Riktlinjer för användning av sociala medier inom Hallstahammars kommun

Transkript

1 Riktlinjer för användning av sociala medier inom Hallstahammars kommun Reviderad maj 2014

2 2 Bakgrund och mål Kommunen har ett behov av att på olika sätt föra en dialog med medborgarna och att finnas där medborgarna finns för att nå ut med information om kommunens verksamhet. Hallstahammars kommun strävar efter att förbättra denna dialog på olika sätt och ett av dessa är genom kommunens officiella webbplats samt genom sociala medier. De övergripande målen med kommunens närvaro i sociala medier är att: Öka kunskapen om kommunens olika verksamheter, politiska processer och förvaltning Stimulera dialog med medborgarna för att utveckla demokrati och inflytande Stimulera användandet av e-tjänster som lanseras av kommunen Sprida saklig information om kommunen och marknadsföra kommunen på ett positivt sätt De sociala medierna ska fungera som ett komplement till kommunens huvudsakliga kanal på Internet som är kommunens webbplats Kommunens sidor på sociala medier ska kunna läsas av alla. För att göra inlägg behöver man ett användarkonto på respektive webbplats. Hallstahammars kommun vänder sig till alla innevånare i kommunen och till alla som vill veta mer om Hallstahammars kommun. Hallstahammars kommun och dess förvaltningar använder sig i nuläget av följande sociala medier: en officiell sida på Facebook för kommunen samt för verksamheter i olika förvaltningar en officiell kanal på Twitter för kommunen samt för verksamheter i olika förvaltningar verksamhetsbloggar Verksamheter i kommunen som finns i sociala medier följer de regler som anges här samt har lämnat in en plan till s webmaster. En lista över kommunens sociala medier finns på hallstahammar.se/socialamedier (ej aktiv än)

3 3 Riktlinjer för sociala medier på Internet som administreras av Hallstahammars kommun 1. Innehållet ska vara sakligt, objektivt och opartiskt. 2. Synpunkter och kommentarer ska besvaras snabbt, korrekt och gärna med ett personligt tilltal. 3. Läsare ska lätt kunna komma i kontakt med den ansvarige så att synpunkter kan framföras och anmälningar av olämpliga kommentarer kan ske. 4. Kommentarer, synpunkter eller svar som kan antas strida mot gällande lagstiftning, direktiv och/eller policydokument ska skyndsamt avpubliceras eller raderas. Kommentar får inte innehålla: förtal, personliga angrepp eller förolämpningar hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller andra trakasserier olovliga våldsskildringar eller pornografi uppmaningar till brott eller utgöra annan brottslig verksamhet olovligt bruk av upphovsrättsligt skyddat material svordomar eller obscena ord kommersiella budskap eller reklam Kommentarer som rör enskilda ärenden och enskilda personer samt inlägg av politisk debattkaraktär kommer också att tas bort. Innan radering sker ska innehållet i meddelandet samt information om dess avsändare sparas. Såväl avpublicerad som raderad kommunikation ska bevaras och hållas ordnad. 5. Aktuella sidor och platser är att betrakta som allmänna handlingar och ska hållas ordnade på sådant sätt att det lätt kan fastställas om handlingarna har kommit in eller upprättats hos kommunen. Inlägg ska vara strukturerade så att de är lätt sökbara. Gallring av handlingar får ske i enlighet med kommunens gallringsbestämmelser. 6. Handlingar som omfattas av sekretess får inte förekomma. Det är inte heller tillåtet att lämna ut känslig information om enskilda. 7. Bevakning av aktuella sidor och platser ska ske dagligen under ordinarie arbetstid. 8. Hallstahammars kommuns logotype samt länkning till ska finnas väl synlig på varje sida för att tydliggöra att detta är en sida som administreras av kommunen 9. Vid publicering av bilder ska såväl upphovsrätter som personuppgiftslagen respekteras.

4 4 10. Varje halvår bör en skärmdump av det sociala mediet sparas. 11. Säkra lösenord minst åtta tecken, blanda stora och små bokstäver, siffror och symboler ska användas vid inloggning. Byt lösenord minst var tredje månad. 12. Huvudsaklig talesperson för Hallstahammars kommun är kommunchefen. Det operativa och administrativa ansvaret för de sociala medierna har webbansvarig på informationsavdelningen. 13. I egenskap av förtroendevald ska man inte stå som ansvarig för sociala medier med kommunen som avsändare. Det är mer lämpligt att förtroendevalda använder sig av det egna partiets kanaler. Kommunen erbjuder länkning från Revidering av riktlinjerna De riktlinjer som anges här skall revideras i enlighet med gällande lagstiftning samt utifrån de rekommendationer som kommer från Sveriges Kommuner och Landsting och E-delegationen samt utifrån ändrade behov i verksamheten. Ansvaret för att detta sker har kommunens webmaster Revidering sker senast sex månader efter beslutsdatum och där efter en gång per år. Rutin för verksamhet inom Hallstahammars kommun som önskar använda sociala medier Det måste finnas en tydlig plan på varför vi inom de kommunala verksamheterna ska använda ett specifikt socialt media och hur vi planerar att använda det. Planen ska innehålla rubrikerna som finns i mallen på sida 5 och svara på frågorna under dessa. Planen ska vara cirka en A4. Varje socialt media ni använder ska ha en egen specifik plan. Webmaster ska alltid ha tillgång till inloggningsuppgifter till de sociala medier som det finns en plan för. Planen skickas sedan till webbmaster Magnus Tannergren på för konsultation och godkännande. Vid frågor kontakta webmaster: Magnus Tannergren, telefon: , e-post: magnus.tannergren@hallstahammar.se.

5 5 Planen ska innehålla följande: 1. Inledning Vilket socialt media har ni valt? Varför just det och inte något annat? 2. Syfte Vad har ni för syfte med närvaron på det sociala mediet? 3. Åtgärder När tänker ni starta? Hur ofta ska ni uppdatera? Vilka målgrupper har ni? Vad ska ni använda mediet till? 4. Ansvar och struktur Vem är ansvarig? Vem är ansvarig om den huvudansvariga är borta? Vem får göra vad? Är det bara den som är ansvarig som får posta uppdateringar eller får fler göra det? Hur svarar ni? Förslag på struktur: Ansvarig har ansvar för: Att reglerna i detta dokument följs Att bevaka wall-poster, svara på dessa och vid behov delegera ut uppgiften att svara på frågor som rör specifika ansvarsområden Övergripande struktur och ändringar på sidan (flikar, boxar etc) Tillägg av nya applikationer och ändringar i befintliga applikationer på till exempel Facebook Texter under Info, Om och liknande fält Övrigt som kommer upp och som ni inte kan förutsäga ska hända Alla administratörer får: Posta nya statusuppdateringar Posta länkar och bilder Starta nya diskussionsämnen Alla får (och bör): Maila till/prata med ansvarig om förslag på ändringar och tillägg i ovanstående.