4 Diarium och arkiv HANDBOK - ALLMÄN 1 (5) Avsnitt 4.6

Transkript

1 HANDBOK - ALLMÄN 1 (5) Dokumentidentifiering Dnr xx/2006 Gäller från och med 2008-xx-xx Godkänd av, datum Socialchef, 2008-xx-xx Rutinansvarig IFO-chef 4 Diarium och arkiv 4.6 Utlämnande av allmän handling Checklista Om någon begär att få ta del av en handling hos socialnämnden skall i korthet följande steg vidtas (utförligare beskrivning finns nedan). Ta ställning till om handlingen är allmän eller inte och om den omfattas av sekretess eller inte. Om handlingen får lämnas ut kan detta ske utan formellt beslut av den som har handlingen i sin vård, normalt handläggare eller registrator. Om det är tveksamt om handlingen kan lämnas ut, hänskjut frågan till socialchefen, som för närvarande är den ende som har delegerad beslutanderätt i frågan. Om det står klart att handlingen eller del därav inte får lämnas ut, upplys den som begärt handlingen att denne har rätt att få ett formellt avslagsbeslut. Om den som begärt handlingen vill ha en formell prövning, hänskjuts frågan till socialchefen. Om socialchefen beslutar att helt eller delvis avslå framställningen, skall skriftligt beslut ges sökanden med fullföljdshänvisning till kammarrätt. Ovanstående prövning skall normalt ske genast eller så snart det är möjligt. Någon eller några dagars dröjsmål kan tolereras om sekretessbedömningen är svår eller om det är fråga om ett omfattande material. Allmän handling Enligt 2 kap 3 tryckfrihetsförordningen (TF) är en allmän handling en handling som förvaras hos en myndighet och som har inkommit dit eller upprättats där. En allmän handling kan antingen vara offentlig eller sekretesskyddad. Begreppet allmän syftar alltså inte på att handlingen är offentlig utan torde snarare syfta på att handlingen förvaras hos det allmänna vilket är ett ålderdomligt uttryck för den offentliga sektorn/myndigheterna. De finns en omfattande rättspraxis kring vad som skall betraktas som en allmän handling eller ej. I synnerhet i samband med tillkomsten av IT, är begreppet numera något mer svårfångat än tidigare. Det saknar dock i princip betydelse om

2 HANDBOK - ALLMÄN 2 (5) det är fråga om en pappershandling eller en elektronisk handling (datafil). Några exempel på när en handling är allmän eller inte: en tjänstemannautredning i ett ärende blir normalt allmän handling när den har avsänts från myndigheten (expedierats) eller ärendet har slutbehandlats (2 kap 7 första stycket TF, se även JO 1981/82 s 284 och JO 1990/91 s 378 ); den omständigheten att handlingen blivit diarieförd dessförinnan saknar betydelse (KamR i Gbg , mål nr ) en intern lex Sarah-anmälan från anställd till nämnd har ansetts vara en till myndigheten inkommen allmän handling (JO 2000/01 s 522) liksom en protestskrivelse från anställda till nämnd (JO 1990/91 s 372) en journalanteckning är allmän handling när anteckningen i slutlig form har införts i journal; i vart fall när det gäller patientjournal anses införande ha skett då anteckningen signeras (SOSFS 1993:20 avsnitt 5) ett nämndprotokoll är allmän handling när det har justerats (2 kap 7 andra stycket 3 TF) en minnesanteckning blir allmän handling endast om den har omhändertagits för arkivering eller har avsänts från myndigheten (2 kap 9 TF) en intern telefonlista har inte ansetts utgöra allmän handling såvida den inte omhändertas för förvaring eller tas in i en allmän handling (JO 2000/01 s 529) brev, e-post eller fax som inkommer och är ställd till någon personligen kan ändå vara en allmän handling om meddelandet helt eller delvis gäller ett ärende eller annan fråga som ankommer på myndigheten (2 kap 4 TF) inkorgen i e-postsystemet har av JO ansetts vara en allmän handling (JO 2001/02 s 460) cookiefil, d v s historikfil som visar var man surfat på Internet, är en allmän handling (RÅ 1999 ref 18 I) listan med Internetfavoriter i en dators webbläsare är inte allmän handling (KamR i Gbg , mål nr ) handling som har mottagits i bostaden av behörig mottagare, t ex en nämndordförande, är allmän om den helt eller delvis gäller en tjänstefråga (2 kap 4 och 2 kap 6 TF samt JO , dnr ) Begäran om utlämnande Enligt 2 kap 14 första stycket TF, skall begäran att få ta del av en allmän handling göras hos den myndighet som förvarar handlingen. Denna myndighet svarar även för prövningen av utlämnandefrågan. Om exempelvis socialkontoret förvarar en kopia av en länsrättsdom, kan man inte hänvisa sökanden till länsrätten även om originalet finns där.

