UTLÄMNANDE AV HANDLINGAR RIKTLINJE VID BEGÄRAN OM JOURNALER OCH ÖVRIGA HANDLINGAR SOL OCH LSS

Transkript

1 UTLÄMNANDE AV HANDLINGAR RIKTLINJE VID BEGÄRAN OM JOURNALER OCH ÖVRIGA HANDLINGAR SOL OCH LSS KARLSTADS KOMMUN

2 Beslutad i VO-grupp Ansvarig: SAS Gäller från: Uppdaterad: POLICY Uttrycker ett övergripande förhållningssätt. Policyn handlar om principer och inriktningar. Exempel: Uteserveringspolicy, Livsmedelspolicy. PLAN Beskriver vad kommunen vill uppnå inom ett område. Ofta har planen sitt ursprung i koncernens övergripande mål eller annan beslutad politisk inriktning. En plan tar inte ställning till utförande eller metod. Den berättar vad vi ska uppnå. Exempel: Skärgårdsplan. RIKTLINJE Säkerställer ett korrekt agerande och en god kvalitet i handläggning och utförande. Riktlinjer kan betraktas som en handbok och kan fungera som ett stöd för hur vi ska agera i den dagliga verksamheten. Exempel: Riktlinjer för tjänsteresor, Riktlinjer för försörjningsstöd. HANDLINGSPLAN Tydliggör på ett konkret sätt hur ett uppdrag ska genomföras. En handlingsplan innehåller åtgärder och ansvarsförhållanden samt eventuell tidsplan och ekonomiska konsekvenser. Exempel: Handlingsplan för ledar- och medarbetarundersökning.

3 BAKGRUND Allmän handling kan vara antingen inkommen eller upprättad hos den myndighet där den förvaras. En journal som förs fortlöpande anses upprättad när handlingen är färdig att användas, dvs. i princip när anteckningen är klar. En s.k. minnesanteckning ska som regel inte anses som allmän handling, om den inte har expedierats eller tagits hand om för arkivering. Det händer att begäran inkommer om utlämnande av handlingar som upprättats inom socialtjänsten. Innan handlingar kan lämnas ut ska en sekretess- och menprövning göras. Det är behörig tjänsteman som ansvarar för att prövning och utlämnande sker. Begäran ska hanteras skyndsamt. Den som gör begäran behöver som regel inte ange för vilket ändamål hen vill ta del av handlingen. För enskild och offentlig verksamhet gäller olika regler. Kommunen får ta en avgift för efterfrågade kopior om kommunfullmäktige har fattat beslut om det. SYFTE Riktlinjen ska klargöra förfarandet vid begäran om utlämnande av handlingar hos vård- och omsorgsförvaltningens myndighets- och utförardel samt den externa verksamheten som utför insatser enligt SoL och LSS. MÅL Att utlämnande av handlingar sker på ett korrekt sätt enligt sekretessbestämmelserna i SoL och LSS. Gällande hälso-och sjukvård finns andra bestämmelser, som inte berörs här. INNEBÖRD I LAGSTIFTNING OCH DELEGATIONSBESTÄMMELSER Kommunal verksamhet Vård- och omsorgsnämnden har delegerat beslut om förbehåll (undantag) och beslut att inte lämna ut handling till verksamhetsansvarig enhetschef på biståndskontoret förvaltningssekreterare Besluten är överklagningsbara hos Kammarrätten. För att överklaga krävs ett skriftligt beslut. Begäran om att ta del av handlingar kan ske muntligt eller skriftligt och ska dokumenteras. När det gäller utlämnande av uppgifter om enskilds personliga förhållanden ska prövning ske enligt 26 kap 1 Offentlighets- och sekretesslagen (OSL). Huvudregeln om sekretess inom socialtjänsten lyder: Sekretess gäller inom socialtjänsten för uppgift om en enskilds personliga förhållanden, om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att den enskilde eller någon närstående till denne lider men. Karlstads kommun, Karlstad. Tel: E-post: karlstadskommun@karlstad.se Webbplats: karlstad.se

