E-POSTPOLICY FÖR OCKELBO KOMMUN. Antagen av KF , 8/11. Ockelbo Kommun, Ockelbo Södra Åsgatan 30 D

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "E-POSTPOLICY FÖR OCKELBO KOMMUN. Antagen av KF , 8/11. Ockelbo Kommun, Ockelbo Södra Åsgatan 30 D"

Stina Bergström
för 5 år sedan
Visningar:

1 E-POSTPOLICY FÖR OCKELBO KOMMUN Antagen av KF , 8/11 Ockelbo Kommun, Ockelbo Södra Åsgatan 30 D

2 Innehåll Inledning... 3 E-postbrevlådor... 4 Tjänstebrevlåda... 4 Funktionsbrevlådor... 4 Grundläggande regler... 4 Arbetsverktyg... 4 Etiska regler... 4 E-postsäkerhet... 4 Sekretess... 4 Virus... 5 Hotelsebrev... 5 Massutskick och vidareförmedling... 5 Kontroll och loggning... 5 SPAM-filter skydd mot oönskad e-post... 5 Tillgänglighet och service... 5 Bevakning... 5 Offentlighet och sekretess... 6 Diarieföring... 6 Gallring... 7 Arkivering... 7 Utlämnande av allmän handling... 7 Bemötande (8)

3 Inledning Denna ersätter kommunens E-postregler från Dokumentet är en bilaga till Policy för IT-användare och innehåller ett antal regler och riktlinjer som varje e-postanvändare måste känna till för att kommunen ska kunna ge bra service, följa lagar och förordningar samt på bästa sätt utnyttja sina resurser. Med e-postanvändare avses personal och förtroendevalda i Ockelbo kommun som har ett e-postkonto i kommunens e-postsystem. 3 (8)

4 E-postbrevlådor Det finns två olika typer av e-postbrevlådor inom Ockelbo kommun: tjänstebrevlådor och funktionsbrevlådor: Tjänstebrevlåda Tjänstebrevlåda är knuten till enskild e-postanvändare, där adressen är uppbyggd enligt strukturen Funktionsbrevlådor Funktionsbrevlådor kan även benämnas myndighetsbrevlådor. Funktionsbrevlådor är inte knutna till enskild person utan till myndighet, enhet, eller funktion. För varje myndighet i kommunen ska ha en funktionsbrevlåda finnas upprättad. E-post från allmänhet ska styras till funktionsbrevlådor, och därför anges som kontaktadress vid annonsering, på mm. Grundläggande regler Arbetsverktyg E-posten är ett arbetsredskap. För Ockelbo kommun är det viktigt att all e-post som sänds från organisationen framstår som trovärdig och alltid har en tydlig avsändare. Etiska regler Undvik därför att använda e-posten i privat syfte. Användning av e-posten i privat kommersiellt syfte, eller där du står som representant för annan organisation än Ockelbo kommun är inte tillåten. E-posten får inte användas i syfte att göra intrång på copyright eller andra rättigheter hos tredje part, att sprida nedsättande, kränkande eller trakasserande meddelanden. E-postsäkerhet Sekretess Sekretessbelagda uppgifter ska inte hanteras i e-postsystemet. Detsamma gäller för integritetskänsliga uppgifter. Inkomna e-postmeddelanden innehållande sekretessbelagda uppgifter ska omedelbart tas ut på papper och överlämnas till registrator för diarieföring. Därefter ska meddelandet raderas ur e-postsystemet. 4 (8)

5 Virus Hantera bifogade dokument och filer med försiktighet. Öppna inte dokument som du misstänker vara smittade av virus, utan ta omgående bort det ur systemet. Om du misstänker att en dator är smittad av virus ska du ta kontakt med ITavdelningen. Hotelsebrev Om du får ett hotelsebrev ska du ta kontakt med din chef för att avgöra hur detta ska hanteras. Radera inte brevet då det finns möjlighet att spåra avsändaren. Massutskick och vidareförmedling Kontrollera vilka som är medlemmar på sändlistor innan du använder dem, så att du undviker att skicka känslig information till fel mottagare. Undvik massutskick, speciellt med bifogade filer, om det finns andra alternativ till informationsspridning. Överväg publicering på Smultronet för intern information och ockelbo.se för extern. Det är inte tillåtet med automatiskt vidarekoppling till e-postadress utanför respektive myndighet. Skicka inte eller vidarebefordra kedjebrev. Kontroll och loggning Ingen rutinmässig kontroll av enskilda e-postkonton förekommer i kommunen. Vid misstanke om missbruk kan det dock bli aktuellt. All e-posttrafik innehållande avsändare och mottagare, storlek, datum, tid samt ämnesrad loggas och sparas i loggfiler i det centrala e-postsystemet. Dessa loggfiler är allmän handling. SPAM-filter skydd mot oönskad e-post Kommunen har ett centralt SPAM-filter som automatiskt raderar (gallrar) det som med säkerhet kan klassas som så kallad skräppost/oönskad post ur e-posten. Övrig skräppost, den som med säkerhet inte kan klassas som sådan, markeras med texten {Spam?} i ämnesraden och levereras till dig som mottagare. Därefter hanteras den av dig som e-postanvändare. Tillgänglighet och service Bevakning Som e-postanvändare bör du dagligen bevaka din e-post. Med dagligen avses myndighetens öppettider. 5 (8)

