Riktlinjer för sociala medier för Härjedalens kommun

Transkript

1 Riktlinjer för sociala medier för Härjedalens kommun Dokumentets namn Riktlinjer för sociala medier Diarienr Ks Dokumenttyp Riktlinjer Fastställd av Kommunstyrelsen Datum och paragraf Ks 179 Dokumentansvarig/processägare Kansliavdelningen Giltighetstid Reviderat datum (beslut) Övrig info

2 Varför sociala medier? Dessa riktlinjer skall följas av de enheter och verksamheter som väljer att delta i sociala medier. Genom att finnas på sociala medier kan kommunen bidra med samhällsinformation till en bredare målgrupp och informationen blir mer tillgänglig för medborgarna. Sociala medier ska vara ett komplement till enhetens kommunikation, och inte en ersättare för kommunens webbsida (herjedalen.se) som är den huvudsakliga externa kommunikationskanalen. Härjedalens kommuns engagemang i sociala medier handlar ytterst om att förbättra servicen till medborgarna genom att lyssna och prata med dem på deras villkor, i de kanaler de föredrar och där många av dem redan finns. Beslut om att öppna/avsluta ett konto i sociala medier Innan en enhet öppnar ett konto i sociala medier ska det finnas en tydlig uppfattning om varför kontot ska öppnas och att det finns tillräckliga resurser för att ta hand om det. Närmaste chef förankrar förslaget hos förvaltningschef som fattar det formella beslutet om deltagande i sociala medier. Att skapa ett konto på några av de sociala medierna ska ses som att ingå ett avtal och är juridiskt bindande. Den person eller de personer (även ersättare) som utses till ansvarig för det sociala mediet ansvarar för att sköta och hålla sidan vid liv. Ansvaret innebär också att hantera de kommentarer, svar och synpunkter som kommer in. De specifika riktlinjer som bland annat reglerar hur konton ska administreras, vilka skrivregler som ska följas och hur det sociala mediet ska användas i förhållande till Härjedalens kommuns webbplats ska följas. Ansvaret innebär att: För att skapa förtroende och trovärdighet är det viktigt med en tydlig avsändare. Besvara inkommande synpunkter/kommentarer som riktas till kommunen inom det närmaste dygnet under arbetstid. Tänk på att svar förväntas så snabbt som möjligt. Följ Härjedalens kommuns guider Hur skriver vi samt Hur svarar vi. Om man känner att kompetensen inom aktuellt ämne inte räcker till, vidarebefordra synpunkter/kommentarer till närmsta chef, så att hen kan se till att inlägget besvaras. Sköta gallring efter de gallringsbeslut (dokumenthanteringsplaner) som utfärdas av kommunstyrelsen/nämnder. - Ta bort kommentarer eller inlägg som strider mot gällande lagstiftning, se exempel på sida 4. - Gäller gallringen kommentarer eller inlägg som strider mot gällande lagstiftning måste innehållet och information om avsändare sparas. Så väl avpublicerat som raderat material måste behandlas i enlighet med regler om allmänna handlingar, det vill säga diarieföras. sida 2

3 För att dokumentera själva mediet ska man som ansvarig, en gång i halvåret (juni och december) samt inför stora förändringar, arkivera genom att spara skärmdumpar från de sidor man ansvarar för och skicka dessa till arkivet. Sekretessbelagda uppgifter får inte publiceras på sociala medier. Inlägg som kan omfattas av sekretess ska plockas bort och registreras i kommunens diarium. Informationsenheten skapar en förteckning över vilka sociala medier kommunen är aktiva i och vilka funktioner som är utsedda att skriva för kommunens räkning. Förteckningen publiceras på kommunens webbsida (herjedalen.se). När ett konto avslutas måste det registreras på samma sätt som när det öppnades. Innan ett konto stängs bör ansvarig informera om det i den aktuella kanalen och tacka för det engagemang från de kommuninvånare eller andra som kommunen kommunicerat med. Hur vi använder sociala medier Alla konton på sociala medier skall ha ett sammanhållet, grafiskt utseende så att det syns att avsändaren är en verksamhet inom Härjedalens kommun. I kommunens konton, ge så komplett information som möjligt i profilbeskrivningen på det sociala mediet. Information om var besökarna kan vända sig med sina övriga ärenden i kommunen bör finnas med. Kommunens konton ska alltid kopplas till en officiell herjedalen.se e-postadress för att ge andra möjlighet att kontrollera att det verkligen är Härjedalens kommun som är avsändaren. Kommunens namn, webbadress och vapen ska alltid finnas med som profilbild, eller på annan tydlig plats som visar vem avsändaren är. Mallar finns hos informationsenheten och kan skickas ut efter förfrågan. Grundregler för samtal i sociala medier 1. Var transparent och tydlig 2. Bidra med din kompetens 3. Var ärlig och ansvarstagande 4. Var tillmötesgående och visa gott omdöme 5. Respektera andras rätt att uttrycka sig 6. Skydda konfidentiella uppgifter 7. Uppmärksamma rätt person på felaktigheter som cirkulerar Det är bra att ha i åtanke att ett publicerat svar, även om det är riktat till en viss person, kommer att läsas av många. Tänk efter en extra gång innan publicering av inlägg, och använd sunt förnuft. Undvik att gilla privatpersoner, kommersiella företag, politiska partier eller motsvarande. Sociala medier kan även innebära risker. Ett ogenomtänkt uttalande, kan spridas över världen och nå en jättepublik. Ett inlägg eller en bild som lagts upp på webben är i praktiken omöjlig att radera i efterhand. Om man skulle råka publicera något som kan uppfattas stötande för någon annan, försök då vara den första att berätta detta. Erkänn att ett misstag begåtts och be om ursäkt. sida 3

