Riktlinjer för sociala medier vid Försvarshögskolan

Transkript

1 Riktlinjer 1 (7) Riktlinjer för sociala medier vid Försvarshögskolan 1 Riktlinjer i korthet 1.1 Riktlinjer för medarbetare vid Försvarshögskolan i allmänhet Medarbetare vid Försvarshögskolan får använda sociala medier under arbetstid under samma förutsättningar som övriga IT-system vid myndigheten använda sociala medier i sin yrkesroll som exempelvis forskare när medarbetaren själv står som avsändare/via privat konto Medarbetare vid Försvarshögskolan får inte utge sig för att representera myndigheten via sina privata konton 1.2 Riktlinjer för handläggare vid Informationssektionen med ansvar för Försvarshögskolans sociala medier Ansvarig handläggare får starta konton i myndighetens namn i sociala medier, på uppdrag av Informationschefen lägga ut information i dessa kanaler med myndigheten som avsändare kommunicera med andra användare som officiella representanter för myndigheten via de sociala medierna Ansvarig handläggare får inte använda Försvarshögskolans officiella kanaler inom de sociala medierna för privat bruk För mer detaljerade riktlinjer, se kapitel 7 och 8 nedan.

2 Policy 2 (7) 2 Syfte Sociala medier betecknar aktiviteter som kombinerar teknologi, social interaktion och användargenererat innehåll t.ex. chatfunktioner, bloggar och diskussionsforum. - Sveriges kommuner och landsting- Det huvudsakliga syftet med Försvarshögskolans användning av sociala medier är detsamma som högskolans kommunikation i andra kanaler (exempelvis den egna webbplatsen). Dvs. att informera om och marknadsföra högskolans verksamhet i relevanta kanaler. Sociala medier kan även medverka till en ökad dialog med intressenter, då det finns stora möjligheter till återkoppling snarare än bara enkelriktad information. Varför sociala medier? Det kan finnas många skäl till att myndigheter använder sociala medier, till exempel för att skapa relationer, förtroende, nå nya grupper och för omvärldsbevakning. - E-delegationens riktlinjer - Grundprinciperna för Försvarshögskolans externa kommunikation är att den ska präglas av Relevans Saklighet Begriplighet Öppenhet Snabbhet Dessutom ska kommunikation bedrivas på ett systematiskt och kostnadseffektivt sätt samt präglas av snabb och effektiv spridning. Kanaler för snabbhet och öppenhet I E-delegationens riktlinjer anges att sociala medier är ett verktyg som myndigheter kan använda för att få till en dialog och skapa öppenhet. Genom sin funktionalitet att snabbt ta emot feedback och synpunkter på högskolans verksamhet är sociala medier viktiga kanaler för att uppfylla principen om öppenhet.

3 Policy 3 (7) 3 Mål Sociala medier utgör en viktig kanal för Försvarshögskolan för att uppnå det övergripande målet för sin externa kommunikation, det vill säga att Försvarshögskolans externa intressenter känner förtroende för den verksamhet som bedrivs inom högskolan och att man därmed vill nyttja de tjänster som Försvarshögskolan erbjuder i ökande grad. Det innebär även att varje aktivitet som genomförs med sociala medier som kanal ska uppfylla något av de underliggande målen enligt Instruktion för kommunikation vid FHS i Ledningsordningen. Dessutom ska Försvarshögskolans medverkan i sociala medier ha följande generella mål: Att öka tillgängligheten och intresset för Försvarshögskolans verksamhet Att öka kunskapen bland målgrupperna om den verksamhet som bedrivs på Försvarshögskolan Att förstärka bilden av Försvarshögskolan som ett modernt och tekniskt framåtsträvande forsknings- och lärosäte 4 Målgrupper Försvarshögskolans användning av sociala medier syftar särskilt till att uppfylla ovanstående kommunikationsmål för följande målgrupper: Studerande Blivande studerande Anställda Blivande anställda Tjänstemän i berörda myndigheter exempelvis från MSB, Försvarsmakten och Regeringskansliet Journalister Intresserad allmänhet 5 Vilka sociala medier använder Försvarshögskolan? För en översikt över vilka sociala medier som Försvarshögskolan använder, se högskolans webbplats under Om högskolan. Här presenteras de aktuella medierna och hur Försvarshögskolan använder dem.

