Riktlinjer för e-post
|
|
- Oliver Lundgren
- för 5 år sedan
- Visningar:
Transkript
1 Förvaltningen Chef Intendentur och service Fredrik Nilsson Arkivarie/Kvalitetshandläggare Birgitta Edenius STYRDOKUMENT Diarienummer: GIH 2018/244 Datum: Beslutat av: Rektor Beslutsdatum: Ersätter Dnr: Ö 2015/112 Giltighetstid: Tillsvidare 1(8) Gymnastik- och idrottshögskolan Lidingövägen 1 Box Stockholm Tel registrator@gih.se
2 2(8) Innehållsförteckning Bakgrund och syfte... 3 Regelverk kring e-post... 3 E-post som allmän handling... 3 Radering av e-post... 3 Diarieföring av allmänna handlingar... 4 Sekretess... 4 Personuppgifter... 4 Utlämnande av e-post som utgör allmän handling... 4 Övrigt kring e-post... 5 Autosvar... 5 E-postadress... 5 E-postbrevlåda... 6 E-postlistor... 6 Funktionsadresser... 6 Massutskick... 6 Privat e-post... 6 PST-filer... 6 Signatur... 6 Studenters e-post... 7 Svara... 7 Vad händer när man slutar arbeta vid GIH?... 7 För att underlätta kommunikationen på gih... 7 Att skicka kopia... 7 Tydlighet i innehållet och bilagor... 7 Vidarebefordran... 8 Ämnesrad... 8
3 3(8) BAKGRUND OCH SYFTE Detta styrdokument beskriver hur e-post ska hanteras vid GIH och är framtaget som ett komplement till högskolans IT-policy. Syftet är att e-post ska hanteras på ett gemensamt, tydligt och effektivt sätt som följer gällande regelverk. Regelverket har sin grund i tryckfrihetsförordningen, offentlighetsoch sekretesslagen samt arkivlagen. Detta kompletteras vidare med regelverket kring behandling av personuppgifter som har sin utgångspunkt i dataskyddsförordningen (EU2016/679). REGELVERK KRING E-POST E-post som allmän handling E-post hos myndigheter lyder under samma lagar gällande offentlighet som vanlig papperspost, och i princip all inkommande och utgående post till en myndighet är allmän handling. Detta innebär att allmänheten (t.ex. en student, journalist eller någon annan myndighet) har rätt att begära ut e-post från GIH. Begreppet personligt ställd post gäller dock inte e-post utan det är istället innehållet som avgör om en handling är allmän eller inte. Även viss intern e-post kan i ibland anses som upprättad och är därmed också allmän handling. Även loggar/förteckningar över in- och utgående e-postmeddelanden (in- och utkorg samt systemloggar) utgör allmänna handlingar. E-post som används av personer som inte arbetar på GIH, d.v.s. studenter eller före detta personal, omfattas inte av offentlighetsprincipen eftersom deras e-post inte utgör myndighetens handlingar. Radering av e-post För att få gallra (radera) allmänna handlingar krävs alltid ett gallringsbeslut. Vid GIH finns ett sådant för Gallring handlingar av tillfällig eller ringa betydelse som kan tillämpas. Men viktigt är att sådan e-post som ska bevaras tas om hand på lämpligt sätt. E-post som inte ska bevaras ska alltid gallras så fort den inte behövs för arbetet. Detta är extra viktigt sedan införandet av dataskyddsförordningen 2018 och den enskildes i och med denna stärkta rätt till sina egna personuppgifter. Radera regelbundet e-post av tillfällig eller ringa betydelse eller se till att den tas om hand för bevarande om den ska vara kvar, t.ex. genom att diarieföra och överföra e- posten till GIH:s ärendehanteringssystem.
4 4(8) Diarieföring av allmänna handlingar Diarieföring är en metod för att registrera allmänna handlingar med syfte att säkerställa allmänhetens rätt till insyn i myndighetens verksamhet och ge möjlighet att ta del av allmänna handlingar. Diarieföringen underlättar också GIH:s egen möjlighet att bevara och återfinna sina handlingar. I GIH:s dokumenthanteringsplaner finns vägledning om vilka handlingar som ska diarieföras. Exempel på e-post som ska diarieföras och bevaras är t.ex. remissvar betydande korrespondens runt avtal betydande korrespondens runt studentärenden övrig betydande korrespondens som knyter an till GIH som myndighet Sekretess Vad som ska hållas hemligt i ett e-postmeddelande regleras i offentlighets- och sekretesslagen och inte av den enskilda avsändaren eller mottagaren. Uppgifter som klassificerats som sekretessbelagda får aldrig skickas med e-post. Sekretessbelagda handlingar ska alltid diarieföras. E-postmeddelande som inkommit till GIH, innehållande sekretessbelagd information, ska skrivas ut på papper, lämnas till registrator för diarieföring, varefter e-postmeddelandet ska raderas. Personuppgifter Sedan införandet av dataskyddsförordningen (EU 2016/679) omfattas ostrukturerade personuppgifter i e-post av detta regelverk. I princip innebär därför all användning av e- post att personuppgifter behandlas. Själva e-postadressen i sig är oftast en personuppgift och all annan information i meddelandet som kan kopplas till en enskild person är också personuppgifter. Här följer några punkter att tänka på utifrån behandling av personuppgifter: Skicka inte känsliga personuppgifter i oskyddad e-post. Sprid inte personuppgifter i onödan. Skicka bara personuppgifter till dem som behöver uppgifterna för sitt arbete. Om du skickar e-post till många samtidigt, överväg om adresserna ska skrivas i fältet för dold kopia (bcc). Spar inte e-post längre än vad du behöver för ditt arbete. Radera regelbundet e- post av tillfällig eller ringa betydelse (enligt GIH:s tillämpningsbeslut) eller se till att de tas om hand för bevarande om de ska vara kvar, t.ex. genom att diarieföra och överföra dem till GIH:s ärendehanteringssystem. När du skickar e-post, bifoga GIH:s standardtext om hur vi behandlar personuppgifter med länk till mer information på vår webbplats. Utlämnande av e-post som utgör allmän handling Begäran om att få ta del av allmän handling ska alltid hanteras skyndsamt. Prövning om utlämning sker i enlighet med delegationsordningen.
