Riktlinjer för e-post vid Gymnastik- och idrottshögskolan

Transkript

1 STYRDOKUMENT Diarienummer: Ö 2013/126 Beslutat av: Rektor Beslutsdatum: Giltighetstid: 2 år Riktlinjer för e-post vid Gymnastik- och idrottshögskolan Gymnastik- och idrottshögskolan Lidingövägen 1 Box Stockholm Tel registrator@gih.se

2 2(6) RIKTLINJER FÖR E-POST VID GYMNASTIK- OCH IDROTTSHÖGSKOLAN Bakgrund Det har väckts frågor kring hanteringen av e-post vid Gymnastik- och idrottshögskolan. Frågor som: Hur snabbt behöver jag besvara e-post från kollegor och allmänheten? Är jag skyldig att läsa min e-post på helgen för att inte missa en e- postkonversation? När kan jag skicka till everyone? Kan man kritisera enskilda individer i sin e-post och skicka till alla? Det har dessutom visat sig i en medarbetarundersökning att medarbetare känner sig stressade av sin e-post. Både av att de får en oerhörd mängd som de har svårt att hantera, samt frustration när de inte får svar på sin e-post. En strävan är att GIH ska vara en trygg och kreativ arbetsplats samtidigt som man ska ha rätt att uttrycka sin åsikt. Den här riktlinjen beskriver de interna regler för hur e-post ska hanteras på ett tydligt, enhetligt och effektivt sätt vid GIH. Riktlinjen grundar sig på tryckfrihetsförordningen, offentlighets-, sekretess och arkivlagen. Kommunikation via e-post (vett och etikett) När vi som enskilt anställda vid GIH använder vår e-post för kommunikation agerar vi i egenskap av myndigheten GIH och måste därför tänka på vad vi skriver och till vem. Kom ihåg att det mesta du skickar och tar emot är offentligt och kan begäras ut. GIH som myndighet, har rätt att tillgå e-post i sådant fall det är nödvändigt, vid exempelvis sjukdom eller annan frånvaro. E-post är ett av flera arbetsverktyg vid GIH och kommunikation via e-post är viktigt i det dagliga arbetet. Som arbetsverktyg ska alla vid GIH kunna hantera den e-postklient som GIH använder (Exchange och Outlook 2007) och erbjudas utbildning i de fall det behövs. I dag är informationsflödet via e-posten stort och det är därför viktigt att det finns väl upparbetade rutiner för att förenkla och underlätta arbetet så att viktig e-post inte riskerar att försvinna i flödet. Vi måste tydligt följa de lagar och regler som finns. Det är inte tillåtet att skicka e-post med kränkande innehåll. Om du vidarebefordrar e-post med sådant innehåll kan GIH hållas ansvarig för detta. Det är inte tillåtet att vidarebefordra konfidentiell information till utomstående. Om en enskild individ gör detta kan han/hon hållas ansvarig för detta. Tänk på att:

