Dokumenttyp Dokumentägare Beslutsinstans Giltig till Dokumentets typ Verksamhet Kommunstyrelsen xxxx-xx-xx

Transkript

1 Ärendehantering Dokumenttyp Dokumentägare Beslutsinstans Giltig till Dokumentets typ Verksamhet Kommunstyrelsen xxxx-xx-xx Upprättad av Fastställd/upprättad Reviderad av Senast reviderad Nämndskansliet Nämndskansliet 2016 Dokumentet gäller för Verksamheter som berörs av dokumentet Diarienummer KS-16/

2 2

3 Innehåll De nämndsadministrativa rollerna... 4 Verksamhetschef... 4 Handläggare... 4 Nämndskansli... 4 Arkivmyndighet... 4 Ett ärendes gång... 5 Ärendegång för delegeringsbeslut... 6 Utförlig förklaring av Ett ärendes gång Ett ärende inkommer/inleds Handlingen diarieförs Handlingen överlämnas till tjänsteman för handläggning Beslut fattas enligt delegering eller förbereds för politisk behandling i utskott/styrelse/fullmäktig Beredningsprocess inför utskottssammanträde Sammanträde, beslut, protokoll Expediering/utskick/anslag av protokoll Genomförande/verkställande av beslut och arkivering... 8 Förklaring av olika begrepp... 9 Att överklaga kommunens beslut

4 De nämndsadministrativa rollerna Verksamhetschef Ansvarar övergripande för hanteringen av ärenden inom sitt verksamhetsområde och kvalitetssäkrar underlagen för beslut. Godkänner beslutsunderlag till utskottet och deltar i beredningen inför sammanträde. Handläggare Utreder, analyserar och ger genom tjänsteskrivelse förslag på hur utskottet ska besluta i ett ärende. I tjänsteskrivelsen ska uppgifter om vem som ska ha protokollsutdrag noteras. Nämndskansli Registrerar inkommande post och fördelar till rätt personer. Håller handlingar tillgängliga enligt offentlighetsprincipen. Bevakar tillsammans med verksamhetschef de ärenden som ska tas upp på beredningar. Skickar kallelse och beslutsunderlag till politikerna i god tid före sammanträde. Ansvarar för upprättande och expediering av protokoll (sekretessärenden expedieras av ansvarig handläggare). Arkiverar enligt de bestämmelser som gäller för arkivvård (kanslichef är arkivansvarig). Arkivmyndighet Kommunstyrelsen är arkivmyndighet och har yttersta ansvaret för kommunens arkiv. För samtliga tjänstemän gäller opartiskhet vid hantering av ärenden! 4

5 Ett ärendes gång Det nämndsadministrativa flödet kan liknas vid en kedja som innefattar alla steg från det att en allmän handling kommer in till eller upprättas inom myndigheten. Alla moment i kedjan har betydelse för hur återsökningen av information kommer att fungera, inte bara för stunden utan även i framtiden och för hur offentlighetsprincipen följs. För ärenden som går vidare till politisk behandling gäller följande flödesschema: Ärendet kommer in Nämndskansliet eller handläggare registrerar ärendet i public 360 Handläggaren ser ärendet direkt på sitt skrivbord i Public 360 och kan börja jobba Tjänsteskrivelse till utskottet enligt mall Tjänsteskrivelsen med ev. bilagor överlämnas till verksamhetschef för kvalitetskontroll 4 dagar före beredning Verksamhetschef överlämnar ärendet till nämndsekreteraren 2 dagar före beredning Beredning av ärendet inför utskottssammanträde Kallelse till sammanträde, skickas senast 5 dagar före sammanträde Sammanträde Nämndssekreterare skriver protokoll Justering av protokoll senast 14 dagar efter sammanträdet Nämndsekreterare anslår protokollet på kommunens officiella anslagstavla Nämndsekreterare ansvarar för att protokollet expedieras till de som berörs Undantag: sekretessärenden som exp. av handläggaren Nämndsekreteraren ansvarar för att protokollet publiceras på hemsidan Nämndsekreterare registrerar besluten i Public 360 och arkiverar 5

6 Ärendegång för delegeringsbeslut Ärendet kommer in Nämndskansliet eller handläggare registrerar i Public 360 Handläggare kan direkt se på sitt skrivbord och påbörja Beslut fattas av delegat Berörda av beslutet meddelas av handläggare Blankett för anmälan av delegeringsbeslut fylls i och lämnas till kommunchef Kommunchef överlämnar beslutet till nämndsekreterare Till kommunstyrelsens sammanträde gör nämndsekreteraren en förteckning över inkomna beslut OBS! Om inte delegeringsbesluten anmäls kan ärendet överklagas i oändlig tid. Med stöd av kommunallagens regler om laglighetsprövning, räknas tiden för överklagande från den tidpunkt då tillkännagivandet gjorts på kommunens anslagstavla. 6

