INNEHÅLLSFÖRTECKNING Handbok infrastruktur. IT-ledning

Transkript

1 IT-ledning INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Inledning IT-infrastruktur vid Göteborgs universitet Organisation, regelverk och lagstiftning Delegationsordning Telefoni Introduktion Telefonitjänsterna vid Göteborgs universitet Ett bra telefonsvar Regler för användning Övriga regelverk Kontakter E-post Introduktion Ett bra e-postmeddelande En bra avsändare Att använda e-post Några gyllene regler Kalender Adressbok Kontakter... 7 Sid -1

2 1 INLEDNING 1.1 IT-infrastruktur vid Göteborgs universitet Handboken ska vara ett stöd och ge enhetliga rutiner för medarbetare när de använder bastjänster inom IT-infrastruktur. Bastjänster som ingår är: Telefoni E-post, kalender och adressbok GUKOM (under arbete) GU-konto (under arbete) Utskrifter (under arbete) Datorarbetsplats inklusive programvara samt (under arbete) Lagring och backup (under arbete) Syftet med enhetliga rutiner vid Göteborgs universitet är att: Underlätta för medarbetarna att hantera tjänsten effektivt. Sänka universitetets totala kostnader. Förbättra kontrollen över tjänster. Följa de lagar och förordningar som reglerar universitetets verksamhet. Gruppen för systemförvaltning för bastjänster inom IT-infrastruktur ansvarar för förvaltningen av ITinfrastrukturhandboken. Synpunkter på handbokens innehåll kan ges till respektive systemförvaltare, se punkten Kontakter 2.5 och Organisation, regelverk och lagstiftning Huvudansvaret för upphandling av bastjänster för Göteborgs universitet ligger på upphandlingsenheten som ställer krav på att köp och avtal följer Lagen om offentlig upphandling (LOU). Universitetets anställda ska använda befintliga avtal vid köp av utrustning eller tjänster, t ex mobiltelefonabonnemang. 1.3 Delegationsordning Det är systemägaren för IT-infrastruktur som ansvarar för att det finns avtal tecknade för alla tjänster som nyttjas inom universitetets IT-infrastruktur. Sid -2

3 2 TELEFONI På följande sidor hittar du information om hur du använder fast och mobil telefoni. Handboken ska vara ett stöd för verksamheten för att få en rätt och effektiv användning av telefoni som intern och extern kommunikationsplattform. Handboken ska ge svar på frågor som: Vem är tjänsten till för? Går det att använda universitetets mobiltelefoner privat? Kan verksamheten avstå från att använda universitetets telefoni? 2.1 Introduktion Telefoni är en bastjänst som ingår i IT-infrastrukturen. Alla anställda som använder telefonen i sitt tjänsteutövande ska ha ett telefonnummer som är knutet till Göteborgs universitets växel. Användarguider och Frågor och svar hittar du på IT-webben: Telefonitjänsterna vid Göteborgs universitet Telefonitjänsterna vid Göteborgs universitet ska säkerställa att: Alla anställda har möjlighet att använda universitetets telefoni. Det finns stöd för en bra och snabb hantering av inkommande samtal, t ex genom att använda röstbrevlåda. Alla anställda ska kunna nås via universitetets växel. Alla utgående samtal i tjänsten ska göras från ett universitetstelefonnummer. Tjänstemobiltelefoner bör presentera fastnätsnummer vid utgående samtal. Detta för att personer som ringer tillbaka inte ska belastas med höga mobiltaxor. Personer som ringt upp fel nummer inom universitetet ska alltid få hjälp och hänvisas till rätt instans, t ex växeln, institution eller fakultet. 2.3 Ett bra telefonsvar Informerar att man har kommit fram till Göteborgs universitet, institution/avdelning och namn. Är personligt, det innebär att personliga talsvar ska talas in på såväl fast som mobil röstbrevlåda. Hänvisningssystemet används för att informera när du inte är tillgänglig, t ex vid semester, ledighet eller sjukdom. 2.4 Regler för användning Det är tillåtet att använda den fasta telefonen för privata inrikessamtal om det sker i ringa omfattning. Betal-SMS-funktionen för biljettköp får endast användas för resor i tjänsten. Betalsamtal (samtal till tjänster som kostar pengar) i tjänsten ska bara användas i ringa omfattning och med godkännande från verksamhetsansvarig chef. Varken fast eller mobil telefoni får användas för privata betalsamtal. Universitetets mobiltelefon kan användas för privat bruk genom tjänsten Delad faktura. Hänvisning till privata telefonnummer är inte tillåtet oavsett typ av telefoni. Sid -3

4 Det är inte tillåtet att använda privat mobilabonnemang i tjänsten då det ger högre kostnader för universitetets interna samtalstrafik. Alla röstmeddelanden bör hanteras så fort som möjligt Övriga regelverk All utrustning för IP-baserad telefoni ägs av universitetet och lånas ut till användaren. Om användaren byter arbetsplats inom universitetet ska han/hon ta med sig telefonen. IP-telefonen ska lämnas tillbaka till den lokala IT-supporten när användaren slutar eller när den inte längre används. Mobiltelefon och övriga tillbehör bekostas av verksamheten. Mobiltelefoner bör återlämnas till verksamheten. Alla nya abonnemang är från början spärrade för utlandstrafik och betalsamtal. För att ta bort spärren för utlandssamtal behövs ett godkännande från verksamhetsansvarig chef. Utportering från universitetets mobila nummerserier xxxx, xxxx är inte tillåtet. Om du som anställd vill ta med ditt mobilnummer vid anställningens slut eller vid nyanställning (gäller ej nummer som tillhör serierna xxxx eller xxxx) kan detta göras efter överenskommelse med verksamhetsansvarig chef. En administrativ kostnad tillkommer. 2.5 Kontakter Support/helpdesk Servicedesk Tel: ankn 2020 E-post: support@gu.se Systemförvaltning Frågor kring innehållet i tjänsten. Tjänstebeskrivning: E-post: telefoni.systemforvaltning@gu.se Sid -4

