Riktlinje för telefon och e-post

HTML
DOWNLOAD

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Riktlinje för telefon och e-post"

Jonas Lund
för 9 år sedan
Visningar:

1 Riktlinje för telefon och e-post Dokumenttyp Fastställd av Beslutsdatum Reviderat Riktlinje Kommunchefen Dokumentansvarig Förvaring Dnr Johan Karlsson Castor Ks Dokumentinformation Riktlinje för telefon och e-post

Dokumentansvarig Förvaring Dnr Johan Karlsson Castor Ks.

2 Riktlinje för telefon och e-post 2 (5) Riktlinje för telefon och e-post Riktlinjen för telefon och e-post är framtagna för att stärka den service Oxelösunds kommun erbjuder sina medborgare. Som myndighet har vi vissa skyldigheter att ta emot både besök, samtal och brev. För att detta ska ske på ett så bra och effektivt sätt som möjligt har dessa riktlinjer tagits fram som ett stöd för dig som anställd. Riktlinje för telefon När man svarar i telefonen svarar man minst med sitt namn och sin enhet, exempelvis; Johan Karlsson, Kanslienheten. Beroende på vart du arbetar kan det vara lämpligt att lägga till en hälsningsfras eller annan information när du svarar. Använd alltid hänvisningsfunktion eller telesvar när du själv inte kan ta emot samtal. Tala in ett eget hälsningsmeddelande i ditt telesvar, till exempel Du har kommit till Anna Andersson, Sjötångens äldreboende. Jag kan inte ta ditt samtal just nu, men tala in ett meddelande efter signalen, så kontaktar jag dig så snart jag kan. Se till att lyssna av telesvaret kontinuerligt och svara dem som har lämnat meddelande. Mobiltelefoner som tillhandahålls av Oxelösunds kommun ska vara skyddade med ett lösenord. Lösenordet ska innehålla fyra siffror varav minst tre är olika. Om du skulle tappa en av Oxelösunds kommuns mobiltelefoner, eller den skulle bli stulen, ska detta anmälas till din närmaste chef som ser till att telefonen spärras på korrekt sätt. En telefon du har fått låna av kommunen, är inte är din telefon och du bör därför hantera den aktsamt. Om telefonen är utrustad med kamera, tänk på vad du fotar eller filmar, så att du inte kränker någons personliga integritet. Om du skulle uppleva hot via telefon, försök att dokumentera så mycket som möjligt av samtalet och kontakta sedan din närmsta chef omedelbart för vidare åtgärder. För mer information om hot se din verksamhets rutin för hot och våld.

För att detta ska ske på ett så bra och effektivt sätt som möjligt har dessa riktlinjer tagits fram som ett stöd för dig som anställd.

3 Riktlinje för telefon och e-post 3 (5) Om du blir uppringd av någon som har frågor som inte rör dit verksamhetsområde, se till att personen antingen blir kopplad eller får information om vart den kan få sina frågor bevarade. Du som har ett direknummer är också ansvarig för att se till att den informationen som finns i kommunens telefonbok är aktuell. Om din information behöver uppdateras kontakta växeln. Riktlinjer för e-post När du skickar ett mail ska det alltid framgå tydligt vem det är som har skickat mailet och hur man kontaktar dig. Därför finns en standardiserad signaturmodell (signaturmodellen finns i helhet under rubriken ofta ställda frågor). Logotyp, bilder, namnteckning, smileys eller färgade bakgrunder ska inte användas i din signatur. Den som har skickat ett mail till Oxelösunds kommun ska kunna få svar på sitt mail inom 48 timmar. Om ett konkret svar tar längre än 48 timmar att få till ska man ändå inom 48 timmar meddela detta till den som har skickat ett mail till kommunen. Om du inte kommer att öppna din mailbrevlåda på flera dagar (exempelvis vid semester) är det viktigt att du ser till att någon annan kommer åt att läsa dina mail. Se därför till att du innan du går på semester vidarebefordrar din mail, antingen till en annan person, eller till en funktion. Infoga i samband med detta ett meddelande som anger att du är frånvarande, hur länge, och vem man kan kontakta istället. Meddela alltid den som du ska vidarebefordra din mail till att du tänkt göra så. Ett frånvaromeddelande kan se ut på följande sätt: Jag har semester under perioden xx/xx yy/yy. Ditt ärende har vidarebefordrats till XX XX, telefon eller XX.XX@oxelosund.se. Om du oplanerat skulle vara borta en längre tid, och inte har gett några instruktioner för hur din e-post ska kontrolleras, har din chef rätt att kontrollera din e-post utan samtycke. Information som kan vara skyddad av sekretess får aldrig skickas okrypterad via mail. Kontakta alltid IT-enheten innan du ska skicka information som kan vara skyddad av sekretess och rådgör med dem.

