Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås
|
|
- Lars Nyström
- för 9 år sedan
- Visningar:
Transkript
1 HÖGSKOLAN I BORÅS Enheten Verksamhetsstöd, stab Åsa Dryselius, jurist Dnr Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås Information Inledning Gemensamt för alla myndigheter är reglerna angående hantering av allmänna handlingar. Bl.a. har myndigheterna att se till att reglerna i tryckfrihetsförordningen, sekretesslagen och förvaltningslagen följs. I tryckfrihetsförordningen finns regler om definition av begreppet allmän handling och enskilds rätt att ta del av dessa, i offentlighet- och sekretesslagen (2009:400) finns regler om registrering av allmänna handlingar och i förvaltningslagen (1986:223) regleras hur frågor från enskilda samt ärendehantering skall ske. Denna skrivelse avser att lämna information om vad ovan angivna regler innebär. Vidare ges även rekommendationer gällande hantering av personadresserad post och externt inkomna meddelanden i e-postlåda eftersom denna hantering har stor betydelse för hur högskolan kan garantera att reglerna följs. Allmän handling I 2 kap. 3, 4, 6 och 7 tryckfrihetsförordningen definieras begreppet allmän handling. Med handling förstås i princip vad som helst som innehåller information. Utseende, utformning och typ av informationsbärare saknar betydelse. Begreppet handling innefattar även upptagningar som kan uppfattas endast med hjälp av tekniska hjälpmedel, t.ex. e-postmeddelanden. En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och anses inkommen dit eller upprättad där. En traditionell handling anses förvarad hos en myndighet om den rent fysiskt finns hos myndigheten. E-postmeddelande anses vara förvarad hos
2 (6) en myndighet om det är tillgängligt för myndigheten med tekniska hjälpmedel alltså kan läsas. En handling är inkommen till en myndighet när den anlänt till myndigheten, eller tagits emot av en tjänsteman (kommit behörig befattningshavare till handa). Detta innebär att interna e-postmeddelanden alltså e-post mellan anställda - inte är att anses som inkomna, men de kan vara upprättade enligt nedan. En handling anses upprättad när t ex. handlingen expedierats om handlingen inte ska expedieras, när det ärende till vilket handlingen hör slutbehandlats hos myndigheten om handlingen inte hör till visst ärende, när den har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts diarium, journal samt sådant register eller annan förteckning som föres fortlöpande, när handlingen färdigställts för anteckning eller införing (t.ex. e-postloggen) protokoll eller liknande handlingar när de justerats eller färdigställts. En allmän handling som får lämnas ut vilket ska ske om ingen sekretessregel uttryckligen är tillämplig - ska på begäran, enligt 2 kap tryckfrihetsförordningen, genast eller så snart det är möjligt tillhandahållas den, som önskar ta del av den. Utlämnande av allmänna handlingar Vid en begäran om allmän handling måste en prövning av om en handling får lämnas ut ske skyndsamt, om reglerna i tryckfrihetsförordningen ska kunna följas. Detta innebär normalt medan vederbörande väntar eller åtminstone under dagen eller i undantagsfall påföljande dag. Det är inget giltigt skäl att påstå att det tar lång tid och kräver mycket arbete. Det går heller inte att neka med motiveringen att efterfrågade handlingar är svåra att identifiera och således omöjliga att hitta. Regeringsrätten har varit tydlig i dessa fall (se bl a RR 79 Ab6 och RR 82 Ab 262). Diarieföring För att reglerna i tryckfrihetsförordningen ska kunna följas måste myndigheten ha ordning på alla sina allmänna handlingar. Högskolan är därför, med vissa undantag, skyldig att registrera (diarieföra) handlingar som kommer in eller upprättas här. Den grundläggande regeln om diarieföring finns i 5 kap. 1 offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400). Av denna framgår att en allmän handling ska diarieföras så fort den har kommit in till eller upprättats hos högskolan om det inte står klart att handlingen är av ringa betydelse för högskolans
3 (6) verksamhet. Enligt JO- beslut (dnr ) bör diarieföring i normalfallet ske senast påföljande arbetsdag. Diarieföring kan underlåtas om handlingen inte omfattas av någon sekretessregel och den hålls ordnad på så sätt att det utan svårighet kan fastställas att den kommit in. Angående ovan redovisade regler har JO (beslut , dnr ) uttalat följande: Mot bakgrund av bestämmelserna i tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen om allmänna handlingars offentlighet och om registrering av sådana handlingar är det angeläget att handlingar som kommer in till en myndighet så snart som möjligt blir omhändertagna. En försändelse som är adresserad till en tjänsteman får således inte bli liggande oöppnad om tjänstemannen av någon anledning inte är närvarande Å andra sidan får man inte bortse från möjligheten att försändelsen inte rör tjänsten utan en mottagares rent privata angelägenheter. Brytandet av försändelsen kan därför komma i konflikt med intresset att slå vakt om privatlivets helgd, jfr. också bestämmelsen i 4 kap. 9 brottsbalken om intrång i förvar. För att en myndighet skall kunna komma tillrätta med de problem som kan uppstå beträffande personadresserad post är det lämpligt att de anställda ger fullmakt till någon annan vid myndigheten att öppna post med personlig adress. Myndigheten kan dock inte kräva att samtliga anställda skall ge fullmakt till registrator eller någon annan. Om en anställd väljer att inte lämna fullmakt får posten inte öppnas av myndigheten utan skall vidarebefordras till den anställde. I en stor organisation där detta kan ta flera dagar får det anses lämpligare att registratorn kontaktar den anställde, som då får hämta posten på poststället. Om det skulle visa sig att försändelsen innehåller allmänna handlingar är det den anställdes ansvar att se till att handlingarna utan dröjsmål diarieförs. Särskilda åtgärder måste vidtas under perioder då någon anställd p.g.a. semester eller annars är borta en längre tid. I första hand får fullmakt utfärdas för denna tid. Andra åtgärder som ligger nära till hands är att i det enskilda fallet inhämta medgivande att öppna posten eller att som en sista åtgärd återinkalla tjänstemannen i tjänst. (Se även beslut i JO:s ämbetsberättelse 1982/83 s. 248). Angående e-postmeddelanden har JO (2002/2003 s. 497, dnr ) specifikt uttalat sig att ett e-postmeddelande som har kommit in till en befattningshavare i dennes e-postbrevlåda hos myndigheten kan utgöra en allmän handling om de angivna förutsättningarna är uppfyllda. Att befattningshavaren, när meddelandet kommer in, är frånvarande p.g.a. semester eller av något annat skäl saknar betydelse för bedömningen av om meddelandet skall anses utgöra en allmän handling. Den omständigheten att den som har skickat meddelandet får ett svarsmeddelande som anger att befattningshavaren inte är närvarande ändrar inte heller det förhållandet att det inkomna meddelandet kan utgöra en allmän handling. Myndigheten måste således ha tillgång till e-postmeddelanden som kommer in till en befattningshavare när han eller hon är frånvarande.