4 Policy 4 (7) 6 Juridiska frågor Enligt E-delegationens riktlinjer kan man konstatera att det i princip är samma regler som gäller som när man kommunicerar via e-post, även om konsekvenserna kan bli större med fler och okända mottagare. Det innebär bland annat att regler om arkivering måste följas på samma sätt som för e-post. Andra viktiga regler som man bör ta i beaktande i hanteringen av sociala medier är exempelvis regler för elektroniska anslagstavlor som reglerar myndigheters ansvar i t.ex. kommentarsfält. Nedan följer en uppräkning av de olika regelverk som berör användningen av sociala medier. Själva hanteringen avseende respektive regel anges efter utarbetande tillsammans med Försvarshögskolans jurister i bilagor. Yttrandefrihetsgrundlagen (YGL)/Tryckfrihetsförordningen (TF) Personuppgiftslagen. Personuppgiftslagens (1998:204, PuL) regler om personuppgiftsansvar innebär ett juridiskt ansvar med ett antal skyldigheter samt ett därtill kopplat skadeståndsansvar. Myndigheternas serviceskyldighet (FL) Elektroniska anslagstavlor. Lagen (1998:112) om ansvar för elektroniska anslagstavlor omfattar elektronisk förmedling av meddelanden. Sekretesslagen 7 Myndighetens respektive enskilda medarbetares användning 7.1 Myndighetens användning Myndigheten ansvarar för innehållet i sina sociala mediekanaler på samma sätt som innehållet på exempelvis i de kanaler där myndigheten direkt kan påverka innehållet. Informationschefen har ansvaret för myndighetsövergripande information rörande Försvarshögskolan. Dessutom ska allt som kommuniceras ifrån Försvarshögskolan vara koordinerat så att det ger en tydlig helhetsbild hos mottagaren. De budskap som går ut ifrån högskolan ska vara enhetliga oavsett val av kommunikationskanal. All kommunikation i sociala medier där Försvarshögskolan som myndighet är avsändare ska därför, om inte särskilda skäl föreligger, hanteras av Informationssektionen under direkt överinseende av Informationschefen. Myndighetens ansvar och skyldigheter omfattar tjänster på andra webbplatser, exempelvis sociala medier, så länge som myndigheten kan publicera information där via något slags tekniskt hjälpmedel. I de fall som mediet tillåter andra användare att interagera med myndigheten via myndighetens medium (exempelvis genom att kommentera ett inlägg) så ansvarar myndigheten också för att dessa går i linje med gällande lagstiftning. Detta ansvar omfattar inte om information publiceras via enskilda

5 Policy 5 (7) användares privata konton (exempelvis då någon länkar från sitt eget konto till information publicerad av Försvarshögskolan). Den huvudsakliga skillnaden är: kan myndigheten påverka det som besökaren publicerar? Handläggare vid informationssektionen med ansvar för Försvarshögskolans sociala medier får starta konton i myndighetens namn i sociala medier, på uppdrag av Informationschefen lägga ut information i dessa kanaler med myndigheten som avsändare kommunicera med andra användare som officiella representanter för myndigheten via de sociala mediekanalerna Handläggare vid informationssektionen med ansvar för Försvarshögskolans sociala medier får inte använda Försvarshögskolans officiella kanaler inom de sociala medierna för privat bruk 7.2 Användning av sociala medier för enskilda medarbetare Enligt Instruktion för kommunikation vid FHS medverkar varje medarbetare till den bild som omvärlden har av Försvarshögskolan. Alla anställda har därför bland annat ett eget ansvar för att ta tillvara varje tillfälle att sprida kunskap om den egna och Försvarshögskolans verksamhet både internt och externt. Det innebär att Försvarshögskolan också uppmuntrar medarbetare både på forskningsoch utbildningssidan och inom förvaltningen att medverka i sociala medier, då det är kanaler som kan bidra till att stärka kännedom om högskolan och den verksamhet som högskolan bedriver. I enlighet med e-delegationens riktlinjer, ska däremot inte anställda uttala sig för myndighetens räkning via sina privata konton. Bland annat då det kan försvåra myndighetens skyldigheter att till exempel hantera allmänna handlingar och iaktta spårbarhetskrav. Privat användning av sociala medier på arbetstid regleras på samma sätt som privat användning av FHS övriga IT-system. I korthet är privat användning tillåten så länge som den privata användningen inte är av sådan omfattning att den inkräktar på användarens ordinarie arbetsuppgifter. Se kapitlet Användning av FHS IT-system i IT-handboken för detaljerade riktlinjer. Medarbetare vid Försvarshögskolan får använda sociala medier under arbetstid under samma förutsättningar som övriga IT-system vid myndigheten