3 3(6) Svara e-posten är bra för korta meddelanden, kallelser eller kort information. Välj ett annat kommunikationsmedel vid känsliga ärenden eller där du vill se hur mottagaren reagerar ta bort aviseringar om ny e-post om du blir stressad av detta försöka hitta ett sätt att arbeta effektivt med din e-post som passar dig, t.ex. att kategorisera dem efter prioritetsordning och i mappar bemöta dina medarbetare och övriga med vänlighet och respekt såsom i alla andra forum för dialog vid GIH på din fritid är du som medarbetare inte är skyldig att vare sig läsa eller besvara e-post skicka e-post är ett sätt att kommunicera med kollegor, omvärldskontakter och studenter. Telefon, Skype och att mötas är andra alternativ För att underlätta kommunikationen inom organisationen bör e-post besvaras inom fem arbetsdagar. Om du inte har möjlighet att ge ett svar, skriv att du återkommer i frågan. Om det finns en deadline för svar (t.ex. vid remiss) ska denna tydligt anges. E-post som inkommit till GIH som myndighet innebärande att handling begärs ut ska besvaras inom två dagar. Ämnesrad För att underlätta för andra, se till att du skrivit en bra beskrivning i ämnesraden på e- postmeddelandet. Skriv inte fråga utan skriv inloggning intranät om det är ämnet. Kom ihåg att byta texten i ämnesraden om ärendet ändras från det ursprungliga t.ex. skriver någon om personaldagen och du passar på att med vändande e-post fråga om ärendenummer, så ange det nya ämnet i ämnesraden. Tänk på att en tydlig ämnesrubrik underlättar att senare kunna söka fram just denna e-post. Dessutom förstår mottagaren ärendet snabbare. Tydlighet i innehållet och bilagor För att underlätta tydligheten i en e-post skicka inte filer utan skriv texten direkt i e- posten om det är möjligt. Gör gärna rubriker om texten är längre så att mottagaren genom att läsa rubrikerna snabbt får en korrekt uppfattning om vad det handlar om. Om texten är omfattande är bilagor att föredra. I de fall det är möjligt, välj att skicka länk till dokument eller annan information i stället för att skicka med själva dokumentet. På så vis sparar vi på kostsamt utrymme på servern och utnyttjar intranätet. Signatur Använd alltid din GIH- signatur i e-postbrevet. Skriv din signatur i enlighet med instruktionerna på intranätet snabbval mallar mejlavsändare. Att skicka kopia När du skickar en e-post med kopia (cc) till fler, tilltala huvudmottagaren i inledningen, Hej Anders, så att övriga som läser direkt förstår att de är cc:ade. Skicka inte kopior i onödan, utan välj med omsorg vilka du skickar kopior till. När exempelvis ett mejl gått ut till en grupp personer som ombeds svara på en fråga, svara i möjligaste mån enbart avsändaren, d v s undvik att skicka ditt svar med kopia till övriga som fått frågan. Vidarebefordran

4 4(6) Automatisk vidarebefordran till externt e-postsystem (t.ex. Hotmail och Google) är inte tillåtet. Detta på grund av att GIH som myndighet måste försäkra sig om att en kommunikation som är av offentlig karaktär (t.ex. mellan student och lärare) ska kunna följas upp och spåras i ett senare skede. Massutskick Det är viktigt att minimera mängden massutskick inom organisationen t.ex. genom e- postlistan everyone. Därför ska de grupplistor som finns användas i första hand och everyone endast i undantagsfall. Autosvar Vid frånvaro ska autosvar ställas in på e-posten i enlighet med rekommendationer (se intranätet under snabbval/mallar). Privat e-post E-post som inte rör den anställdes tjänst vid GIH ska alltid skiljas från meddelanden som rör myndighetens verksamhet, t.ex. genom att placeras i särskilda mappar. Exempelvis omfattas handlingar som tas emot i rollen som facklig förtroendeman inte av offentlighetsprincipen och är inte allmän handling. Lämna inte ut din GIH-e-postadress i privata sammanhang, t.ex. vid medlemskap i föreningar. Studenters e-post Offentlighetsprincipen gäller inte för studenters e-postbrevlådor eftersom deras e-post inte utgör myndighetens handlingar. Notera dock att e-post som inkommer till GIH från en student vid GIH omfattas av offentlighetsprincipen och utgör en allmän handling. För studenter som även är anställda gäller dock samma regler som för anställda vid GIH. E-post som hanteras i egenskap av anställd ska därför tydligt skiljas från övrig e-post i särskilda mappar. Hårdfakta om GIH:s e-postsystem De e-postklienter som ska användas vid GIH är Exchange och Outlook E-postadress Alla anställda och studenter på GIH ska ha en personlig e-postadress. Då dessa kan bli ganska många är det viktigt att e-postadresserna inte binds upp i onödan och att det finns en rutin för att stänga ner icke aktiva e-postadresser. E-postadresser konstrueras enligt principen fornamn.efternamn@gih.se. Vid dubbla efternamn används inte bindestreck eller punkt emellan. E-postbrevlåda Alla GIH:s e-postbrevlådor ska hanteras så att allmänna handlingar hålls separerade från icke allmänna för att offentlighetsprincipen ska kunna upprätthållas.

