Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Transkript

1 Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

2 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010

3 Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Innehållet i denna broschyr bygger på bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen. Broschyren innehåller framför allt information om offentlighetsprincipen och hanteringsregler avseende allmänna handlingar. Broschyren berör dels vad som gäller hos alla myndigheter, men också specifikt vad som gäller i Region Skåne. Region Skåne är en myndighet och samtliga medarbetare i Region Skånes olika verksamheter, även Region Skånes aktiebolag, omfattas av reglerna. Offentlighetsprincipen Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten (inklusive media, tidningar, radio och TV), har rätt till insyn i Region Skånes verksamheter. Offentlighetsprincipen kommer till uttryck på olika sätt. Här är några exempel som berör Region Skåne: - vem som helst får läsa myndighetens handlingar; allmänna handlingars offentlighet, se nedan, - anställda i Region Skåne har normalt rätt att berätta vad de vet för utomstående; yttrandefrihet för tjänstemän med flera, - anställda i Region Skåne har normalt rätt att lämna uppgifter till tidningar, radio och TV för publicering eller att själva offentliggöra uppgifter; rätt att meddela och offentliggöra uppgifter, - allmänheten och media får närvara när regionfullmäktige sammanträder. Offentlighetsprincipen ger inte rätt för allmänheten att vistas i Region Skånes lokaler. 3

4 Allmänna handlingars offentlighet I princip har alla rätt att läsa de handlingar som finns hos Region Skåne. Denna rätt begränsas dock på två sätt: 1. Allmänheten har bara rätt att läsa sådana handlingar som betecknas som allmänna handlingar. Alla handlingar hos Region Skåne anses inte vara allmänna handlingar. Som exempel är inte ett utkast till ett beslut, en skrivelse eller liknande en allmän handling, om inte utkastet tas till vara när ärendet är slutbehandlat. I nästa avsnitt beskrivs mera om vad som avses med allmän handling. 2. En del allmänna handlingar omfattas av sekretess. Det betyder att allmänheten inte har rätt att läsa handlingarna och att det är förbjudet att lämna ut handlingar eller uppgifter muntligen. Vad är en allmän handling? En handling är en framställning i skrift eller bild, men också en upptagning som man kan läsa, avlyssna eller uppfatta med hjälp av ett tekniskt hjälpmedel. Ordet handling betecknar alltså inte bara ett papper med skrift eller bilder, utan också till exempel en bandinspelning eller elektronisk information exempelvis i dator, usb-minne, cd-skiva eller en digital inspelning av telefonsamtal. En handling är ett föremål som innehåller information av något slag. Handlingen är allmän om den förvaras hos Region Skåne och anses inkommen eller upprättad där. Bara för att en handling är allmän, behöver den inte vara offentlig. Bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen är avgörande för om en allmän handling är offentlig eller omfattas av sekretess. Förvarad En handling anses förvarad hos Region Skåne om den faktiskt finns i Region Skånes lokaler. Även handlingar som tillfälligt förvaras någon annanstans tillexempel hos en anställd eller konsult som arbetar på uppdrag av Region Skåne kan anses förvarade hos Region Skåne, då de finns tillgängliga för Region Skånes räkning. 4

5 Sammanställningar av uppgifter ur elektronisk information anses vara förvarade hos Region Skåne om man kan ta fram dem med rutinbetonade åtgärder. Därutöver gäller att sammanställningar av elektronisk information inte anses förvarade hos Region Skåne om de innehåller personuppgifter och Region Skåne enligt lag eller förordning saknar befogenhet att göra sammanställningen. Syftet bakom detta är att allmänheten inte ska kunna begära sammanställningar av personuppgifter som inte ens Region Skåne själv får ta fram av hänsyn till skyddet för den enskildes integritet. Inkommen En handling har kommit in till Region Skåne när den anlänt till Region Skåne eller tagits emot av någon medarbetare i Region Skåne, till exempel den tjänsteman som är föredragande i det ärende som handlingen berör. Handlingen behöver inte vara diarieförd för att vara en inkommen och allmän handling. Brev eller annat meddelande som till exempel e-post som är adresserad till någon anställd i Region Skåne anses som allmän handling om handlingen gäller ett ärende eller annan fråga som rör Region Skåne. Detta gäller även om det har adresserats personligen till någon bestämd person i Region Skåne. Avgörande är alltså inte handlingens yttre form utan dess innehåll. Ett brev som uteslutande rör en anställds privatliv blir inte någon allmän handling. En facklig förtroendevald eller politiker kan dock ta emot brev om frågor som rör Region Skåne utan att dessa brev blir allmänna handlingar, om de har fått breven uteslutande i egenskap av facklig företrädare eller politiker. Upprättad Principen är att en handling anses upprättad först när den fått sin slutliga utformning. Dessförinnan utgör den internt arbetsmaterial. Huvudregeln är att en handling anses upprättad när den skickats iväg, expedierats, eller finns tillgänglig för avhämtning. En handling som inte expedieras är upprättad när det ärende den hör till är slutbehandlat som exempelvis interna rapporter eller utredningar hos Region Skåne. Hör handlingen inte till något bestämt ärende är den upprättad när den har justerats eller färdigställts på annat sätt. 5

