Diarieföring, offentlighet- och sekretess Föredragande: Andreas Sjölin

Transkript

1 Diarieföring, offentlighet- och sekretess Föredragande: Andreas Sjölin

2 Vad kommer vi att gå igenom? Vad är diarieföring? Vad ska diarieföras? Allmänna handlingar Sekretessbeläggning Hur ett ärende ska handläggas

3 Vilka lagar reglerar detta? Primärt: Tryckfrihetsförordningen (TF) Primärt: Offentlighets- och sekretesslagen (OSL) Sekundär: Förvaltningslagen Sekundärt: Dataskyddsförordningen/dataskyddslagen (GDPR/DSL)

4 Tryckfrihetsförordningen Vår äldsta grundlag från 1765 Reglerar vad vi får och inte får skriva i tryckt format Reglerar meddelarfrihet och meddelarskydd Reglerar vad en myndighetshandling är och lagstadgar offentlighetsprincipen. Reglerar vad riksdagen får göra hemligt i myndigheters diarier.

5 Offentlighets- och sekretesslagen Har funnits sedan 2009 Samlar nästan alla regler kring vad som är och inte är hemligt (sekretessbelagt) bland en myndighets allmänna handlingar. Reglerar även begränsningar i yttrandefrihet, meddelarfrihet och skydd enligt grundlagarna. Består av 44 kapitel och 423 paragrafer. Vissa paragrafer gäller alla myndigheter, vissa gäller bara utpekade myndigheter eller typer av myndigheter.

6 Dataskyddet GDPR är en EU-förordning som från och med fredag reglerar hur medlemsländernas juridiska personer ska behandla personuppgifter. Dataskyddslagen har tillkommit då GDPR ger medlemsstaterna rätt att instifta nationella särregler i vissa fall.

7 Förvaltningslagen Ursprungligen från 1971 Ny lag 1986 Ytterligare en ny lag börjar gälla från och med Anger en lägsta-nivå alla myndigheter måste hålla. Gäller inte om det står något annat i speciallagstiftning (kommunallagen exempelvis eller LBAB) Gäller för alla förvaltningsmyndigheter på statlig och kommunal nivå.

8 Offentlighetsprincipen Världens invånare ska fritt kunna ta del av information i svenska myndigheters ägo. (2 kap. 1 TF) All information är inte offentlig lika litet i Sverige som i andra länder. Men i Sverige är utgångspunkten att den är offentlig och det är motsatsen som ska bevisas. Vi som medborgare äger rätt att fritt yttra oss i tryckt text eller muntligt med de begränsningar som finns i lag.

9 Vad är diarieföring? Regleras i offentlighets- och sekretesslagen Kallas där för registrering, varför jag fortsatt använder det begreppet. En allmän handling registreras i ett register, så kallat diarium. Vilken form det finns i kvittar. Det kan vara digitalt i form av ett dokumenthanteringssystem eller helt fysiskt i form av ett valv med pappersark.

10 Vad är en handling? Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. (2 kap. 3 TF) Om en enskild part vill lämna uppgifter muntligt i ett ärende ska myndigheten ge parten tillfälle till det, om det inte framstår som obehövligt. (24 FL) En myndighet som får uppgifter på något annat sätt än genom en handling ska snarast dokumentera dem, om de kan ha betydelse för ett beslut i ärendet. Det ska framgå av dokumentationen när den har gjorts och av vem ( 27 förvaltningslagen)

11 Vad av dessa är en handling?

12 Vad är en allmän handling? Handling är allmän, om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndighet. Att den är allmän innebär kort och gott att den är färdigställd och nu en del av det svenska folkets gemensamma ägo. - 2 kap. 3 TF

13 När är en handling inte allmän? 1. brev, telegram eller annan sådan handling som har inlämnats till eller upprättats hos myndighet endast för befordran av meddelande, 2. meddelande eller annan handling som har inlämnats till eller upprättats hos myndighet endast för offentliggörande i periodisk skrift som utgives genom myndigheten, 3. tryckt skrift, ljud- eller bildupptagning eller annan handling som ingår i bibliotek eller som från enskild har tillförts allmänt arkiv uteslutande för förvaring och vård eller forsknings- och studieändamål eller privata brev, skrifter eller upptagningar som eljest ha överlämnats till myndighet uteslutande för ändamål som nu angivits, 4. upptagning av innehållet i handling som avses i 3, om upptagningen förvaras hos myndighet där den ursprungliga handlingen ej skulle vara att anse som allmän (2 kap. 11 TF) Handling som förvaras hos en myndighet endast som led i teknisk bearbetning eller teknisk lagring för annans räkning anses inte som allmän handling hos den myndigheten,(2 kap. 10 TF) digitala säkerhetskopior (2 kap. 10 TF) Minnesanteckningar som inte har lagts för arkivering är inte allmänna ( 2 kap. 9 TF) Utkast eller koncept till beslut/skrivelse som inte lagts för arkivering är inte allmänna (2 kap. 9 TF) Brev eller annat meddelande som är ställt personligen till den som innehar befattning vid myndighet anses som allmän handling, om handlingen gäller ärende eller annan fråga som ankommer på myndigheten och ej är avsedd för mottagaren endast som innehavare av annan ställning (2 kap. 3 TF)