5 5(8) ÖVRIGT KRING E-POST När vi som medarbetare vid GIH använder vår e-post för kommunikation agerar vi i egenskap av myndigheten GIH och måste därför tänka på vad vi skriver, hur vi skriver och till vem. Då vi skickar och tar emot e-post innebär det som regel att vi hanterar allmän handling och att vi behandlar personuppgifter. GIH som myndighet har rätt att tillgå e-post i sådant fall det är nödvändigt, vid exempelvis sjukdom eller annan frånvaro. Den e-postklient som ska användas vid GIH är Outlook. Som arbetsverktyg ska alla vid GIH kunna hantera Outlook och erbjudas utbildning i de fall det behövs. Användning av GIH:s e-post för privata ändamål är tillåten i begränsad omfattning under förutsättning att användarreglerna respekteras fullt ut. Tänk på att: Följa det regelverk som finns. Alla som har ett e-postkonto på GIH uppmanas att regelbundet läsa sin e-post. Personal förväntas läsa sin e-post varje arbetsdag. Undvik att bifoga stora dokument med e-post då det kan medföra överbelastning av servrar och nätverk. Det är inte tillåtet att skicka e-post med kränkande innehåll. Om du vidarebefordrar e-post med sådant innehåll kan GIH hållas ansvarig för detta. Det är inte tillåtet att vidarebefordra konfidentiell information till utomstående. Om en enskild individ gör detta kan han/hon hållas ansvarig för detta. E-posten är bra för korta meddelanden, kallelser eller kort information. Välj ett annat kommunikationsmedel vid känsliga ärenden eller där du vill se hur mottagaren reagerar. Ta bort aviseringar om ny e-post om du blir stressad av detta. Försök hitta ett sätt att arbeta effektivt med din e-post som passar dig, t.ex. att kategorisera dem efter prioritetsordning och i mappar. Bemöt dina medarbetare och övriga med vänlighet och respekt såsom i alla andra forum för dialog vid GIH. På din fritid är du som medarbetare inte är skyldig att vare sig läsa eller besvara e-post. För att kommunicera kan alternativ till e-post vara att använda Zoom eller Skype. Autosvar Vid frånvaro ska autosvar ställas in på e-posten i enlighet med rekommendationer (se intranätet under snabbval/mallar). E-postadress Alla anställda på GIH ska ha en personlig e-postadress. Då dessa kan bli ganska många är det viktigt att e-postadresserna inte binds upp i onödan och att det finns en rutin för att stänga ner e-postadresser som inte är aktiva. E-postadresser konstrueras enligt principen fornamn.efternamn@gih.se. Vid dubbla efternamn används inte bindestreck eller punkt emellan.
6 6(8) E-postbrevlåda Det finns en maxgräns på hur mycket den personliga e-postbrevlådan rymmer och systemet varnar när utrymmet nästan är fullt. Den enskilda medarbetaren är själv ansvarig för att radering (gallring) och diarieföring samt arkivering av e-post sker kontinuerligt. De handlingar, dokument, bilder etc. som skickats via e-post bör löpande sparas ner i hemkatalogen eller i en gemensam mapp för avdelningen/enheten eller motsvarande. För mer information om vad som gäller se under rubriken Regelverk kring e-post. E-postlistor För att underlätta kommunikation via e-post har grupplistor skapats för vissa grupperingar inom GIH t.ex. nämnder, avdelningar, enheter och råd. Dessa grupplistor kan endast skapas av IT-funktionen och administreras av utsedda ansvariga personer i organisationen (t.ex. nämndsekreterare). Inaktiva e-postlistor tas regelbundet bort ur systemet. Funktionsadresser En funktionsadress är personoberoende och flera personer kan ha tillgång till brevlådan. Dessa skapas för att hantera e-post ställd till centrala funktioner inom GIH, t.ex. registrator eller antagning. Samtliga personer som har tillgång till adressen är ansvariga för att postlådan sköts ordentligt. Massutskick Det är viktigt att minimera mängden massutskick inom organisationen t.ex. genom e- postlistan everyone. Därför ska de grupplistor som finns användas i första hand och everyone endast i undantagsfall. Privat e-post E-post som inte rör den anställdes tjänst vid GIH ska alltid skiljas från meddelanden som rör myndighetens verksamhet, t.ex. genom att placeras i särskilda mappar. Exempelvis omfattas handlingar som tas emot i rollen som facklig förtroendeman inte av offentlighetsprincipen och är inte allmän handling. Lämna inte ut din GIH-e-postadress i privata sammanhang, t.ex. vid medlemskap i föreningar. PST-filer En pst-fil är en arkivfil av e-post. Denna fil är varje medarbetare själv ansvarig för eftersom Microsoft inte stödjer/ger support för pst-filer som ligger på ett nätverk (t ex hemkatalog). Eftersom Microsoft inte stödjer pst-filer på nätverk, kan inte heller IT ansvara för att pst-filen inte blir korrupt (skadad). Signatur Använd alltid din GIH- signatur i e-postbrevet. Skriv din signatur i enlighet med GIH:s mallar i Outlook/Signatur. I signaturen ska finnas information om att GIH behandlar personuppgifter samt en länk till informationstext om detta.
