RIKTLINJER FÖR ANVÄNDNING AV SOCIALA MEDIER INOM SMC

Transkript

1 Sid 1(6) RIKTLINJER FÖR ANVÄNDNING AV SOCIALA MEDIER INOM SMC Text: Petra Holmlund

2 Sid 2(6) SMC:s sociala medie-ansikte utåt För en intresseorganisation som kan sociala medier utgöra en utmärkt kanal för förtroendevalda, ideellt arbetande, personal och andra berörda att kommunicera att föra dialog med omvärlden. Genom att använda sociala medier kan SMC även stärka sitt varumärke och relationen både till medlemmar och till blivande medlemmar. Skillnaden mot traditionell information/kommunikation via tryckt media eller artiklar på hemsidorna är att sociala medier oftast innebär en två-, eller flervägskommunikation med snabb och stor spridning. Därför är det viktigt att klargöra vissa riktlinjer för hur vi ska agera i sociala medier när vi för SMC:s talan. Vem får starta och driva en SMC-sida Det finns idag ett antal SMC-sidor på olika sociala medier. Främst på Facebook där en del distrikt samt SMC centralt har egna sidor såväl som SMC-Travel. Det finns även ett antal evenemangssidor såsom Hoj-X och liknande. Det har varit fritt för distrikt att starta en sida i SMC:s namn, och skall så förbli, såvida distriktsstyrelsen gett klartecken till administratör. Viktigt är dock att sidorna följer SMC:s grafiska profil i den mån som är möjligt. SMC-sidor som startats av någon som inte är företrädare för SMC, men som utger sig för att vara detta bör anmälas. OBS. kontakta först SMC:s kansli för att informera och rådgöra. Därefter skall aktuell sidadministratör kontaktas. Om denne väljer att inte stänga sin sida på inrådan kan anmälan ske. Skilj på privat och engagerat/professionellt agerande. Många använder sociala medier både privat och i sitt arbete. Eftersom SMC är en intresseorganisation där både medlemmar, förtroendevalda, ideellt arbetande och avlönad personal brinner för sitt intresse men samtidigt har olika åsikter i många frågor är det viktigt att skilja på privatpersonen och SMC-spåkröret. Inom SMC använder många både privata profiler och administratörsprofiler i offentliga diskussioner på SMC:s forum. Det är viktigt att klargöra vem som uttalar sig. Tänk dock på att du som förtroendevald, ideellt arbetande eller anställd ofta ses som en representant för SMC i alla lägen, vare sig du uttalar dig via din privata profil eller din administratörsprofil. Även om vi bör ha ett proffessionellt förhållningssätt för att publicera information och delta i diskussioner online är det inom sociala medier möjligt att hålla en lite mer privat ton i diskussionerna. Om detta görs på ett proffsigt sätt bidrar det till att stärka relationen till och vi-känslan med medlemmarna.

3 Sid 3(6) Det är viktigt att se över vilka personliga detaljer du lämnar ut i en professionell profil, och tänk även på detta när det gäller din privata profil om du som förtroendevald, anställd eller ideellt arbetande inom SMC använder den på SMC:s sidor. Förteckning på webb över konton SMC:s ska ha en förteckning på den egna webbplatsen över vilka externa webbplatser, t ex Facebook, Youtube och Twitter som organisationen är aktiv på, i form av administrerande av egna sidor. Besökare på SMC:s webbplats ska enkelt hitta denna förteckning. Intern förteckning över konton SMC-centralt och de SMC-distrikt som har egna Facebook-sidor, Twitterkonton och liknande ska ha en intern förteckning över vilka konton som finns, vilka som har adminrättigheter och vilka lösenord dessa konton har. Den förteckningen ska ses över årligen och uppdateras vid behov. Kopia av samtliga förteckningar ska finnas hos SMC:s kansli i Borlänge. Kansliet ska till samtliga konton antingen ha adminrättigheter, eller ha lista med aktuella kontaktuppgifter till dem med adminrättigheter. Detta framförallt för att vara behjälpliga att snabbt kunna ta bort olämpliga inlägg och liknande. Viktigt att vara aktiv administratör Det är administratörers skyldighet att hålla koll på vad som skrivs på de sidor som finns inom sociala medier tillika att hålla sidorna levande med kontinuerliga uppdateringar. De sidor inom sociala medier som är inaktiva ska tas bort helt eller, i undantagsfall, stängas för inkommande inlägg och enbart användas som informationssida om så är lämpligt. Hur bemöter vi kritik Olämpliga kommentarer, brottsligt material och reklam ska tas bort. (Som reklam avses inte SMC:s egen marknadsföring). Det är dock MYCKET viktigt att inte ta bort inlägg av karaktären kritik mot SMC såvida de inte omfattar personliga påhopp och liknande. SMC ska ha en öppen dialog, vara öppen för kritik, föra en konstruktiv dialog och svara sakligt på frågor såväl som kritik. Rådfråga gärna SMC:s kansli, distrikts- eller riksstyrelse om du är tveksam till hur du som SMC-ambassadör ska svara på en fråga eller kritik.

4 Sid 4(6) Låt det inte går för lång tid innan kritik bemöts. Ju längre tid desto större risk för spekulationer. Dock kan det i vissa, sällsynta fall vara bäst att låta kritik stå obesvarad. Det rör sig om de fall där svar givits upprepade gånger utan att sen kritiserande tar till sig svaren. I dessa fall: Använd sunt förnuft och rådfråga gärna! Svara aldrig i affekt. Starka känslor skapar sällan väl avvägda inlägg och kommenterar. Tänk på att en olycklig formulering finns kan skada både dig och SMC långt efter att själva sakfrågan har tappat i aktualitet. Följ offentlighets- och sekretesslagen samt PUL Offentlighets- och sekretesslagen såväl som Personuppgiftslagen gäller även vid användning av sociala medier så som bloggar, mikrobloggar och andra sociala nätverk. Det är enligt lag förbjudet att sprida sekretessbelagd information oavsett om det görs i tjänsten eller som privatperson. Sist men inte minst, när du deltar i diskussioner på sociala medier Använd sunt förnuft!