14 När förvaras en handling? Handlingen är inkommen till eller upprättad hos myndigheten, och finns i myndighetens lokaler, i befattningshavares vård eller hos någon som myndigheten avtalat ska ha handlingen. En upptagning annat än skrift och bild anses förvarad hos myndighet, om upptagningen är tillgänglig för myndigheten med tekniskt hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar för överföring i sådan form att den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. En sammanställning av uppgifter ur en upptagning för automatiserad behandling anses dock förvarad hos myndigheten endast om myndigheten kan göra sammanställningen tillgänglig med rutinbetonade åtgärder. 2 kap. 3 TF

15 När är en handling inte förvarad? En sammanställning av uppgifter ur en upptagning för automatiserad behandling anses endast förvarad hos myndigheten endast om myndigheten kan göra sammanställningen tillgänglig med rutinbetonade åtgärder (2 kap. 3 TF) En sammanställning av uppgifter ur en upptagning för automatiserad behandling anses dock inte förvarad hos myndigheten om sammanställningen innehåller personuppgifter och myndigheten enligt lag eller förordning saknar befogenhet att göra sammanställningen tillgänglig. (2 kap. 4 TF)

16 När är en handling inkommen? En inkommen handling är en handling som kommer till myndigheten från någon utifrån. Handling anses inkommen till myndighet, när den har anlänt till myndigheten eller kommit behörig befattningshavare till handa. I fråga om upptagning gäller att den anses inkommen till när annan har gjort den tillgänglig för myndigheten via tekniskt hjälpmedel den förfogar över. 2 kap. 6 TF

17 När är en handling inte inkommen? Anbud och liknande är inte inkomna förrän vid datum då det är beslutat att de ska öppnas. Åtgärd som någon vidtager endast som led i teknisk bearbetning eller teknisk lagring av handling, som myndighet har tillhandahållit, skall ej anses leda till att handling är inkommen till den myndigheten. (2 kap. 6 TF) Har organ som ingår i eller är knutet till ett verk eller liknande myndighetsorganisation överlämnat handling till annat organ inom samma myndighetsorganisation eller framställt handling för sådant överlämnande, skall handlingen ej anses som därigenom inkommen i annat fall än då organen uppträda som självständiga i förhållande till varandra (2 kap. 8 TF)

18 När är en handling upprättad? En upprättad handling är en handling myndigheten själv skapar. Handling anses upprättad hos myndighet, när den har expedierats. Handling som ej har expedierats anses upprättad när det ärende till vilket den hänför sig har slutbehandlats hos myndigheten. Om handlingen ej hänför sig till visst ärende, när den har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts. 2 kap. 7 TF

19 Specialregler gällande upprättade handlingar Diariet i sig eller enskilda ärendeblad eller andra register är upprättade när bläcket torkat : Domar och andra beslut blir upprättade när de avkunnas eller expedieras. Sammanträdesprotokoll blir upprättade vid justering, undantaget beredande utskotts protokoll.

20 När är en handling inte upprättad? Har organ som ingår i eller är knutet till ett verk eller liknande myndighetsorganisation överlämnat handling till annat organ inom samma myndighetsorganisation eller framställt handling för sådant överlämnande, skall handlingen ej anses som därigenom upprättad i annat fall än då organen uppträda som självständiga i förhållande till varandra ( 2 kap. 8 TF)

21 Vilken handling är allmän?

22 Vilken av dessa är allmän?

23 Bostadsanpassning vad är allmänt? Ansökan Intyg Offertförfrågningar Offert Bilder Ritningar Fullmakter Domar Telefonsamtal Hembesök

24 När ska en allmän handling registreras? Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet (4 kap. 1 OSL)

25 När behöver en allmän handling inte registreras? Om en myndighet hos en annan myndighet har elektronisk tillgång till en upptagning för automatiserad behandling som är en allmän handling ska handlingen registreras endast av den myndighet som gjort upptagningen tillgänglig för den andra myndigheten. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. Om det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas ordnad. (4 kap. 1 OSL)

26 Ang. offentliga handlingar Att de inte behöver registreras betyder inte att man fritt kan välja från dag till dag. Myndigheten måste bestämma sig för att en viss sorts handlingar inte ska diarieföras och sedan konsekvent följa det. Rutiner behöver tas fram kring hur de istället hålls ordnade.