5 5(6) Begreppet personligt ställd post gäller inte e-post. Det är istället innehållet som avgör om en handling är allmän eller inte. Det finns en maxgräns på hur mycket den personliga e-postbrevlåda rymmer och systemet varnar när utrymmet nästan är fullt. Den enskilda medarbetaren är själv ansvarig för att gallring och arkivering av e-post sker kontinuerligt. De handlingar, dokument, bilder etc som skickats via e-post bör löpande sparas ner i hemkatalogen eller i en gemensam mapp för avdelningen/enheten eller motsvarande. PST-filer En pst-fil är en arkivfil av e-post. Denna fil är varje medarbetare själv ansvarig för eftersom Microsoft inte stödjer/ger support för pst-filer som ligger på ett nätverk ( t ex hemkatalog). Eftersom Microsoft inte stödjer pst-filer på nätverk, kan inte heller ITfunktionen ansvara för att pst-filen inte blir korrupt (skadad). En pst-fil ska vara max 1,8 GB. Funktionsadresser En funktionsadress är personoberoende och flera personer kan ha tillgång till brevlådan. Dessa skapas för att hantera e-post ställd till centrala funktioner inom GIH, t.ex. registrator eller antagning. Samtliga personer som har tillgång till adressen är ansvariga för att postlådan sköts ordentligt. E-postlistor För att underlätta kommunikation via e-post har grupplistor skapats för vissa grupperingar inom GIH t.ex. nämnder, avdelningar, enheter och råd. Dessa grupplistor kan endast skapas av IT-funktionen och administreras av utsedda ansvariga personer i organisationen (t.ex. nämndsekreterare). Inaktiva e-postlistor tas regelbundet bort ur systemet. Vad händer när man slutar arbeta vid GIH? Innan en anställd vid GIH slutar måste den anställda gå igenom sin brevlåda för att se till att viktiga handlingar är diarieförda. Lagstiftningen E-post som allmän handling E-post är idag en av de vanligaste kommunikationsformerna mellan myndigheten GIH och omvärlden och lyder under samma lagar gällande offentlighet som vanlig post. Detta innebär att allmänheten (t.ex. en student, journalist eller någon annan myndighet) har rätt att begära ut e-post från GIH. E-posten måste därför kunna sparas/förvaras på ett säkert sätt till dess att den ej längre är relevant (är inaktuell). Exempel på e-post som anses vara allmän handling: externt inkommen e-post till anställda vid GIH (t.ex. fråga från student, myndighet eller journalist) externt utgående e-post från anställd vid GIH (t.ex. svar på fråga från student, myndighet eller journalist)

6 6(6) viss intern e-post kan i vissa fall anses som upprättad och därmed allmän handling. En utförligare beskrivning av begreppet upprättad handling finns i dokumentet Handledning allmänna handlingar och diarieföring. Även loggar/förteckningar över in- och utgående e-postmeddelanden (in- och utkorg samt systemloggar) utgör allmänna handlingar. Exempel på e-post som inte anses vara allmän handling (där offentlighetsprincipen inte gäller) och som kan gallras är: Intern e-post mellan anställda som inte anses vara upprättad Arbetsmaterial (t.ex. utkast, minnesanteckningar) Reklam Kopior och dubbletter Inaktuell information E-post som erhållits för kännedom och inte föranleder åtgärd E-post som används av personer som inte arbetar på GIH, d.v.s. studenter eller före detta personal, omfattas inte av offentlighetsprincipen eftersom deras e-post inte utgör myndighetens handlingar. E-post som inte utgör allmän handling ska alltid läggas i separata mappar om det sparas och gallras så snart som möjligt. Diarieföring av allmänna handlingar Diarieföring är en metod för att registrera allmänna handlingar med syftet att säkerställa allmänhetens rätt att ta del av allmänna handlingar. GIH:s dokumenthanteringsplaner (Dnr /12) styr vilka handlingar som ska diarieföras. Att all in- och utgående e-post är allmän handling betyder dock inte att all e-post måste diarieföras. Exempel på e-post som ska diarieföras och kopia ska skickas till registrator är t.ex. remissvar betydande korrespondens runt avtal betydande korrespondens runt studentärenden övrig betydande korrespondens som knyter an till GIH som myndighet Utlämnande av e-post som utgör allmän handling Begäran om att få ta del av allmän handling ska alltid hanteras skyndsamt. Prövning om utlämning sker i enlighet med delegationsordningen. Sekretess Vad som ska hållas hemligt i ett e-postmeddelande regleras i offentlighets- och sekretesslagen och inte av den enskilda avsändaren eller mottagaren. Uppgifter som klassificerats som sekretessbelagda får aldrig skickas med e-post. Sekretessbelagda handlingar ska alltid diarieföras. E-postmeddelande som inkommit till GIH, innehållande sekretessbelagd information, ska skrivas ut på papper, lämnas till registrator för diarieföring, vartefter e-postmeddelandet ska raderas.