7 Utförlig förklaring av Ett ärendes gång 1. Ett ärende inkommer/inleds Ett ärende är något som vi gör något med, dvs. inte ren information. Ärenden är ofta föremål för beslut, t.ex. ansökan om pengar, ändring av taxor, motioner och riktlinjer. Ärenden inkommer ofta till förvaltningen utifrån, exempelvis från allmänheten eller från annan myndighet. Ärenden kan också inledas från förvaltningen. I princip handläggs dessa ärendetyper på samma sätt. När ett ärende kommer in registreras det i Public 360 och en ansvarig handläggare tilldelas. 2. Handlingen diarieförs Ordet diarium betyder dagbok och diarieföring innebär att man för dagbok över vilka handlingar som tas emot, skickas eller upprättas. De flesta handlingar scannas och kopplas i Public 360. I de fall när handlingen består av t.ex. en tjock bok är scanning inte möjlig och istället skrivs en notering om detta i diariet. Handlingarna kan vara offentliga eller hemliga. 3. Handlingen överlämnas till tjänsteman för handläggning Ärendet blir direkt tillgängligt på respektive handläggares skrivbord i Public 360, men ärendet skickas också via internpost eller e-post. 4. Beslut fattas enligt delegering eller förbereds för politisk behandling i utskott/styrelse/fullmäktig För de ärenden som går vidare för politisk behandling ska handläggaren skriva en tjänsteskrivelse och skicka denna till sin verksamhetschef. Verksamhetschefen har det yttersta ansvaret för skrivelsen innan den går vidare till beredning inför utskottssammanträde. 5. Beredningsprocess inför utskottssammanträde Gemensam beredning för båda utskotten. Närvarande är: ordförande i utskotten, kommunchef, verksamhetschefer, nämndsekreterare samt en representant från oppositionen. Vid beredningstillfället kan även andra sakkunniga adjungeras. Ordförande i allmänna utskottet ska ansvara för ledning av gemensamma beredningen. Datum för beredningarna har fastställts av kommunstyrelsen och infaller två veckor före sammanträdet. Ärenden ska lämnas in till nämndsekreteraren två dagar före beredningsdagen. Då ska materialet vara komplett och ev. bilagor ska finnas med. I de fall handlingarna bedöms ofullständiga kommer ärendet att skickas tillbaka för komplettering och kan därefter tas upp i nästkommande beredning. 7

8 Kallelsen skickas ut senast 5 dagar före sammanträdet. Verksamhetschef ska kvalitetssäkra ärenden som kommer från verksamheten till politisk behandling. Därför ska verksamhetschef ta del av handlingarna två dagar före ärendet ska överlämnas inför beredning. Exempel: För att ett ärende ska hinna med till sammanträde måste det vara klart för granskning av verksamhetschef 20 dagar i förväg. Inlämning av ärenden till nämndssekreteraren Beredning Sammanträde Granskning av verksamhetschef 6. Sammanträde, beslut, protokoll De ärenden som finns med på kallelsen behandlas och beslut fattas. Nämndsekreteraren färdigställer protokollet som ska justeras senast 14 dagar efter sammanträdet. Efter justering anslår nämndsekreteraren protokollet på kommunens offentliga anslagstavla. 7. Expediering/utskick/anslag av protokoll Nämndsekreteraren ansvarar för att protokollsutdrag skickas ut till dem som berörs enligt instruktion från ärendets handläggare. Undantaget är sekretessärenden som handläggaren själv expedierar. Efter justering anslås protokollet på kommunens officiella anslagstavla (finns i entrén på kommunhuset). Anslaget är ett viktigt besked om att beslut tagits och att tiden för överklagande börjat löpa. Anslaget sitter uppe i tre veckor, den tid som kommuninvånarna har att överklaga. 8. Genomförande/verkställande av beslut och arkivering Handläggaren har ansvar att följa sitt ärende tills beslut är verkställt. Handläggaren ansvarar också för att ärendet avslutas i Public