27 Ang. handlingar av ringa betydelse Dit hör exempelvis cirkulär, reklam, kopior på myndigheteters yttranden, anonyma skrivelser med meningslöst eller obegripligt innehåll. I tveksamma fall ska dock registreringen premieras. Offentlighetsprincipen s 27, av Alf Bohlin

28 Hur registreras en allmän handling? Minimikravet är enkelt. En handling är registrerad när följande på något sätt antecknats i diariet: 1. datum då handlingen kom in eller upprättades, 2. diarienummer eller annan beteckning handlingen fått vid registreringen, 3. i förekommande fall uppgifter om handlingens avsändare eller mottagare, och 4. i korthet vad handlingen rör. Uppgifter enligt första stycket 3 eller 4 ska utelämnas eller särskiljas om det behövs för att registret i övriga delar ska kunna hållas tillgängligt för allmänheten. 4 kap. 2 OSL

29 Hur bedömer man om en handling ska registreras? 1. Är det en allmän handling? 1 A) Om NEJ, registrera inte. 1 B) Om JA, gå vidare. 2. Är den sekretesskyddad? 2 A) Om JA, registrera den. 2 B) Om NEJ, kolla om ni fattat beslut att hålla den ordnad. 2 C) Om NEJ, kolla om det UPPENBART är en handling av ringa värde.

30 Vad är sekretess? Ett förbud att röja en uppgift, vare sig det sker muntligen, genom utlämnande av en allmänhandling eller på något annat sätt. (3 kap. 1 OSL)

31 När får en allmän handling sekretessbeläggas? Rätten att taga del av allmänna handlingar får begränsas endast om det är påkallat med hänsyn till 1. rikets säkerhet eller dess förhållande till annan stat eller mellanfolklig organisation, 2. rikets centrala finanspolitik, penningpolitik eller valutapolitik, 3. myndighets verksamhet för inspektion, kontroll eller annan tillsyn, 4. intresset att förebygga eller beivra brott, 5. det allmännas ekonomiska intresse, 6. skyddet för enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden, 7. intresset att bevara djur- eller växtart 2 kap. 2 TF

32 Hur bedömer man en handlings offentlighet? 1. Är det en allmän handling enligt tryckfrihetsförordningen? 1A) Om NEJ Lämna inte ut den. 1 B) Om JA, se nedan. 2. Är uppgifter i den allmänna handlingen sekretessbelagd enligt offentlighets- och sekretesslagen? 2A) Om JA Lämna inte ut den hemliga delen av handlingen. 2 B) Om NEJ, se nedan. 3. Skulle den begärda formen för utlämnandet strida mot hanteringen av personuppgifter enligt dataskyddsreglerna? 3 A) Om JA Föreslå en annan utlämningsform. 3 B) Om NEJ Lämna ut handlingen utan undantag.

33 Vilka villkor för sekretess finns det? På juristsvenska kallas dessa villkor för rekvisit. Rakt skaderekvisit sekretess gäller bara om det kan antas att men uppkommer om uppgift röjs. Kvalificerat skaderekvisit: sekretess gäller bara om det kan antas att en enskild lider betydande men om uppgift röjs. Omvänt skaderekvisit: sekretess gäller om det INTE kan uteslutas att men uppkommer om uppgift röjs. Absolut sekretess: Sekretess gäller vare sig skada kan antas eller inte.

34 Vem ska sekretessen skydda? Enskildas personliga eller ekonomiska intressen. Dit hör privatpersoner och privata organisationer. Det allmännas intressen, kan vara ekonomiskt eller materiellt. Dit hör stat, landsting och kommuner.

35 För vem gäller sekretess? Sekretess gäller för myndighetens anställda samt uppdragstagare. Med myndighet jämställs fullmäktige, riksdag och kommunala bolag. (2 kap. 1-3 OSL)

36 Mot vem gäller sekretessen? Sekretess gäller mot andra myndigheter och mot enskilda om inte annat sägs i lag (undantaget den handlingen rör). Sekretess gäller mot andra grenar av samma myndighet om de är självständiga i relation till varandra. ( 8 kap. 1-3 OSL)

37 När får sekretess brytas? Vid samtycke från enskild med utpekade undantag. ( 10 kap. 1 OSL) Kan lämnas till enskild/annan myndighet om man inte annars kan fullgöra sin verksamhet (8 kap. 2 OSL) En enskild/myndighet som är part i ett ärende har rätt att ta del av sekretessbelagd information, om inte lag förbjuder det (8 kap. 3 OSL) Sekretess hindrar inte att en uppgift lämnas till en myndighet, om uppgiften behövs där för omprövning eller överprövning av beslut eller åtgärd av den myndighet hos vilken uppgiften förekommer. (8 kap. 16 OSL) Sekretess hindrar inte att en uppgift lämnas till en myndighet, om uppgiften behövs där för tillsyn över eller revision hos den myndighet där uppgiften förekommer. (8 kap. 17 OSL) Meddelarfriheten ger oss rätt att röja uppgifter trots att de är sekretessbelagda. Tystnadsplikten i denna lag sätter dock ovanstående ur spel i utpekade fall.