7 7(8) Studenters e-post Offentlighetsprincipen gäller inte för studenters e-postbrevlådor eftersom deras e-post inte utgör myndighetens handlingar. Notera dock att e-post som inkommer till GIH från en student vid GIH omfattas av offentlighetsprincipen och utgör en allmän handling. För studenter som även är anställda gäller dock samma regler som för anställda vid GIH. E-post som hanteras i egenskap av anställd ska därför tydligt skiljas från övrig e-post i särskilda mappar. Svara För att underlätta kommunikationen inom organisationen bör e-post besvaras inom fem arbetsdagar. Om det finns en deadline för svar (t.ex. vid remiss) ska denna tydligt anges. E-post som inkommit till GIH som myndighet och som innebär att allmän handling begärs ut ska besvaras skyndsamt, vilket innebär inom två arbetsdagar 1. Om du inte har möjlighet att ge ett svar, skriv att du återkommer i frågan. Vad händer när man slutar arbeta vid GIH? Innan en anställning vid GIH upphör måste den anställda gå igenom sin brevlåda för att se till att viktiga handlingar är diarieförda. Tillgången till GIH:s IT-resurser avslutas i samband med att anställningen upphör eller att ett uppdrag för GIH:s räkning avslutas (konsultavtal). FÖR ATT UNDERLÄTTA KOMMUNIKATIONEN PÅ GIH Att skicka kopia När du skickar en e-post med kopia (cc) till fler, tilltala huvudmottagaren i inledningen, Hej Anders, så att övriga som läser direkt förstår att de är cc:ade. Skicka inte kopior i onödan, utan välj med omsorg vilka du skickar kopior till. När exempelvis ett mejl gått ut till en grupp personer som ombeds svara på en fråga, svara i möjligaste mån enbart avsändaren, dvs. undvik att skicka ditt svar med kopia till övriga som fått frågan. Tydlighet i innehållet och bilagor För att underlätta tydligheten i en e-post skicka inte filer utan skriv texten direkt i e- posten om det är möjligt. Gör gärna rubriker om texten är längre så att mottagaren genom att läsa rubrikerna snabbt får en korrekt uppfattning om vad det handlar om. Om texten är omfattande är bilagor att föredra. I de fall det är möjligt, välj att skicka länk till dokument eller annan information i stället för att skicka med själva dokumentet. På så vis sparar vi på kostsamt utrymme på servern och utnyttjar intranätet. 1 Tryckfrihetsförordning 2 kap. (SFS 1949:105)
8 8(8) Vidarebefordran Automatisk vidarebefordran till externt e-postsystem (t.ex. Hotmail och Google) är inte tillåtet. Detta på grund av att GIH som myndighet måste försäkra sig om att en kommunikation som är av offentlig karaktär (t.ex. mellan student och lärare) ska kunna följas upp och spåras i ett senare skede. Ämnesrad För att underlätta för andra, se till att du skrivit en bra beskrivning i ämnesraden på e- postmeddelandet. Skriv inte fråga utan skriv inloggning intranät om det är ämnet. Kom ihåg att byta texten i ämnesraden om ärendet ändras från det ursprungliga t.ex. skriver någon om personaldagen och du passar på att med vändande e-post fråga om ärendenummer, så ange det nya ämnet i ämnesraden. Tänk på att en tydlig ämnesrubrik underlättar att senare kunna söka fram just denna e-post. Dessutom förstår mottagaren ärendet snabbare.
Riktlinjer för e-post vid Gymnastik- och idrottshögskolan
STYRDOKUMENT Diarienummer: Ö 2013/126 Beslutat av: Rektor Beslutsdatum: 2013-06-05 Giltighetstid: 2 år Riktlinjer för e-post vid Gymnastik- och idrottshögskolan Gymnastik- och idrottshögskolan Lidingövägen
Läs merRiktlinjer om e-post Dnr 1-202/2019. Gäller fr.o.m
Riktlinjer om e-post Dnr 1-202/2019 Gäller fr.o.m. 2019-04-05 Riktlinjer om e-post Dnr 1-202/2019 INNEHÅLL 1 Inledning... 1 2 E-post som arbetsverktyg och kommunikationskanal... 1 3 Funktionsbrevlådor...
Läs merE-POSTPOLICY FÖR OCKELBO KOMMUN. Antagen av KF , 8/11. Ockelbo Kommun, Ockelbo Södra Åsgatan 30 D
E-POSTPOLICY FÖR OCKELBO KOMMUN Antagen av KF 2011-03-07, 8/11 Ockelbo Kommun, 816 80 Ockelbo Södra Åsgatan 30 D 0297-555 00 www.ockelbo.se Innehåll Inledning... 3 E-postbrevlådor... 4 Tjänstebrevlåda...
Läs merAntagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31
REGLER OCH RUTINER FÖR POST OCH E-POST Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 2 Allmän handling En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen
Läs merRiktlinjer för högskolegemensamma styrdokument
RIKTLINJER Datum: 2018-01-08 Diarienummer: GIH 2018/1 Ersätter Dnr: 01-365/12 Handläggare: Birgitta Edenius Beslutat av: Rektor Beslutsdatum: 2018-01-16 Giltighetstid: Tillsvidare Riktlinjer för högskolegemensamma
Läs merRiktlinjer för e-post
Riktlinjer för e-post Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler Diarienummer: KS/2016:805 Dokumentet är beslutat av: Kommunfullmäktige Dokumentet beslutades den: 2017-01-26 Dokumentet gäller för:
Läs merRiktlinje för användning av e-post, kalender och snabbmeddelanden
Riktlinje för användning av e-post, kalender och snabbmeddelanden Dokumenttyp: Riktlinje Beslutad av: Annbritt Ulfgren Gäller för: Varbergs kommun Dokumentnamn: Riktlinje för användning av e-post, kalender
Läs merRegler och rutiner för post och e-post
Regler och rutiner för post och e-post Dokumenttyp Dokumentägare Beslutsinstans Giltig till Rutiner Kanslienheten Kommunstyrelsen Upprättad av Fastställd/upprättad Reviderad av Senast reviderad Namn 2003-03-18
Läs merRiktlinjer för hantering av e-post
Riktlinjer för hantering av e-post Fastställd av kommunledningsgruppen den 31 oktober 2018 Planens namn Sida 2(6) Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 Lagar och regler som reglerar e-posthantering...