5 3 E-POST På följande sidor hittar du information om hur e-post, kalender och adressbok ska hanteras inom Göteborgs universitet. 3.1 Introduktion E-post är ett viktigt arbetsredskap och ett effektivt sätt att kommunicera med kollegor och omvärld. Nedan finns en guide du som medarbetare på universitetet ska förhålla dig till för att hanteringen av e- post, kalender och adressbok ska hålla hög kvalitet. Användarguider samt Frågor och svar hittar du på IT-webben: Ett bra e-postmeddelande Sparar tid. Har en beskrivande rubrik. Är tydligt och säkerställer att mottagaren förstår budskapet. Är skrivet så att eventuella frågor framgår tydligt och inte är inbakade i en textmassa. Behöver inte skrivas ut på papper. 3.3 En bra avsändare Vårdar språket och anpassar språkbruket efter mottagaren, som när man talar i telefon eller skriver brev. Skickar bara e-post till dem som har nytta av det. Skickar inte med onödigt stora filer som överlastar e-postsystemet och nätverket. Skickar inte e-post vidare utan att förklara varför. Skickar inte tacksvar till avsändaren (i onödan). Rensar bort irrelevant information innan e-post skickas vidare. Vidarebefordrar aldrig kedjebrev eller virusvarningar. Vet att alla mottagare behöver få tid för att läsa och reagera. Har aktiverat frånvaromeddelande under semestern eller annan längre frånvaro. 3.4 Att använda e-post Tänk på: Att ett e-postmeddelande blir en allmän handling så snart det har anlänt till någon av universitets adresser om meddelandet helt eller delvis rör ett ärende eller innehåller en fråga ställd till universitetet. Att ett meddelande som sänds med e-post från universitetet till en extern adressat som regel anses expedierat och därmed blir en allmän handling. Att även ett internt e-postmeddelande kan utgöra en allmän handling. Att allmänna handlingar ska registreras. Att privat e-post inte är en allmän handling även om den skickats till/från universitetets e- postsystem. Att ta bort dina privata meddelanden från inboxen. Skapa istället flera mappar för att gruppera e-postmeddelanden. Sid -5

6 Att inte spara e-post i onödan och rensa och arkivera e-posten regelbundet. Att inte lagra dubbelt (både som e-post och som fil på disk). Att e-postbilagor är ett vanligt sätt att sprida virus och annan skadlig kod. Öppna inte en e- postbilaga om det inte tydligt framgår i meddelandetexten vad bilagan innehåller. Att aldrig svara på e-post där du uppmanas att lämna ut ditt lösenord. Att du representerar universitetet med din e-postadress. Använd en privat adress för dina personliga ärenden. Att du alltid kan slänga e-post där informationen är tillfällig eller av ringa betydelse för verksamheten, t ex information från andra myndigheter, privata företag eller enskilda med flera, innehållet består av kallelser eller föredragningslistor, betydelsefull information finns dokumenterat på annat sätt, t ex i hemkatalog eller diarium, innehållet är av ringa betydelse för verksamheten, brevet är e-postreklam, så kallat spam, korrespondensen är av enkel och rutinmässig karaktär, som tillfällig eller förhållandevis betydelselös information, t ex utskickade protokollsutdrag, upplysningar om kurser och förfrågningar, eller att lämnade uppgifter av betydelse är dokumenterade på annat sätt i handlingar som bevaras t ex i kataloger och protokoll, innehållet inte resulterar i någon åtgärd, t ex obegripliga e-postmeddelanden. Det finns mer information om Göteborgs universitets styrdokument för gallring av handlingar, vilket även innefattar e-post, på Via webbmailen kommer du åt din e-post var du än befinner dig. Logga in via Medarbetarportalen eller Några gyllene regler E-post är en viktig del av universitets kommunikationssystem men ersätter inte ett telefonsamtal eller en kortare diskussion i ett personligt möte. Stäm av viktiga saker personligen. Maila inte ALLT fundera över om det är det bästa sättet att kommunicera. I vissa fall är det både snabbare och bättre att prata med varandra i stället. Om ett ämne är känsligt är det i regel bättre att prata. Det kan vara svårt med nyanserna och risken för missförstånd är stor. Säkerheten för extern e-post är mycket dålig och kan liknas vid att skicka vykort. Internet erbjuder ingen posthemlighet och ingen garanti för att meddelandet kommer fram. De flesta postsystem brukar dock sända tillbaka meddelandet om adressatens adress inte finns. Information om vilka riktlinjer som gäller för informationsklassning finns på säkerhetswebben: Tänk på att allmänna handlingar kan krävas ut av allmänheten, journalister etc. Sammanfattningsvis kan man generellt säga att vi raderar alldeles för lite e-post med tanke på vad styrdokumenten rekommenderar. 3.6 Kalender När alla medarbetare använder kalendern i Outlook blir det möjligt för oss att se varandras kalendrar. Är du osäker på hur du gör finns det beskrivet på IT-webben: Sid -6

7 3.7 Adressbok Använd den globala adressboken i Outlook. Den innehåller e-postadresser till alla användare, grupper och distributionslistor i organisationen. Den kan också innehålla e-postadresser för gemensamma mappar. Information om hur du använder och hanterar kontakter finns på: Kontakter Support/helpdesk Servicedesk Tel ankn: 2020 E-post: support@gu.se Systemförvaltning Frågor kring innehållet i tjänsten Tjänstebeskrivning: E-post: e-post.systemforvaltning@gu.se Sid -7