Studievägledarträff. 2 februari 2018 Del 3

Transkript

1 Studievägledarträff 2 februari 2018 Del 3

2 Inledning 1) Resumé och återblick med frågor 2) Allmän handling och offentlighetsprincipen 3) Allmän handling, och 4) Lite om e-postkorrespondens

3 Resumé

4 Definition av student HF 1:4 den som är antagen och bedriver studier. student/doktorand Begreppen antagning (myndighetsbeslut) och registrering (villkor för att få en studieplats i anspråk)

5 Anstånd (med studiestart) och studieuppehåll UHR:s föreskrifter HF 7 kap. 33 särskilda skäl kan vara sociala, medicinska eller andra omständigheter som t.ex. vård av barn, värnplikts- eller civilpliktstjänstgöring, studentfackliga uppdrag m.m. anståndstiden högst 18 månader om synnerliga skäl längre tid

6 Anstånd (med studiestart) och studieuppehåll Antagningsordningen ingsordning-f--r-utbildning-p---grundniv---och-avancerad-niv--.pdf anmäla till institutionen beslut fakultetsstyrelse/institution innehåller tidpunkt när studierna ska återupptas hänsyn tas till de särskilda grunderna t.ex. sociala skäl Vill förlänga måste anmäla detta för nytt beslut om inte detta får/kan återuppta i mån av plats

7 Studieavbrott uppsägning av antagning innebär att studenten på eget bevåg säger upp sig skriftligt - för dokumentation ska stå klart för studenten att vederbörande inte längre är antagen till utbildningen kan vara påkallat för studentens vidkommande av andra regelverk t.ex. försäkringskassan Ladok och (studie)avbrott registervårdsbegrepp finns nämnt i ett regleringsbrev inget rättsligt stöd

8 Sekretess och studievägledning Fråga: Kan man diskutera med annan kollega eller medarbetare om ett särskilt fall? OSL skall tillämpas Sekretess vid studievägledning (OSL 23 kap 3 ) sekretess området sekretessobjekt Sekretess gäller inom utbildningsväsendet i övrigt för uppgift som hänför sig till psykologisk undersökning eller behandling och för uppgift om enskilds personliga förhållanden hos psykolog, kurator eller syofunktionär, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den som uppgiften rör eller någon honom eller henne närstående lider men omvänt skaderekvisit Presumtion lämna inte ut

9 Studievägledning och myndighetsutövning Antagningsordningen grundniv---och-avancerad-niv--.pdf

10 Myndighetsutövning och HF 12 kap Utgör beslut som är överklagningsbara i HF 12 kap antagning - beslut om att sökande inte uppfyller behörighetsvillkor eller inte göra undantag från behörighetsvillkor vid antagning till grundläggande högskoleutbildning examination - avslag på begäran om examensbevis eller kursbevis tillgodoräknande avslag på tillgodoräknande av kurs anstånd med studiestart och studieuppehåll avslag students begäran befrielse obligatoriskt utbildningsmoment indragning av doktorandresurser eller inte återfå resurser anställning ej doktorand

11 Tillgodoräknande HF 6 kap 6 8 I betydelsen att ersätta utbildning med annan tidigare genomförd utbildning Handläggningsordning för tillgodoräknande ggningsordning-tillgodor--kning.pdf

12 Allmän handling och offentlig eller hemlig

13 Allmänt om lagarna Offentlighets principen 2 kap Tryckfrihets förordningen TF Allmänhetens insyn i offentlig verksamhet ska gagna rättssäkerhet effektivitet förvaltningen effektivitet i folkstyret Förvaltnings lagen FvL Offentlighets- och sekretesslagen Arkiv lagen ArkivL processen för utlämnande av allmän handling registrering av handlingar vad kan omfattas av sekretess vad ska bevaras och när gallring får ske

14 Information som är fäst vid en bärare Vad menas med en handling och när uppstår en allmän handling? Var hälsad glada vår 1. Med handling avses framställning i skrift eller bild eller upptagning eller annat som kan förstås endast med hjälp av teknisk utrustning d.v.s. uppgifter som lagras elektroniskt 2.En handling är allmän om den förvaras hos myndigheten och enligt TF:s definition är inkommen dit eller upprättad där. 3.Därefter ska ställning tas till Offentlig Hemlig