Läs merRiktlinje för hantering av personuppgifter i e-post och kalender
1(5) Riktlinje för hantering av personuppgifter i e-post och kalender Diarienummer Fastställt av Datum för fastställande 2018/174 Kommunstyrelsen 2019-01-15 Dokumenttyp Dokumentet gäller för Giltighetstid
Läs merTyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post
1(8) Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post Sammanfattning: Vid användning av e-post gäller samma lagar och regler som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling samt registrering,
Läs merRegler för hantering av allmänna handlingar
Beslutad av: Administrativ chef : Reviderad: Dokumentet gäller för: Hallsbergs kommun Dokumentansvarig: Administrativa avdelningen : Regler för hantering av allmänna handlingar Regel Sätter exakta gränser
Läs merDessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.
Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.
Läs merRiktlinjer för e-post för Markaryds kommun
Antagagandedatum: KS 2016-08-16, 124. Ersätter e-postpolicy, antagen av kommunfullmäktige 2010-09-30, 74 Gäller från: 2016-09-01 Ansvarig: Näringslivschef Revideras: Vid behov Riktlinjer för e-post för
Läs merRiktlinjer för e-posthantering i Norrköpings kommun
Riktlinje Riktlinjer för e-posthantering i Norrköpings kommun KS 2016/1161 Fastställd av kommunstyrelsen den 2 maj 2017, 259. Ersätter Regler och riktlinjer för e-post och gruppkommunikation i Norrköpings
Läs merDnr 2018/248/003 Id Riktlinjer för e-post i Vimmerby kommun. Antagen av Kommunfullmäktige
Dnr 2018/248/003 Id 60915 Riktlinjer för e-post Antagen av Kommunfullmäktige 2018-05-28 91 Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 INLEDNING... 3 E-POST... 3 KOMMUNICERA EFFEKTIVT MED E-POST...
Läs merRiktlinjer vid användning av e-post i
1(9) Status på dokument: Version: Dokument dnr Slutversion 2015-12-17 1.0 Dnr RS 3069-2014 Dokumenttyp: Dokument namn: Övergripande dokument: Regional riktlinje Riktlinjer vid användning av e-post i Västra
Läs merRiktlinjer för post- och ärendehantering i Karlsborgs kommun
Karlsborgs... ' '\ 1' kommun Bilaga 12 KF 2012-03-26 Riktlinjer för post- och ärendehantering i Karlsborgs kommun Dokumenttyp: Riktlinjer Diarienummer: 287.2011 Beslutande: Kommunfullmäktige Antagen: 2012-03-26
Läs merHär får du svar på vanliga frågor om Vårdförbundets gallring av e-post och fortsatta e-posthantering.
FAQ E-post Här får du svar på vanliga frågor om Vårdförbundets gallring av e-post och fortsatta e-posthantering. Allmänt om GDPR och e-postanvändning Vad är en personuppgift? En personuppgift är något
Läs merIT riktlinjer vid användandet av Elektronisk post
IT riktlinjer vid användandet av Elektronisk post Upprättad av: Johan Israelsson Godkänd av: Lennart Käll Godkänd av: Daniel Hellstrand Godkänd av: Henrik Jakobsson Sig.: Johan Israelsson Sig.: Lennart
Läs merRiktlinjer e-post Vårdförbundet
Riktlinjer e-post Vårdförbundet För att säkerställa att Vårdförbundet uppfyller både verksamhets- och lagkrav har riktlinjer för e-post, ett rekommenderat arbetssätt för en effektiv e-postanvändning och
Läs merDatum 2008-01-14 Kommunikationsavdelningen Södertälje kommuns riktlinjer för E-post Följande riktlinjer omfattar användningen av e-post i Södertälje kommun men omfattar inte elevers användning av e-post.
Läs merHärnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.
Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser
Läs merMjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG 111 KS/2017:145. Telefon och e-postpolicy
Mjölby Kommun PROTOKOLLSUTDRAG Sammanträdesdatum Arbetsutskott 2017-05-22 1 (1) Sida 111 KS/2017:145 Telefon och e-postpolicy Bakgrund Kommunens uppgift är att erbjuda tjänster av god kvalitet till medborgare
Läs merFörslag till riktlinjer för telefoni, mobila enheter och e- post i Mjölby kommun
Missiv 1(2) Kommunstyrelsens förvaltning Datum Diarienummer 2017-04-19 KS/2017:145 Handläggare Tfn 0142-851 56 Kommunstyrelsen Förslag till riktlinjer för telefoni, mobila enheter och e- post i Mjölby
Läs merPosthantering inom Örebro kommun.
