Policy för hantering av sociala medier för Härjedalens kommun

Transkript

1 Kommunledningsförvaltningen (8) FÖRFATTNINGSSAMLING BESLUT GÄLLER FR FLIK Sid Kf 111/ Policy för hantering av sociala medier för Härjedalens kommun Denna policy om och kring sociala medier är ett komplement till Härjedalens kommuns policy och instruktioner för informationssäkerhet enligt BITS. Versionshantering: Version Upprättad av Datum Status/Anmärkning Ver 1.0 Staffan Dokumentet under framtagande Ver 1.0 Staffan Dokumentstruktur klar Ver 1.0 Staffan Preliminär version klar Ver 1.2 Staffan Version klar för remissrunda Ver 2.0 Staffan Slutlig version godkänd av Kommunfullmäktige den Version 1.0 G:\KANSLI\Exp\Beslutsorgan\Reglemente\KF\Orginal\Policy för sociala medier.doc

2 2 (8) 1 Inledning Sociala medier är ett sätt att kommunicera, skapa relationer, främja dialog och dela kunskap. Sociala medier betecknar aktiviteter som kombinerar teknologi, social interaktion och användarskapat innehåll, t ex chattfunktioner, bloggar och diskussionsforum Sociala medier kan använda för att informera eller skapa dialog och öppenhet. Användning kräver funktioner, teknik, tillgänglighet och säkerhet. Det sociala mediet ska fungera oberoende av användarens tekniska plattform och vara tillgängligt för alla. Sociala medier kan användas där det är lämpligt och gagnar tjänsteutövningen. Användare måste känna till och alltid tillämpa kommunens beslutade och publicerade informationssäkerhetsdokument med bl.a. regler för internet- och e-postanvändning som även gäller för sociala medier. E-delegationen har på uppdrag av regeringen utkommit med nationella riktlinjer för sociala medier. De viktigaste delarna ur denna finns med i denna policy. Sveriges kommuner och landsting har i PM den 28 april 2011 redogjort för sin syn på handlingsoffentlighet när kommuner och landsting använder sig av sociala medier. 2 Strategi Sociala medier kan användas i Härjedalens kommuns kommunikation. Fördelar finns både externt och internt i syfte att skapa relationer och förtroende, nå nya grupper och för omvärldsbevakning. 3 Riktlinjer Riktlinjerna reglerar hur kommunens datoranvändare får använda sociala medier i tjänsten. Förtroendevalda ska även ta hänsyn till sitt partis regelverk för sociala medier. Som huvudregel får sociala medier endast användas för kommunikation eller informationsinsamling i tjänsten. För att en anställd ska kunna använda sociala medier i tjänsten ska det finnas ett uppdrag från närmaste chef. Därmed klargörs att personen använder sociala medier som anställd och inte som privatperson. Gällande lagar och bestämmelser ska följas och den som använder sociala medier i sitt arbete ska känna till vad som gäller. Se bilaga om lagrum och författningar. Handlingar som omfattas av sekretess får inte förekomma på sociala medier Kommunikation i sociala medier får inte ske anonymt Brottsligt material, exempelvis hot eller hets mot folkgrupp, ska tas bort Anställda eller förtroendevalda bör inte uttala sig för kommunens räkning via 2 (8)

3 3 (8) privata konton i sociala medier eftersom det kan försvåra kommunens skyldigheter att hantera allmänna handlingar och krav på spårbarhet. Offentliganställda tjänstemän har på grund av meddelarfriheten en generell möjlighet till undantag från tystnadsplikten men inte handlingssekretessen till den som kan offentliggöra uppgifterna i medier. (TF1 kap1 3 st) En förteckning över de sociala medier där kommunen är aktiv ska finnas på den egna webbplatsen (hemsidan) och där ska också framgå att det är kommunen som ansvarar för det sociala mediet. En gång per halvår, eller vid större förändringar ska skärmdumpar sparas från de sidor där kommunen är aktiv. Reklam ska inte förekomma i kommunens egenproducerade texter. 4 Organisation och ansvar Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för kommunens information och beslutar om kommunen ska utnyttja sociala medier som komplement till övriga informationskanaler (tidningar, kommuninformation, hemsidor m m). Kommunledningskontorets Informationsavdelning ansvarar för utveckling och samordning av kommunens användning av sociala medier. Avdelningen ansvarar för förteckning över de sociala medier där kommunen medverkar och måste därför alltid informeras när ett nytt konto eller blogg öppnas. Den centrala IT-avdelningen ansvarar för den tekniska driften och kontohantering. Förvaltningscheferna avgör inom sina verksamhetsområden om sociala medier ska användas och vilka tjänstemän som har ansvar för publicering och gallring av uppgifter. Närmaste chef ska alltid tillfrågas innan ett konto öppnas och se till att det är förankrat i ledningen. När ett konto registreras ska alltid användarnamn och lösenord finnas tillgängliga för fler kollegor, så att sidan inte blir inaktiv vid frånvaro. Begäran om konto skickas till IT-avdelningen med uppgifter om ansvariga och syfte med kontot. Konton på sociala medier ska vara kopplade till kommunens officiella e- postadresser och följa fastslagen namnstandard. När ett konto ska avslutas måste det förankras hos närmaste chef och informationsavdelningen och IT-avdelningen måste underrättas. Innan ett konto stängs bör den kontoansvarige informera om detta i den aktuella kanalen och tacka för engagemanget från de kommuninvånare eller andra som vi har kommunicerat med. 4.1 Hantera synpunkter och kommentarer Den person som utsetts som ansvarig för ett konto, till exempel en facebooksida, och därmed fått i uppdrag att kommunicera för kommunens räkning, ansvarar också 3 (8)

