Studievägledarträff. 23 februari 2018 Del 4

Transkript

1 Studievägledarträff 23 februari 2018 Del 4

2 Inledning 1) Resumé och återblick med frågor 2) Studenter och skyddad identitet 3) Handläggning av ärenden i disciplinnämnden 4) Workshop och några case 5) Avslutning

3 Resumé

4 Allmän handling och offentlig eller hemlig

5 Allmänt om lagarna Offentlighets principen 2 kap Tryckfrihets förordningen TF Allmänhetens insyn i offentlig verksamhet ska gagna rättssäkerhet effektivitet förvaltningen effektivitet i folkstyret Förvaltnings lagen FvL Offentlighets- och sekretesslagen Arkiv lagen ArkivL processen för utlämnande av allmän handling registrering av handlingar vad kan omfattas av sekretess vad ska bevaras och när gallring får ske

6 Information som är fäst vid en bärare Vad menas med en handling och när uppstår en allmän handling? Var hälsad glada vår 1. Med handling avses framställning i skrift eller bild eller upptagning eller annat som kan förstås endast med hjälp av teknisk utrustning d.v.s. uppgifter som lagras elektroniskt 2.En handling är allmän om den förvaras hos myndigheten och enligt TF:s definition är inkommen dit eller upprättad där. 3.Därefter ska ställning tas till Offentlig Hemlig

7 Handlingar TF 2 kap Information som är fäst vid en bärare Allmänna Ej allmänna - förvaras (2:3), och - ej förvarande hos myndigheten (2:3) - inkomna (2:6) - personliga brev (2:4) - upprättade (2:7) - anbud m.m. (2:6) - teknisk lagring, säkerhetskopior (2:6,10) - ej upprättade handlingar (2:9) - utkast och minnesanteckningar (2:9) - bibliotek och tidskrifter (2:11) Offentliga (TF) Hemliga (OSL)

8 Allmän handling Förvaras hos universitetet (TF 2:3) 1. Finns på myndigheten rent fysiskt utanför myndighetens lokaler 2. Tillgänglig för myndigheten t.ex. direktåtkomst 3. Ny handling rutinbetonade åtgärder/rättslig förutsättning Inkomna handlingar (TF 2:6) 1. anlänt till myndigheten eller 2. kommit behörig befattningshavare tillhanda 3. teknisk upptagning annan gjort den tillgänglig för myndigheten TF 2:3 andra stycket Upprättade handlingar (TF 2:7) 1. Expedierats 2. slutbehandlats av myndigheten 3. handling hör ej visst ärende när den justerats, eller på Kristina annat Ullgren

9 Handlingar TF 2 kap Information som är fäst vid en bärare Allmänna Ej allmänna - förvaras (2:3), och - ej förvarande hos myndigheten (2:3) - inkomna (2:6) - personliga brev (2:4) - upprättade (2:7) - anbud m.m. (2:6) - teknisk lagring, säkerhetskopior(2:6,10) - ej upprättade handlingar (2:9) - utkast och minnesanteckningar (2:9) - bibliotek och tidskrifter (2:11) Offentliga (TF) Hemliga (OSL)

10 Handlingar som ej är allmänna Utarbetande av skrivelse eller beslut (TF 2:9) 1. Minnesanteckningar är till för sitt eget minnes skull Utgör hjälpmedel tillkommit för ett ärendes handläggning och 2. Mellanprodukter olika stadier fram till färdig produkt Osjälvständiga mellanled på väg till slutlig produkt s.k. arbetshandlingar

11 Minnesanteckning 1. tillkommit vid myndigheten 3. tillkommit endast för ärendets föredragning eller beredning Avser inte en inkommen handling Definition av begreppet Minnesanteckningar TF 2:9 första stycket Uteslutande inga andra syften 2. tillhöra ett ärende 4. handlingen får inte tillföra någon sakuppgift Faktiskt handlande Betydelse för ärendets utgång