PROGRAM POLICY STRATEGI HANDLINGSPLAN RIKTLINJER Posthantering inom Örebro kommun. Örebro kommun 2014-09-24 Ks 730/2013 orebro.se 2 POSTHANTERING INOM ÖREBRO KOMMUN PROGRAM Uttrycker värdegrund och önskvärd
Läs merRiktlinjer för användning av sociala medier
Antaget av kommunstyrelsen 2018-10-16 159. Gäller från: 2018-11-01 Ansvarig: Kommunikatör Revideras: Vid behov Beslutsinstans: Kommunstyrelsen Riktlinjer för användning av sociala medier I de här riktlinjerna
Läs merI '2'~~: ~D" '1Y~':''':
SÖDERTÄLJE KOMMUN ~ KOMMUNSTYRELSENS /5 Tjänsteskrivelse KONTOR 2008-01-10 I '2'~~: ~D" '1Y~':''': Monika Larsson _l.j. I 't Kommunikationsdirektör 08-550224 50 monika.larsson@sodertalje.se fsödertaue
Läs merAllmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH
BESLUT Högskoledirektör 18-10-03 Dnr. 18/554 Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH Innehållsförteckning Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH 2 1. Offentlighetsprincipen
Läs merIT-policy. Förvaltningen Björn Sandahl, förvaltningschef
Förvaltningen Björn Sandahl, förvaltningschef STYRDOKUMENT Diarienummer: GIH 2018/243 Datum: 2018-10-15 Beslutat av: Rektor Beslutsdatum: 2018-06-13 Reviderad: 2018-10-23 Giltighetstid: Tillsvidare Gymnastik-
Läs merRiktlinjer sociala medier. Antagen i kommunstyrelsen den
Riktlinjer sociala medier Riktlinjer - Användning av sociala medier Syftet med att använda sociala medier i Smedjebackens kommun är i första hand för att ha en plats för dialog, nå nya och redan etablerade
Läs merRegler för lagring av Högskolan Dalarnas digitala information
Regler för lagring av Högskolan Dalarnas digitala information Beslut: Rektor 2017-04-10 Reviderad: - Gäller fr o m: 2017-04-10 HDa dnr: 1.2-2017/546 Ersätter: - Relaterade dokument: - Ansvarig: Förvaltningschef
Läs merRutin vid kryptering av e post i Outlook
Beslutad av: Chef Säkerhet och beredskap Diarienummer: RS 255 2016 Giltighet: från 2016 03 31 [rev 18 11 01] Rutin vid kryptering av e post i Outlook Rutinen gäller för alla förvaltningar och bolag Innehållsansvar:
Läs merRiktlinjer för anställdas behandling av personuppgifter vid Högskolan i Borås
Riktlinjer för anställdas behandling av personuppgifter vid Högskolan i Borås INLEDNING Dessa riktlinjer innehåller en sammanfattning av de viktigaste reglerna som anställda har att följa vid behandling
Läs merRegler för hantering av e-post
2008-09-30 1 (7) Kommunledningskontoret Antagen av kommunstyrelsen 186, 2008-11-11 Regler för hantering av e-post Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundläggande i den kommunala verksamheten.
Läs merInstruktion för e-post E-postinstruktion Beslutad 2015-11-23
Instruktion för e-post E-postinstruktion Beslutad 2015-11-23 Dokumentnamn Instruktion för e-post Dokumenttyp Instruktion Omfattar Kommunen Dokumentägare Dokumentansvarig Publicering Insidan Fastställd
Läs merRiktlinjer för användning av sociala medier i Tyresö kommun
Riktlinjer för användning av sociala medier i Tyresö kommun Innehållsförteckning 1 Ansvar... 3 1.1 Varje förvaltning... 3 1.2 Uppstart av ny kanal... 3 1.3 Ansvarig för social kanal... 3 1.4 Kommunikationsenheten...
Läs merInformationsärende Nya e-postadresser styrelsen
Informationsärende Nya e-postadresser styrelsen Förslag till beslut Styrelsen beslutar att alla ledamöter i styrelsen får nya e-postadresser med domänen @alvstranden.goteborg.se för att användas för all
Läs merRIKTLINJER FÖR SOCIALA MEDIER. Bakgrund. Syfte. Användning av sociala mediekanaler. Ansvar för publicering. Sida 1(5)
Sida 1(5) RIKTLINJER FÖR SOCIALA MEDIER Bakgrund Sociala medier är ett samlingsnamn för digitala interaktiva medier som gör det möjligt för användare att både ta del av, skapa och dela innehåll. Det handlar
Läs merRiktlinjer för sociala medier
Riktlinjer för sociala medier Universitetsförvaltningen Kommunikationsavdelningen Dnr 1-92/2018 (Ersätter Dnr 1880/2012-010) Version 2.0 Gäller från och med 2018-12-14 Riktlinjer för sociala medier Innehåll
Läs merRutin för utlämnande och sekretessbedömning av allmän handling vid kommunstyrelsens förvaltning
Rutin för utlämnande och sekretessbedömning av allmän handling vid kommunstyrelsens förvaltning Dokumentansvarig: Kanslichef Antaget: 2017-09-07 RUTIN 2(10) Innehåll Rutin för utlämnande och sekretessbedömning
Läs merOffentlighetsprincipen och allmänna handlingar
Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen
Läs merRiktlinje. Sociala medier. Riktlinje antagen av kommundirektör 2015-12-18
Riktlinje Sociala medier Riktlinje antagen av kommundirektör 2015-12-18 2016 2019 sidan 1 av 6 Sociala medier definition Sociala medier avser aktiviteter som kombinerar teknik, social interaktion och användargenererat
Läs merGallring/rensning och bevarande av e-postmeddelanden
November 2018 Gallring/rensning och bevarande av e-postmeddelanden För att underlätta hur vi ska tänka kring vad som kan och ska gallras/slängas respektive bevaras när det gäller e-postmeddelanden, har
Läs merBeskrivning av myndighetens allmänna handlingar
Datum 2019-01-08 1(5) Beskrivning av myndighetens allmänna handlingar Enligt 4 kap. 2 offentlighets- och sekretesslagen (OSL) ska varje myndighet upprätta en beskrivning av myndighetens allmänna handlingar.