38 Värt att notera Sekretess gäller för uppgift i en allmän handling, inte hela handlingen eller hela ärendet. M.a.o. ska en handling som är maskad lämnas ut. Om handlingen inte är allmän ska dock hela vägras. Sekretessen är ofta tidsbegränsad, till exempelvis 20 eller 70 år. Att en handling existerar är aldrig hemligt, bara innehållet. Personuppgifter är inte sekretessbelagda bara för att de skyddas av GDPR. Vägran att lämna ut en handling mot den enskildes vilja ska alltid beslutats i ett överklagbart beslut med besvärshänvisning.

39 Vad innebär men? Att någon lider skada, kan vara fysisk, psykisk eller ekonomisk. Utgå ifrån hur du själv skulle må. MEN, det ska vara baserat på ett konkret antagande, inte en allmän magkänsla.

40 Bostadsanpassning Gäller sekretess mot den sökande? Gäller sekretess mot arbetsterapeut eller läkare? Gäller sekretess mot hantverkare?

41 Hur ska ett ärende handläggas? Den ska vara laglig, opartisk och proportionerlig (5 FL) Den ska hjälpa den enskilde att tillvarata sina intressen (6 FL) En myndighet ska vara tillgänglig för kontakter med enskilda och informera om hur och när sådana kan tas ( 7 FL) En myndighet ska i rimlig utsträckning hjälpa den enskilde genom att själv inhämta upplysningar eller yttranden från andra myndigheter (8 FL) Ett ärende ska handläggas så enkelt, snabbt och kostnadseffektivt som möjligt utan att rättssäkerheten eftersätts. Handläggningen ska vara skriftlig ( 9 FL)

42 Forts. handläggning Försenad handläggning och skälet ska delges den sökande (11 FL) Om inte ärendet avgjorts på ett halvår får den enskilde begära att så sker inom fyra veckor ( 12 FL) En myndighet ska använda tolk och se till att översätta handlingar(13 FL) En myndighet får begära att ett ombud ska styrka sin behörighet genom en skriftlig eller muntlig fullmakt (15 FL)

43 Forts. handläggning En enskild kan inleda ett ärende hos en myndighet genom en ansökan, anmälan eller annan framställning. (19 FL) Om en framställning är ofullständig eller oklar ska en myndighet i första hand hjälpa den enskild inom ramen för serviceplikten (20 FL) Vi kan därefter begära komplettering eller avvisa ansökan En myndighet ska se till att ett ärende blir utrett i den omfattning som dess beskaffenhet kräver. En enskild part som inleder ett ärende ska medverka genom att så långt som möjligt ge in den utredning som parten vill åberopa till stöd för sin framställning. Om det behövs ska myndigheten genom frågor och påpekanden verka för att parten förtydligar eller kompletterar framställningen. ( 23 FL) Innan en myndighet fattar ett beslut i ett ärende ska den, om det inte är uppenbart obehövligt, underrätta den som är part om allt material av betydelse för beslutet och ge parten tillfälle att inom en bestämd tid yttra sig över materialet ( 25 FL)

44 Hur beslut skrivs För varje skriftligt beslut ska det finnas en handling som visar 1. dagen för beslutet, 2. vad beslutet innehåller, 3. vem eller vilka som har fattat beslutet, 4. vem eller vilka som har varit föredragande, och 5. vem eller vilka som har medverkat vid den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet. ( 31 FL)

45 Motivering av beslut Ett beslut som kan antas påverka någons situation på ett inte obetydligt sätt ska innehålla en klargörande motivering, om det inte är uppenbart obehövligt. En sådan motivering ska innehålla uppgifter om vilka föreskrifter som har tillämpats och vilka omständigheter som har varit avgörande för myndighetens ställningstagande. (32 FL)

46 Nytt om överklaganden Vi får tydlig rätt att rätta felaktigheter i beslut (36 FL) Vi får inte ändra beslut efter det att överklaganden sänts vidare (39 FL) Om en myndighet ändrar ett beslut som har överklagats, ska den överlämna även det nya beslutet till överinstansen. Överklagandet ska anses omfatta det nya beslutet. (46 FL)