4 4 Sekretessprövning eller menprövning innebär att prövning sker om utlämnande av handlingar kan vara ett intrång i den personliga integriteten för den eller de personer som handlingen berör. Vanligtvis finns inga hinder för att få ut uppgifter som rör en själv. Gode män, förvaltare eller närstående har ingen självskriven rätt att ta del av dokumentation om kunden. Kundens samtycke ska finnas och en fullmakt kan vara ett sätt att styrka detta. Enskild verksamhet (entreprenad, LOV) Den enskilde har rätt att ta del av handling i en personakt som gäller honom eller henne hos enskild verksamhet som står under tillsyn av Inspektionen för vård och omsorg, IVO. Vid begäran ska handlingen snarast lämnas ut, om det inte strider mot bestämmelserna om tystnadsplikt i 15 kap 1 SoL respektive 29 LSS. Om handlingen innehåller uppgifter om någon annan ska sekretessprövning ske innan utlämnande. Tystnadsplikten innebär att den som är eller har varit verksam inom yrkesmässigt bedriven enskild verksamhet, som avser insatser enligt SoL eller LSS, inte obehörigen får röja vad han eller hon i sin verksamhet har fått veta om enskildas personliga förhållanden. Vid tolkning av bestämmelserna har det ansetts naturligt att söka stöd i OSL. METOD Kommunal egen regi Om det är kunden själv som begär ut handlingar ur sin personakt gäller i princip ingen sekretess, vilket innebär att kunden har rätt till de uppgifter som rör hen själv. Om det är någon annan än den enskilde själv som gör begäran ska muntligt eller skriftligt samtycke om utlämnande finnas. Samtycke kan gälla del av materialet. Samtycket ska finnas dokumenterat i personakten. God man eller förvaltare har rätt att ta del av sekretesskyddade uppgifter om det behövs för att hen ska kunna fullgöra sitt uppdrag om detta innefattar att sörja för person. Ansvarig enhetschef tar emot begäran och gör en anteckning i kundens journal om att begäran har inkommit. Ansvarig enhetschef gör en prövning om sekretessen utgör hinder för utlämnande av begärd handling utifrån socialtjänstsekretessen, se ovan. Undersök även om uppgifter finns i materialet som handlar om andra personer än kund, och om de kan lämnas ut. Ta kopia på originalhandlingen. Täck över den text som bedöms inte kan lämnas ut. Rätt till sekretess och integritetsskydd gäller även efter att personen är avliden. Om anhörig eller företrädare begär ut handlingar gällande avliden person ska menprövning ske. Bedömning ska göras, dels av hur kunden skulle ha ställt sig i frågan och dels om ett FEL! HITTAR INTE REFERENSKÄLLA.FEL! HITTAR INTE REFERENSKÄLLA.

5 utlämnande kan tänkas skada den avlidnes minne. I en del fall kan det även bli fråga om medgivande/samtycke från andra anhöriga, t.ex. syskon. Januari 2014 Utlämnande av begärda handlingar ska ske så snart det är möjligt. JO har i flera beslut uttalat att det helst ska ske samma dag, men för att prövning ska hinna ske kan någon eller några dagars fördröjning godtas. Ansvarig enhetschef antecknar i journal vad som lämnats ut, när och till vem. Om den sökande begär det, ska vid avslag eller förbehåll lämnas ett skriftligt beslut. Detta beslut fattas av ansvarig verksamhetschef. Besvärshänvisning ska bifogas beslutet. Se mall som bifogas riktlinjen. Vill sökande överklaga beslutet ska överklagan vara inlämnad inom tre veckor från mottagandet av beslutet. Överklagan ska lämnas till den som förmedlat beslutet för vidare överlämning till: Kammarrätten, Box 1531, Göteborg. Pröva först om överklagan har inkommit i rätt tid. I annat fall kan överklagan avvisas. Om det finns behov av komplettering kan nämnden bifoga ett yttrande till Kammarrätten som är underskrivet av verksamhetschefen. Extern regi Frågan om utlämnande av handling i personakt ska prövas av den som ansvarar för personakten inom verksamheten. Om bedömning görs att personakten eller någon del av den inte bör lämnas ut, ska frågan genast överlämnas med verksamhetens yttrande till IVO för prövning. Karlstads kommun, kultur- och fritidsförvaltningen, Karlstad. Tel: E-post: karlstadskommun@karlstad.se. Webbplats: karlstad.se.