Läs merKommunal författningssamling för Smedjebackens kommun. Riktlinjer för sociala medier. 13 Dnr 2017/00021
Kommunal författningssamling för Smedjebackens kommun Fastställd av Ks 13 Den 2017-02-07 13 Dnr 2017/00021 Riktlinjer för sociala medier Kommunstyrelsen beslut Riktlinjer för sociala medier antas enligt
Läs merRIKTLINJER FÖR SOCIALA MEDIER
RIKTLINJER FÖR SOCIALA MEDIER Riktlinjer för hur sociala medier hanteras inom Surahammars kommun. Antagen av. Ansvarig tjänsteman: Axel Kjellin Kommunikatör axel.kjellin@surahammar.se Bakgrund Sociala
Läs merRiktlinjer för användning av sociala medier
2012-06-12 Riktlinjer för användning av sociala medier Beslutade av kommunstyrelsen 2012-06-12, 91. Sociala medier är ett sätt att kommunicera, föra dialog och dela kunskap på. Exempel på sociala medier
Läs merPolicy för Internet- och e-postanvändning i N.N. församling/samfällighet/stift
Policy för Internet- och e-postanvändning i N.N. församling/samfällighet/stift Beslutad av Utgångspunkt Datorer är ett mycket viktigt redskap i Svenska kyrkans verksamhet. Förutom verksamhetens krav på
Läs merRegler för användning av Karolinska Institutets samarbetsplattform
Regler för användning av Karolinska Institutets samarbetsplattform Universitetsförvaltningen, 2013-03-11 Dnr 1-143/2013 Beslut Dnr: 1-143/2013 2013-03-11 Universitetsdirektören Regler för användning av
Läs merInformation till nyanställda inom barn- och utbildningsförvaltningen
Nämndsekreterare 1 (6) Information till nyanställda inom barn- och utbildningsförvaltningen Myndighet Myndigheter är de organ som ingår i den statliga och kommunala förvaltningen. Barn- och utbildningsnämnden
Läs merAllmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving
Allmänna handlingar Vänersborgs kommun Revisionsrapport Februari 2011 Staffan Löfving Inledning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vänersborgs kommun har Komrev, inom PwC, granskat ärendehantering,
Läs merAnvisningar till ägare av ytor på Utsidan
1 (5) INFORMATION Datum 2017-03-16 Avdelningen för verksamhetsutveckling och stöd Anvisningar till ägare av ytor på Utsidan För frågor inom de delar som berör ärendehandläggning samt offentlighetsprincipen,
Läs merRegler Sociala medier. Antaget av kommunfullmäktige 28 maj 2012 att börja gälla 1 juni Reviderad , 29
Regler Sociala medier Antaget av kommunfullmäktige 28 maj 2012 att börja gälla 1 juni 2012. Reviderad 2017-04-24, 29 2 (7) Sociala medier används allt mer som kommunikationskanal bland många andra. Det
Läs merPolicy. Policy för sociala medier i Herrljunga kommun. Dokumentet antas av kommunfullmäktige och gäller för kommunens samtliga förvaltningar.
DIARIENUMMER: FASTSTÄLLD: KS 81/2017 945 2017-05-16 VERSION: 1 SENAS T REVIDERAD: -- GILTIG TILL: -- DOKUMENTANSVAR: Kanslichef Policy Policy för sociala medier i Herrljunga kommun Dokumentet antas av
Läs merInstruktion för behandling av ostrukturerat material
Instruktion för behandling av ostrukturerat material Innehållsförteckning Behandling av ostrukturerat material... 3 Checklista för att hantera ostrukturerat material... 3 1. Kartlägg befintlig behandling
Läs merRegler för dokument- och ärendehantering
Regler för dokument- och ärendehantering Beslutad av KS 2014-03-25 27/2014 2014-02-26 2 (5) Innehållsförteckning Inledning... 3 Bakgrund... 3 1. Vad är en allmän handling?... 3 1.1 En allmän handling kan
Läs merRiktlinjer för sociala medier
Riktlinjer för sociala medier Fastställd av: Kommunstyrelsen Datum: 2016-01-18 Ansvarig för revidering: Kommunikatör Diarienummer: KS 15-734 Policy Program Plan >Riktlinje Regler Riktlinje 2 (13) Lekebergs
Läs merRiktlinjer för sociala medier i Värmdö kommun
Riktlinjer för sociala medier i Värmdö kommun Sociala medier 1 är ett allt mer naturligt inslag i medborgarens vardag och har fått en etablerad roll i samhället. För kommunen kan sociala medier vara en
Läs merRiktlinjer för sociala medier vid Försvarshögskolan
Riktlinjer 1 (7) 2011-09-21 Riktlinjer för sociala medier vid Försvarshögskolan 1 Riktlinjer i korthet 1.1 Riktlinjer för medarbetare vid Försvarshögskolan i allmänhet Medarbetare vid Försvarshögskolan
Läs merOffice365 for educations Snabbguide. https://portal.micorosft.com
Office365 for educations Snabbguide https://portal.micorosft.com Innehåll 1. Logga in:... 4 1. Outlook- E-post... 5 2.1 E-post inställningar... 6 2.1.1 Signatur... 6 2.1.2 Dolda kopior... 6 2.1.3 Bilagor...