6 Policy 6 (7) använda sociala medier i sin yrkesroll som exempelvis forskare när medarbetaren själv står som avsändare/via privat konto Medarbetare vid Försvarshögskolan får inte utge sig för att representera myndigheten via sina privata konton 8 Handläggningsrutiner för Försvarshögskolans medverkan i sociala medier Endast Informationssektionen får starta officiella konton via sociala medier. Endast Informationssektionen hanterar myndighetens officiella konton i sociala medier. Endast medarbetare vid Informationssektionen ska ha tillgång till inloggningsuppgifter och därmed vara de enda som kan lägga ut information i de officiella konton som Försvarshögskolan har i sociala medier. Undantag i denna hantering sker endast då medarbetare eller studenter får i uppdrag av Informationssektionen att exempelvis blogga via en sida uppsatt av Försvarshögskolan. Den anställde eller studenten representerar då inte myndigheten utan skriver endast sin roll som studerande eller anställd. Detta ska framgå i information på det sociala mediet. 8.1 Arbetsuppgifter för ansvariga handläggare Med ansvarig handläggare menas här handläggare som utsetts av Informationschefen. Den som är ansvarig för ett konto till något av Försvarshögskolans sociala medier har som uppgift att: publicera information moderera sidan i det sociala mediet, avlägsna sekretessbelagt material eller material som är kränkande eller som bryter mot lagen. Sådan information ska skyndsamt avpubliceras eller raderas. besvara inkomna förfrågningar, synpunkter eller vidarebefordra dem till ansvarig person inom högskolan samt se till att de besvaras. Då det sociala mediet är ett snabbare medium än e-post eller brev bör ett inlägg i ett socialt medium vara besvarat inom max två arbetsdagar. diarieföra privata meddelanden och inkomna kommentarer i det sociala mediet som kräver handläggning utöver enbart besvarande stänga ner kontot/kontona i det sociala mediet om myndigheten bestämmer sig för att inte längre medverka i detta medium. informera användarna på sidan i det sociala mediet om att insända meddelanden kommer att göras tillgängliga för andra och att deras personuppgifter kommer att behandlas i enlighet med personuppgiftslagen.

7 Policy 7 (7) se till att sidan som presenterar Försvarshögskolans närvaro i sociala medier är uppdaterad och korrekt. göra inlägg och svara på frågor som representanter för myndigheten via Försvarshögskolans sociala medier De ansvariga måste alltid vara medvetna om att man gör inlägg etc. som representant för Försvarshögskolan. Det är alltså nödvändigt att tänka på lämpligheten i det som skrivs. 8.2 Allmänna handlingar och diarieföring De inlägg som Försvarshögskolan gör via sociala medier är att betrakta som allmänna handlingar. Ett inlägg via ett av Försvarshögskolans sociala medier som kräver handläggning utöver enbart besvarande ska diarieföras. Med andra ord innebär detta att medborgare kan begära ut de inlägg som Försvarshögskolan gjort via något av sina sociala medier. I och med att enskilda medborgare via vissa sociala medier även kan göra inlägg på sidor som tillhör Försvarshögskolans konton så är även dessa att betrakta som allmänna handlingar (exempelvis en kommentar till ett inlägg gjort av Försvarshögskolan). 8.3 Gallring Gallring av allmänna handlingar i något av Försvarshögskolans sociala medier ska ske i enlighet med de gallringsbeslut som finns i övrigt för myndigheten. Se FHS ledningsordning.