5 Sid 5(6) Bilaga. Information från Datainspektionen: Hämtat från med tillstånd att spridas i denna skrift. I personuppgiftslagen gäller olika regler beroende på om de personuppgifter som behandlas är strukturerade eller inte. I normalfallet när organisationer skapar en Facebook-sida, en blogg eller använder sig av Twitter är personuppgifterna som organisationen behandlar och har tillgång till inte strukturerade i personuppgiftslagens mening. När personuppgifterna är ostrukturerade är publiceringen tillåten så länge uppgifterna inte är kränkande (5 a personuppgiftslagen) och organisationen uppfyller vissa krav på säkerhet (31 32 personuppgiftslagen). Personuppgiftslagen gäller dock inte: när det finns avvikande bestämmelser i andra lagar eller förordningar då personuppgifter behandlas för privata ändamål (organisationer kan dock aldrig behandla personuppgifter för privata ändamål) om det strider mot bestämmelserna om tryck- och yttrandefrihet om publiceringen av personuppgifter kan bedömas ske för ett uteslutande journalistiskt ändamål, det vill säga om syftet är att informera, utöva kritik och väcka debatt om samhällsfrågor av betydelse för allmänheten. I så fall gäller endast bestämmelserna om säkerhet. Vem har ansvar för vad? Ansvaret för behandling av personuppgifter via sociala medier kan delas in i ansvaret för organisationens egna inlägg och publiceringar och ansvaret för inlägg som publiceras av besökare. Några exempel: Facebook och bloggar: Organisationen är ansvarig för personuppgifter som publiceras på organisationens Facebook-sida och/eller blogg. Ansvaret omfattar både personuppgifter som organisationen själv publicerar och personuppgifter som publiceras av andra i till exempel en kommentar på sidan. Även den besökare som skrivit en kommentar kan ha ett ansvar för vad den själv skrivit. Twitter: Organisationen ansvarar endast för personuppgifter som organisationen själv publicerat, inte personuppgifter som andra twittrande lämnar. Det beror på att organisationen inte kan påverka publiceringen av andras twitter-inlägg. För andra sociala medier måste organisationen göra en egen bedömning av vilket ansvar den har för andras publiceringar. Kan organisationen påverka det som besökaren publicerar och därmed bestämma över ändamålen och medlen för den behandling av personuppgifter som andra utför (som för Facebook och bloggar)? Eller kan den det inte (som på Twitter)? Svaret påverkar organisationens ansvar. Organisationens ansvar Organisationen har ett ansvar för att personuppgifter på dess Facebook-sida, blogg, Twitter-konto och liknande inte behandlas på ett sådant sätt att de kränker enskildas

6 Sid 6(6) personliga integritet. Ett företag, kommun, myndighet eller annan organisation som använder sociala medier: får inte publicera kränkande personuppgifter ska hålla uppsikt över besökares kommentarer för att upptäcka kränkande personuppgifter ska ta bort kränkande personuppgifter kan bli skadeståndsskyldig för kränkande personuppgifter. Organisationen är dessutom skyldig att vidta lämpliga säkerhetsåtgärder. Det kan bland annat innebära att: De som arbetar med sociala medier för organisationens räkning bör informeras om ändamålen med den behandling av personuppgifter som kan förekomma och att användning som är oförenlig med dessa ändamål är förbjuden. Det är därför bra om organisationen utformar en intern policy som beskriver hur organisationen ska använda de sociala medierna och hur personuppgifter på dessa ska hanteras. Kraven på lämpliga säkerhetsåtgärder blir större ju större risken är för att känsliga uppgifter kan förekomma. Exempelvis kan det vara nödvändigt att ha en noggrannare uppsikt över besökares kommentarer om det har förekommit många kränkande kommentarer på sidan. Det här bör organisationen tänka på För att minska risken för kränkningar av enskildas personliga integritet och för att minska risken för att bli skadeståndsskyldig, bör organisationen vidta åtgärder i förebyggande syfte. Organisationen bör informera om syftet med Facebook-sidan, bloggen eller liknande samt för vilka ändamål kommentarsfunktionen är tänkt att användas, vilka typer av kommentarer som inte får förekomma och vad som kan hända om enskilda inte följer anvisningarna. Organisationen bör uppmana besökare att rapportera kränkande innehåll och ha rutiner för att hantera klagomål. Om det är lämpligt kan organisationen även hänvisa till exempelvis Facebooks eller bloggverktygets egen klagomålsfunktion. Tänk också på att: Utforma sidan så att det tydligt framgår att det är organisationen som står bakom den. Det kan finnas andra bestämmelser, utöver personuppgiftslagen, som har betydelse för vad som är tillåtet och inte, som exempelvis bestämmelser i registerförfattningar, bestämmelser om allmänna handlingar, sekretess och arkivering samt lagen om ansvar för elektroniska anslagstavlor. Informationen på den här sidan utgår ifrån förutsättningen att organisationen inte behandlar eller kommer att behandla personuppgifterna i ett register, ärendehanteringssystem eller annan databas, på ett strukturerat sätt. I så fall gäller personuppgiftslagen i sin helhet.