Läs merGallring av digitala handlingar
Datum 2002-09-13 Version från IT 1.0 Kommunkansliet Gallring av digitala handlingar 1. Offentlighetslagstiftningen och digitala handlingar Hörnpelarna i det regelverk som styr hanteringen av allmänna handlingar
Läs merGranskning om registrering av inkommande handlingar
www.pwc.se Revisionsrapport Fredrik Ottosson Cert. kommunal revisor, Sandra Marcusson Granskning om registrering av inkommande handlingar Sollefteå kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell
Läs merHantering av allmänna handlingar så tillämpar du juridiken i praktiken Boel Burman huvudregistrator, arkivarie
Hantering av allmänna handlingar så tillämpar du juridiken i praktiken Boel Burman huvudregistrator, arkivarie (boel.burman@solna.se) 2017-04-06 Det viktigaste i hanteringen av allmänna handlingar Göra
Läs merSida 1 av 5 Vindelns kommun - Kommunstyrelsens förvaltning Anställningsunderlag VINDELN Anmälan Anmälan gäller Nyanställning (ange vem personen efterträder/ersätter) Efterträder/ersätter Ändring av pågående
Läs merÖverförmyndarförvaltningen. Information Sida 1 (7) Integritetspolicy
Överförmyndarförvaltningen Information Sida 1 (7) 2018-05-22 Vi vill att du ska känna dig trygg med hur vi behandlar dina personuppgifter. Därför ser vi till att dina personuppgifter alltid är skyddade
Läs merArkiv- och informationshantering
Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för tillsyn och utredning Dokumentslag: Styrande Datum: 2014-10-14 Dokumenttyp: Instruktion Version: 1.0 Arkiv- och informationshantering
Läs merRiktlinjer för styrdokument Dnr 1-306/2019. Gäller fr.o.m
Riktlinjer för styrdokument Dnr 1-306/2019 Gäller fr.o.m. Riktlinjer för styrdokument Dnr 1-306/2019 INNEHÅLL Inledning... 1 Syfte... 1 Styrdokument på organisatorisk enhet... 1 Dokumenttyper... 1 Språk...
Läs merSå behandlar vi dina personuppgifter
Så behandlar vi dina personuppgifter EU:s dataskyddsförordning, GDPR, ersatte den 25 maj 2018 personuppgiftslagen, PuL. Syftet med lagen är att skydda individens rätt till ett privatliv. Den personliga
Läs merHantering och diarieföring av allmänna handlingar - universitetsförvaltningen. Internrevisionsrapport 2018
1 UFV 2018/864 Hantering och diarieföring av allmänna handlingar - Internrevisionsrapport 2018 Fastställd av Konsistoriet 2018-12-14 Innehållsförteckning 1 SAMMANFATTNING... 3 2 BAKGRUND... 4 2.1 RISK
Läs merTillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) Behandling av personuppgifter i e-post
Datum Diarienr 2011-12-12 756-2011 Socialnämnden Sundsvalls kommun 851 85 Sundsvall Tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) Behandling av personuppgifter i e-post Datainspektionens beslut Datainspektionen
Läs merRiktlinjer för sociala medier
Beslutad av: Kommunstyrelsen 2018-10-30 Reviderad: Dokumentet gäller för: Hallsbergs kommun Dokumentansvarig: Kommunikationsavdelningen Ärendenummer: 18/KS/187 Riktlinjer för sociala medier Användandet
Läs merHantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB
GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna
Läs merSvedala Kommuns 1:24 Författningssamling 1(5)
Författningssamling 1(5) Riktlinjer för användning av extern e-post antagna av kommunstyrelsens arbetsutskott 1997-04-08, 61 Inledning Elektronisk post eller e-post, är ett smidigt, snabbt och effektivt
Läs merFarsta stadsdelsnämnd är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter inom nämndens verksamheter.
Du ska känna dig trygg med Farsta stadsdelsnämnds behandling av dina personuppgifter. Du ska kunna veta vilka uppgifter om dig som behandlas och i vilket syfte, och du ska kunna lita på att vi hanterar
Läs merRutin för användning av Social Medier. Dnr. Beslutad av kommundirektören Reviderad Reviderad Reviderad
Dnr Rutin för användning av Social Medier Beslutad av kommundirektören 2010-11-24 Reviderad 2012-12-14 Reviderad 2014-06-13 Reviderad 2014-08-26 Reviderad 2017-04-18 Dnr 2/8 Innehållsförteckning 1. Inledning...
Läs merRiktlinjer Sociala Medier
Riktlinjer Sociala Medier 1 Innehållsförteckning: 1.Kort information om Sociala medier..3 2. Inledning..3 3. Privat eller i tjänsten?...4 3.1 Yttrandefrihet och meddelarfrihet..4 4. Användning privat och
Läs merOm allmänna handlingar och deras offentlighet sägs bl.a. följande i tryckfrihetsförordningen (TF):
E-posthantering: Principer och rekommendationer Inledning Uppsala universitet är en statlig myndighet och är som sådan skyldig att se till att den grundlagsfästa offentlighetsprincipen tillämpas vid myndigheten.
Läs merAnvändarinstruktion för säkra meddelanden Innehåll
2018-09-04 1 (14) Användarinstruktion Säkra meddelanden Användarinstruktion för säkra meddelanden Innehåll Användarinstruktion för säkra meddelanden... 1 Om verktyget... 2 Inloggning... 2 Startskärm: inkorg,
Läs merAllmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19
1(9) Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820 Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 Innehållsförteckning 1. Offentlighetsprincipen 2 2. Allmänna handlingar
Läs merSpam ur ett myndighetsperspektiv vilka åtgärder är tillåtna? Johan Bålman Verksjurist
Spam ur ett myndighetsperspektiv vilka åtgärder är tillåtna? Johan Bålman Verksjurist 1 Skyldigheter för myndigheter 5 Förvaltningslagen Myndigheter skall se till att det är möjligt för enskilda att kontakta
Läs merMalmö stads riktlinjer för sociala medier
Malmö stads riktlinjer för sociala medier Bakgrund Sociala medier är i första hand en plats för dialog och inte en traditionell reklamkanal. Det handlar först och främst om kommunikation, konversation
Läs merINNEHÅLLSFÖRTECKNING. 2010-04-29 Handbok infrastruktur. IT-ledning
2010-04-29 IT-ledning INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 Inledning... 2 1.1 IT-infrastruktur vid Göteborgs universitet... 2 1.2 Organisation, regelverk och lagstiftning... 2 1.3 Delegationsordning... 2 2 Telefoni...