6 För vissa typer av handlingar, som till exempel ett diarium, journal, e-postförteckning (in-utkorg) där man fortlöpande gör anteckningar, är upprättade i och med att handlingen är färdig att användas. Protokoll och liknande handlingar, såsom beslutsunderlag, är i regel upprättade när de justerats eller färdigställts på annat sätt. Utkast till beslut och minnesanteckningar är inte allmänna handlingar, om de inte tas om hand för arkivering eller expedieras. Med minnesanteckningar avses föredragningspromemorior och andra anteckningar som görs under beredningen av ett ärende och som inte tillför ärendet några nya sakuppgifter. Registrering av allmänna handlingar För att myndigheten ska kunna hålla reda på sina handlingar och för att allmänheten ska kunna ha insyn i Region Skånes verksamhet genom offentlighetsprincipen krävs att alla allmänna handlingar registreras. Huvudregeln är att en allmän handling som kommer in till eller upprättas hos Region Skåne ska registreras (diarieföras) utan dröjsmål, det vill säga i princip under samma arbetsdag. Det finns undantag från denna regel och följande handlingar behöver inte registreras: - handlingar som uppenbarligen har liten betydelse för Region Skånes verksamhet, till exempel pressklipp, cirkulär, reklam, - handlingar som inte omfattas av sekretess och som hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats hos Region Skåne, - vissa särskilda handlingar till exempel patientjournaler, läkarvårdskvitton, samlingsräkningar och fakturor är undantagna från registreringsskyldigheten. Vilka uppgifter ska registreras? Av registret (diariet) ska framgå det datum då handlingen kom in eller upprättades, diarienummer eller annan beteckning, från vem handlingen har kommit eller till vem den har expedierats och i korthet vad handlingen rör. Eftersom allmänheten fritt ska kunna få läsa Region Skånes diarier får själva registret i princip inte innehålla några uppgifter som omfattas av sekretess. Det innebär att uppgifter om från vem handlingen kommit och 6

7 vad handlingen rör kan utelämnas eller särskiljas om det behövs för att registret i övriga delar ska kunna visas för allmänheten. Vad är en sekretessmarkering? Om en allmän handling innehåller uppgifter som kan antas omfattas av sekretess får Region Skåne markera detta genom en särskild anteckning, en sekretessmarkering. Anteckningen ska innehålla uppgift om tillämplig sekretessbestämmelse, datum då anteckningen gjordes samt vilken förvaltning som gjort anteckningen. Varje gång någon begär att få ut en handling som försetts med sekretessmarkering ska frågan om utlämnande prövas. En sekretessmarkering befriar alltså inte från skyldigheten att göra en sådan sekretessprövning, utan fungerar bara som varningssignal. Vem ansvarar för att allmänna handlingar registreras? Det gör den som öppnar inkommen allmän handling eller expedierar upprättad handling. Ofta är det en registrator som öppnar post och registrerar handlingen innan den når handläggare i ett ärende. En allmän handling kan också komma in direkt till en tjänsteman i Region Skåne via exempelvis den personligt adresserade e-posten. I detta fall ansvarar tjänstemannen för att den allmänna handlingen når registrator för registrering. Detsamma gäller vid utskick av allmänna handlingar. Vid frånvaro krävs bevakning av e-posten så att allmänna handlingar registreras utan dröjsmål. Det är inte tillräckligt att lämna besked i form av automatiskt frånvaromeddelande. Läs mer i Hantering av post i Region Skåne på Region Skåne/Styrande dokument/2. Administration. Gallring av allmänna handlingar Allmänna handlingar hos en myndighet ska bevaras. Gallring, det vill säga att handlingar sorteras ut och förstörs, är tillåten om arkivmyndigheten beslutat om särskilda gallringsföreskrifter. I Region Skåne har regionstyrelsen, som är arkivmyndighet, till exempel beslutat om att gallring får ske av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Detta innebär t ex att e-postförteckningen (in-utkorg), kan gallras vid inaktualitet. Läs mer om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse i regionstyrelsens beslut Gallring av handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse på www. skane.se/om Region Skåne/Styrande dokument/2. Administration. 7