4 (6) Frågor från enskilda Utöver reglerna i tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen har högskolan att följa reglerna i förvaltningslagen. I förvaltningslagen finns många regler där hanteringen av allmänna handlingar har stor betydelse. I 4 förvaltningslagen anges t.ex. att frågor från enskilda ska besvaras så snart som möjligt. Inkommen post måste därför bevakas för att säkerställa att eventuella frågor besvaras i tid. JO har i ett beslut (2003/04:JO1 s. 447) angivit följande rörande 4 förvaltningslagen. Frågor från enskilda skall besvaras så snart som möjligt. Av bestämmelsen framgår att det är myndigheten och inte den enskilde befattningshavaren som åläggs att ge den enskilde service. Handläggning av ärenden Enligt 7 förvaltningslagen ska högskolan även se till att ärenden där någon enskild t.ex. student är part handläggs snabbt, enkelt och billigt. Med begreppet handläggning brukar menas den verksamhet som inleds med att ett ärendes anhängiggörs och avslutas med ett beslut t.ex. examination). I handläggningen kan följande moment anses ingå: postöppning och diarieföring beredning föredragning beslut expediering arkivering. Ett ärende kan anhängiggöras på initiativ av en enskild (t.ex. student), på initiativ av högskolan själv eller en annan myndighet. Ett anhängiggörande från enskild sker oftast i form av en ansökan eller en anmälan. Ofta sker anhängiggörandet genom att den enskilde skickar in en skrivelse av någon form, varför posten kontinuerligt måste bevakas. Rekommendationer I enlighet med ovan angivna regler samt JO-beslut får inte post (vanlig post och e-post) bli liggande oöppnad. Högskolan har krav på sig att i förkommande fall diarieföra allmänna handlingar samt skyndsamt påbörja en prövning av om en handling ska lämnas ut. Högskolan har vidare krav på sig vad gäller besvarande av frågor från enskilda samt handläggning av ärenden. Därför är det viktigt att högskolan har vetskap om samt tillgång till alla allmänna handlingar som inte är av ringa betydelse får högskolans verksamhet. Detta innebär att all post även personadresserad (den anställdes namn står för högskolans) samt meddelanden i e-postlåda -
5 (6) dagligen måste kontrolleras om den innehåller handlingar som är av betydelse för högskolans verksamhet. Personadresserad post (kuvert) Post adresserad till högskolan (kuvert på vilka högskolans namn står före den anställdes) öppnas dagligen av registraturet. Vad gäller den personadresserade posten (kuvert på vilka anställds namn står före högskolans) svarar den enskilde anställde för att högskolan kan garantera att reglerna i tryckfrihetsförordningen, sekretesslagen samt förvaltningslagen följs. Anställd vid högskolan kan välja att lämna fullmakt gällande öppnande av personadresserad post. Om en anställd väljer att inte lämna fullmakt öppnas personadresserad post (kuvert) inte av myndigheten. Om det skulle visa sig att försändelsen innehåller allmänna handlingar är det då den anställdes ansvar att se till att handlingarna utan dröjsmål i förekommande fall diarieförs. Särskilda åtgärder måste vidtas under perioder då någon anställd p.g.a. semester eller annars är borta en längre tid. Genom undertecknande av fullmakt kan den anställde lämna sitt medgivande av öppningsrätt av personaladresserade post (kuvert) till registraturet. Fullmakten skall efter undertecknandet överlämnas till registraturet. Fullmakten gäller löpande från undertecknande. Om en anställd väljer att inte lämna någon fullmakt öppnas posten inte av högskolan. Den anställde svarar då själv för att dennes post öppnas dagligen och i förekommande fall diarieförs i rätt tid, att högskolan har tillgång till allmänna handlingar, frågor besvaras samt att ärendehanteringen kan påbörjas. Vid längre frånvaro måste den anställde därmed dagligen vara anträffbar telefon eller via e-post - för att högskolan skall kunna inhämta medgivande att öppna posten. Om den anställde i detta läge inte önskar lämna ett medgivande till öppnande av post kan det som en sista åtgärd innebära att högskolan måste återinkalla personen i tjänst med omedelbar verkan (JO beslut, dnr ). E-postmeddelanden Meddelanden som kommit in till anställda vid högskolan i dennes e- postbrevlåda vid myndigheten kan utgöra allmän handling. Den anställde svarar för att dessa meddelanden hanteras på så sätt att diarieföring, frågehanteringen och ärendehantering sker i enlighet med reglerna i sekretesslagen och förvaltningslagen. Den anställde kan då lämna en eller flera kollegor tillgång till e-postlåda genom delegering. Den person som berättigas att öppna post och e-post utses av fullmaktsgivaren. Delegeringen handhas av den anställde själv. Instruktioner om hur e-postdelegering går till
