.

11 UPPRÄTTAD HANDLING 2) När ärendet är slutbehandlat. Gäller sådana handlingar som inte ska expedieras.

12 UPPRÄTTAD HANDLING 3) När handlingen justerats eller på annat sätt har färdigställts. Gäller handlingar som inte har anknytning till något ärende.

13 UPPRÄTTAD HANDLING Undantag: Minnesanteckningar, utgör ej allmän handling. Ska dock ha ärendeanknytning och 1) ska ha tillkommit hos myndighet 2) endast 3) för ett ärendes beredning eller föredragning. Får inte tillföra ärendet något nytt i sak

14 UPPRÄTTAD HANDLING Undantag (forts) Handlingar som saknar ärendeanknytning får bedömas enligt huvudregeln i 2 kap. 7. Anteckningar t.ex. för undervisning eller forskning eller noteringar från ett seminarium eller ett möte i en arbetsgrupp är inte minnesanteckningar i TF:s mening (de saknar ärendeanknytning). Kan de anses upprättade är det en allmän handling

15 OFFENTLIG ELLER HEMLIG? En allmän handling är antingen offentlig eller hemlig. Det är inte handlingar utan uppgifter som är hemliga. Att uppgiften kan vara hemlig framgår av offentlighets- och sekretesslagen. Sekretess kan ej utlovas på annan grund!

16 SEKRETESS Sekretess innebär att en uppgift inte får röjas. a) Allmän handling får ej lämnas ut b) Tystnadsplikt c) Inte heller röjas på annat sätt Sekretess gäller i förhållande till enskilda och till andra myndigheter.

17 SEKRETESS Offentlighets- och sekretesslagen anger var sekretess gäller, för vilka uppgifter sekretess gäller och med vilken styrka sekretess gäller. Sekretess följer normalt inte med en uppgift när den överförs från en myndighet till en annan myndighet.

18 SEKRETESS I FORSKNING M.M. 31 kap. 12 OSL Sekretess i uppdragsverksamhet för enskilds räkning, om det måste antas att uppdraget har lämnats under förutsättning att uppgiften inte röjs. Avser att skydda den enskilde, vanligen en juridisk person.

19 SEKRETESS I FORSKNING M.M. 24 kap. 5 OSL Sekretess i forskningssamarbete om affärs- eller driftsförhållanden, uppfinningar eller forskningsresultat vid sådan forskning som bedrivs i samverkan med en enskild, om det måste antas att den enskilde deltar under förutsättning att uppgiften inte röjs. Gäller inom universitet och högskolor.

20 HEMLIGSTÄMPLING 5 kap. 5 OSL Om det kan antas att sekretess råder för uppgift i en allmän handling får detta antecknas. Skall ange vilken bestämmelse som är tillämplig, datum och myndighet. Är inte bindande utan en varningssignal. Jämför blinkmarkering i dataregister.

21 PRÖVNING AV UTLÄMNANDEFRÅGOR 6 kap. 3 OSL Prövning av utlämnande av handling görs av den tjänsteman som svarar för vården av handlingen. I tveksamma fall hänskjuts frågan till myndigheten. Vid avslag har sökanden rätt att få saken prövad av myndigheten.

22 PRÖVNING AV UTLÄMNANDEFRÅGOR 6 kap. 7-8 OSL Myndighets beslut att inte lämna ut handling eller att uppställa förbehåll överklagas hos Kammarrätten. Sista instans är Regeringsrätten. Om en statlig myndighet begär att få ut en handling från en annan statlig myndighet, överklagas beslutet till regeringen.