4 Att på sociala medier tala illa om kollegor, leverantörer, samarbetspartners eller andra intressenter kan bryta mot de lojalitetskrav som arbetsplatsen ställt. Om man går tillbaka och redigerar ett inlägg, bild etc. berätta då att det gjorts. Använd aldrig andras material utan tillåtelse och var noga med att ange källor och följa de upphovsrättsliga regler som gäller för olika publikationer. Var medveten om att en länk kan uppfattas som att Härjedalens kommun rekommenderar ett visst företag eller organisation. Var källkritisk och länka endast till platser som drivs av seriösa ägare. Härjedalens kommuns logotyper får endast användas för godkända ändamål. Bilder Lägg aldrig upp en bild om inte fotografen har gett sin tillåtelse. Beakta alltid datainspektionens regler. Om bilder läggs upp ska de syntolkas. Det innebär att förklara vad bilden visar/berättar i tillhörande bildtext. Skriv den bildtext du hade tänkt dig. Lägg till: Syntolkning: och därefter beskriver du vad bilden innehåller. Ex: Syntolkning: Anna Andersson har axellångt ljust hår och hon bär en grå kavaj och en vit tröja. Bilden är tagen i en studio, bakgrunden är svart. Tänk på att ha tillåtelse av de avporträtterade att publicera fotot på sociala medier Yttrandefriheten är en grundläggande rättighet i ett demokratiskt samhälle. Det innebär att var och en är i sin fulla rätt att ge uttryck för både positiv och negativ respons på Härjedalens kommun. I diskussioner i sociala medier kan det ibland cirkulera rena felaktigheter eller missuppfattningar om Härjedalens kommun. Om man kan ämnet, gå gärna in och rätta till uppgifterna. Kommentarer får inte innehålla: Publicering av upphovsrättsskyddat material Kränkningar som berör etnisk grupp, sexuell läggning, kön, politisk tillhörighet, yrke eller religion Svordomar och obscena ord Personliga angrepp och ärekränkande inlägg Pornografiska, rasistiska eller sexistiska yttranden Uppmaningar till brott eller på annat sätt bryta mot svensk lag Hot, trakasserier, skvaller eller lögner Marknadsföring av kommersiell verksamhet Om man upptäcker olämpligt innehåll kan man anmäla det till kommun@herjedalen.se Man kan också använda Facebooks egen funktion för detta, klicka på anmäl som finns vid varje inlägg. Såväl avpublicerat som raderat innehåll måste behandlas i enlighet med regler om allmänna handlingar. sida 4

5 Informera gärna närmaste chef eller förvaltningschef om man stöter på publicerat material i sociala medier som är negativt för Härjedalens kommun. Lika viktigt är att man informerar om konstruktiv kritik, som kan hjälpa kommunen att utvecklas. Härjedalens kommun strävar efter att ha arbetsplatser som bygger på öppenhet och uppmuntrar en saklig dialog och möjligheter att uttrycka kritik, såväl positiv som negativ. Regler och juridik Som kommun måste vi rätta oss efter ett antal lagar i vårt användande av sociala medier. E-delegationens riktlinjer för statliga myndigheters användande av sociala medier är vägledande. De riktar sig främst till statliga myndigheter men kan även tillämpas av kommuner och landsting. Lagar som kan aktualiseras Tryckfrihetsförordningen (TF), handlingsoffentligheten Förvaltningslagen och serviceskyldigheten Upphovsrättslagen Yttrandefrihetsgrundlagen (YGL) Personuppgiftslagen Lagen om elektroniska anslagstavlor Övriga lagar och regler Offentlighets- och sekretesslagen Informationssäkerhet Dataskyddsförordningen (GDPR 25 maj 2018) Dessa riktlinjer följer Sveriges Kommuner och Landstings (SKL) checklista för sociala medier. Mer information finns på SKL:s webbsida, skl.se sida 5