15 Direkt när handlingen är upprättad När blir en handling tillgänglig för allmänheten d.v.s. när uppstår en allmän och upprättade handling Tidpunkten för när handlingen blir tillgänglig När beslut är fattat Faktiskt handlande Handläggning Handhavanden i forskning betraktas generellt som faktiskt handlande Resultat av ett handlande Undervisning Klinisk behandling Beslut Examination Avgiftsdebitering Artikelskrivande betraktas generellt som handläggning Studievägledning Tillgodoräknande

16 Myndighetsgräns Inkommen handling till myndigheten Upprättade handlingar (TF 2:7) handlingar som lämnas ut till andra utanför universitetet t.ex. students betyg brev, e-post och annan korrespondens från forskare/anställda till annat lärosäte tentamensskrivning i samband med överlämnande i skrivsalen Inkomna handlingar(tf 2:6) handlingar som begärts in från annan utanför universitet t.ex. patientjournaler brev, e-post och annan korrespondens från t.ex. studenter en students inlämnade tentamenssvar Upprättad handling inom myndigheten Observera En inkommen handling blir allmän i och med att handlingen når adressaten och kan endast skyddas om informationen omfattas av en regel i OSL Observera Utkast och andra myndighetsinterna arbetshandlingar blir allmän handling först efter att ett antal kriterier har uppnåtts

17 Handlingar TF 2 kap Information som är fäst vid en bärare Allmänna Ej allmänna - förvaras (2:3), och - ej förvarande hos myndigheten (2:3) - inkomna (2:6) - personliga brev (2:4) - upprättade (2:7) - anbud m.m. (2:6) - teknisk lagring, säkerhetskopior (2:6,10) - ej upprättade handlingar (2:9) - utkast och minnesanteckningar (2:9) - bibliotek och tidskrifter (2:11) Offentliga (TF) Hemliga (OSL)

18 Allmän handling Förvaras hos universitetet (TF 2:3) 1. Finns på myndigheten rent fysiskt utanför myndighetens lokaler 2. Tillgänglig för myndigheten t.ex. direktåtkomst 3. Ny handling rutinbetonade åtgärder/rättslig förutsättning Inkomna handlingar (TF 2:6) 1. anlänt till myndigheten eller 2. kommit behörig befattningshavare tillhanda 3. teknisk upptagning annan gjort den tillgänglig för myndigheten TF 2:3 andra stycket Upprättade handlingar (TF 2:7) 1. Expedierats 2. slutbehandlats av myndigheten 3. handling hör ej visst ärende när den justerats, eller på annat sätt färdigställts

19 Handlingar TF 2 kap Information som är fäst vid en bärare Allmänna Ej allmänna - förvaras (2:3), och - ej förvarande hos myndigheten (2:3) - inkomna (2:6) - personliga brev (2:4) - upprättade (2:7) - anbud m.m. (2:6) - teknisk lagring, säkerhetskopior(2:6,10) - ej upprättade handlingar (2:9) - utkast och minnesanteckningar (2:9) - bibliotek och tidskrifter (2:11) Offentliga (TF) Hemliga (OSL)

20 Handlingar som ej är allmänna Utarbetande av skrivelse eller beslut (TF 2:9) 1. Minnesanteckningar är till för sitt eget minnes skull Utgör hjälpmedel tillkommit för ett ärendes handläggning 2. Mellanprodukter olika stadier fram till färdig produkt Osjälvständiga mellanled på väg till slutlig produkt s.k. arbetshandlingar

21 Handlingar som ej är allmänna Minnesanteckning - finns fyra begränsningar 1. Tillkommit vid myndigheten endast upprättade handlingar avser aldrig inkommen handling 2. Tillkommit för ett ärendes föredragning eller beredning måste ha anknytning till ett ärende inte faktiskt handlande t.ex. forskning 3. Endast för ärendets fördragning eller beredning med meningen uteslutande tjäna som hjälpmedel 4. Handlingen inte tillfört någon sakuppgift FL 15

22 Minnesanteckning 1. tillkommit vid myndigheten 3. tillkommit endast för ärendets föredragning eller beredning Avser inte en inkommen handling Definition av begreppet Minnesanteckningar TF 2:9 första stycket Uteslutande inga andra syften 2. tillhöra ett ärende 4. handlingen får inte tillföra någon sakuppgift Faktiskt handlande Betydelse för ärendets utgång

23 Handlingar som ej är allmänna När minnesanteckning blir allmän handling 1. När den expedieras till annan myndighet eller enskild blir då upprättad handling 2. Tas om hand för arkivering