8 Utlämnande av allmänna handlingar och uppgifter Vem prövar om allmän handling får lämnas ut? I första hand görs prövningen av den tjänsteman som har fått i uppdrag att ta hand om handlingen, som exempelvis registrator eller handläggare i ett ärende. Om tjänstemannen efter sekretessprövning vägrar lämna ut handlingen helt eller delvis, eller lämnar ut den med förbehåll, ska saken hänskjutas till myndigheten, om sökanden begär det. I dessa fall ska sökanden alltid upplysas om att denne kan begära ett skriftligt överklagbart beslut. Ett sådant myndighetsbeslut fattas av förvaltningschefer i Region Skåne. Förvaltningschefen kan vända sig till Region Skånes jurister för rådgivning. Förvaltningschefens beslut ska innehålla uppgift om vem som begär ut vilka handlingar, motivering för beslutet med hänvisning till tillämplig sekretessbestämmelse, uppgift om beslutsfattare samt en beskrivning av hur beslutet överklagas. Hur snabbt ska utlämnandet ske? En begäran om utlämnande av allmänna handlingar ska hanteras genast eller så snart det är möjligt om inte betydande hinder möter. Den enskilde har rätt att läsa allmänna handlingar, som är offentliga, på plats. Begäran om avskrift eller kopia ska behandlas skyndsamt. Det innebär att begäran ska ges förtur och i princip prioriteras före andra arbetsuppgifter. Det finns ingen skyldighet att lämna ut allmänna handlingar i annan form än papper, till exempel digitalt. Vid utlämnande av allmänna handlingar finns möjlighet att ta ut avgift, se dokumentet Avgift för kopia av allmän handling på Region Skåne/Styrande dokument/2. Administration. Vad innebär upplysningsplikt/serviceskyldighet? Region Skåne ska på begäran av enskilda och myndigheter lämna uppgifter ur de allmänna handlingar som finns hos Region Skåne och som inte är sekretessbelagda, under förutsättning att det inte hindrar myndighetens vanliga arbetsuppgifter. Region Skåne får inte efterforska vem som begär ut handlingen eller för vilket syfte, i större utsträckning än vad som behövs för att pröva om hinder föreligger mot att handlingen lämnas ut (sekretessprövning). Region Skåne ska också hjälpa enskilda med den vägledning som behövs för att de ska kunna ta del av elektronisk information. En myndighet som Region Skåne är skyldig att under minst 8

9 två timmar varje vardag vara tillgänglig för att ta emot och registrera allmänna handlingar och för att kunna ta emot framställningar om utlämnande av allmänna handlingar. Sekretess i handlingar En uppgift i allmän handling kan sekretessbeläggas endast om det finns stöd i offentlighets- och sekretesslagen, i annat fall är den offentlig. Det är inte uppgiften i sig som omfattas av sekretess, utan det avgörande är i vilken verksamhet den förekommer. Till exempel finns bestämmelser om sekretess i affärsverksamhet, gällande personal, i upphandlingar, och i hälso- och sjukvården. Se även broschyren Tystnadsplikt och sekretess i vården. Om du bryter mot bestämmelserna Om du handlägger en begäran om utlämnande av allmän handling som får och ska lämnas ut felaktigt, kan du göra dig skyldig till tjänstefel. Om du medvetet eller av vårdslöshet felaktigt lämnar ut uppgifter som omfattas av sekretess, kan du göra dig skyldig till sekretessbrott (brott mot tystnadsplikten). Justitieombudsmännen (JO) kontrollerar att myndigheter och deras tjänstemän följer gällande lagar och författningar i sin verksamhet. JO kontrollerar genom att pröva och utreda klagomål från allmänheten och genom att göra inspektioner hos myndigheter. 9

10 10

11

12 Har du frågor gällande offentlighetsprincipen och allmänna handlingar? Kontakta avdelningen för juridik, Region Skåne Region Skåne Kristianstad Tel. vx