4 4 (8) för att hantera de kommentarer, svar och synpunkter som kommer in och för att sidan hålls aktiv och uppdaterad. En person ska utses som kan sköta kommunikationen vid kontoansvarigs frånvaro. Ansvaret innebär att: Inkommande synpunkter som riktas till kommunen besvaras inom rekommenderad tid. Synpunkter eller frågor vidarebefordras till handläggare som är bäst lämpade att svara. Kommentarer och inlägg som strider mot gällande lagstiftning ska skyndsamt avpubliceras eller raderas. Det gäller till exempel: o förtal eller personangrepp o hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller andra trakasserier o olovliga våldsskildringar eller pornografi o uppmaningar till brott o upphovsrättsligt skyddat material Innan radering måste innehållet och information om avsändare sparas. Såväl avpublicerat som raderat material måste behandlas i enlighet med regler om allmänna handlingar. Information, kommentarer och synpunkter som lämnas på ett publikt forum som är en officiell kanal för Härjedalens kommun och som är tillgängliga för allmänheten behöver inte diarieföras. Meddelanden som skickas till en person som närvarar på den sociala webben som ett led i tjänsteutövningen utgör i regel inkomna handlingar och ska hanteras av mottagaren på behörigt sätt. Det innebär också att direktmeddelanden ska in i kommunens ordinarie system. (I regel: Klipp och klistra eller kopiera till myndighetens brevlåda). Tänk på att svar på sociala medier ska lämnas snabbt och gärna med ett personligt tilltal. Läsare på det sociala mediet ska kunna få kontakt med den ansvarige på ett tydligt angivet sätt för att framföra direkta synpunkter exempelvis anmälan om olämpliga kommentarer. 5 Råd och tips Snabb respons på inlägg och frågor är ett krav. I de olika mediekanalerna skiljer det sig hur snabbt man förväntas svara. Förslag: o Twitter inom fyra timmar under normal arbetstid o Facebook och Bloggar inom en arbetsdag Korrekt svenska Korrekt bemötande och objektivitet Regelbunden uppdatering Undvik länkar till privata bloggar eller kommersiella webbplatser. 6 Uppsikt Det skall finnas rutiner och resurser för uppsikt och hantering och underhåll av mediet. Är frekvensen av meddelanden i det sociala mediet hög ökar behovet av uppsikt. Kommunen bör informera om ändamålet med det sociala mediet och vilka 4 (8)

5 5 (8) uppgifter som inte ska finnas där. 8 Lagrum och författningar att ta hänsyn till Sveriges kommuner och landsting, SKL, har gjort en granskning av juridiken som visar att det är fritt fram för kommuner att använda sig av sociala medier men att vi måste förhålla oss till fler olika lagar och förordningar. Förenklat gäller samma regler för kommunens verksamhet i sociala medier som när vi agerar i övrigt. De författningar som vi har att förhålla oss till och som främst berör sociala medier är: Tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), Arkivlagen (1990:782), Förvaltningslagen (1986:223), Lagen (1998:112) om ansvar för elektroniska anslagstavlor och Personuppgiftslagen (1998:204). Se Bilaga IT-chef Staffan 5 (8)