6 (6) finns i särskild manual på IT-avdelningens hemsida. Användandet av funktionsbrevlåda bör även övervägas (se nedan). Vid längre frånvaro bör den anställde lägga in ett autosvar i e-posten med information om när den anställde åter är i tjänst och till vem den enskilde kan vända sig under tiden. Detta ändrar dock inte det förhållandet att inkommande e-post kan vara en allmän handling, varför bevakning måste ske dagligen. Om högskolan får en begäran om utlämnande av allmän handling som endast finns tillgänglig i en e-postlåda som en viss anställd har tillgång till kommer högskolan att kontakta den anställde för att meddela att handlingen ska prövas i enlighet med reglerna i tryckfrihetsförordningen samt i förekommande fall lämnas ut. Den anställde svarar för att högskolan har omedelbar tillgång till handlingen. I de fall högskolan på detta sätt inte får omedelbar tillgång till handlingen måste högskolan gå in i e-postlådan. Funktionsbrevlådor För att underlätta högskolans hantering av allmänna handlingar inkomna via e-post bör varje akademi, enhet etc. överväga att använda funktionsbrevlådor vid kontakt med enskilda t.ex. studenter. Genom att så långt som möjligt använda funktionsbrevlådor blir det enklare för högskolan att garantera att reglerna i tryckfrihetsförordningen och förvaltningslagen följs. Det underlättar även för den enskilde anställde eftersom det då alltid är någon som bevakar den inkommande e-posten. HÖGSKOLAN I BORÅS Björn Brorström Stf. rektor Redaktionell ändring gjord i texten med anledning av att sekretesslagen (1980:200) har ersatts av offentlighet- och sekretesslagen (2009:400). Inga förändringar i sak Redaktionell ändring med anledning av ny organisation per den 1 juli Inga förändringar i sak. Åsa Dryselius Jurist
Rutiner för hantering av postförsändelser till en kommun som adresserats till en anställd personligen
Rutiner för hantering av postförsändelser till en kommun som adresserats till en anställd personligen (Dnr 2022-2000) Anmälan I en anmälan mot Västerås kommun anförde Anna-Lena Allgårdh bl.a. följande.
Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31
REGLER OCH RUTINER FÖR POST OCH E-POST Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 2 Allmän handling En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen
Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving
Allmänna handlingar Vänersborgs kommun Revisionsrapport Februari 2011 Staffan Löfving Inledning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vänersborgs kommun har Komrev, inom PwC, granskat ärendehantering,
Regler för dokument- och ärendehantering
Regler för dokument- och ärendehantering Beslutad av KS 2014-03-25 27/2014 2014-02-26 2 (5) Innehållsförteckning Inledning... 3 Bakgrund... 3 1. Vad är en allmän handling?... 3 1.1 En allmän handling kan
Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar
Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen
Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post
1(8) Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post Sammanfattning: Vid användning av e-post gäller samma lagar och regler som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling samt registrering,
Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.
Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.
Regler för hantering av allmänna handlingar
Beslutad av: Administrativ chef : Reviderad: Dokumentet gäller för: Hallsbergs kommun Dokumentansvarig: Administrativa avdelningen : Regler för hantering av allmänna handlingar Regel Sätter exakta gränser
Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB
GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna
Övriga områden. (Dnr 5807-2007) Initiativet
Övriga områden Initiativärende mot en kommun i anledning av att det på kommunens hemsida har angetts privata e-postadresser till vissa nämndledamöter. Fråga om rutiner för hantering av e- postmeddelanden
Riktlinjer om e-post Dnr 1-202/2019. Gäller fr.o.m
Riktlinjer om e-post Dnr 1-202/2019 Gäller fr.o.m. 2019-04-05 Riktlinjer om e-post Dnr 1-202/2019 INNEHÅLL 1 Inledning... 1 2 E-post som arbetsverktyg och kommunikationskanal... 1 3 Funktionsbrevlådor...
DOM 2015-08-19 Meddelad i Jönköping
KAMMARRATTEN 2015-08-19 Meddelad i Jönköping KLAGANDE Robin Enander Rullstensgatan 178 906 55 Umeå ÖVERKLAGAT AVGÖRANDE Kriminalvårdens beslut den 15 maj 2015, dnr 2015-11563, se bilaga A SAKEN Rätt att
Regler och rutiner för post och e-post
Regler och rutiner för post och e-post Dokumenttyp Dokumentägare Beslutsinstans Giltig till Rutiner Kanslienheten Kommunstyrelsen Upprättad av Fastställd/upprättad Reviderad av Senast reviderad Namn 2003-03-18
Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH
BESLUT Högskoledirektör 18-10-03 Dnr. 18/554 Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH Innehållsförteckning Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH 2 1. Offentlighetsprincipen
Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.
Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser
Regler för hantering av e-post
2008-09-30 1 (7) Kommunledningskontoret Antagen av kommunstyrelsen 186, 2008-11-11 Regler för hantering av e-post Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundläggande i den kommunala verksamheten.