12 Studievägledarträff 2 februari 2018 Handlingar som ej är allmänna Men en minnesanteckning kan bli allmän handling 1. När den expedieras till annan myndighet eller enskild blir då upprättad handling 2. Tas om hand för arkivering

13 Handlingar som ej är allmänna Mellanprodukter 1. Utkast och koncept till myndighetens beslut och skrivelser 2. Befinner sig i ett tidigare stadium på väg till den slutliga skrivelsen 3. kladdar, korrektur, råtabeller som ska skrivas eller justeras 4. Behöver inte vara ärendeanknuten 5. Utarbetats inom myndigheten

14 1. utarbetats inom myndigheten Definition av begreppet mellanprodukt 2. behöver inte tillhöra ett ärende

15 Handlingar som ej är allmänna Men en mellanprodukt kan bli en allmän handling 1. När den expedieras till annan myndighet eller enskild blir då upprättade handling 2. Undantag: om inte det handlar om att samråda eller konsultera annan utom myndigheten s.k. underhandsremiss 3. om överlämnas i informationssyfte blir allmän handling 4. Nedteckning via telefon allmän handling ärendet slutbehandlats

16 Lite om e-post

17 Lite om e-post Infördes år 1974 samma regler som för traditionella handlingar Fixerad vid någon form av datamedium bärare av informationen Information som endera finns i ett datamedium eller kan matas in i ett datamedium Läsbar endast med hjälp av IT-teknik TF 2 kap. samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel Allmän handling förvaras inkommen upprättad

18 E-post och inkommen handling allmän handling (TF 2:6) 1) Huvudregeln är att handlingen inkommer eller avlämnas i myndighetens lokaler, eller 2) avlämnas på annat ställe till behörig befattningshavare Gäller samma avseende e-postmeddelanden! 1) när meddelandet nått myndighetens avlämningspunkt d.v.s. när e-postmeddelandet är möjligt att ta del av för tjänstemannen lämnats i brevlådan Inkommen handling även ett utkast, koncept är inkommen är allmän handling

19 E-post och en upprättad handling allmän handling (TF 2:7) 1. handlingen expedieras avsänds från myndigheten till enskild/annan utanför universitetet t.ex. beslut som tillkännages till student 2. ärendet är slutbehandlat färdigbehandlat t.ex. diskuterat i en arbetsgrupp om riktlinjer för en intern arbetsordning 3. justerats försetts med intyg om sin riktighet, underskrift 4. eller på annat sätt färdigställts t.ex. handlingar inom området för faktiskt handlande, godkänts av behörig befattningshavare och fått sin slutliga form t.ex. pp-presentationer vid undervisning 5. handlingen översänts till registraturet för arkivering

20 Ska dessa/denna handling lämnas ut? Det kom in en begäran om allmän handling där begäran avser alla e- postmeddelanden vid universitetet som inbegriper ordet #Metoo

21 E-post och en teknisk upptagning som förvaras på myndigheten upprättad Likställighetsprincipen allmänheten har rätt till tillgång till information på samma sätt som myndigheten själv befintliga handlingar framställning av nya handlingar All digital information som universitetet har möjlighet att ta del av Utomstående information på annat sätt via t.ex. via terminalförbindelse, outsourcing Personuppgifter rättslig befogenhet eller förbud mot att överföra till läsbar form potentiella, bearbeta och sammanställa endast tillgänglig med rutinbetonande åtgärder Slutsats: om universitetet har faktiska möjligheter att överföra till läsbar eller annan uppfattbar form d.v.s. ta del av information

22 Den tjänsteman som har handlingen om hand Handläggningsordning vid beslut om sekretessbeläggning av allmän handling vid begäran om utlämnande av allmän handling Myndighetens chef menprövning OSL-regel anges hänskjuts till myndigheten KamRn HFRn Allmän och offentlig JA Allmän och hemlig Nej Ange att möjlighet att klaga kräver ett beslut Krävs prövningstillstånd Lämna ut på stället eller på annat sätt skyndsamt Hela handlingen eller delar Maskering/hemlig i vissa delar I övrigt lämna ut Ja vill ha ett beslut Förvaltningslagen 20 Motivering av beslut Överklagandehänvisning