9 Förklaring av olika begrepp Vad är ett ärende? Ett ärende är något som vi gör något med, dvs. inte ren information. Ärenden är ofta föremål för beslut, t.ex. ansökan om pengar, ändring av taxor, motioner och riktlinjer. Ärenden inkommer ofta till förvaltningen utifrån, exempelvis från allmänheten eller från annan myndighet. Ärenden kan också inledas från förvaltningen. I princip handläggs dessa ärendetyper på samma sätt. När ett ärende kommer in registreras det i Public 360 och en ansvarig handläggare tilldelas. Offentlighetsprincipen Innebär att allmänhet och massmedia tidningar, radio och tv, ska ha insyn i statens och kommunernas verksamhet. Detta regleras i Tryckfrihetsförordningen och Offentlighets- och sekretesslagen. Undantagna från offentlighetsprincipen är dels hemliga handlingar och dels utkast, minnesanteckningar och liknande som inte tas tillvara när ärendet är slutbehandlat. Handlingar kan vara allmänna eller inte allmänna. Handlingen blir allmän om den förvaras hos en myndighet, eller har inkommit eller upprättats där. Handlingar är inte allmänna om de är: - Minnesanteckningar, dvs. som hör till ett ärende utan att tillföra sakuppgifter - Arbetsmaterial (mellanprodukter) - Interna eller personliga meddelanden - Partipost till politiker - Post till fackliga förtroendemän a. Förvaras Det första kriteriet för en allmän handling är att den förvaras hos myndigheten. Finns handlingen i myndighetens lokaler och är upprättad eller inkommen, då är den också allmän. Om t.ex. en rekryteringsfirma har anlitats för att genomföra en speciell rekrytering för myndighetens räkning, så anses de handlingar som inkommit till rekryteringsfirman vara förvarade hos myndigheten och därmed vara allmän handling. Vad är en handling? En handling kan beskrivas som något som innehåller information av något slag. Enligt tryckfrihetsförordningen 2 kap 3 är handling en framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniska hjälpmedel En handling behöver alltså inte vara en upprättad skrivelse utan kan även vara t.ex. ett ljudband eller en e-postlista. b. Inkommen En handling anses inkommen till en myndighet så fort den har anlänt dit med posten eller överlämnats till någon behörig representant för myndigheten. Handlingen behöver inte vara diarieförd för att vara allmän. Anbud och andra liknande tävlingshandlingar anses inte inkomna förrän den tidpunkt som bestäms för öppnandet. Anbuden är sedan 9

10 sekretessbelagda till dess avtal träffats eller beslut fattats. c. Upprättad En handling anses upprättad när den är expedierad eller när det ärende den hör till har slutbehandlats hos myndigheten. Om handlingen inte tillhör något speciellt ärende och inte heller ska expedieras är handlingen allmän när den har färdigställts, dvs. när behörig tjänsteman har godkänt innehållet eller undertecknat handlingen. Det kan gälla t.ex. fristående utredningar eller promemorior. Tjänsteskrivelse En tjänsteskrivelse är ett dokument som handläggaren ska skriva för de ärenden som ska behandlas politiskt. Skrivelsen ska följa särskild mall. d. Utgående Handlingar som skickas från myndigheten ska alltid diarieföras. OBS Det är viktigt att alla anställda inom kommunen är medvetna om att en handling som de får eller upprättar är en allmän handling. Det är alltså inte endast skrivelser som inkommer eller upprättas i kommunhuset som är allmänna handlingar, utan även handlingar som kommer direkt till förskola, skola etc. Handling något som innehåller information av något slag Allmän Handlingar som förvaras, inkommit eller upprättats hos en myndighet Inte allmän Minnesanteckningar, arbetsmaterial, interna eller personliga meddelanden, partipost till politiker eller post till fackliga förtroendemän Offentlig Alla allmänna handlingar som inte är hemliga är offentliga Hemlig Skyddad enligt Offentlighets- och sekretesslag eller speciallagstiftning 10

11 Att överklaga kommunens beslut Det går att överklaga beslut som till exempel byggnadslov eller socialt bistånd. Detta kallas förvaltningsbesvär och det är bara den som är berörd av beslutet som kan överklaga. Hur man gör för att överklaga ska framgå av beslutet. Överklagandet måste göras inom tre veckor från det datum man fick beslutet. Om man tycker att kommunen har överträtt sina rättigheter eller fattat ett beslut i strid mot gällande regler har man som kommuninvånare rätt att överklaga beslutet till förvaltningsrätten. Detta kallas laglighetsprövning och måste ske inom tre veckor från det att beslutsprotokollet har godkänts (justerats). 11

12 Tjänsteskrivelse Datum Ange beslutsnivå (utskott, kommunstyrelse, kommunfullmäktige) Diarienummer Rubrik (ska vara kort och innehållsrik) Bakgrund En redogörelse lämnas för vad ärendet i huvudsak handlar om. Bakgrunden ska vara sammanfattande och inte allt för lång, men tänk även på att beskriva ärendet så utförligt att man inte behöver någon bilaga för att förstå. Använd neutralt språk (inte vi, jag, de osv.) Använd endast förkortningar som är vedertagna enligt svensk standard. Ekonomi För ärenden som medför kostnader ska alltid en ekonomisk sammanställning med förslag till finansiering finnas med i ingressen. Annars är det risk att ärendet återremitteras och därmed fördröjs. Tidsbegränsningar/tidsperspektiv ska alltid redovisas. Förslag till beslut ska alltid lämnas av beredande tjänsteman. Om tilläggsanslag begärs hos fullmäktige skrivs förslag till beslut enligt följande: - Tilläggsbudget beviljas med xxx kronor. - xxx kronor hänvisas ur tillgängliga likvida medel. - Finansieringsbudgeten justeras med motsvarande belopp. - Kostnaden påföres kostnadsställe xxx. Protokollet skickas till Handläggaren ska alltid skriva vilka som ska ha protokollsutdrag på det färdiga beslutet i ärendet. 12