BESLUT. Datum Hantering av post inom Region Skåne
Regiondirektören Jonas Rastad +46 44 309 39 25 +46 708 46 70 67 jonas.rastad@skane.se BESLUT Datum 2013-10-07 1 (5) Hantering av post inom 1 Postöppningsrutin 1.1 Inledning med underställda förvaltningar
Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer
Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer Version 1.0 Upprättad av Stadsledningskontoret/Adm. Maj 2003 2 Allmänna handlingar och rätten att ta del av dem Offentlighetsprincipen
Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19
1(9) Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820 Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 Innehållsförteckning 1. Offentlighetsprincipen 2 2. Allmänna handlingar
RIKTLINJE. Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun. Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175
Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175 Innehållsförteckning Inledning... 2 Postöppning... 2 Personadresserad post... 2 E-post... 3 Registrering...
Svedala Kommuns 1:29 Författningssamling 1(8)
Författningssamling 1(8) Riktlinjer för posthantering och diarieföring antagna av kommunstyrelsen 2011-12-19, 404 Gäller från 2012-01-01 För kommunens myndigheter, (kommunfullmäktige, nämnder och styrelser)
Dokumenthantering i EU-projekt. Lagar och regler - Offentlighet och sekretess
Dokumenthantering i EU-projekt Lagar och regler - Offentlighet och sekretess OFFENTLIGHETSPRINCIPEN Forskning som bedrivs av myndigheter t.ex. statliga universitet och högskolor lyder under reglerna om
Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun
Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun 1. Inledning Offentlighetsprincipen utgör grund för kommunens dokumenthantering. Den innebär att allmänheten har rätt till insyn och kontroll av offentliga
Brister i hanteringen av ett ärende om tillgodoräknande av utbildning vid Göteborgs universitet
BESLUT 1(6) Avdelning Juridiska avdelningen Handläggare Lina Smed 08-563 085 36 lina.smed@uka.se Göteborgs universitet Rektor Box 100 405 30 Göteborg Brister i hanteringen av ett ärende om tillgodoräknande
BESLUT RIKS DAG ENS OMBUDSMAN. Dnr Justitieombudsmannen Lars Lindström
JO Justitieombudsmannen Lars Lindström RIKS DAG ENS OMBUDSMAN BESLUT Datum 2014-03- 31 Dnr 1874-2013 Sid 1(5) Kritik mot lagmannen vid Gällivare tingsrätt för utformningen av en skrivelse om uttag av avgift
Kritik mot Kommunstyrelsen i Hässleholms kommun för brister i diarieföringen av allmänna handlingar
BESLUT Justitieombudsmannen Cecilia Renfors Datum 2015-12-03 Dnr 5527-2014 Sid 1 (6) Kritik mot Kommunstyrelsen i Hässleholms kommun för brister i diarieföringen av allmänna handlingar Beslutet i korthet:
Hur gör jag med dokumenten?
Hur gör jag med dokumenten? Registrering och hantering av allmänna handlingar HÄRNÖSANDS KOMMUN October 8, 2015 1. Därför ska allmänna handlingar registreras... 2 1.1 Härnösands kommuns IT-stöd för dokument-
OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS
OFFENTLIGHET OCH Juristprogrammet Termin 6 Vårterminen 2015 Lars Bejstam YTTRANDEFRIHET Information kan finnas lagrad på olika sätt, t.ex. skriftliga dokument upptagningar, t.ex. datalagrad information
Posthantering inom Örebro kommun.
PROGRAM POLICY STRATEGI HANDLINGSPLAN RIKTLINJER Posthantering inom Örebro kommun. Örebro kommun 2014-09-24 Ks 730/2013 orebro.se 2 POSTHANTERING INOM ÖREBRO KOMMUN PROGRAM Uttrycker värdegrund och önskvärd
Riktlinjer för posthantering och diarieföring m.m.
Utgivare: Kommunledningsenheten Gäller från: 1 januari 2007 Antagen: KF 246/2006 STYRDOKUMENT Riktlinjer för posthantering och diarieföring m.m. 1 Ansvar Riktlinjerna för posthantering och diarieföring
Statlig förvaltning och statstjänstemannarollen. Fredrik Qvist, Bolagsverket Mikael Norberg, Länsstyrelsen Petra Dalman, SPV Yohann Gilbert, CSN
Statlig förvaltning och statstjänstemannarollen Fredrik Qvist, Bolagsverket Mikael Norberg, Länsstyrelsen Petra Dalman, SPV Yohann Gilbert, CSN Presentation Programmet Statstjänstemannarollen Att handlägga
DOM. 2009-08- 2 8 Meddelad i Göteborg. ÖVERKLAGAT AVGÖRANDE Styrelsen för NU-sjukvårdens beslut den 10 februari 2009, dm 2008/92:347, se bilaga A
< KAMMARRÄTTEN GÖTEBORG Avdelning 1 I DOM 2009-08- 2 8 Meddelad i Göteborg Sida 1 (5) Mål m 1372-09 KLAGANDE Uddevalla kommun 451 81 Uddevalla ÖVERKLAGAT AVGÖRANDE Styrelsen för NU-sjukvårdens beslut den
Riktlinjer för post- och ärendehantering i Karlsborgs kommun
Karlsborgs... ' '\ 1' kommun Bilaga 12 KF 2012-03-26 Riktlinjer för post- och ärendehantering i Karlsborgs kommun Dokumenttyp: Riktlinjer Diarienummer: 287.2011 Beslutande: Kommunfullmäktige Antagen: 2012-03-26
Riktlinjer för e-post för Markaryds kommun
Antagagandedatum: KS 2016-08-16, 124. Ersätter e-postpolicy, antagen av kommunfullmäktige 2010-09-30, 74 Gäller från: 2016-09-01 Ansvarig: Näringslivschef Revideras: Vid behov Riktlinjer för e-post för
E-POSTPOLICY FÖR OCKELBO KOMMUN. Antagen av KF , 8/11. Ockelbo Kommun, Ockelbo Södra Åsgatan 30 D
E-POSTPOLICY FÖR OCKELBO KOMMUN Antagen av KF 2011-03-07, 8/11 Ockelbo Kommun, 816 80 Ockelbo Södra Åsgatan 30 D 0297-555 00 www.ockelbo.se Innehåll Inledning... 3 E-postbrevlådor... 4 Tjänstebrevlåda...