Läs merRegler för sociala medier i Kungsbacka kommun
Sida 1/5 Regler för sociala medier i Kungsbacka kommun Sociala medier och hur de används Sociala medier är kommunikationskanaler i form av nätverk, forum, chattar och bloggar med innehåll som användarna
Läs merRegler för bevarande av elektroniska handlingar vid Mittuniversitetet
2017-06-28 Regler för bevarande av elektroniska Publicerad: 2017-06-28 Beslutsfattare: Håkan Stenström Handläggare: Anna Connell Beslutsdatum: 2017-06-28 Giltighetstid: Tillsvidare Sammanfattning: Med
Läs merRiktlinjer för sociala medier på Malmö högskola
1(5) Styr- och handledningsdokument Dokumenttyp: Riktlinjer Beslutsdatum: 2013-04-04 Beslutande/Titel: Rektor Stefan Bengtsson Giltighetstid: Tillsvidare Dokumentansvarig/Funktion: Kommunikationschef Diarienummer:
Läs merRiktlinjer för sociala medier, Lilla Edets kommun. Framtagen av: Kommunikationsteamet Diarienummer: 2014/KS0101 Datum: 2014-03-24 Version: 1.
Riktlinjer för sociala medier, Lilla Edets kommun Framtagen av: Kommunikationsteamet Diarienummer: 2014/KS0101 Datum: 2014-03-24 Version: 1.0 Innehåll 1. Vad är sociala medier?... 3 2. Varför och när ska
Läs merRiktlinjer för användandet av sociala medier i tjänsteutövningen
Riktlinjer för användandet av sociala medier i tjänsteutövningen Bakgrund Nordmalings kommun använder idag sociala medier för att kommunicera med allmänheten. Syftet med särskilda riktlinjer är att säkerställa
Läs merRUTIN FÖR. Synpunktshantering. Ciceron. Kansli- och kvalitetschef. Antaget
RUTIN FÖR Synpunktshantering i Ciceron Antaget av Kansli- och kvalitetschef Antaget 2018-06-11 Giltighetstid Dokumentansvarig Tillsvidare Kansli- och kvalitetschef Håbo kommuns styrdokumentshierarki Diarienummer
Läs merRutin för användning av sociala medier. Beslutad av Kommundirektören 2010-11-24. Reviderad 2012-12-14. Reviderad 2014-06-13
Rutin för användning av sociala medier Beslutad av Kommundirektören 2010-11-24 Reviderad 2012-12-14 Reviderad 2014-06-13 Dnr KK13/451 2/8 Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 2. Vad är sociala medier?...
Läs merHantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar
Revisionsrapport Hantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar Orsa kommun Februari 2008 Christina Norrgård Innehållsförteckning Innehållsförteckning...2 1 Sammanfattande bedömning
Läs mer1/9 REGLER OCH RIKTLINJER FÖR E-POST. Fastställd Kommunstyrelsen , Ver 2.1
1/9 REGLER OCH RIKTLINJER FÖR E-POST Fastställd Kommunstyrelsen 2003-03-03, 100 2/9 Innehållsförteckning 1. INLEDNING...3 1.1 Lagar och förordningar... 3 1.2 Offentlighet och sekretess... 3 1.3 Säkerhet
Läs mergenom Stadsarkivet behandlar personuppgifter
Stadsarkivet Tjänsteutlåtande Sida 1 (6) 2018-06-20 Handläggare Louise Högberg Telefon: 08-50828309 Till Kulturnämnden 2018-08-21 Information om hur kulturnämnden genom Stadsarkivet behandlar personuppgifter
Läs merNy i nätverket kontoansökan och information till tillfälliga användare
ASKERSUNDS KOMMUN Ny i nätverket kontoansökan och information till tillfälliga användare Januari 2009 IT-Avdelningen Regler och anvisningar för användare av Askersunds datanät Syfte Denna skrift är till
Läs merRiktlinjer för användning av sociala medier
2016-02-09 Riktlinjer för användning av sociala medier Beslutade av kommunstyrelsen 2016-02-09. Riktlinjernas syfte Ge chefer och medarbetare i Uppvidinge kommun vägledning och uppmuntran i användningen
Läs merRegler och riktlinjer för användning av e-post och därtill hörande tjänster vid Karolinska Institutet
Beslut Dnr:1612/10-030 2010-05-07 Sid: 1 / 1 Universitetsdirektören Regler och riktlinjer för användning av e-post och därtill hörande tjänster vid Karolinska Institutet Dessa regler och riktlinjer avser
Läs merInformation om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås
HÖGSKOLAN I BORÅS Enheten Verksamhetsstöd, stab Åsa Dryselius, jurist 2014-07-01 Dnr 516-07-10 Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post
Läs merREGLER FÖR ELEKTRONISK POST. Regler för elektronisk post för Stockholms stad
REGLER FÖR ELEKTRONISK POST Stockholms stads Bostadsförmedling AB har beslutat att anta Regler för elektronisk post för Stockholms stad såsom sina egna med tillagda förtydliganden och kommentarer. Nedanstående
Läs merGranskningsrapport Tillämpning av Offentlighetsprincipen
Granskningsrapport Tillämpning av Offentlighetsprincipen Avesta kommun KPMG AB Antal sidor 9 2017 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member
Läs mer