23 Skyddade identitet

24 Skyddsåtgärder (Skatteverket) sekretessmarkering kvarskrivning fingerade personuppgifter

25 Lagstöd i offentlighets- och sekretesslagen 21 kap. 1 första och andra stycket 1. utgör minimiskydd för enskildas personliga integritet 2. Särskilt integritetskänsliga uppgifter 3. omfattar ALLA myndigheter generell sekretess 4. komplement till redan existerande regler 5. starkare regel gäller före 21 kap. 3 tredje stycket kopplingen mellan fingerade och verklig identitet i enlighet med lag (1991:483) om fingerade personuppgifter 23 kap 3 skolsekretessen utsträcks till högskolesektorn/nya kontaktuppgifter identitet, adress, telenr, e-postadress vid personförföljelse även närstående primär sekretess

26 Hanteringsrutin Ladok Signal om behov av skydd inkommer Kontakt med berörd student 2 typer av skydd: alias alt endast adress Information om innebörden Alias: Ansökan görs av student. Beslut tas om skyddade uppgifter.

27 Inflaggning från SPAR Direkt från sökande/student Signal om omständighet Indikation uppfattad av verksamheten t.ex. lärare, inst.sekr LADOK gruppen Rutiner för hantering av signal om skydd Verksamheten Alias och verklig identitet Kriterier inför beslut om alias Skydd för skyddsvärd students identitet och kontaktuppgifter Allmän information Studenter sökande Medarbetare LADOK LADOK relaterade system Rutiner vid förfrågan Överföring andra lärosäten, VHS, CSN, SCB Berörd medarbetare Riktad information om gällande regler och rutiner Berörd student Begäran om utbekommande av allmän handling Rutiner vid förfrågan

28 Handläggning av ärenden till Disciplinnämnden

29 Disciplinnämnden Högskolelag (4 kap 5 ) Högskoleförordning (10 kap) Disciplinnämnden ordförande lagfaren ledamot lärarrepresentant två studentrepresentanter personliga ersättare för samtliga Student 1 kap 4 HF Med student avses i denna förordning den som är antagen till och bedriver högskoleutbildning

30 Disciplinära åtgärder får vidtas mot studenter som 1. Försöker vilseleda i samband med examination 2. Stör eller hindrar undervisning, prov eller annan verksamhet 3. Stör verksamheten vid universitetets bibliotek 4. Utsätter annan student eller arbetstagare för trakasserier De disciplinära åtgärderna är varning och avstängning Beslut om varning och avstängning kan överklagas till förvaltningsrätten

31 Handläggningsordning för disciplinärenden

32 Statistik Disciplinärenden Antal ärenden Plagiat Otillåtet hjälpmedel Otillåtet samarbete 10 2 Störande 1 1 Åtgärder Avstängning Varning 3 0 Utan vidare åtgärd Avvisat 1 1

33 Workshop tre case

34 Diskussionsfråga 1: Kalle studerar till Idrottslärare och läser kursen Idrott III, inriktning hälsa, 30 högskolepoäng. Som ett obligatoriskt moment i kursen ingår att genomföra en fjällvandring. Kalle ansökte om att bli befriad från det obligatoriska utbildningsmomentet med motivering att han på grund av en skada i tån inte klarar av att gå längre sträckor. Till sin ansökan har Kalle bifogat ett läkarintyg. Diskutera vilket beslut som bör fattas med anledning av Kalles ansökan. Hade det gjort någon skillnad om en veterinärstudent p.g.a. samvetsbetänkligheter hade önskemål om att få bli befriad från att genomföra vissa obligatoriska moment i form av övningsoperationer på smådjur?