Allmänna handlingar och diarieföring vid Högskolan i Halmstad
Allmänna handlingar och diarieföring vid Högskolan i Halmstad Handledning och allmänna råd Högskolan i Halmstads handledning och allmänna råd om diarieföring. Beslutade av rektor 2003-10-23, dnr 14-2003-3552,
Nämndernas serviceskyldighet enligt förvaltningslagen - svar till revisionskontoret
ENSKEDE-ÅRSTA-VANTÖRS STADSDELSFÖRVALTNING STABEN TJÄNSTEUTLÅTANDE SID 1 (5) 2011-01-25 Handläggare: Inga-Karin Mellberg Telefon: 08-508 14 089 Till Enskede-Årsta-Vantörs stadsdelsnämnd Nämndernas serviceskyldighet
LAGAR SOM STYR ÄRENDEREGISTRERINGEN
1(9) RIKTLINJER FÖR ÄRENDEREGISTRERING OCH ELEKTRONISK POST I VÄNERSBORGS KOMMUN Antagen av kommunfullmäktige 1997-02-25, 14. LAGAR SOM STYR ÄRENDEREGISTRERINGEN OFFENTLIGHETSPRINCIPEN En viktig grund
OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS
OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS Björn Jennbacken Offentlighetsprincipen HISTORIK Sverige föregångsland, År 1766 fick vi vår första TF SYFTE Främja rättssäkerheten Främja effektiviteten i folkstyret Främja effektiviteten
Hantering och diarieföring av allmänna handlingar - universitetsförvaltningen. Internrevisionsrapport 2018
1 UFV 2018/864 Hantering och diarieföring av allmänna handlingar - Internrevisionsrapport 2018 Fastställd av Konsistoriet 2018-12-14 Innehållsförteckning 1 SAMMANFATTNING... 3 2 BAKGRUND... 4 2.1 RISK
Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun
Författningssamling Antaget av kommunfullmäktige, 2004-09-30 159 Senaste ändring: 2008-09-25 134 Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun Syftet med denna policy är att skapa gemensamma rutiner
HÖGSTA FÖRVALTNINGSDOMSTOLENS DOM
HÖGSTA FÖRVALTNINGSDOMSTOLENS DOM 1 (5) meddelad i Stockholm den 4 mars 2015 KLAGANDE Tidningen Lundagård Sandgatan 2 223 50 Lund ÖVERKLAGAT AVGÖRANDE Kammarrätten i Göteborgs dom den 25 mars 2014 i mål
Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi
Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Antagen av Kommunstyrelsen: 2013-03-14 52 Riktlinjer 2 Innehåll Inledning.. 3 Varför registrera och diarieföra... 3 Registrator..
Granskning om registrering av inkommande handlingar
www.pwc.se Revisionsrapport Fredrik Ottosson Cert. kommunal revisor, Sandra Marcusson Granskning om registrering av inkommande handlingar Sollefteå kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell
IT riktlinjer vid användandet av Elektronisk post
IT riktlinjer vid användandet av Elektronisk post Upprättad av: Johan Israelsson Godkänd av: Lennart Käll Godkänd av: Daniel Hellstrand Godkänd av: Henrik Jakobsson Sig.: Johan Israelsson Sig.: Lennart
Borgholm Energi Elnät AB 2013-11-05 Borgholm Energi AB Lekmannarevisorerna
Borgholm Energi Elnät AB 2013-11-05 Borgholm Energi AB Lekmannarevisorerna Till Borgholm Energi Elnät AB Borgholm Energi AB För kännedom Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Granskning av hantering av allmänna
Riktlinjer för hantering av allmänna handlingar
Kommunledningsförvaltningen STYRDOKUMENT Godkänd/ansvarig KLK 1(5) Riktlinje dnr KS 566/08 Uppdatering Riktlinjer för hantering av 2 Till Dig som är anställd vid Kramfors kommun Alla, som tar emot eller
Hantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar
Revisionsrapport Hantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar Orsa kommun Februari 2008 Christina Norrgård Innehållsförteckning Innehållsförteckning...2 1 Sammanfattande bedömning
Dnr 2018/248/003 Id Riktlinjer för e-post i Vimmerby kommun. Antagen av Kommunfullmäktige
Dnr 2018/248/003 Id 60915 Riktlinjer för e-post Antagen av Kommunfullmäktige 2018-05-28 91 Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 INLEDNING... 3 E-POST... 3 KOMMUNICERA EFFEKTIVT MED E-POST...