3 HANDBOK - ALLMÄN 3 (5) Begäran kan ske muntligen eller skriftligen (JO , dnr ). Sökanden skall ange vilken eller vilka handlingar som han vill ta del av. Begäran kan avse viss typ av handlingar eller en grupp av handlingar. Befattningshavare vid myndighet anses skyldig att med hjälp av t ex diariet hjälpa den enskilde att precisera sin begäran. Någon skyldighet att bedriva arkivforskning eller mer omfattande utredning föreligger dock inte. En begäran om att få ta del av "dagens post" har ej ansetts uppfylla nödvändiga krav på specifikation av efterfrågade handlingar i det fall den förvarande myndigheten inte har rutiner för att samla alla handlingar som inkommit eller expedierats en viss dag (RÅ 1991 ref 50). En begäran kan inte avse en framtida handling. Man kan med andra ord inte begära att få ta del av handlingar som väntas inkomma till myndigheten (RÅ 1981 Ab 293 samt RÅ 1991 ref 50) Rätten till anonymitet Enligt 2 kap 14 tredje stycket TF får myndighet inte på grund av att någon begär att ta del av allmän handling efterforska vem han är eller vilket syfte han har med sin begäran i större utsträckning än som behövs för att myndigheten skall kunna pröva om hinder föreligger mot att handlingen lämnas ut. Detta innebär i praktiken följande. Om någon besöker socialkontoret och vill ta del av en allmän handling som inte är sekretesskyddad, t ex riktlinjerna för ekonomiskt bistånd, får man varken fråga efter namn eller syfte eller ombe den enskilde att skriva sitt namn i en besöksliggare (JO 1986/87 s 233). Om den enskilde vill ha en kopia hemsänd eller faxad, måste man självfallet fråga till vilken adress eller faxnummer man skall sända den även om detta röjer identiteten. Om någon begär att få ta del av en sekretesskyddad handling måste man i praktiken oftast ha reda på den enskildes identitet för att kunna göra en närmare sekretessprövning, till exempel för att avgöra vilken relation den enskilde har till den eller de personer som omnämns i handlingarna. Vid en anonym begäran har dock myndighet ansetts först böra ta ställning till om uppgifterna alls kunde lämnas ut och, om sådan möjlighet fanns, därefter undersöka om den enskilde var beredd att röja identiteten för att prövning huruvida men föreligger skulle kunna göras (JO 1998/99 s 509). Vill den enskilde ändå inte lämna sitt namn, har denne rätt till det (se JK 1988 s 21), men det blir då ännu svårare för denne att styrka sin rätt att få ta del av den sekretesskyddade handlingen. Ibland måste man även ta reda på syftet med begäran, t ex för att undvika att man lämnar ut vissa handlingar till en anhörig som är involverad i en arvstvist (se t ex RegR , mål nr samt KamR i Gbg , mål nr resp , mål nr ). Prövningen Enligt 15 kap 6 SekrL skall prövning av begäran om utlämnande av allmän handling i första hand ske av den befattningshavare som svarar för vården av handlingen. I praktiken innebär detta att utlämnande av handlingar i pågående