Om din information behöver uppdateras kontakta växeln. Riktlinjer för e-post När du skickar ett mail ska det alltid framgå tydligt vem det är som har skickat mailet och hur man kontaktar dig.

4 Riktlinje för telefon och e-post 4 (5) Din kommunmail är endast till för att användas i tjänsten. Massutskick via olika Outlook grupper används enbart i samråd med chef och enbart till sådant som rör verksamheten. Att sprida sexistiskt, pornografiskt eller rasistiskt material är helt förbjudet. Precis som vanlig post ska en del av den post du får via mail registreras. Du ansvarar själv för att den post som ska registreras når registrator. Om du är osäker på vilken post som ska registreras kan du kontakta kanslienheten. Som grund ska alla allmänna handlingar registreras. Handlingar som är av uppenbar ringa betydelse för verksamheten(reklam, kursinbjudningar, allmänna frågor som har ringa betydelse för verksamheten) registreras inte. Kalenderfunktionen ska användas av alla som dagligen arbetar i Outlook(e-post, kalender). Kalenderuppgifter ska vara uppdaterade. Ofta ställda frågor Vad är sekretess? Information som skyddas av sekretess regleras av Offentlighets- och sekretesslagen (2009: 400). Grundprincipen är att all information som finns i Oxelösunds kommun är offentlig och fri för vem som helst att titta på. Det finns en rad undantag från denna grundprincip. Undantagen finns specificerade i Offentlighets- och sekretesslagstiftningen. Om du har information som tredje part vill ta del av och du är osäker på om du kan lämna ut informationen, rådgör alltid med din närmsta chef. För att någon ska kunna skyddas av sekretess krävs att ett röjande av uppgiften skulle innebära skada eller men för: rikets säkerhet eller dess förhållande till annan stat eller mellanfolklig organisation rikets centrala finanspolitik, penningpolitik eller valutapolitik myndigheters verksamhet för inspektion, kontroll eller annan tillsyn intresset att förebygga eller beivra brott det allmännas ekonomiska intresse skyddet för enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden intresset att bevara djur- eller växtart

Precis som vanlig post ska en del av den post du får via mail registreras. Du ansvarar själv för att den post som ska registreras når registrator.

5 Riktlinje för telefon och e-post 5 (5) Vad är allmänna handlingar? En allmän handling är en handling som har kommit in till en myndighet(kommunen) eller upprättats vid en myndighet(kommunen) och som förvaras där. Allmänna handlingar ska enligt offentlighetsprincipen vara tillgängliga för alla att ta del av, om sekretess inte föreligger. Allmänna handlingar som kommer in till en myndighet eller upprättas där ska som huvudregel registreras (diarieföras). Följande handlingar behöver dock inte diarieföras: handlingar som uppenbarligen har liten betydelse för myndighetens verksamhet (t.ex. pressklipp, cirkulär och reklamtryck), handlingar som inte innehåller uppgifter som omfattas av sekretess och som hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in till myndigheten eller upprättats där. Hur får man in signaturen i sin mail och vad ska den innehålla? För att få in signatur i Outlook 2010 börjar du med att klicka på Arkiv. Välj sedan alternativ och därefter E-post. Klicka sedan på Signaturer välj ny. Fyll i dina uppgifter enligt den mall som finns och spara. Se till att det i rulllistan för nya meddelanden samt svar/vidarebefordran står namnet på den signatur som du har skapat. Mailsignaturen ska se ut enligt följande: Förnamn Efternamn yrkesroll förvaltning Oxelösunds kommun xxx xx Oxelösund Besöksadress xxxxxxxxxxxxxx Telefon 0155 xxx xx Mobil 07x- xxx xx xx dinmailadress@oxelosund.se Typsnitt: Arial Storlek namn: 11 p Storlek faktauppgifter: 9 p Hur ställer man in sin telefonsvarare? Om du har tjänstemobil ställer du in din telefonsvarare genom att ringa upp telefonsvararen och följa instruktionerna. För att ändra din fasta telefon följ anvisningarna i telefonboken (Oxman) Outlook har även en koppling till din fasta telefon. Genom att använda förutbestämda förkortningar kan du få din telefon att automatiskt koppla ur sig när du är borta. De vanligaste förkortningarna är SAM:(sammanträde) GFD: (gått för dagen) SEM: (Semester) och TJÄ: (Tjänsteärende). För att använda funktionen, skriv in förkortningen som ovan före din inbokade frånvaro.

Allmänna handlingar ska enligt offentlighetsprincipen vara tillgängliga för alla att ta del av, om sekretess inte föreligger.

Relevanta dokument

Information till nyanställda inom barn- och utbildningsförvaltningen

Nämndsekreterare 1 (5) Information till nyanställda inom barn- och Myndighet Myndigheter är de organ som ingår i den statliga och kommunala förvaltningen. Barn- och utbildningsnämnden är en myndighet som