Tillsynsbesök hos Högskolan i Halmstad uppföljning
Högskolan i Halmstad Rektor Box 823 301 18 Halmstad Juridiska avdelningen Teresa Edelman BESLUT Tillsynsbesök hos Högskolan i Halmstad uppföljning Bakgrund Under ett besök hos Högskolan i Halmstad den
PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF
INSTRUKTION 1 (9) Datum Sven-Åke Lagerkvist, 0221-670010 sven-ake.lagerkvist@vmkfb.se PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF Inledning Västra Mälardalens Kommunalförbund har med sin nuvarande
STADSLEDNINGSKONTORET JURIDISKA AVDELNINGEN SIDAN 1. och sekretess. September 2012
SIDAN 1 Samverkan, informationsutbyte tb t och sekretess Äldrecentrum September 2012 Regeringsformen Tryckfrihets- förordningen Yttrandefrihetsgrundlagen Offentlighet och sekretesslagen EG-RÄTT Hälso-och
Offentlighet och sekretess. Rebecka Isaksson, kommunjurist
Offentlighet och sekretess Rebecka Isaksson, kommunjurist Yttrandefrihet Tryckfrihet Meddelarfrihet Handlingsoffentlighet Centrala regelverk Offentlighetsprincipen Grundlag: regeringsformen (RF), yttrandefrihetsgrundlagen
Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun
2011-09-12 Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun Antagen av kommunstyrelsen 2011-10-10 INNEHÅLLFÖRTECKNING 1.1 INLEDNING... 3 1.2 SYFTE... 3 1.3 OMFATTNING... 3 2. ALLMÄN
STYRDOKUMENT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERING I FLENS KOMMUN
FLENS KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING 2005:1-100 STYRDOKUMENT DOKUMENT- OCH ÄRENDEHANTERING I FLENS KOMMUN ANTAGET AV KS 2005-05-09 61 1 1 Inledning Detta styrdokument är en instruktion för hur ärendeflödet
Statlig förvaltning och statstjänstemannarollen. Linn Kempe, Bolagsverket Sandra Åström Bodin, CSN Mikael Norberg, Länsstyrelsen Petra Dalman, SPV
Statlig förvaltning och statstjänstemannarollen Linn Kempe, Bolagsverket Sandra Åström Bodin, CSN Mikael Norberg, Länsstyrelsen Petra Dalman, SPV Presentation Programmet Statstjänstemannarollen Att handlägga
Varför ska man veta om en handling är allmän? Demokrati, allmänhetens insynsrätt Effektivt arbetssätt Säkerhet vid utlämnande och annan hantering
Varför ska man veta om en handling är allmän? Demokrati, allmänhetens insynsrätt Effektivt arbetssätt Säkerhet vid utlämnande och annan hantering Reglerande lagar Tryckfrihetsförordningen (TF) 2 kap Offentlighets
DOM Meddelad i Stockholm
Avdelning 04 2015-10-13 Meddelad i Stockholm Mål nr 6701-15 1 KLAGANDE Amelia Andersdotter Eningbölevägen 44 749 61 Örsundsbro ÖVERKLAGAT AVGÖRANDE Polismyndighetens beslut den 7 juli 2015 i ärende nr
Riktlinjer. Administration, dokument- och ärendehantering Gäller fr.o.m Antagen av Kommunstyrelsen , xx
Riktlinjer Administration, dokument- och ärendehantering Gäller fr.o.m. 2016-06-08 Antagen av Kommunstyrelsen 2016-06-08, xx Administration, dokument- och ärendehantering Innehållsförteckning Inledning...
Ärenderegistrering. Ärenderegistrering. E-post & Internet. Riktlinjer
Ärenderegistrering E-post & Internet Riktlinjer Innehåll Ärenderegistrering Sammanfattning 3 Offentlighetsprincipen 3 Handlingar Vad är en allmän handling? 4 Förvaras 4 Inkommen och upprättad 5 Arbetsmaterial
Riktlinjer och taxa för begäran om allmänna handlingar
Riktlinjer och taxa för begäran om allmänna handlingar Riktlinjer och taxa för begäran om allmänna handlingar Datum för beslut: 2019-06-10 Kommunledningskontoret Reviderad: - Beslutsinstans: Kommunfullmäktige
Revisionsrapport. Bollnäs kommun. Granskning av Hantering av offentlighetsprincipen. Juni Ove Axelsson
Revisionsrapport Juni 2005 Granskning av Hantering av offentlighetsprincipen Ove Axelsson Bollnäs kommun Innehållsförteckning 1. Bakgrund...1 1.1 Uppdrag och revisionsfråga...1 2. Metod och avgränsning...1
Riktlinjer för användande av kommunens datorer och Internet för anställda och förtroendevalda i Laholms kommun
Fastställd av kommunstyrelsen 2012-11-13 Dnr 2012-259 Riktlinjer för användande av kommunens datorer och Internet för anställda och förtroendevalda i Laholms kommun Användningen av IT-stöd i vårt dagliga
4 Diarium och arkiv HANDBOK - ALLMÄN 1 (5) Avsnitt 4.6
HANDBOK - ALLMÄN 1 (5) Dokumentidentifiering Dnr xx/2006 Gäller från och med 2008-xx-xx Godkänd av, datum Socialchef, 2008-xx-xx Rutinansvarig IFO-chef 4 Diarium och arkiv 4.6 Utlämnande av allmän handling
Ärenderegistrering E-post & Internet. Riktlinjer 2010 2010-04-06
Ärenderegistrering E-post & Internet Riktlinjer 2010 2010-04-06 1 Innehållsförteckning Sammanfattning...3 Offentlighetsprincipen...3 Handlingar...4 Vad är en allmän handling?...4 Förvaras...4 Inkommen
Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar
Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar 1 INLEDNING En kommungemensam handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar Handboken innehåller anvisningar om hur Härnösands
Registrering och dokumenthantering
Revisionsrapport* Registrering och dokumenthantering Kommunstyrelsen och nämnderna Marks kommun Oktober 2008 Marianne Wolmebrandt, certifierad kommunal yrkesrevisor *connectedthinking Innehållsförteckning
ÖVERKLAGAT AVGÖRANDE Arbetsförmedlingen i Malmös beslut den 13 maj 2014 med dnr Af-2014/274074, se bilaga A. SAKEN Rätt att ta del av allmän handling
Sida l (5) KAMMARRÄTTEN TV/^A/T JJUIVL Mål nr 4683-14 Avdelning 03 2QH "12" 1 1 Meddelad i Stockholm KLAGANDE Tillväxtfaktor-X Vattenverksvägen 44 212 21 Malmö ÖVERKLAGAT AVGÖRANDE Arbetsförmedlingen i
HÖGSTA FÖRVALTNINGSDOMSTOLENS DOM
HÖGSTA FÖRVALTNINGSSTOLENS 1 (7) meddelad i Stockholm den 31 maj 2019 KLAGANDE AA ÖVERKLAGAT AVGÖRANDE Kammarrätten i Jönköpings beslut den 22 februari 2019 i ärende 80-2019/54 SAKEN Rätt att ta del av
Hantering av allmänna handlingar så tillämpar du juridiken i praktiken Boel Burman huvudregistrator, arkivarie
Hantering av allmänna handlingar så tillämpar du juridiken i praktiken Boel Burman huvudregistrator, arkivarie (boel.burman@solna.se) 2017-04-06 Det viktigaste i hanteringen av allmänna handlingar Göra
Utlämnande av allmänna handlingar Detta dokument innehåller anvisning gällande utlämnande av allmänna handlingar i Region Norrbotten.