4 HANDBOK - ALLMÄN 4 (5) ärenden sker av handläggaren. Är det diarieförda handlingar sker den första prövningen av registrator, det vill säga den administrativa assistent som sköter diareföringen. Är det handlingar som hör till personakt som inte är föremål för handläggning, sker prövningen av den som är arkivansvarig, vilket för Gnosjö kommuns vidkommande är socialchefen. Om handlingen anses kunna lämnas ut kan detta ske formlöst utan något särskilt beslut. Med hänsyn till att merparten av handlingarna i personaktarkivet är sekretesskyddade torde i praktiken samråd ske mellan arkivansvarige och berörd chef eller att frågan hänskjuts till den som har delegerad beslutanderätt (se nedan). I två fall skall en formell prövning ske av myndigheten. För det första skall den som svarar för vården av handlingen enligt ovan i tveksamma fall hänskjuta frågan till myndigheten. För det andra skall om utlämnande helt eller delvis vägras eller om utlämnande sker med inskränkande förbehåll frågan hänskjutas till myndigheten om den enskilde begär det. Den enskilde skall underrättas om denna möjlighet och om att ett formellt avgörande krävs för att det skall kunna överklagas. En formell prövning av myndigheten innebär att prövningen sker av den som har delegerad beslutanderätt. Enligt gällande delegationsordning är det socialchef som prövar sekretess i samband med utlämnande av allmän handling. Enligt 2 kap 12 TF skall allmän handling som får lämnas ut genast eller så snart det är möjligt på stället utan avgift tillhandahållas den som önskat ta del av den. JO har i ett flertal beslut uttalat att kopior av handlingar eller beslut att inte utlämna dessa helst bör expedieras samma dag som begäran gjorts (se t ex JO , dnr ). Någon eller några dagars fördröjning kan dock godtas om en sådan fördröjning är nödvändig för att myndigheten skall kunna göra en sekretessbedömning. Ett visst dröjsmål är ofrånkomligt om framställningen avser eller fordrar genomgång av ett omfattande material (se t ex JO 2002/03 s 294) Kopia av allmän handling, avgift Den enskilde har enligt 2 kap 13 TF rätt att mot fastställd avgift - få en kopia av den allmänna handlingen. En myndighet kan inte vägra att lämna ut kopior av allmänna handlingar och istället kräva att den enskilde skall infinna sig på plats för att ta del av handlingarna (JO 2003/04 s 389). Att den som begär att få kopiorna tidigare har tagit del av handlingarna eller fått kopia därav är ingen grund för att vägra att tillhandahålla kopior (JK , dnr ). Om handlingarna skickas per post får en bedömning göras från fall till huruvida man skall använda A-post eller B-post (JO 1996/97 s 495). Myndighet är inte skyldig att lämna ut digital handling i annan form än pappersutskrift (2 kap 13 TF samt KamR i Jkpg , dnr ). En myndighet är inte skyldig att tillgodose önskemål om att skicka handlingar per telefax, men bör så långt det är möjligt sträva efter att tillgodose ett sådant önskemål (JO 2005/06 s 487). För statliga myndigheter gäller de avgiftsregler som finns i avgiftsförordningen (1992:191). För kommuner gäller att de inom ramen för självkostnadsprincipen kan fastställa en avgift. För Gnosjö kommuns vidkommande har kommunfull-

5 HANDBOK - ALLMÄN 5 (5) mäktige , 89, fastställt att kopia 1-5 kostar 4,30 kr per kopia och kopia 6 och därutöver 0,86 kr per kopia. Muntliga upplysningar Enligt 15 kap 4 SekrL skall myndighet på begäran av enskild lämna uppgift ur allmän handling som förvaras hos myndigheten i den mån hinder inte möter på grund av bestämmelse om sekretess eller av hänsyn till arbetets behöriga gång. Enskild som efterfrågar muntlig uppgift ur allmän handling får som huvudregel inte avkrävas personligt besök hos myndigheten i dess lokaler. Ett exempel när ett besök hos myndigheten skulle vara befogat är om det är fråga om uppgift ur ett större material (JO 1990/91 s 382). Myndighets skyldighet att lämna upplysningar till enskild framgår även av 4 förvaltningslagen (1986:223), FL. I förarbetena till nämnda lagrum (prop 1985/86:80 s 20) framgår dock att myndigheten har relativt stor frihet att göra lämplighetsöverväganden rörande lämplig servicenivå. Myndighets rätt att erhålla muntliga upplysningar är i princip större än enskilds. Enligt 15 kap 5 SekrL skall myndighet på begäran av annan myndighet lämna uppgift som den förfogar över i den mån hinder inte möter på grund av bestämmelse om sekretess eller av hänsyn till arbetets behöriga gång. Det är här således inte bara fråga om uppgift ur allmän handling. Med tanke serviceskyldigheten mot enskild i 4 FL är skillnaden dock inte stor. I praktiken är det förekomsten av olika sekretessbrytande regler som stärker myndighets möjlighet att erhålla uppgifter från socialtjänsten.