6 6 (8) BILAGA Lagrum och författningar att ta hänsyn till 6.1 Tryckfrihetsförordningen Varje svensk medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar. (2 kap. 1 TF). Detta är viktigt att beakta när kommunen börjar använda de sociala medierna. Med handling menas framställning i skrift eller bild (traditionella handlingar) eller upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel (IT baserade handlingar). En handling är allmän om den förvaras hos myndigheten och är att anse som inkommen till eller upprättad hos myndigheten. Inlägg och artiklar i de sociala medierna där kommunen är aktiv och har en plats, till exempel en Facebook-sida är allmänna och offentliga handlingar. En upptagning anses som inkommen till myndigheten när annan (utomstående) har gjort den tillgänglig för myndigheten så att den kan läsas eller uppfattas på annat sätt till exempel kommentarer på Facebook. Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet. Men handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. Varje myndighet måste ha en beskrivning över sina allmänna handlingar i exempelvis kommunens dokumenthanteringsplan. Det betyder att vi måste ha en förteckning över vilka externa webbplatser som myndigheten är aktiv på. De inlägg som görs i olika sociala medier inom ramen för myndighetens verksamhet, är allmänna handlingar. Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras utan kan hållas ordnade så att de är lätt sökbara. Myndigheten bör fatta ett generellt gallringsbeslut om att handlingar av tillfällig eller ringa betydelse får gallras när de inte längre är aktuella. Webbplatsen, bloggen etc. bör ögonblickförvaras med jämna mellanrum, till exempel varje halvår. Det betyder att man gör skrämdumpar på ett urval av de viktigaste sidorna och skriver en sammanfattning av innehållet i stort. Sekretessbelagda uppgifter får inte förekomma. 6.2 Offentlighets och sekretesslagen Inlägg som innehåller sekretessbelagd information får inte förekomma i de sociala medierna. Om personer som kommunicerar med kommunen i de sociala medierna tar upp frågor som är av känslig eller till och med av sekretessbelagd karaktär ska vi avbryta konversationen och radera de sekretessbelagda uppgifterna i det sociala mediet samt se till att den följer mer traditionell ärendehantering. Då överförs inlägget till myndighetens diarium för vidare handläggning. De sociala medierna är 6 (8)

7 7 (8) inte lämpliga forum för kommunikation inom verksamhetsområden där det förekommer mycket sekretessbelagd information, till exempel inom socialtjänsten eller vård- och omsorg. 6.3 Förvaltningslagen och serviceskyldigheten För alla myndigheter gäller en allmän serviceskyldighet gentemot allmänheten. (4 Förvaltningslagen). Den innebär att myndigheterna ska: Lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde, Hjälpa till i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet, Besvara frågor från enskilda så snart som möjligt och Hjälpa till rätta om någon av misstag har vänt sig till fel myndighet. 6.4 Yttrandefrihetsgrundlagen Anställda hos myndigheter har rätt till samma yttrandefrihet som andra medborgare (2 kap. 1 1 regeringsformen, RF). Det betyder att en anställd i Härjedalens kommun har rätt att fritt uttrycka tankar, åsikter och känslor. Rättigheten begränsas bara av sekretess och tystnadsplikt. Arbetsgivaren är också förbjuden att efterforska vem som har yttrat sig i en speciell fråga och får inte avskräcka en anställd från att yttra genom kritik eller bestraffningar. Samtidigt har den anställde lojalitetsplikt att utföra sitt arbete enligt arbetsgivarens instruktioner. 6.5 Personuppgiftslagen (PuL) Personuppgiftslagen innebär ett juridiskt ansvar med ett antal skyldigheter kopplat till skadeståndsansvar. I kommunal verksamhet är det den nämnd som ansvarar för en verksamhet som också är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som sker i verksamheten. Kommunledningskontorets kanslichef är samordnande för PUL-frågor i Härjedalens kommun. Detta gäller också personuppgifter som behandlas på en extern webbplats, som i olika sociala medier. Datainspektionen kan utföra tillsyn över hur myndigheter och företag använder sig av sociala medier och vilka konsekvenser det får utifrån PUL. Om en tjänsteman eller en förtroendevald på arbetstid men för helt privata syften är aktiv i de sociala medierna är det privatpersonen själv som blir personuppgiftsansvarig. 6.6 Lagen om elektroniska anslagstavlor Lagen om elektroniska anslagstavlor (1998:112) omfattar elektronisk förmedling av meddelanden. Den omfattar när vi på vår officiella webbplats har en blogg- eller chattfunktion, insändar- eller diskussionsforum där allmänheten kan komma med kommentarer. Den gäller även om kommunikationen blir tillgänglig för vem som helst. Innehavaren ska lämna information till alla användare om sin identitet och att berätta att insända meddelanden kommer att göras tillgängliga för andra och hur stor mottagargruppen kan vara. Den som ansvarar för en elektronisk anslagstavla är skyldig att: Hålla uppsikt över insända meddelanden. Hur ofta beror på hur stor trafik det är på anslagstavlan och vilken slags forum det är fråga om. Ta bort vissa typer av brottsligt material som hamnat där och som innebär 7 (8)

8 8 (8) något av följande. a) uppvigling b) hets mot folkgrupp c) barnpornografibrott d) olaga våldsskildring e) upphovsrättsintrång. 8 (8)