Styrande dokument Regeldokument Anvisning Sida 1 (7) Utlämnande av allmänna handlingar Detta dokument innehåller anvisning gällande utlämnande av allmänna handlingar i Region Norrbotten. Syfte Syftet med
Om allmänna handlingar och deras offentlighet sägs bl.a. följande i tryckfrihetsförordningen (TF):
E-posthantering: Principer och rekommendationer Inledning Uppsala universitet är en statlig myndighet och är som sådan skyldig att se till att den grundlagsfästa offentlighetsprincipen tillämpas vid myndigheten.
Diarieföring av allmänna handlingar
- Vad ska jag diarieföra och hur gör jag? Riktlinje Process: Administration/juridik Område: Administrativt stöd Giltig fr.o.m: Faktaägare: Annika Petersson, Registrator Fastställd av: Katarina Jonasson,
JO-beslut om utlämnande av allmän handling
JO-beslut om utlämnande av allmän handling Sammanfattning Under tioårsperioden mellan 2001 och 2011 ökade antalet ärenden hos JO (justitieombudsmannen) rörande utlämnande av allmänna handlingar från 126
Handbok för dokument- och ärendehantering inom
Handbok för dokument- och ärendehantering inom Antagen av kommunstyrelsen 2014-04-09, 48. Inledning I den här handboken finns anvisningar om hur Mellerud kommun och dess bolag ska hantera och registrera
Rutin ärendes aktualisering Ansökan
Ansvarig för rutin: Avdelningschef Individ- och familj Upprättad (av vem och datum) Helena Broberg, enhetschef, 2013-10-30 Beslutad (datum och av vem): Socialförvaltningens ledningsgrupp, 2013-12-16 Reviderad
VIKTIG INFORMATION!!!
VIKTIG INFORMATION!!! Läs noga igenom bifogad information! Skriv på den bifogade ansvarsförbindelsen och skicka denna till IT-avdelningen. När behörig personal erhållit den påskrivna ansvarsförbindelsen
DOM. Meddelad i Stockholm. SAKEN Rätt att ta del av allmän handling KAMMARRÄTTENS AVGÖRANDE. 2. Kammarrätten avslår överklagandet.
Avdelning 5 DOM Meddelad i Stockholm Sida 1 (8) Mål nr 1979-16 KLAGANDE A ÖVERKLAGAT AVGÖRANDE Skatteverkets beslut den 10 mars 2016, dnr 131-116944-16/263 SAKEN Rätt att ta del av allmän handling KAMMARRÄTTENS
Styrdokument för Effektivare dokument- och ärendehantering inom teknik- och fastighetsnämnden
TEKNIK- OCH FASTIGHETSFÖRVALTNINGEN Karlstad 2013-09-25 Styrdokument för Effektivare dokument- och ärendehantering inom teknik- och fastighetsnämnden TFN-2013-1574 Dpl 01 Postadress: Teknik- och fastighetsförvaltningen,
Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post Norrköpings kommun Rådhuset 011-15 00 00 kommunstyrelsen@norrkoping.se
REGLER FÖR E-POST 1(9) 2011-05-09 KS-267/2011 Handläggare, titel, telefon Peter Fagerlund, Systemansvarig 011 15 3430 Regler och riktlinjer för e-post och gruppkommunikation i Norrköpings kommun Fastställda
SAKEN Utlämnande av allmän handling KAMMARRÄTTENS AVGÖRANDE
KAMMARRÄTTEN l STOCKHOLM T^rYIV /T JJU1V1 Avdelnings 2011-09-19 Meddelad i Stockholm Mål m 306(M l Sida l (4) KLAGANDE Per Hagström Nyhetsbyrån Siren Björns Trädgårdsgränd l 11621 Stockholm ÖVERKLAGAT
11.u LINKÖPINGS UNIVERSITET. Hantering av inkommande post vid IKE. När post anländer till avdelningen/enheten sorteras den av administratör.
11.u LINKÖPINGS UNIVERSITET 16-05-30 DNR IKE-2016-00319 BESLUT 1(3) Hantering av inkommande post vid IKE (Ersätter tidigare beslut IKE-2011-00450 daterat 110610) Med anledning av den geografiska spridning
3 I enlighet med 7 kap. 3 SoL och 23 a LSS gäller fjärde och sjätte kapitlen i dessa föreskrifter i tillämpliga delar även för enskild verksamhet.