24 Handlingar som ej är allmänna Mellanprodukter 1. Utkast och koncept till myndighetens beslut och skrivelser 2. Befinner sig i ett tidigare stadium på väg till den slutliga skrivelsen 3. kladdar, korrektur, råtabeller som ska skrivas eller justeras 4. Behöver inte vara ärendeanknuten 5. Utarbetats inom myndigheten

25 1. utarbetats inom myndigheten Definition av begreppet mellanprodukt 2. behöver inte tillhöra ett ärende

26 Handlingar som ej är allmänna När mellanprodukt blir en allmän handling 1. När den expedieras till annan myndighet eller enskild blir då upprättade handling 2. om inte det handlar om att samråda eller konsultera annan utom myndigheten s.k. underhandsremiss 3. om överlämnas i informationssyfte blir allmän handling 4. Nedteckning via telefon allmän handling ärendet slutbehandlats

27 Lite om e-post

28 Lite om e-post Infördes år 1974 samma regler som för traditionella handlingar Fixerad vid någon form av datamedium bärare av informationen Information som endera finns i ett datamedium eller kan matas in i ett datamedium Läsbar endast med hjälp av IT-teknik TF 2 kap - samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel Allmän handling förvaras inkommen upprättad

29 E-post och en teknisk upptagning som förvaras på myndigheten (TF 2:3 2 st.) inkommen upprättad Huvudprincip allmänheten har rätt till tillgång till information på samma sätt som myndigheten själv - likställighetsprincipen om universitetet har faktiska möjligheter att överföra till läsbar eller annan uppfattbar form ta del av information ta del av information på annat sätt via t.ex. terminalförbindelse, outsourcing personuppgifter rättslig befogenhet att överföra till läsbar form OSL 21 kap 7 - massuttag befintliga handlingar framställning av nya handlingar (potentiella), bearbeta och sammanställa tillgänglig med rutinbetonande åtgärder

30 E-post och inkommen handling allmän handling (TF 2:6) huvudregeln är att handlingen inkommer eller avlämnas i myndighetens lokaler avlämnas på annat ställe till behörig befattningshavare e-postmeddelande när meddelandet nått myndighetens avlämningspunkt d.v.s. när e-postmeddelandet är möjligt att ta del av för tjänstemannen lämnats i brevlådan Inkommen handling även ett utkast, koncept är inkommen är allmän handling

31 E-post och en upprättad handling allmän handling (TF 2:7) 1. handlingen expedieras avsänds från myndigheten till enskild/annan utanför universitetet t.ex. beslut som tillkännages till student 2. ärendet är slutbehandlat färdigbehandlat diskuterat i en arbetsgrupp om riktlinjer för en intern arbetsordning 3. justerats försetts med intyg om sin riktighet, underskrift 4. eller på annat sätt färdigställts t.ex. handlingar inom området för faktiskt handlande, godkänts av behörig befattningshavare och fått sin slutliga form t.ex. pp-presentationer vid undervisning 5. handlingen översänts till registraturet för arkivering

32 Den tjänsteman som har handlingen om hand Handläggningsordning vid beslut om sekretessbeläggning av allmän handling vid begäran om utlämnande av allmän handling Myndighetens chef menprövning OSL-regel anges hänskjuts till myndigheten KamRn HFRn Allmän och offentlig JA Allmän och hemlig Nej Ange att möjlighet att klaga kräver ett beslut Krävs prövningstillstånd Lämna ut på stället eller på annat sätt skyndsamt Hela handlingen eller delar Maskering/hemlig i vissa delar I övrigt lämna ut Ja vill ha ett beslut Förvaltningslagen 20 Motivering av beslut Överklagandehänvisning

33 I mån av tid Det kom in en begäran om allmän handling där begäran avser alla e-postmeddelanden vid universitetet som inbegriper ordet #Metoo

34 I mån av tid När blir handlingen allmän handling? Fåordiga anteckningar i ett anteckningsblock Vems anteckningar? För vem skrivs anteckningarna? Ska anteckningarna skrivas om? Ska anteckningarna delges andra? Tillhör anteckningarna ett ärende? Vad händer med anteckningarna efteråt? Finns det någon sekretessbestämmelse som matchar föremålet för anteckningarna?

35 , Isabelle Nugin Löf , Johanna Wallin Dag Samuelsson Kontakt

36