35 Svar på diskussionsfråga 1: Enligt 12 kap. 2 punkt 4 högskoleförordningen får avslag på en students begäran om befrielse från ett obligatoriskt utbildningsmoment överklagas till Överklagandenämnden för högskolan. Bakgrunden är betänkandet Samvetsklausul inom högskoleutbildningen (SOU 1994:84). Med hänvisning till studenters etiska och religiösa övertygelser kan lärosätena i vissa fall medge studenterna befrielse från obligatoriska utbildningsmoment. Som generella principer för dispens från obligatoriska utbildningsmoment gäller dels att kunskapskrav för utbildningen inte bör efterges och dels att största möjliga hänsyn bör tas till studenters etiska och religiösa övertygelser. Att beakta vid prövningen är bl.a. tyngden av de skäl som studenten anger, möjligheterna till alternativ undervisning och momentets betydelse för den tänkta yrkesverksamheten.

36 Diskussionsfråga 2: Lotta sökte till kursen Entreprenörskap och nyföretagande, 7,5 högskolepoäng. I svenska kursplanen angavs såvitt nu är av intresse att ett särskilt behörighetskrav är att den sökande måste ha erhållit en kandidatexamen inklusive minst 15 högskolepoäng från kurser inom ämnesområdena företagsekonomi, nationalekonomi, industriell ekonomi, innovation och/eller entreprenörskap. I den engelska versionen av kursplanen står följande: The applicant s university education must include at least a Bachelor s Degree (i.e. the equivalent of 180 hec) including av minimum of 15 hec of courses in subject areas related to business, economics, industrial management, innovation and/or entrepreneurship. Lotta hade läst den engelska kursplanen och tolkat de särskilda behörighetskraven som att det krävs minst 15 högskolepoäng som anknyter till något av de uppräknade ämnesområdena. Diskutera om Lotta uppfyller de särskilda behörighetskraven för sökt kurs.

37 Svar på diskussionsfråga 2: Enligt 7 kap. 2 högskoleförordningen krävs det för att bli antagen till en utbildning att sökanden har grundläggande behörighet och den särskilda behörighet som kan vara föreskriven. Enligt 7 kap. 31 första stycket högskoleförordningen får krav på särskild behörighet för tillträde till utbildning på avancerad nivå avse kunskaper från en eller flera högskolekurser. Enligt andra stycket får högskolan bestämma vilka krav som ska ställas enligt första stycket. Av 4 språklagen (2009:600) följer att svenska är huvudspråk i Sverige och i 10 anges att språket i förvaltningsmyndigheter är svenska. I en situation där det finns en version av kursplanen på ett annat språk som kan tolkas på ett annat sätt än den svenskspråkiga ska den svenskspråkiga kursplanen ha företräde (Överklagandenämndens beslut den 3 februari 2017 i ärende nr ).

38 Diskussionsfråga 3: Peter ansökte till Masterprogram, flyg och rymdteknik, 120 hp vid KTH. KTH bedömde att han inte uppfyllde den särskilda behörigheten vilket var en grundexamen, kandidatexamen eller motsvarande, från en utbildning inom flyg- och maskinteknik eller motsvarande program med tillräckligt teoretiskt djup samt goda akademiska resultat. Kraven kan anses som inte uppfyllda om betygsgenomsnitt är lägre än 75 procent. Peter hade betygsgenomsnitt på 71 procent. Diskutera KTH:s särskilda behörighetskrav

39 Svar på diskussionsfråga 3: Enligt 7 kap. 8 första stycket HF framgår att de krav som ställs på särskild behörighet ska vara helt nödvändiga för att studenten ska kunna tillgodogöra sig utbildningen. Det finns inget stöd i HF för att en sökande, för att bli behörig, sammantaget ska ha uppnått en viss betygsnivå över godkänt betyg. KTH saknar rättsligt stöd för kravet och Peter ska anses vara behörig. ÖNH:s beslut , (reg.nr )

40 , Isabelle Nugin Löf , Johanna Wallin Dag Samuelsson Kontakt

41