Detta är den senaste internetversionen av författningen. Här presenteras föreskrifter och allmänna råd i konsoliderad form, det vill säga med alla gällande bestämmelser och rekommendationer från grundförfattningen
Delegationsordning för regionstyrelsen
Diarienummer LS 2018-1166 Delegationsordning för regionstyrelsen Fastställd av regionstyrelsen den 18 december 2018 257 Dokumenttyp Fastställd Giltig till och med 2019-01-15 Dokumentnummer Fastställd av
Hanteringen av frågor från allmänheten
www.pwc.se Revisionsrapport Hanteringen av frågor från allmänheten Lisa Åberg och Sandra Marcusson Mars 2016 Innehåll 1. Inledning... 2 1.1. Bakgrund... 2 1.2. Syfte och revisionsfråga... 2 1.3. Revisionskriterier...
1(7) Riktlinjer för administration, dokument- och ärendehantering. Styrdokument
1(7) Riktlinjer för administration, dokument- och ärendehantering Styrdokument 2(7) Styrdokument Dokumenttyp Riktlinjer Beslutad av Kommunfullmäktige 2017-03-22 36 Dokumentansvarig Kommunchefen Reviderad
Offentlighet och sekretess Utbildningstillfälle 2015-03-03. Huvudregistrator Jenny Åtegård
Offentlighet och sekretess Utbildningstillfälle 2015-03-03 Huvudregistrator Jenny Åtegård Offentlighetsprincipen Yttrande- och meddelarfrihet Offentlighet vid beslutande församlingars sammanträden Allmänna
Inspektion av Samhällsnämnden i Härnösands kommun den 20 22 januari 2015
PROTOKOLL Justitieombudsmannen Lars Lindström Dnr 99-2015 Sid 1 (8) Inspektion av Samhällsnämnden i Härnösands kommun den 20 22 januari 2015 Närvarande från Riksdagens ombudsmän: byråchefen Charlotte Håkansson
Avgift för kopia av allmän handling. Linköpings kommun linkoping.se
Avgift för kopia av allmän handling Linköpings kommun linkoping.se Diarienummer: KS 2017-492 Datum: 2018-03-01 Handläggare: Sandra Bergström, Juridikfunktionen Organisation: kommunledningsförvaltningen
Granskning av hanteringen av offentlighetsprincipen
Revisionsrapport Granskning av hanteringen av offentlighetsprincipen Landstinget i Östergötland Datum 2009-01-29 Ove Axelsson, certifierad kommunal revisor Christina Norrgård Eva Andlert, certifierad kommunal
Offentlighet och sekretess. våren 2012 Sverker Scheutz
Offentlighet och sekretess våren 2012 Sverker Scheutz Vad är allmänna handlingar? Tryckfrihetsförordningen 2 kap Tryckfrihetsförordningen 2 kap Behandlar rätten att ta del av allmänna handlingar Till främjande
Lokala rutiner för Lex Sarah Mars 2014
Lokala rutiner för Lex Sarah Mars 2014 Beslutade av Älvsjö stadsdelsnämnd xxxxx stockholm.se 2 (11) Innehåll Lokala rutiner för Lex Sarah 3 Inledning 3 Vem är rapporteringsskyldig? 3 Vad ska rapporteras?
Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar
Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar Östersunds kommun Revisionsrapport November 2010 Tove Färje Innehållsförteckning
HÖGSTA FÖRVALTNINGSDOMSTOLENS DOM
HÖGSTA FÖRVALTNINGSSTOLENS 1 (7) meddelad i Stockholm den 31 maj 2019 KLAGANDE AA ÖVERKLAGAT AVGÖRANDE Kammarrätten i Göteborgs beslut den 22 februari 2019 i ärende Adm dnr 87/19 SAKEN Rätt att ta del
Riktlinjer och struktur för hantering av elektronisk post i Svenljunga kommun
Styrdokument Dokumenttyp: Riktlinjer Beslutat av: Kommunfullmäktige Fastställelsedatum: 2008-02-11 9 Ansvarig: Kanslichef Revideras: Vart fjärde år Följas upp: Vart fjärde år Riktlinjer och struktur för
DELEGATIONSORDNING FÖR LANDSTINGSSTYRELSEN
LS 0804-0390 Bilaga 2 DELEGATIONSORDNING FÖR LANDSTINGSSTYRELSEN Fastställd den 17 december 2002, 253, kompletterad och ändrad den 17 juni 2003, 146, den 16 mars 2004, 75, den 14 december 2004, 331, den
Granskning av handläggningsrutiner i kultur- och samhällsutvecklingsnämnden samt bygg- och miljönämnden
: Revisionsrapport Granskning av handläggningsrutiner i kultur- och samhällsutvecklingsnämnden samt bygg- och miljönämnden Söderhamns kommun September 2009 Hans Gåsste Innehållsförteckning 1 Bakgrund...3
BESLUT. Datum 2013-09- 25. Kritik mot Bildningsnämnden i Linköpings kommun för dröjsmål med registrering av allmänna handlingar
JO wu.: RIKSDAGENS W OMBUDSMAN BESLUT Justitieombudsmannen Lilian Wiklund Datum 2013-09- 25 Dnr 2214-2013 Sid l (3) Kritik mot Bildningsnämnden i Linköpings kommun för dröjsmål med registrering av allmänna
Riktlinjer för hantering av e-post
Riktlinjer för hantering av e-post Fastställd av kommunledningsgruppen den 31 oktober 2018 Planens namn Sida 2(6) Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 Lagar och regler som reglerar e-posthantering...