6 Det är viktigt att din e-post bevakas även under ledighet eller annan frånvaro. De olika möjligheterna till bevakning är: 1. Lägg till ett automatiskt frånvaromeddelande i din e-post. I ett sådant är det, om det är möjligt, lämpligt att tala om när du väntas åter i tjänst, samt att hänvisa till person eller funktion dit avsändaren kan vända sig med sina frågor under din frånvaro. 2. Ge kollega fullmakt/tillgång att hantera din e-post. Detta görs via funktion i e-postsystemet, och kompletteras med ett automatiskt frånvaromeddelande där det beskrivs hur och av vem e- posten hanteras under din frånvaro. 3. Om du har tillgång till Internetansluten dator under din frånvaro finns möjlighet att hantera e-posten via Varje verksamhet bör analysera vilken av ovanstående metoder som är bäst anpassad för respektive arbetsplats. Fråga därför din chef om du är osäker. I händelse av sjukdom eller annan oplanerad frånvaro kan din e-post komma att bevakas av annan person på förvaltningen. Din närmaste chef ansvarar för att det blir gjort, och har då rätt att utfärda fullmakt för din räkning. Funktionsbrevlådor Den som är ordinarie ansvarig för en funktionsbrevlåda ska ha en ersättare på förvaltningen som svarar för bevakning av lådan vid frånvaro. Det betyder att det krävs minst två personer som har behörighet till en funktionsbrevlåda. Ägaren, ansvarig chef, av en funktionsbrevlåda ansvarar för att det finns fungerande rutiner för bevakning. Offentlighet och sekretess All information som hanteras i e-postsystemet styrs av samma regler som traditionell posthantering vad gäller offentlighet, sekretess, gallring, och arkivering. Du som e-postanvändare ansvarar för att avgöra om inkommande eller utgående e-post är att betrakta som allmänna handling, därefter om den är offentlig eller sekretessbelagd. Om du är osäker kontaktar du registratorn på din förvaltning för bedömning. Diarieföring E-post som ska diarieföras skrivs ut på papper och lämnas till förvaltningens registrator. Om kopia lämnas i e-posten är den att betrakta som arbetsmaterial. 6 (8)

7 Gallring E-post ska fortlöpande gallras då: den inte utgör allmän handling allmän handlig som skrivits ut och diareförts, eller omhändertagits för förvaring på annat lämpligt och ordnat sätt. allmän handling för vilken diarieföringsplikt inte föreligger och som är av tillfällig eller ringa betydelse, eller som saknar aktualitet Inkommande e-post innehållande sekretessbelagda uppgifter skrivs ut och lämnas till registrator för diarieföring. Därefter gallras meddelandet omedelbart. Arkivering Arkivering sker i sedvanlig ordning. De allmänna handlingarna skrivs således ut och bevaras som pappershandlingar. Utlämnande av allmän handling Vid användning av e-post ska tryckfrihetsförordningens bestämmelser om rätt för alla att ta del av allmänna handlingar beaktas. Allmän handling i e-posten ska skyndsamt och i läsbar form lämnas ut till den som begär det. Både e-postlista, den lista man ser när Outlook startas (en rad med stängda e- postmeddelanden om du inte har förhandsgranskning påslaget) och loggfilen är allmän handling och ska på begäran kunna lämnas ut. E-postlistan kan du själv skriva ut, medan loggfilen begärs ut från IT-avdelningen av respektive förvaltningschef. Alla allmänna handlingar ska alltid sekretessprövas före utlämnande. Bemötande Även om e-post till stor del utgörs av snabb kommunikation är det viktigt att du är utformar dina brev med omsorg. Var särskilt eftertänksam innan du svarar på ett brev som kan ha väckt din irritation. Detta för att undvika missförstånd och onödiga konflikter. Skriv på ett vårdat, enkelt och begripligt språk. Tänk på vem som är mottagare och anpassa språket i meddelandet därefter. Skriv kortfattat och använd tydlig styckeindelning. Skriv alltid ett korrekt ämne i ämnesraden så att mottagaren kan förvänta sig vad du vill framföra med ditt meddelande. Ta ansvar för de frågor du får. Om du har vidarebefordrat en fråga till annan tjänsteman ska du följa upp att den personen tar tag i frågan. 7 (8)

8 Tänk på att avsändare av e-post förväntar sig snabba svar. Om du inte har möjlighet att svara direkt är det bra om du sänder en kvittens där du talar om att du mottagit meddelandet och återkommer så snart du har rätt information. För att det tydligt ska framgå att dina e-brev kommer från Ockelbo kommun ska du använda en signatur i dina brev. Signaturen ska innehålla: Förnamn Efternamn Titel Avdelning/Förvaltning Ockelbo kommun Telefon: 0297-XXX XX Mobil: 07X-XXX XX XX E-post: fornamn.efternamn@ockelbo.se Besöksadress: XXXXXXX Välkommen till 8 (8)

Relevanta dokument

Riktlinjer om e-post Dnr 1-202/2019. Gäller fr.o.m

Riktlinjer om e-post Dnr 1-202/2019 Gäller fr.o.m. 2019-04-05 Riktlinjer om e-post Dnr 1-202/2019 INNEHÅLL 1 Inledning... 1 2 E-post som arbetsverktyg och kommunikationskanal... 1 3 Funktionsbrevlådor...